1. Matriz de gestión de riesgos
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Planeación de las
labores de afinamiento
Datacenter principal Percepción de Lentitud en Ejecutar actividades de Trimestral a partir del 24 de julio de de la BD. Entregar el
Falta de afinamiento en la BD de Informe de actividades
1 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 operación de usuarios finales SIR afinamiento y administración de la 2012. 24 de octubre de 2012, 24 ETB primer informe de 13 Noviembre de 2012
SIR de afinamiento
SIR y caídas del servicio SIR base de datos. enero de 2013. actividades de
afinamiento del
trimestre.
Migración de Cañasgordas:
Actas de migración
16 de agosto de 2012
Migración de Ituango: 23
Actas de migración
de agosto de 2012
Migración de Fredonia: 31
Actas de migración
de agosto de 2012
Migración de Titiribi y
Santa Bárbara: 13 de Actas de migración
Cumplimiento de los tiempos
Planeación de la septiembre de 2012
establecidos para entrega de los De acuerdo al cronograma de
SNR migración. Ejecución de Migración de Santafé: 26
prerequisitos en el proceso de migración definido por SNR Actas de migración
las migraciones septiembre de 2012
migración
Migración de Itsmina: 03
Actas de migración
de octubre de 2012
Migración de Filandia y
Puerto Berrio: 25 de Actas de migración
La oficina no sale a producción
Octubre de 2012
dentro de SIR
Impacto negativo en el servicio Migración de Concepción:
Actas de migración
16 de Noviembre de 2012
Fallas en el proceso de Migración de Sopetran: 23
2 03-ago-12 SIR 17% 9 1,53 Actas de migración
migración de oficinas noviembre de 2012
Migración de Cañasgordas:
Actas de migración
16 de agosto de 2012
Migración de Ituango: 23
Actas de migración
de agosto de 2012
Migración de Fredonia: 31
Actas de migración
de agosto de 2012
Migración de Titiribi y
Santa Bárbara: 13 de Actas de migración
septiembre de 2012
Seguir procedimiento de migración
Planeación de la Migración de Santafé: 26
establecido entre las partes. De acuerdo al cronograma de Actas de migración
ETB migración. Ejecución de septiembre de 2012
Ajustar procedimiento de migración definido por SNR
las migraciones Migración de Itsmina: 03
migración de ser necesario Actas de migración
de octubre de 2012
Migración de Filandia y
Puerto Berrio: 25 de Actas de migración
Octubre de 2012
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 noviembre de 2012.xlsx 1 of 6

2. Planeación de la
establecido entre las partes. De acuerdo al cronograma de
ETB migración. Ejecución de
Ajustar procedimiento de migración definido por SNR
las migraciones
migración de ser necesario
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Migración de Concepción:
Actas de migración
16 de Noviembre de 2012
Migración de Sopetran: 23
Actas de migración
noviembre de 2012
Planeación del despliegue
Plan de pruebas del
2.7.7: 15 de septiembre de
despliegue 2.7.7
Planeación de 2012
Definir plan de pruebas completos De acuerdo a prioridad fijada por SNR ETB
Demoras en el proceso de despliegues Planeación del despliegue
Demora en la implementación de Plan de pruebas del
3 pruebas funcionales a los 03-ago-12 SIR 50% 9 4,50 2.7.8: 07 de noviembre de
nuevos requerimientos despliegue 2.7.8
desarrollos 2012
Formar equipos de pruebas con
personal disponible y con De acuerdo a prioridad fijada por SNR SNR
conocimiento en SIR
Planeación del
Realizar recomendaciones de
mantenimiento De acuerdo a cronograma
acuerdo a los hallazgos Formato de prestación
Reuniones de seguimiento ETB preventivo, ejecución de ejecución del
Fallas en la plataforma encontrados durante la ejecución del servicio
del mantenimiento mantenimiento preventivo
4 computacional y eléctrica de las 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Impacto negativo en el servicio del mantenimiento preventivo.
