Com assolir un accés complet i precís a la informació que disposa cada organització pública? Com alfabetitzar a la ciutadania en el nou dret d'accés a la informació? Quin paper juguen els arxius? En què ajuden els sistemes de gestió documental? Això i molt més a càrrec d'Olga Tàpias i Joan Soler.

1. Transparència 100%
i accés permanent a la informació
Xerrada-debat on aprendrem com funciona
un arxiu municipal i com sol·licitar tota la
informació a l’ajuntament
Joan Soler Jiménez
Olga Tàpias Sanchez
Tiana, 14 de març de 2015

2. Transparència
 Article 2.a) Llei 19/2014 diu:
 Proactiva
 Permanent i actualitzada
 Comprensible
 Accés ampli i fàcil
 Facilitar la participació

3. Quina Transparència?

4. Quina Transparència?

5. Accés a la Informació
 Portal de la Transparència (Art.5.4):
 Prèvia selecció i reelaboració.
 Obligació legal limitada i incompleta.
 Orientada a l’acompliment d’indicadors.
 Organitzat per juristes i tecnòlegs.

6. Accés a la Informació
 Sistema de Gestió Documental:
 Art.7.1 LAD, 10/2001
 Sistemes integrals d’informació
preferentment organitzats per SGD
(art.5.2).
 Les AAPP han d’establir un SGD per
fomentar la interoperativitat (art.19.3).
 Ordenar segons el quadre de
classificació documental (art.6.1.d)

7. Accés a la Informació
 On és la passivitat?
 Esforç de reorganització interna a nivell
d’organigrama i de processos.
 Esforç a treball interdisciplinari i
coordinat entre agents implicats.
 Necessitat de Transparència a Fons.

8. #Transparènciafons
 Voluntat política per entendre que la
transparència és sempre activa i un
continuum d’accions proactives, fiables i
honestes.
 No a la política d’indicadors de
transparència i de foto amb premis.

9. #Transparènciafons
 Comprendre organitzativament que cal
revisar tots els sistemes de producció
documental i de gestió de la informació.

10. #Transparènciafons
 Creació d’un HUB intern destinat a dotar
d’informació de qualitat la pròpia
organització i, sobretot, al ciutadà.
 Equip de juristes, tecnòlegs, gestors
documentals i direcció estratègica.
 Incloure la participació de ciutadans en
una mesa de revisió de la informació que
es publica.

11. #Transparènciafons
 Establir un marc coherent de publicació
de la informació.
 Portal de Transparència + Portal Open
Data + Seu Electrònica= Ordenats segons
el QdC.
 Incorporar registre d’eliminació
documental, l’esquema de metadades
descriptives, catàlegs i inventaris ja
realitzats, quadre de seguretat i accés.

12. #Transparènciafons
 Principi de TRAÇABILITAT:
 Si vols confiança, assegura que la
informació publicada té un origen cert a
l’interior de l’organització, que sigui
veritable font d’autenticitat i fiabilitat.

13. Arxiu municipal
 Edifici
 Servei
 Fons documental
Arxiver-gestor de documents

14. Arxiu municipal
Funcions
 Rebre documentació
classificada, descrita i
ordenada.
 Organitzar / controlar
els dipòsits i els
servidors
 Avaluar
 Difusió
Finalitat
 Preservació
 Localització
 Accessibilitat
 Eliminació
L’ARXIVER FA UN
SERVEI AL CIUTADÀ

15. Implementar un Sistema
de Gestió Documental
 Establir terminis en el procediment
 Unificar criteris
 Saber donar resposta: transparents i
accessibles

16. Implementar un Sistema
de Gestió Documental
Instruments de
descripció
Quadre de classificació
Inventaris i catàlegs
Quadres de seguretat i
accés
Quadre de tria i
conservació
Manual del SGD
Sistemes de
recuperació de la
informació
Bases de dades
Gestors de documents
TIANATIANA

17. TIANA

18. QUADRE DE
CLASSIFICACIÓ
DE TIANA
TIANA

19. Legislació i normativa
•Procediment administratiu
Llei 30/92 de Règim jurídics de les
Administracions Públiques i
procediment administratiu
Llei 9/1993 de Patrimoni Cultural
català
Decret 76/1996, que regula el
sistema general de gestió de la
documentació administrativa
•Llei d’arxius i documents de
Catalunya
Llei 10/2001 d’arxiu i documents
•Documentació electrònica i
protecció de dades
Llei orgànica 15/1999 de protecció
de dades de caràcter personal
Llei 5/2002 de l’ACPD
Llei 59/2003 de signatura
electrònica
Llei 11/2007 d’accés electrònic als
ciutadans als serveis públics
•Avaluació i tria documental
Decret 117/1990 sobre avaluació i
tria de doc de AAPP
Decret 13/2008 sobre accés,
avaluació i tria de documents
•Comissió Nacional d’Accés,
Avaluació i Tria Documental
Cal tenir coneixement de
la legislació vigent per
saber actuar