Este informe de incidente describe tres eventos relacionados con problemas al intentar realizar segregaciones y asociar matrículas padres a matrículas hijas segregadas en el sistema SIR en la ORIP de Cartagena. Los problemas fueron resueltos realizando cambios en los campos y tablas temporales del sistema para corregir la información y relaciones faltantes. También se levantaron restricciones en el sistema para permitir la impresión de certificados asociados al turno fuera del tiempo límite establecido.

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INFORME DE INCIDENTE
Llamada de Servicio No
38582
38599 38632
Informe No
Zona de Evento ORIP Cartagena Fecha y Hora de Evento
10/04/2013 al 11/04/2013 caso 38582
11/04/2013 caso 38599
12/04/2013 al 17/04/2013 caso 38632
Evento Reportado por
Mesa de Ayuda
Funcional SIR
Fecha y Hora de Solución
Tipo de Evento
Segregación en las matriculas 060-270875, 060-270876, 060-270877, 060-270925, 060-270926, 060-270879, 060-
270880.
Descripción de Evento
De la ORIP de Cartagena, Informa la Dra. Claudia Monsalve en su requerimiento inicial que al asociar la
matrícula 060-270881 como matricula matriz o padre del folio 060-270925
matrícula 060-270874 como matricula matriz o padre de los folios 060-270875, 060-270876, 060-270877,
matrícula 060-270878 como matricula matriz o padre de los folios 060-270879 y 060-270880 el sistema SIR
genera error.
Avances
DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE CASO
Día Hora Descripción del Avance
10/04/2013 Hora Inicio
14:23
Hora de Cierre
09:23 del día
11/04/2013
La ORIP: La Dra. Claudia Monsalve informa que está ejecutando el turno de correcciones
2013-060-3-681 para asociar las matriculas padres desde el folio segregado para así asociar
las anotaciones relacionadas en las matriculas:
1. Folio padre 060-270881 anotación 2 Especificación “LOTEO”, folio hijo 060-270925
anotación 2 Especificación “LOTEO”.
2. Folio padre 060-270874 anotación 2 Especificación “LOTEO”, folios hijos 060-270875
anotación 2 Especificación “LOTEO”, 060-270876 anotación 2 Especificación “LOTEO”, 060-
270877 anotación 2 Especificación “LOTEO”.
3. Folio padre 060-270878 anotación 2 Especificación “LOTEO”, folios hijos 060-270879
anotación 2 Especificación “LOTEO”, 060-270880 anotación 2 Especificación “LOTEO”.
Le aparece el siguiente error y no le permite avanzar el turno: “Los siguientes errores han
sido encontrados: Fallo en el servicio de asociar folios: No puede asociar anotaciones, la
anotación padre NO es generadora o estándar [Hija](Folio:060-270925, Anotacion Null).
Revisión y Análisis del área de Desarrollo: Se revisa el campo tipo de anotación en la
información definitiva de las anotaciones dos (2)”Canceladora” de los folios 060-270925,
060-270874, 060-270878.
Servicios Afectados
Sistema de Información Registral SIR