preventivo
ORIPS
Autorización de gasto
Autorizar compra de repuestos De acuerdo a prioridad fijada por SNR SNR por la bolsa de 30 agosto de 2012 Correos
repuestos
Cada vez que ingrese
Incumplimiento de los tiempos Cada vez que ingrese oficinas nuevas, Entrega de
5 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio Entrega de contratos con terceros SNR oficinas nuevas, o cada vez Copia de contratos
de garantía de los terceros o cada vez que SNR firme un contrato documentación a ETB
que SNR firme un contrato
Aumento en el volumen de
Degradación del servicio e Disposición de hasta 2 personas Disponibilidad del Personal en la mesa de
6 llamadas por ingreso de nuevas 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 5 0,85 03 agosto de 2012 ETB 24 julio de 2012
incumplimiento de ANS adicionales personal ayuda
ORIPS
Falta de integración de los Planeación de desarrollo
Definir plan de trabajo
requerimientos de portal con los de requerimientos, Matriz de
7 03-ago-12 Hosting de portal 17% 9 1,53 No lograr la certificación GEL 3.1 Realizar verificaciones de avance Quincenal ETB 09 agosto de 2012
requerimientos de agenda de desarrollo de cumplimiento
cada 15 días
conectividad. requerimientos
Choconta: 29 Agosto de
2012
Facatativá : 31 Agosto de
2012
Zipaquirá: 28 Agosto de
2012
No cumplir con las políticas Realizar campañas de
La no utilización del servicio de
8 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 establecidas en el manejo de mejoramiento de uso de correo 09 agosto de 2012 ETB Realizar las campañas Informes del servicio
correo corporativo
correo corporativo
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3. ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Orocue:24 Septiembre de
2012
No cumplir con las políticas Realizar campañas de
La no utilización del servicio de Mitu:28 Septiembre de
8 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 establecidas en el manejo de mejoramiento de uso de correo 09 agosto de 2012 ETB Realizar las campañas Informes del servicio
correo corporativo 2012
correo corporativo
Mocoa: 26 Septiembre de
2012
Puerto Asís: 25 Octubre de
2012
Puerto Carreño: 31 Octubre
de 2012
Puerto Inírida: 09
Noviembre de 2012
Realizar la depuración de cuentas
Constantemente, de
de correo Constantemente, de acuerdo a las Depurar cuentas de Cuentas de correo
9 Cuentas de correo sin uso 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 Degradación del servicio ETB acuerdo a las cuentas de
cuentas de correo que indique SNR correo depuradas
correo que indique SNR
Divulgación de las políticas de
correo
Formalizar documento para que los
Divulgación de las
Incumplimiento de las políticas usuarios conozcan las políticas de Correos del área de
10 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 Degradación del servicio Constantemente SNR políticas de uso de Constantemente
para el uso de correo correo institucional, e intensificar divulgaciones
correo
la restricción por el proxy de la
entidad de correos como hotmail,
gmail, yahoo etc.
Primera: 28 agosto de
2012. Segunda: 29
Ejecuta pruebas de vulnerabilidad Ejecución pruebas de Informe pruebas de
11 Vulnerabilidad del portal 03-ago-12 Hosting de portal 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio Una mensual ETB septiembre de 2012.
para el nuevo portal vulnerabilidad vulnerabilidad
Tercera: 27 octubre de
2012
Daños en la infraestructura de Activación de los
Activación de los celulares
12 comunicaciones de la mesa de 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 03 agosto de 2012 ETB celulares 03 agosto de 2012 Celulares disponibles
Correo electrónico
ayuda Correo electrónico
Falta de suministro de energía
UPS por dos horas
13 eléctrica en instalaciones de la 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 03 agosto de 2012 ETB UPS disponible 03 agosto de 2012 UPS disponible
Traslado al DC con celular y correo
mesa de ayuda
Indisponibilidad del personal Activación de los
Activación de los celulares
14 por alteraciones del orden 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 03 agosto de 2012 ETB celulares 03 agosto de 2012 Celulares disponibles
Correo electrónico
público Correo electrónico
Indisponibilidad de
Visitar al DCP y DCA para verificar
infraestructura por desastres Datacenter principal
que cuenta con las Planeación de la visita y
15 naturales (Sismos, Terremotos, 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 28 agosto de 2012 SNR 25 septiembre de 2012 Actas de seguimiento
especificaciones que mitigan estos ejecución de la misma
Inundaciones, Descargas SIR
eventos
eléctricas)
