[Expert Discussion] Advanced Planning Survey by BARC
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The “Advanced Planning Survey 2015”, a recent study by BARC Institute, shows that planning processes that are supported with Excel stand-alone or a combination of different tools are more likely to have problems and take significantly longer. Nonetheless, 90% of all businesses still use Excel for their year-end planning. Watch our on-demand expert webinar with BARC senior analyst Dr. Christian Fuchs to gain valuable insight from independent market analysts and see the results of the BARC Advanced Planning survey first hand. And see how Jedox’s powerful planning capabilities stack up against the competition.
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- 1. Expert discussion on BARC “Advanced Planning Survey“ Business-Driven Intelligence
- 2. 2 Dr. Christian Fuchs Today‘s speakers • Senior Analyst and Head of BI Research @ Business Application Research Center (BARC) • BARC is an independent market analyst and consultancy founded in 1999. BARC belongs to Europe’s leading IT analyst and consul-ting company for business software and IT services (CXP Group) • With 140 seasoned professionals present in 8 countries, CXP Group supports more than 300 software vendors and IT service providers with market research products, strategic analysis, sales support & marketing services • Topics: Business Intelligence, Big Data, Data management, Enterprise Content Management, Customer Relationship Management, IT Management, HR, Finance, Enterprise Resource Planning, IT Sourcing and IT Services Business-Driven Intelligence
- 3. 3 Dr. Rolf Gegenmantel Today‘s speakers • Vice President Marketing Jedox AG President Jedox Inc. (Boston, MA USA) • Founded in 2002, Jedox is a leading Business Intelligence and Corporate Performance Management solutions provider. • Jedox helps business users work smarter, streamline business collaboration, and make insight-based decisions with confidence. • Jedox is available globally through over 180 certified business partners. Already, 1,700 organizations in 127 countries are using Jedox for real-time planning on the web, the cloud, and on any device. Business-Driven Intelligence
- 4. Dr. Christian Fuchs: Overview of Survey Results BARC Advanced Planning 2015 4Business-Driven Intelligence
- 5. More efficient planning with Advanced Planning – Status quo and benefits of advanced planning approaches Webinar, October 29th, 2015 Dr. Christian Fuchs Head of Research Business Intelligence & Data Warehousing Senior Analyst
- 6. BARC Survey “Advanced Planning” – Demographics 12/15/2015 © BARC 2015 6 Up to 250 employees 250-5.000 employees Over 5.000 employees 29% 52% 19% Services 19% IT 15% Other 12% Government 9% Retail 13% Finance 5% 27% Manufacturing/ processing industry DACH-wide Survey (survey period February - April 2015) More than 250 participants
- 7. 12/15/2015 © BARC 2015 7 Main findings of the survey can be summarized to 3 hot spots…
- 8. 12/15/2015 © BARC 2014 8 Hot spot #1: Integration of planning processes has to be improved! Planning processes take too long! Planning processes are seldom focused!
- 9. Which are the largest problems that you typically face in your company’s planning process? 12/15/2015 © BARC 2015 9 41% 39% 38% 38% 37% 34% 26% 22% 13% 10% Strategische Aspekte unberücksichtigt Planung veraltet Steuerung des Planungsprozesses Integration der Planung Flexibilität der Planung Fokus der Planung Detailgrad der Planung Genutzte Software-Lösungen Qualität/Ergebnis der Planung Keine Probleme Source: BARC Survey Advanced Planning, n=250 Strategic aspects unconsidered Planning outdated when finished Control of planning process Integration of planning Flexibility of planning Focus of planning Level of detail of planning Software tools in use for planning Quality of results No problems Integration Duration Focus
- 10. Which kind of planning do you do in your company? 12/15/2015 © BARC 2015 10 Source: BARC Survey Advanced Planning, n=254 89% 79% 67% 32% Jahresplanung/Budgetierung Forecasting Mittelfristplanung Strategische Planung Annual planning / budgeting Forecasting Mid-term planning Strategic (long-term) planning
- 11. Does your annual planning / budgeting derive from your strategic planning respectively mid-term planning? 15.12.2015 © BARC 2015 11 76% 24% Ja Nein Source: BARC Survey Advanced Planning, n=158 Yes No
- 12. What is the main planning approach doing planning processes in your company? 12/15/2015 © BARC 2015 12 Source: BARC Survey Advanced Planning, n=257 56% 44% Bottom-up-Planung Top-down-Planung Bottom-up planning Top-down planning