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Solución: Se actualiza el campo tipo de anotación en las anotaciones definitivas de los folios
reportados dejándolo como tipo cuatro (4)” Feneradora”.
Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se establece comunicación con la Dra.
Claudia Monsalve, se realiza acompañamiento en promedio hora y media para realizar el
procedimiento de asociar las matriculas padre a las matriculas segregadas para cada uno de
los folio, la funcionaria confirma asociar correctamente las matriculas autorizando el cierre
del caso.
Caso registrado en GLPI 38582.
11/04/2013
Hora Inicio
09:24
Hora de Cierre
11:15
La ORIP: La Dra. Claudia Monsalve requiere realizar la segregación en las matriculas 060-
270875,060-270876,060-270877,060-270925,060-270926,060-270879,060-270880, donde
el sistema SIR genera error.
“Los siguientes errores ha sido encontrados: Fallo en el servicio (le segregar folio: ORA-02292
integrity constraint (SIR.REL_WBNH_WBFL) violated – child recors found CRA-06512: at
“SIR.SG line 1249 ORA-06512 at line 1.
Revisión y Análisis del área de Desarrollo: Según las imágenes adjuntadas al caso en GLPI
38599, el error se presenta en un registro duplicado en una de las tablas temporales que
manejan la segregación donde No se puede determinar cuál es el registro duplicado ya que
la cantidad de líneas superaban más de 2000 líneas de registros de datos temporales. Se
deben deshacer todas las segregaciones que se hayan realizado en el turno para poder
limpiar las tablas temporales de segregación de los datos generados en ellas con el turno
reportado.
Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se establece comunicación telefónica con
la Dra. Claudia Monsalve, se le informa que puede continuar con el trámite de las
segregaciones, la Dra. Claudia Monsalve intenta nuevamente y realiza las segregaciones en
la matriculas y confirma que el proceso se realizo correctamente, autorizando el cierre
satisfactorio del caso.
Caso registrado en GLPI 38599
12/04/2013 Hora Inicio
16:32
Hora de Cierre
09:17 del día
17/04/2013
La ORIP: Se comunica la Dra. Claudia Monsalve para reportar que al intentar avanzar el
turno 2013-060-3-681 se genera error. “Ha ocurrido un error con descripción no disponible.
Para ver más detalles haga click en Ver la Excepción”.
El turno 2013-060-3-681 se encuentra en la fase REVISAR APROBAR Estación Asignada X-
CLAUDIA.MONSALVE, al intentar avanzarlo se genera el error descrito, donde no se le puede
dar continuidad al trámite del turno 2013-060-3-681.
Revisión y Análisis del área de Desarrollo: Se escala el caso nuevamente a la Mesa de Ayuda
Funcional, debido a que no se logro detectar el inconveniente por parte del área de
Desarrollo. Se solicita indicar a la funcionaria que reintente la operación para corroborar la
persistencia del error.
Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se establece comunicación con la Dra.

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Claudia Monsalve quien confirma que al avanzar el turno 2013-060-3-681 la fase de revisar y
aprobar a la fase de mesa de control correcciones ya no genera el error reportado, pero el
sistema se queda cargando hasta mostrar error de pagina y el turno no avanza de fase.
Con el apoyo de la funcionaria Katia González informa que al consultar el formulario de
corrección temporal correspondiente al turno Nª 2013-060-3-681 no se observa la relación
del matriz 060-270881 y el folio segregado 060-270925.
Se revisa con el área encargada la información temporal del sistema (No se puede revisar el
físico del formulario temporal ya que este no lo tiene la oficina) se observa la siguiente
información:
Del folio matriz 060-270639 se creó la relación como folios segregados 060-270874, 060-
270878 y 060-270881.
Del folio matriz 060-270874 dio origen a los folios 060-270875, 060-270876 y 060-270877
Del folio matriz 060-270878 dio origen a los folios 060-270879, 060-270880
Del folio matriz 060-270881 se origino el folio 060-270926 pero no se observa la relación del
matriz 060-270881 con el folio segregado 060-270825.
La Dra. Claudia Monsalve indica que se había realizado el proceso pero posiblemente al
eliminar la segregación como solución al caso GLPI 38599 olvido crear esta relación
nuevamente.
Revisión y Análisis del área de Desarrollo: Se consulta la salvedad generada de la corrección
de la segregación del folio matriz 060-270881. Se inserta el registro de la relación de folio
segregado faltante entre los folios 060-270881 y 060-270925 en la tabla
SIR_NE_FOLIO_DERIVADO_TMP.
Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se establece comunicación con la
funcionaria Katia González y la Dra. Claudia Monsalve a quien se le indica que revisen el
temporal de la relación del matriz 060-270881 con el folio segregado 060-270825, la
funcionaria indica que la salvedad y el proceso fueron correctos.
Se le indica que deben avanzar el turno de la fase de revisar y aprobar, la Dra. Claudia
Monsalve indica que proceso está un poco demorado, razón por la cual está corriendo el
Backup de SIR en las horas de la noche. En espera de la confirmación por parte de la
funcionaria Katia Gonzalez que el turno 2013-060-3-681 avance a la fase revisar aprobar.
La ORIP: Reporta la Dra. Claudia Monsalve que se requiere la impresión de los certificados
asociados, envía al correo de soportesir para que se levante la restricción de la regla de
negocio en el aplicativo SIR en que hay un tiempo límite de impresión de certificados
asociados que es en la misma fecha en que el turno avanza a la fase de mesa de control
correcciones, de lo cual solicita colaboración con el tema. Ver Anexos y Soporte de lo cual la
Ing. Elba Corredor autoriza levantar por regla de negocio la restricción para que se puedan
generar los certificados de correcciones.
Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se estable comunicación con la
funcionaria Katia Gonzalez quien confirma el avance del turno 2013-060-3-681 a la fase
MESA CONTROL CORRECCIONES Estación Asignada X-CLAUDIA.MONSALVE Resolución
APROBADA, también informa que están imprimiendo correctamente los certificados de