Indisponibilidad de Datacenter principal
Planeación y Ejecución de un
16 infraestructura por fallas de 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 15 diciembre de 2012 ETB Planeación del simulacro 26 noviembre de 2012 Plan simulacro
simulacro
hardware SIR
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4. ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Entrega de la primera
Demoras en la ejecución de las Planes de transferencia de Plan de transferencia
17 Rotación de personal 03-ago-12 Todas las líneas 17% 5 0,85 30 agosto de 2012 ETB versión del plan de 30 agosto de 2012
actividades propias del proyecto conocimiento V1.0
transferencia
Realizar sesiones SNR/ETB para
aclarar o ampliar la información
sobre el requerimiento. Actas, Definición de
Falta de claridad en la definición Demoras en la implementación Revisar los requerimientos En reuniones de seguimiento y cada Definición de En reuniones de requerimientos, Plan
18 16-ago-12 SIR 17% 9 1,53 ETB
de los requerimientos de SIR Diseño erróneo afectados, así como toda la vez que SNR solicite requerimientos requerimientos seguimiento de pruebas, Actas de
documentación y código derivado despliegue
de los mismos hasta el punto de
aparición del cambio
Pérdida de Conocimiento o Publicar el Conocimiento o Constantemente, cada vez Herramienta de
Pérdida de documentación y/o Constantemente, cada vez que se
19 16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1,53 Información crítica de la Información en la herramienta de ETB Publicar CoI que se aprueben los gestión de
otros artefactos aprueben los documentos
operación de SNR KM documentos conocimiento
De acuerdo al plan de Reuniones de De acuerdo al plan de
20 Falta de seguimiento al proyecto 16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1,53 Incumplimiento de la planeación Realizar reuniones de seguimiento ETB Actas de seguimiento
comunicaciones seguimiento por línea comunicaciones
Planeación del proceso de
transferencia que involucre:
Plan de transferencia
Equipo de alto desempeño de las
dimensionado inadecuadamente
tres partes (ETB, SNR, Nuevo
en lo referente a: Tiempos,
Indisponibilidad del servicio operador)
documentación a entregar,
Impacto negativo en el servicio Tiempo (Optimo para ejecutar el Antes de iniciar el proceso licitatorio Definición plan de Antes de iniciar el proceso Plan de transferencia
21 precisión y completitud en la 29-oct-12 Todas las líneas 50% 9 4,50 SNR
Calificación inadecuada en plan plan, priorización de actividades de de BPO transferencia licitatorio d BPO V1.0
información a entregar al nuevo
gobierno en línea la operación)
operador, personal involucrado
Alcance (Detallado , especifico y
en el proceso, oportunidad de
documentado en las líneas críticas)
entrega por parte de ETB
Asegurar que la operación del
servicio sea ejecutada por el
Fallas en el inicio de la Realizar seguimiento y Durante la planeación y Actas de seguimiento y
equipo de alto desempeño del Durante la planeación y ejecución del
22 operación con el nuevo 28-sep-12 Todas las líneas 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio SNR control durante el ejecución del proceso de Plan de transferencia
nuevo operador que participo en el proceso de transferencia
operador. proceso de transferencia transferencia V1.0
proceso de transferencia.
Realizar seguimiento puntual y
frecuente a los terceros
Actas, correos,
(proveedores de ultimas millas)
Seguimiento a Durante las actividades de saturaciones de los
que realizan los traslados y realizar Durante las actividades de traslados ETB
proveedores de UM traslados canales que fueron
Incumplimiento de las seguimiento ETB/SNR
23 04-oct-12 Conectividad 50% 9 4,50 Impacto negativo en el servicio objeto de traslado
actividades de traslados quincenalmente.
Realizar las solicitudes a ETB Solicitar con el tiempo
Durante la ejecución del
teniendo en cuenta los tiempos Durante la ejecución del contrato SNR de anticipación Solicitudes por correo
contrato
establecidos para ello acordado los traslados
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 noviembre de 2012.xlsx 4 of 6

5. ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Realizar seguimiento a los terceros Realizar seguimiento y
Incumplimiento de las visitas
Mesa de ayuda de que realizan los mantenimientos reportar avance en las En las reuniones de Actas de seguimiento
24 programadas en los 04-oct-12 17% 5 0,85 Impacto negativo en el servicio Durante la ejecución del contrato ETB
ofimática en las ORIPS y realizar seguimiento reuniones de seguimiento de MAO Entregas parciales
mantenimientos preventivos.