- 13. Time needed for doing the yearly planning and budgeting process (in months) 12/15/2015 © BARC 2015 13 35% 38% 27% Bis 2 Monate Mehr als 2 und bis 3 Monate Mehr als 3 Monate Source: BARC Survey Advanced Planning, n=237 Up to 2 months 2 to 3 months Over 3 months
- 14. 69% 38% 55% 54% 27% 41% 34% 38% 21% 12% 8% Vorbereitung der Planung Datenbereitstellung Datenverarbeitung und Zusammenfassung Analyse Bis 0.5 Monate Mehr als 0.5 bis 1 Mehr als 1 Monat Preparation of planning process Data provision for planning Up to 2 months Data analysis How is the attended time distributed on the different phases of the planning process (in months)? 12/15/2015 © BARC 2015 14 Source: BARC Survey Advanced Planning, n=224 Data processing and aggregation Up to 0,5 months 0,5 to 1 month Over 1 month
- 15. In which part of the planning process do you see the greatest potential for cost savings in your company? 12/15/2015 © BARC 2015 15 11% 41% 25% 23% Vorbereitung der Planung Datenbereitstellung Datenverarbeitung und Zusammenfassung Berichtswesen und Analyse Source: BARC Survey Advanced Planning, n=225 Preparation of planning process Data provision for planning Data processing and aggregation Data analysis
- 16. How satisfied are you in your company with …? 12/15/2015 © BARC 2015 16 7% 11% 11% 5% 5% 7% 54% 41% 31% 28% 27% 26% 19% 25% 31% 25% 30% 22% 15% 16% 21% 30% 25% 35% 5% 7% 6% 12% 13% 10% Output/Ergebnis der Planung Detailgrad der Planung Kosten der Planung Aufwand der Planung Integration der Planung Abwicklung der Planungsprozesse Sehr zufrieden Eher zufrieden Neutral Eher unzufrieden Sehr unzufrieden Output / planning results Level of detail of planning Planning costs Effort for planning Integration of planning Execution of planning processes Source: BARC Survey Advanced Planning, n=255 Satisfied Rather satisfied Rather dissatisfied Dissatisfied
- 17. 12/15/2015 © BARC 2014 17 Hot spot #2: Specification of planning assumptions and targets is the most widely used Advanced Planning approach! In the view of the participants fully integrated planning models have the most useful effect!
- 18. Advanced Planning 12/15/2015 © BARC 2015 18 Advanced Planning Integrated planning incl. Operational plans Analysis and visualization Integration of internal and external drivers Scenarios and simulation Forecast models and optimization Collaboration and process management Agile adaptions of planning models
- 19. Which of the following (advanced) planning approaches is used in your company? 12/15/2015 © BARC 2015 19 Source: BARC Survey Advanced Planning, n=243 70% 47% 40% 39% 19% 17% 35% 28% 17% 51% 9% 11% 16% 33% 15% 7% 17% 12% 14% Vorgabe von Planungsprämissen und Zielwerten Simulation und Analyse von Szenarien Treiberbasierte Planung Statistische Prognosen von Entwicklungen Vollständig integrierte Planungsmodelle Im Einsatz Geplant Nicht geplant, da kein Mehrwert Nicht geplant, da nicht bekannt Specification of planning assumptions and targets Simulation and analysis of scenarios Driver-based planning Statistical forecasts of future developments Fully integrated planning models In use Planned Not planned because no advantage Not planned because unfamiliar
- 20. Which benefits do you expect from using one of the following (advanced) planning approaches? 12/15/2015 © BARC 2015 20 Source: BARC Survey Advanced Planning, n=241 59% 52% 47% 42% 16% 29% 34% 36% 42% 45% 8% 10% 11% 13% 28% 5% 11% Vollständig integrierte Planungsmodelle Simulation und Analyse von Szenarien Treiberbasierte Planung Vorgabe von Planungsprämissen und Zielwerten Statistische Prognosen von Entwicklungen Hoch Mittel Gering Kein Nutzen Specification of planning assumptions and targets Simulation and analysis of scenarios Driver-based planning Statistical forecasts of future developments Fully integrated planning models High Medium Low No Benefit
- 21. Deduction of annual operational planning (budgeting) from mid- to long-term strategic planning Integrated Planning 12/15/2015 © BARC 2015 21 Integration of Planning with other Performance Management processes Update of operational plans in the course of the year (forecasting) Integration of operational plans right up to financial planning (balance sheet, P&L, cashflow)
- 22. How did the following aspects of your planning process develop using fully integrated planning models? 12/15/2015 © BARC 2015 22 Source: BARC Survey Advanced Planning, n=36 47% 11% 42% 28% 6% 28% 5% 33% Verbesserung der Ergebnisqualität/Output Reduzierung der Komplexität der Planung Sehr stark Stark Schwach Überhaupt nichtVery strongly Strongly Hardly Not at all Improving the quality of results/ output of planning processes Reduction of complexity of planning processes
- 23. 12/15/2015 © BARC 2014 23 Hot spot #3: Excel still is the most widely used planning tool in the DACH region! Cloud-based planning is an interesting trend but today there are just a few ‘early adopters’!