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correcciones de los folios asociados al turno 2013-060-3-681 uno a uno, quedamos a la
espera de su confirmación por parte de la ORIP.
Se establece comunicación con la funcionaria Katia González quien informa que se
imprimieron todos los certificados asociados al turno de corrección 2013-060-3-681 y éste
avanzó correctamente a la fase de Corrección Desanotada en estado actual Entrega, Bajo
validación y confirma por parte de la funcionaria se da cierre satisfactorio al caso.
Caso registrado en GLPI 38632.
ANEXOS Y SOPORTES:
De: Elba Lucia Corredor [mailto:elba.corredor@supernotariado.gov.co]
Enviado el: Domingo, 14 de Abril de 2013 09:21 p.m.
Para: Soporte SIR SNR; Claudia Esperanza Monsalve Arango
CC: Dora Esperanza Pachon Rodriguez; cristian.penate@iridium.com.co; Yamile Moreno
Melo; Leyla Zoraya Guzman Rodriguez
Asunto: Autorización procedimiento por LIMITE DE TIEMPO PARA IMPRIMIR CERTIS
Señores
Mesa Ayuda funcional SIR,
ATN.: Ing. Cristian Peñate,
Cordial Saludo,
De acuerdo con lo coordinado y considerando la urgencia de la impresión de los certificados
aludidos y la restricción del día hábil autorizo realizar el procedimiento para el cumplimiento
del compromiso Institucional.
Queda pendiente que analicemos los detalles de este caso con la documentación solicitada
en anterior email.
Cordialmente,
Elba Lucía Corredor
Jefe Oficina de Informática
________________________________________
De: Soporte SIR SNR
Enviado el: domingo, 14 de abril de 2013 04:47 p.m.
Para: Soporte SIR SNR; Claudia Esperanza Monsalve Arango
CC: Dora Esperanza Pachon Rodriguez; Elba Lucia Corredor; cristian.penate@iridium.com.co;
Yamile Moreno Melo
Asunto: RE: LIMITE DE TIEMPO PARA IMPRIMIR CERTIS
cordial Saludo
Buenas tardes ingeniera, para realizar la impresión de los certificados de los folios asociados
al turno de corrección 2013-060-3-681, se deben realizaron los siguientes cambios en Base
de datos:

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1. Dejar turno en la fase "Mesa Control Correcciones" para esto se debe:
a.Actualizar fecha de la fase "Mesa Control Correcciones" al día de hoy b.Eliminar la fase
"CORRECION DESANOTADA"
Solicito su autorización para generar este tipo cambio en la base de datos
__________________________ Atn. Mesa de Ayuda Funcional SIR
_______________________________________
_
De: Soporte SIR [soportesir@supernotariado.gov.co]
Enviado el: domingo, 14 de abril de 2013 12:58 p.m.
Para: Claudia Esperanza Monsalve Arango
CC: Dora Esperanza Pachon Rodriguez; Elba Lucia Corredor; cristian.penate@iridium.com.co;
Fernando Padilla Velez; Yamile Moreno Melo
Asunto: RE: LIMITE DE TIEMPO PARA IMPRIMIR CERTIS
Cordial Saludo,
Dando alcance a la solicitud de este correo se informa que por regla de negocio el aplicativo
SIR en la impresión de certificados cuenta para la generación del imprimible con un día hábil
como se muestra en la imagen enviada de este correo. Sin embargo se solita se autorice
procedimiento por parte de la SNR Informática para dar gestión en la generación de los
certificados asociados.
Quedamos atentos a la autorización para proceder con lo requerido,
_______________________________
Atn. Mesa de Ayuda Funcional SIR
Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 no 13-49 int. 201 Bogotá, Colombia •
Contact Center: +(57) 018000128009 ›correo electrónico
:soportesir@supernotariado.gov.co
De: Claudia Esperanza Monsalve Arango [mailto:claudia.monsalve@supernotariado.gov.co]
Enviado el: Domingo, 14 de Abril de 2013 12:12 p.m.
Para: Soporte SIR SNR
Asunto: RV: LIMITE DE TIEMPO PARA IMPRIMIR CERTIS
CRISTIAN: SERIA POSIBLE LEVANTAR LA RESTRICCION Y DAR LA IMPRESION PARA Q SALGAN
TODOS ADEMAS DE PODER DAR LA ORDEN HOY....
CLAUDIA
Definitivo X Parcial

