Trabajo de investigación sobre los sistemas de gestión documental.

1. Trabajo de investigación
unidad 4
KELLY MARCELA GONZÁLEZ GONZÁLEZ
Gestión Documental II
Universidad del Quindío

2. 1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en
cuenta para su implementación.
O Los sistemas de gestión documental son programas de
gestión de bases de datos que disponen de una tecnología
idónea para el tratamiento de documentos científicos,
culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos
fundamentales de los de gestión de bases de datos
convencionales, o de aplicación general, que se utilizan
para la gestión de documentos administrativos.

3. 1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en
cuenta para su implementación.
O Se deben tener en cuenta requisitos de naturaleza
material, con los que cuente la empresa, como por ejemplo
el equipo informático.
O Y de tipo inmaterial, en los que hay que considerar los
recursos humanos disponibles, su formación documental,
así como sus conocimientos informáticos. Además, dentro
del costo de la implementación del Sistema de Gestión
Documental, también hay que valorar el software y el
hardware extra que se va a necesitar, los servicios
profesionales externos, si fueran necesarios, sin olvidarse
de las horas de dedicación internas de los usuarios y de los
responsables del proyecto.

4. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del
sistema de Gestión Documental de acuerdo con el
Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II,
capítulo VI.
Generalidades del sistema de gestión documental.
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos,
incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental: Indica que todos los
soportes que contengan información sensible o de
importancia debe ser organizada, para evitar
controversias y problemas de recuperación de
información.

5. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del
sistema de Gestión Documental de acuerdo con el
Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II,
capítulo VI.
Generalidades del sistema de gestión documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la
información y los documentos electrónicos de archivo en tablas
de retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD):
El tiempo de conservación de documentos físicos y en formato
digital tiene un plazo, para evitar acumulación de documentos con
datos caducos, que ocuparían espacio de almacenamiento tanto en
el archivo físico como en las bases de datos del sistema; estos
límites de tiempo y nivel de importancia de los documentos se
encuentran establecidos en las Tablas de Retención Documental y
las Tablas de Valoración Documental respectivamente.

6. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del
sistema de Gestión Documental de acuerdo con el
Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II,
capítulo VI.
Generalidades del sistema de gestión documental.
c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa
de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD
o TVD:
De acuerdo a los tiempos y valores definidos en las TRD y
TVD, se procede a eliminar todo el material tanto físico
como digital, para evitar acumulación o redundancia en
los archivos.

7. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del
sistema de Gestión Documental de acuerdo con el
Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II,
capítulo VI.
Generalidades del sistema de gestión documental.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de
archivo y la información conexa (metadatos) a lo
largo del ciclo de vida del documento:
Toda la información contenida en un documento durante
el proceso de gestión hasta la disposición final de un
documento.

8. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del
sistema de Gestión Documental de acuerdo con el
Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II,
capítulo VI.
Generalidades del sistema de gestión documental.
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante
agrupaciones documentales, en series y subseries:
Los documentos deben ser agrupados de acuerdo a los
principios de orden original y procedencia, teniendo en
cuenta la estructura de la organización.

9. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del
sistema de Gestión Documental de acuerdo con el
Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II,
capítulo VI.
Generalidades del sistema de gestión documental.
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los
documentos de archivo por parte de la ciudadanía y
de la propia entidad, cuando sean requeridos:
Tener disponibles al público en general, los documentos
que no contengan información de carácter confidencial de
la cual puedan sacar provecho, personas o entidades
externas a la entidad.

10. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del
sistema de Gestión Documental de acuerdo con el
Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II,
capítulo VI.
Generalidades del sistema de gestión documental.
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones
documentales, en series y subseries, a largo plazo,
independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación:
Tener persistencia en los respaldos creados en cualquier
medio ya sea físico o digital.

11. 3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema
de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles
son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y
elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que
debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.
Características mínimas de un Sistema de Gestión Documental
Característica Descripción
Conformidad.
El sistema de gestión documental debe ir en la misma dirección de los procesos administrativos de la entidad,
debe adecuarse al organigrama y a la estructura de los procesos.
Interoperabilidad
Se debe poder integrar con los demás sistemas de información que existen actualmente en la entidad y causar
el menor traumatismo posible durante su implementación.
Seguridad
Deben garantizar la integridad y veracidad de la información, ya sea al generar niveles de acceso a ella
dependiendo de lo sensible o crítica que esta sea, ya sea mediante la generación de perfiles de usuario u otro
tipo de mecanismo.
Metadescripción
Si se desea la generación de datos que describan la información que contienen los sistemas, estos deben
procurarse de forma manual o automática.
Adición de contenidos
El sistema debe permitir el ingreso de información que describa un documento, sin que en el proceso se altere
la información que estos contengan originalmente, garantizando su integridad.