- 24. What kind of software is used to do planning and budgeting in your company? 12/15/2015 © BARC 2015 24 Source: BARC Survey Advanced Planning, n=251 90% 57% 43% 21% 21% Microsoft Excel Spezielle Planungs-/Business- Intelligence-Werkzeuge Operative Systeme (ERP, CRM etc.) Individualentwicklungen Microsoft Word, PowerPoint, Access etc. Planning and Business Intelligence tools Operational systems (like ERP, CRM, etc.) In-house developments
- 25. Professional planning products support planning processes efficiently through comprehensive functionality Data provisioning (actuals) and data entry (plan data) Data processing and consolidation (consolidation of plan data, creation of plan data with automated procedures, etc.) Data analysis (analyses from a contextual perspective with the planned data, etc.) 12/15/2015 © BARC 2015 25 Work- flows Web client Data model Data inte- gration Top Down Bottom Up Excel add-in Mobile Central data base Repor- ting Analysis Pro- gnosis Simu- lation
- 26. Could you imagine using your planning and budgeting software in a Cloud environment? 12/15/2015 © BARC 2015 26 Source: BARC Survey Advanced Planning, n=124 2% 6% 40% 52% Cloud-Lösung bereits im Einsatz Einsatz ist geplant Nicht geplant, aber grundsätzlich vorstellbar Nicht geplant und auch nicht vorstellbar Cloud-based planning tool in use Existing plans to use a Cloud-based planning tool Currently no plans to use a Cloud- based planning tool but generally imaginable Not planned and generally not imaginable
- 27. Your contact @ BARC 12/15/2015 © BARC 2015 27 Dr. Christian Fuchs Vice-President Head of BI Research BI & Data Management Bus. Unit Tel +49 931-880651-26 cfuchs@barc.de BARC GmbH Berliner Platz 7 97080 Würzburg Germany www.barc.de @BARC_Research
- 28. Dr. Rolf Gegenmantel: Jedox in the context of the BARC Advanced Planning Survey 2015 28Business-Driven Intelligence
- 29. Traditional Excel-Only Planning Process 29 1. Create Template 2. Load Initial Data 4. Data Entry 3. Distribute Sheets 5. Collect Data6. Monitor Progress 7. Validate Submissions 8. Consolidate Results 9. Analysis 10. Adjust / Scenarios 11. Finalize & Track Business-Driven Intelligence
- 30. New Process with Jedox Added 30 Data Integration 1. Create Planning Model 2. Email Notification 3. Online Completion 4. Progress Monitoring 5. Online Scenarios and Analysis 6. Reporting www www Business-Driven Intelligence
- 31. Jedox SAP Connector 3rd Party Tools ODBO XMLA Jedox Integrator Jedox Architecture 31 ERP, CRM, SCM Jedox OLAP Server Jedox Excel Add-in Jedox Web Jedox Mobile Cloud Sources: e.g. Salesforce RDB, DWH, Flat Files SAP BI/BW SAP/ERP OLAP Accelerator Business-Driven Intelligence
- 32. Flexible Installation & Rollout Options (On-Premise & Cloud) 32 Stand Alone Client Server Private Cloud Public Cloud Business-Driven Intelligence
- 33. Advanced Planning with Jedox 33Business-Driven Intelligence Advanced Planning with Integrated planning incl. operational plans Analysis and visualizations Integration of internal and external drivers Scenarios and simulations Forecast models and optimization Collaboration and process management Agile adaption of planning models
- 34. 34 Jedox AG (Headquarters) Bismarckallee 7a, D-79098 Freiburg, Germany Jedox AG Frankfurt am Main THE SQUAIRE 12, D-60549 Frankfurt/Main, Germany Jedox AG Düsseldorf Peter-Müller-Straße 16a, D-40468 Dusseldorf, Germany Jedox AG Paris 11 Bis rue du Colisée, 75008 Paris, France Jedox Inc. USA 50 Milk Street, 14th Floor, Boston, MA 02109, USA Jedox Pty. Ltd Melbourne Level 10, 492 St Kilda Road, Melbourne 3004 VIC, Australia Jedox Pty. Ltd Sydney Level 32, BT Tower, 1 Market Street, Sydney 2000 NSW, Australia Jedox Pty. Ltd Singapore Level 04-05 51 Changi Business Park Central 2 Singapore 486066
Hinweis der Redaktion