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Estado Actual: Turno Entregado y Solucionado
Eventos Relevantes a Destacar:
- Se realizaron cambios en la base de datos para levantar algunas políticas de restricción de acuerdo a las reglas de
negocio establecidas en el aplicativo SIR (Tiempo en la impresión de Certificados, Adelantar el turno de la fase
revisar aprobar a la fase de mesa de control correcciones para poder continuar con el trámite de la impresión de
Certificados).
- Se evidenciaron algunos procesos en desconocimiento en las fases de ejecutar corrección, en la información
contenida en las anotaciones y el tipo de anotación sobre cuáles eran generadoras y cuales son canceladoras,
generando conflicto de información y validaciones entre las tablas de información temporal, por tal motivo se
procedió a eliminar la segregación proceso que se realizó en acompañamiento en línea con la funcionaria por un
tiempo aproximado de una hora y media.
- Como se evidencia en los seguimientos en cada uno de los casos documentados en este informe, se realizaron los
correspondientes acompañamientos por parte de la mesa de ayuda funcional, para que las funcionarias de la
ORIP lograrán trabajar el turno de corrección 2013-060-3-681.
- A continuación se observa que el turno de corrección 2013-060-3-681 se trabajo entre las fechas 09, 12, 15 y 16
de Abril de 2013 como registra el aplicativo SIR:
Evento Atendido por: Mesa de Ayuda Funcional, Grupo Desarrollo SIR. Aval de la
Coordinación del grupo de desarrollo informático de SNR.
Acciones de mejoras: Se recomienda a la SNR informar estas actividades a ETB para coordinar
soporte y maniobras programas durante los fines de semana.
Se recomienda para este tipo de actividades masivas contar con personal suficientemente capacitado
o acompañado por el líder funcional de la Línea SIR.
Se recomienda elaborar campañas de capacitación a los funcionarios de la SNR para la realización
de estas actividades.
En la Cultura ETB, ¡Entendemos las necesidades de nuestros clientes y les ofrecemos soluciones
integrales, buscando relaciones de largo plazo!

7. Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08
GARS
Estado Actual: Turno Entregado y Solucionado
Eventos Relevantes a Destacar:
- Se realizaron cambios en la base de datos para levantar algunas políticas de restricción de acuerdo a las reglas de
negocio establecidas en el aplicativo SIR (Tiempo en la impresión de Certificados, Adelantar el turno de la fase
revisar aprobar a la fase de mesa de control correcciones para poder continuar con el trámite de la impresión de
Certificados).
- Se evidenciaron algunos procesos en desconocimiento en las fases de ejecutar corrección, en la información
contenida en las anotaciones y el tipo de anotación sobre cuáles eran generadoras y cuales son canceladoras,
generando conflicto de información y validaciones entre las tablas de información temporal, por tal motivo se
procedió a eliminar la segregación proceso que se realizó en acompañamiento en línea con la funcionaria por un
tiempo aproximado de una hora y media.
- Como se evidencia en los seguimientos en cada uno de los casos documentados en este informe, se realizaron los
correspondientes acompañamientos por parte de la mesa de ayuda funcional, para que las funcionarias de la
ORIP lograrán trabajar el turno de corrección 2013-060-3-681.
- A continuación se observa que el turno de corrección 2013-060-3-681 se trabajo entre las fechas 09, 12, 15 y 16
de Abril de 2013 como registra el aplicativo SIR:
Evento Atendido por: Mesa de Ayuda Funcional, Grupo Desarrollo SIR. Aval de la
Coordinación del grupo de desarrollo informático de SNR.
Acciones de mejoras: Se recomienda a la SNR informar estas actividades a ETB para coordinar
soporte y maniobras programas durante los fines de semana.
Se recomienda para este tipo de actividades masivas contar con personal suficientemente capacitado
o acompañado por el líder funcional de la Línea SIR.
Se recomienda elaborar campañas de capacitación a los funcionarios de la SNR para la realización
de estas actividades.
En la Cultura ETB, ¡Entendemos las necesidades de nuestros clientes y les ofrecemos soluciones
integrales, buscando relaciones de largo plazo!