12. 3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema
de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles
son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y
elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que
debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.
Características mínimas de un Sistema de Gestión Documental
Característica Descripción
Diseño y
funcionamiento
El sistema debe ser diseñado de tal forma que el usuario no tenga mayor
inconveniente si desea crear o capturar un documento. Debe tener un entorno
amigable que le permita al usuario realizar su tarea de forma eficiente y no por el
contrario demorando el proceso.
Gestión
Distribuida
Dado el momento o el caso de querer importar documentos hacia el sistema, este
debe ofrecer el mecanismo que le permita al usuario llevar esta tarea de forma
sencilla, lo mismo debe ocurre si lo que se desea es exportar la documentación, ya
sea uno por uno o masivamente.
Disponibilidad y
acceso
La premisa del sistema debe ser garantizar en toda forma, que la información y los
documentos en sí mismos en cuestión de formato y contenido, sea integra, de modo
tal que se pueda confiar totalmente en ellos.
Neutralidad
tecnológica
La tecnología utilizada para el diseño y desarrollo del sistema es de libre elección,
siempre y cuando, ésta se acoja o tenga en cuenta las recomendaciones y normativas
de los organismos internacionales expertos en la materia.

13. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema.
Se realizó una visita a la alcaldía municipal de
Yumbo – Valle del cauca y se encontró que el
sistema de gestión documental que utilizan es
el Orfeo.
Allí me atendió el señor Eduard Alberto
Satizabal, quien es el encardo del sistema y me
contó lo siguiente respecto al software Orfeo.

14. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema.
Se realizó una visita a la alcaldía de Yumbo, en donde se encontró
que el Sistema de Gestión Documental que utilizan se llama Orfeo,
el cual es un software libre, que funciona bajo las licencias
GNU/GPL (Licencia Pública General) y al ser software libre, no se
deben pagar licencias por su uso o instalación, por el contrario se
debe invertir es en el personal que esté capacitado para
implementarlo en las empresas, que le haga un mantenimiento
periódico y capacite a los usuarios finales; que aunque parezca un
gran gasto no lo es, ya que al ser software libre hay gran cantidad
de personas con el conocimiento y no se está a la merced de un
monopolio, como ocurre en el caso del software propietario.

15. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema.
O A pesar de ser software libre, Orfeo puede llegar a ser, dentro de
su tipo el programa más flexible, más económico, más acertado,
para dar solución a los problemas que puedan tener las
organizaciones, relacionados con la gestión documental.
O Es un programa de fácil manejo, al poseer un entorno amigable
con el usuario, el cual solo debe conocer el manejo básico de
una herramienta de ofimática de las que se utilizan hoy en día.
Su entorno gráfico y estructura base es similar a la de un correo
electrónico, lo cual facilita enormemente entender cómo
funciona.
O Este Sistema de Gestión Documental, actualmente está siendo
utilizado por la superintendencia de servicios públicos, en donde
ha permitido organizar y optimizar, el trámite de los documentos
que se tramitan en la entidad.

16. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema.

17. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema.

18. 5.1 ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la
selección del sistema de Gestión de documentos?
 Económico, es un programa de licencia libre.
 Desarrollo, al ser software libre hay una gran cantidad de personas
encaminadas a optimizarlo y hacerlo cada vez más eficiente.
 Comunidades de desarrollo
 No hay monopolio que lo administre
 Si la misma entidad tiene el personal calificado puede mejorarlo, ya
que cuenta con licencia de código abierto.
 Su flexibilidad para adaptarse sin mayor traumatismo a la entidad.
 Es un software que se diseñó, implementó y desarrolló, en la
superintendencia de servicios públicos.
 Es una herramienta que al ser desarrollado para un ambiente web,
permite acceder a él desde cualquier lado.
5. Indague en la misma entidad lo siguiente:

19. 5.2 ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información
en el sistema?
 Es una herramienta desarrollada por personas conocedoras de las
necesidades que surgen, en cuanto a gestión documental y de la
amigabilidad, que esta debe poseer con el usuario final.
 La información en el sistema, es almacenado un motor de base de
datos relacional y el sistema en sí está desarrollado en el lenguaje
de programación web, PHP.
 Al sistema no se puede ingresar sin realizar una autenticación de
credenciales, las cuales están asociados a un perfil de usuario, el
cual esta a su vez asociado a un funcionario y el cual será
responsable de todas las posibles acciones que se hagan desde esta
cuenta de usuario o perfil. Para que alguien por error realice una
mala acción en el sistema, ya sea por negligencia o
desconocimiento, Orfeo permite que dependiendo del cargo o rango
del usuario, éste puede realizar una cantidad limitada de acciones o
tareas en el sistema.
5. Indague en la misma entidad lo siguiente:

20. 5.2 ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información
en el sistema?
5. Indague en la misma entidad lo siguiente:

21. Conclusión
O Un sistema de gestión documental, debe ser una
herramienta que permita agilizar el trabajo realizado
en las labores de la archivística y no entorpecerlas o
generar traumatismos, en el momento de su
implementación; y según la visita a la alcaldía
municipal de Yumbo, Orfeo es una muy buena
alternativa, pues es software libre y tiene muy buenos
antecedentes.