- Nachdem BIA&PM erläutert, warum sagen wir auch Self Service… Inflationär verwendeter Begriff im Zusammenhang mit BI -> aber wir haben ein spezielles Verständnis…
- Online-Anwenderumfrage wurde von Februar bis April 2015 in D-A-CH-Region durchgeführt Insgesamt 257 Teilnehmer aus D-A-CH-Region Breit gefächerte Branchenverteilung der Studienteilnehmer -> Besonders häufig sind Fertigungsindustrie (21 Prozent) und IT-Sektor (15 Prozent) vertreten UN-Größe nach Mitarbeiteranzahl: Mit 52% sind UN der Größenklasse 250 bis 5.000 Mitarbeiter am häufigsten vertreten Studie deckt mit jeweils knapp 19% (Mehr als 5000 Mitarbeiter) und 29% (Weniger als 250 Mitarbeiter) auch andere UN-Größen repräsentativ ab Herkunft der Studienteilnehmer nach UN-Bereichen zeigt Dominanz des Controllings (56%), gefolgt von IT (26%) und Management (11%).
- The key findings of this study can be summarized into a few main hot spots… Hot spot #1: The importance of planning continues to grow, but its nature and scope are in a state of transition
- Größte Probleme bzw. Herausforderungen in heutigen Planungsprozessen -> Planungsprozesse laufen in seltensten Fällen zufriedenstellend ab: Nur 10 Prozent der befragten UN geben an, keine Probleme zu haben Probleme, die mit hoher Regelmäßigkeit in vielen UN auftreten: Unzureichende Berücksichtigung strategischer Aspekte/keine Integration zwischen strategischem und operativem Plan Planung bereits veraltet, wenn sie verabschiedet wird, zu langwierige Abstimmungsprozesse, Planung braucht zu viele Ressourcen Ungenügende Steuerung des Planungsprozesses bspw. über Workflow-Funktionen, Status Monitoring, Abstimmungsfunktionen/Kollaboration Planung zu wenig integriert (z.B. Integration von Teilplänen oder mit Berichtswesen/Analyse) Planung zu unflexibel und wenig agil, um auf sich ändernde Rahmenbedingungen zu reagieren, etwa bei der Anpassung des Planungsmodells Planung zu wenig fokussiert (tatsächliche interne/externe Werttreiber) INTERESSANT: Wesentliche, heute existierende Probleme rühren in erster Linie nicht von den unterstützenden Softwarelösungen her! Spezielle Planungslösungen aber nachweislich in der Lage, viele der genannten Probleme durch professionelle Planungsfunktionen zu lindern -> Einsatz professioneller Planungswerkzeuge ist erster Ansatzpunkt zur Verbesserung der Planung! Größte Probleme bzw. Herausforderungen in heutigen Planungsprozessen: Großunternehmen und Konzerne kämpfen heute vor allem mit einem zu hohen Detailgrad der Planung und der mangelnden Fokussierung auf das Wesentliche Mittlere Unternehmen kämpfen heute vor allem mit langwierigen Planungsprozessen und einer unflexiblen bzw. nicht agilen Planung Kleine Unternehmen leiden unter der unzureichenden Berücksichtigung strategischer Aspekte und einer zu wenig integrierten Planung
- Klassische Jahresplanung beziehungsweise Budgetierung ist in UN fest verankert Auch Notwendigkeit der unterjährigen Aktualisierung der jährlich erzeugten Plan-Daten (Forecasting) sind sich viele UN bewusst. Während die Mittelfristplanung mit einem typischen Planungshorizont von einem bis zu fünf Jahren noch in zwei Drittel aller befragten UN durchgeführt wird, erfolgt eine strategische Planung mit einem Planungshorizont von fünf und mehr Jahren nur in einem Drittel der UN