ETB/SNR semanalmente. seguimiento con SNR
En las reuniones de seguimientos
Realizar seguimiento y
con una frecuencia quincenal se
Falta de correspondencia de los Mesa de ayuda de reportar avance en las En las reuniones de Actas de seguimiento
25 04-oct-12 17% 3 0,51 Impacto negativo en el servicio revisaran los reportes de Durante la ejecución del contrato ETB
diagnósticos con los tiquetes. ofimática reuniones de seguimiento de MAO Entregas parciales
diagnostico enfocándose en las
seguimiento con SNR
recomendaciones
En las reuniones de seguimientos
Falta de disponibilidad de los con una frecuencia quincenal se
Mesa de ayuda de Entrega de diagnósticos En las reuniones de Actas de seguimiento
26 diagnósticos de los 04-oct-12 50% 5 2,50 Impacto negativo en el servicio revisaran los reportes de Durante la ejecución del contrato ETB
ofimática parciales seguimiento de MAO Entregas parciales
mantenimientos preventivos. diagnostico enfocándose en las
recomendaciones
Mejorar el proceso de migración,
No coincidencia de los datos de
incluyendo una verificación del Ajustar procedimiento Procedimiento de
27 origen con la data creada en SIR 04-oct-12 SIR 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio Durante las migraciones ETB Durante las migraciones
nombre de los círculos creados en de migración migración
de la información básica.
SIR .
Seguimiento al tercero en la
Entrega tardía del export de Indisponibilidad del servicio entrega de la información. Actas de entrega de
28 04-oct-12 SIR 17% 9 1,53 Durante las migraciones SNR Entrega de exports Durante las migraciones
parte de SNR a ETB. Mala calidad del servicio Verificar calidad de la información BD
antes de ser enviada a ETB.
Planeación del proceso de
transferencia que involucre:
Equipo de alto desempeño de las
tres partes (ETB, SNR, Nuevo
operador)
Tiempo (Optimo para ejecutar el
No contar con un tercero Indisponibilidad del servicio plan, priorización de actividades de Realizar seguimiento y Durante la planeación y Actas de seguimiento y
Durante la planeación y ejecución del
29 (interventor) que avale el 04-oct-12 Todas las líneas 84% 9 7,56 Retrasos en el proceso de la operación) SNR control durante el ejecución del proceso de Plan de transferencia
proceso de transferencia
proceso de transferencia. transferencia Alcance (Detallado , especifico y proceso de transferencia transferencia V1.0
documentado en las líneas críticas)
Monitoreo y control de la
ejecución del plan de transferencia
Sugerir a la SNR iniciar proceso de
interventoría
Actas de seguimiento
SIR Listar los PC están siendo cubiertos Entregar listado de PC
30 Octubre de 2012 ETB 30 Octubre de 2012 Comparación PC vs PC
Mesa de Ayuda por la consola de antivirus cubiertos a SNR
protegidos
Funcional Indisponibilidad del servicio
30 Virus en la red 11-oct-12 84% 9 7,56
Mesa de Ayuda Mala calidad del servicio
Ofimática
Conectividad
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 noviembre de 2012.xlsx 5 of 6

6. SIR
Mesa de Ayuda
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación
Funcional Prob Impact Exp Efecto
Indisponibilidad del servicio Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
30 Virus en la red 11-oct-12 84% 9 7,56
Mesa de Ayuda Mala calidad del servicio
Comparar y asegurar que el 100%
Ofimática
de los PC están siendo cubiertos 15 Noviembre de 2012 SNR
Conectividad
por la consola de antivirus
SIR Listar las sedes principales que
Actas de seguimiento
Mesa de Ayuda usuarios tienen instalado software Entregar listado de PC
30 Octubre de 2012 ETB 30 Octubre de 2012 Informes de
Funcional Indisponibilidad del servicio como el Ultrasurf con software prohibido
31 Software prohibido en los PC 11-oct-12 84% 9 7,56 diagnóstico
Mesa de Ayuda Mala calidad del servicio
Ofimática
Definir políticas de uso de software 15 Noviembre de 2012 SNR
Conectividad
SIR
Falta de legalización del Indisponibilidad del servicio
32 06-nov-12 DCP 84% 9 7,56 Legalizar el licenciamiento de Linux Desde el inicio del contrato SNR
licenciamiento Linux Mala calidad del servicio
DCA
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