- Planung ist i.d.R. ein rollierender Prozess -> Bedeutet jedoch nicht, dass Denken in Jahresscheiben bzw. jährlichen Budgets ausreichend wäre Gerade Mittelfristplanung und strategische Planung gewinnen an Bedeutung -> Sollten Rahmen für jährliche Budgetierung vorgeben, um die Jahresplanung an strategischen UN-Zielen ausrichten zu können! Mittelfristplanung bzw. strategische Planung beziehen sich dabei i.d.R. auf Zeitraum von mehreren Jahren und erfolgen auf abstrakter Ebene für ausgewählte, strategisch bedeutende Kennzahlen Integrierte UN-Planung: Überführung der strategischen Werte in detaillierte Daten der Jahresplanung (klassische Budgetierung) -> Effekt: UN gelangen von kurzfristiger Betrachtung hin zu mittelfristiger bis langfristiger Planung Drei Viertel der befragten UN sind sich Zusammenhang zwischen Mittelfristplanung bzw. strategischer Planung und klassischer Jahresplanung/Budgetierung bewusst -> Ein Viertel hingegen leitet Jahresplanung nicht aus Mittelfristplanung bzw. strategischen Planung ab! Jahresplanung fehlt dadurch ggf. Fokussierung auf strategische Ziele, wenn keine Ableitung erfolgt -> Führende UN agieren mit Weitblick. Dieser kann fehlen, wenn nur von Jahr zu Jahr in Jahresscheiben gedacht wird bzw. strategische Basis der Planung fehlt, was u.a. ein wesentliches Problem heutiger Planungsprozesse ist
- Planungen in UN sind heute häufiger Bottom-up getrieben -> Bottom-up-Planungen beginnen i.d.R. auf unterster Planungsebene. Plan-Daten werden durch untergeordnete Stellen im UN erarbeitet und von dort auf nächst höherer Ebene aggregiert Wesentlicher Vorteil ist Realitätsnähe der Pläne durch hohen Anteil operativ Beteiligter mit fundierter Marktkenntnis. Sorgt regelmäßig für hohe Akzeptanz und Identifikation der Mitarbeiter mit der Planung Gravierende Nachteile sind ggf. fehlende Konsistenz der Teilpläne mit den Zielen des Gesamt-UN, häufig zu geringes Engagement der Planer sowie zeitintensive Abstimmungsprozesse Bei 44% der befragten UN erfolgt Planung im Wesentlichen Top-down, wobei ausgehend von den strategischen Zielen des UN aus verbindlichen Zielvorgaben der UN-Leitung Budgetvorgaben entlang der Hierarchie nach unten heruntergebrochen und in Teilplänen weiter präzisiert werden. Zentraler Vorteil ist hohe Konsistenz zwischen strategischer und operativer Planung. Mögliche Nachteile wie unrealistische Zielvorgaben, welche weiter auf nachfolgende Ebenen heruntergebrochen werden und zu fehlender Akzeptanz der Planung sowie verminderter Motivation der Mitarbeiter führen können. In UN-Praxis kommt deshalb i.d.R. überwiegend das Gegenstromverfahren zur Anwendung, eine kombinierte Vorgehensweise aus Top-down- und Bottom-up-Planung -> Herausforderung sind i.d.R. hoher Koordinationsbedarf und lange Abstimmungsrunden
- Dauer des gesamten Jahresplanungs-/Budgetierungsprozesses -> Im Wesentlichen Dreiteilung 35% der befragten UN benötigen bis zu zwei Monate für ihre Planung 38 Prozent zwischen zwei und drei Monaten und 27 Prozent sogar mehr als drei Monate Im Mittel Gesamtprozessdauer von etwa drei Monaten UN benötigen damit relativ viel Zeit für die Erstellung ihrer Planung, was sich auch in den erwähnten Problemen niederschlägt. Zeitintensive und zu lange Planungsprozesse bergen dabei gerade in wirtschaftlich volatilen Zeiten das Problem, dass Planung bereits schon wieder veraltet ist, wenn sie verabschiedet wird, was wiederum den generellen Nutzen der Planung infrage stellt. Nicht weiter verwunderlich, aber zu erwähnen ist, dass die Dauer des Planungsprozesses mit der UN-Größe und damit i.d.R. auch den an der Planung beteiligten Personen signifikant steigt
- Gesamtplanungsprozess unterteilt sich typischerweise in verschiedene Phasen: Vorbereitung der Planung Datenbereitstellung: Vorgabe von Ist-Daten, Eingabe von Plan-Daten, Einsammlung von Plan-Daten aus unterschiedlichen UN-Bereichen Datenverarbeitung und Zusammenfassung: Konsolidierung der Plan-Daten in einheitlicher Datenbasis und Erzeugung weiterer Plan-Daten durch automatisierte Verfahren Analyse: Inhaltliche Auseinandersetzung mit gelieferten oder erzeugten Plan-Daten (bspw. Simulation von Szenarien) Zeitintensivster Teilprozess der Planung ist Datenbereitstellung mit Dauer von etwa einem Monat -> Alle weiteren Phasen benötigen im Schnitt jeweils rund einen halben Monat.
- Generell sind viele UN mit Kosten für ihre Planung weitestgehend zufrieden! Größte Kosteneinsparpotenziale werden in Phase der Datenbereitstellung gesehen -> Vorgabe von Ist-Daten als auch Dateneingabe (Eingabe von Plan-Daten, Einsammlung von Plan-Daten aus unterschiedlichen UN-Bereichen) -> Nicht weiter verwunderlich, da dieser Prozessschritt auch als derjenige mit höchster Zeitdauer identifiziert wurde Gerade Dateneingabe ist hierbei wesentlicher Ansatzpunkt, wo sich nach Ansicht der befragten UN Kosten einsparen lassen -> Flächendeckend starker Excel-Einsatz für Planungszwecke verursacht in vielen UN offenbar hohen manuellen Aufwand bei Dateneingabe und birgt somit zugleich umfangreichere Kosteneinsparpotenziale Langwierige Dateneingabe könnte sich aber u.a. auch darauf zurückführen lassen, dass Planungen regelmäßig eher Bottom-up als Top-down getrieben erfolgen Erst mit größerem Abstand werden Datenverarbeitung und Zusammenfassung (Konsolidierung der Plan-Daten in einer einheitlichen Datenbasis und Erzeugung weiterer Plan-Daten durch automatisierte Verfahren) sowie Berichtswesen und Analyse (inhaltliche Auseinandersetzung mit den gelieferten oder erzeugten Plan-Daten) als Teilprozesse der Planung mit Kosteneinsparpotenzialen genannt
- Vielfältige Probleme in heutigen Planungsprozessen -> Nicht weiter verwunderlich, dass UN mit bestehenden Planungsprozessen nur teilweise zufrieden sind Unzufriedenheit mit dem Planungsaufwand und der Integration als auch mit der Abwicklung der Planungsprozesse relativ hoch Gerade Integration der Planung -> 68% Neutral oder Unzufrieden!!!
- The key findings of this study can be summarized into a few main hot spots… Hot spot #1: The importance of planning continues to grow, but its nature and scope are in a state of transition
- Planung ist im Rahmen der UN-Steuerung Basis jeglicher Steuerungs- und Kontrollaktivität sowie Grundlage zur aktiven Gestaltung und Steuerung der zukünftigen Geschäftsentwicklung! Viele UN setzen deshalb alles daran, ihre Planungsprozesse wirtschaftlicher und ergebnisorientierter zu gestalten „Advanced Planning“ fasst unterschiedliche, moderne Ansätze im Bereich Planung zusammen und liefert so interessante Herangehensweisen zur Verbesserung der Planung in puncto Zeitaufwand Qualität oder Fokussierung
- Wesentliche Advanced-Planning-Methoden und –Vorgehensweisen, die aktuell in UN zum Einsatz kommen bzw. geplant sind Insbesondere Vorgabe von finanziellen und/oder operativen Planungsprämissen bzw. Zielwerten/-korridoren im Rahmen des Top-down-Planungsprozesses ist weit verbreitetes, etabliertes Vorgehen Auch Simulation und Analyse verschiedener Szenarien im Rahmen des Planungsprozesses (Best Case/Worst Case) sowie Treiberbasierte Planungsansätze mit Fokus auf die für das Geschäft wesentlichen Werttreiber und statistische Prognosen von wahrscheinlichen Entwicklungen sind verbreitet. Während insbesondere Szenario-Simulationen und Treiberbasierte Planungen in vielen UN mittelfristig bis langfristig eingeführt bzw. ausgebaut werden sollen, sieht ein Drittel der befragten UN in statistischen Prognosen keinen signifikanten Mehrwert zur Verbesserung der Planung -> Automation im Forecasting??? Bemerkenswert ist vergleichsweise geringer Verbreitungsgrad vollständig integrierter Planungsmodelle
- Wie wird Nutzen und nicht zuletzt Praktikabilität eingestuft: Geringer Verbreitungsgrad vollständig integrierter Planungsmodelle -> Befragte UN sehen hier größten Hebel zur Verbesserung der Planung Nicht zuletzt deshalb wollen viele UN mittel- bis langfristig entsprechende Modelle aufbauen Aber auch weiteren Advanced-Planning-Ansätzen wird mittlerer bis hoher Nutzen zugesprochen
- Integrierte Unternehmensplanung = Umfassender, fortwährender Planungsprozess mit einer Vielzahl von Planungsverfahren und Planungsschritten Integration in 4 Stufen: 1. Ableitung der operativen aus der strategischen Planung 2. Fortlaufende Überleitung der operativen Planung in eine aktualisierte Planung, um einen „Rolling Forecast“ zu ermöglichen. 3. Abstimmung der Planungsschritte im Rahmen der operativen Planung. 4. Zusammenführung der Teilpläne der Konzerngesellschaften. Unabhängig von Branche und Unternehmensgröße sind diese vier Stufen der Integration überall anzutreffen. Ableitung der operativen Planung aus der strategischen Planung Die strategische Planung bezieht sich i.d.R. auf einen Zeitraum von 5 bis 10 Jahren. Als Planungseinheit wird aufgrund des langen Planungshorizonts meistens das Jahr verwendet. Bei den Planungsinhalten erfolgt ebenfalls eine starke Aggregation. Typischerweise werden Planwerte nur für einige wenige, strategisch bedeutsame Kennzahlen erarbeitet. Die jährlichen Planwerte für diese Kennzahlen werden in der Praxis meist als Meilensteine für das Erreichen der Ziele am Ende des Planungshorizonts genutzt. In einigen Unternehmen werden diese Plandaten in Form einer Balanced Scorecard geführt. Als Schwachstelle erweist sich sehr häufig noch immer die Überleitung der jährlichen Planwerte in die detaillierten Daten der operativen Planung. Rolling Forecast für die permanente Aktualisierung der operativen Planung Das Problem der jährlich erzeugten Plandaten besteht oft darin, dass diese fast schon veraltet sind, wenn sie den Entscheidungsträgern zur Verfügung gestellt werden. Als logische Konsequenz entstand aus diesem Missstand die Forderung nach einer Aktualisierung der Plandaten. Nur dadurch sei zu verhindern, dass Unternehmen praktisch orientierungslos gesteuert werden müssen. Allerdings ist es weder aus Kapazitätsgründen möglich, noch aus Wirtschaftlichkeitsüberlegungen heraus sinnvoll, mehrmals pro Jahr einen so hohen Arbeitsaufwand zu leisten, wie er für die operative Planung üblich ist. Folglich gilt es, Kompromisse einzugehen und genau zu prüfen, welche Planungsschritte durchgeführt werden müssen und welcher Detaillierungsgrad wirklich erforderlich ist. Die Kunst besteht darin, eine akzeptable Datenqualität mit dem geringstmöglichem Aufwand zu liefern. Ohne Unterstützung durch geeignete Planungstools ist dies allerdings ein hoffnungsloses Unterfangen. Integration der Planungsschritte in der operativen Planung Die Abfolge der Planungsschritte unterliegt einer logischen Gesetzmäßigkeit: Die in einem Schritt erzeugten Plandaten stellen meist die Inputgrößen für einen nachfolgenden Planungsschritt dar. An der Abfolge der Schritte kann man somit nichts ändern. Freiheitsgrade bestehen allerdings in deren Detaillierung. Dabei gilt: Je größer die Planungstiefe, umso höher ist auch der zu erbringende Arbeits- und Zeitaufwand anzusetzen. Neue Planungsphilosophien wie “Beyond Budgeting” und das “Better Budgeting” setzen auf dieser Erkenntnis auf: Der Blick muss sich auf das Wesentliche richten. Plandaten für einen C-Kunden, ein C-Produkt oder eine C-Kostenart sollten sich dagegen nebenbei ohne besonderen Arbeitsaufwand erzeugen lassen. Integration und Konsolidierung der Planungsergebnisse bei Konzerngesellschaften In Konzernen haben weitreichende Spezialisierungen dazu geführt, dass die Leistungsbeziehungen zwischen den verschiedenen Gesellschaften immer vielfältiger werden. Für die Planung resultiert daraus eine enorme Zunahme an Komplexität. Aus der im Unternehmen A geplanten Absatzmenge für ein Produkt lässt sich im Normalfall sehr einfach eine geplante Produktionsmenge im Unternehmen A ableiten. Bei Konzernen ist diese Einheit von Produktion und Vertrieb meist nicht mehr gegeben. Konsequenz daraus ist, dass interne Kosten und Erlöse geplant werden müssen. Zusätzlich ist sicherzustellen, dass die Planbelege für diese internen Verrechnungen auch Informationen zur Partnergesellschaft und zum Partnersegment enthalten. Diese Informationen sind unerlässlich, um die legale Konsolidierung und die Managementkonsolidierung der Plandaten vorzunehmen.
- Nutzen integrierter UN-Planung zeigt sich in der Praxis vor allem in höherer Qualität der Planungsergebnisse Fast 90% der befragten UN, die bereits vollständig integrierte Planungsmodelle nutzen, sehen diese stark bis sehr stark verbessert -> Insbesondere Ergebnisplanung (Bilanz, GuV, Cashflow) gewinnt an Aussagekraft, wenn einerseits Abhängigkeiten zwischen einzelnen Teilplänen Berücksichtigung finden und diese vollständig integriert sind sowie andererseits Ergebnisse aus den Teilplänen in die Ergebnisplanung einfließen
- The key findings of this study can be summarized into a few main hot spots… Hot spot #1: The importance of planning continues to grow, but its nature and scope are in a state of transition
- Anstatt mit professionellen Planungslösungen, planen viele UN heute immer noch mit Excel -> Völlig unabhängig von der UN-Größe oder Branche setzen nahezu alle UN Excel in irgendeiner Form für Planungszwecke ein Excel birgt jedoch viele Herausforderungen und der Lösung fehlen entscheidende Funktionen, die die Umsetzung der vorgestellten Advanced-Planning-Ansätze erschweren: Fehlende konsistente Datenbasis bei teilweise unzähligen Excel-Dateien Hohe Fehleranfälligkeit und Gefahr für Inkonsistenzen durch zahlreiche Verknüpfungen Mangelhafte Unterstützung des Planungsprozesses Einsatz von Excel für Planungszwecke, ohne ergänzende Planungsfunktionen und Datenbankanbindung, ist deshalb mit Vorsicht zu genießen. Schlechtes Kosten-Nutzen-Verhältnis, als einer der Hauptgründe, keine professionellen Planungswerkzeuge einzusetzen und dafür Excel zu nutzen, ist nur ein bedingt gültiges Argument. Sicherlich ist Excel in vielen UN bereits vorhanden und damit vordergründig „lizenzkostenfrei“. Doch durch den massiven Mehraufwand durch fehlende unterstützende Funktionen und die deutlich größeren Probleme im Rahmen der Planung amortisieren sich professionelle Planungswerkzeuge nach kürzester Zeit.
- Datenbereitstellung (Vorgabe von Ist-Daten und Zielwerten/-korridoren etc.) Dateneingabe (Eingabe von Plan-Daten, Einsammlung von Plan-Daten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen etc.) Datenverarbeitung und Zusammenfassung (Konsolidierung der Plan-Daten in einer einheitlichen Datenbasis und Erzeugung von Plan-Daten durch automatisierbare Verfahren etc.) Datenanalyse (inhaltliche Auseinandersetzung mit Plan-Daten etc.)
- Cloud BI ist ernstzunehmender Trend und könnte sich als nächste große Welle in BI-Branche entwickeln, auch im Bereich Planung! Cloud BI = Internetbasiertes Bezugs- und Bereitstellungsmodell von BI-Diensten (z.B. komplette Applikationen) -> Wesentlicher Vorteil: Bedarfsgerechte und flexible Nutzung von BI-Leistungen sowie deren nutzungsabhängige Abrechnung Im Sinne eines Advanced Planning ist der Bezug einer Planungslösung über die Cloud mit Sicherheit die modernste Form der Nutzungsmöglichkeit. Verbreitung in der D-A-CH-Region ist jedoch noch verschwindend gering -> Positives Signal sind die 40% der befragten UN, die zwar keine konkreten Pläne haben, ihre Planungslösung aus der Cloud zu beziehen, sich einen Einsatz aber grundsätzlich vorstellen können Demgegenüber stehen jedoch 52% der befragten UN, die HEUTE einen Einsatz weder planen noch sich generell vorstellen können
- Nachdem BIA&PM erläutert, warum sagen wir auch Self Service… Inflationär verwendeter Begriff im Zusammenhang mit BI -> aber wir haben ein spezielles Verständnis…