Webinaire Starxpert : Ged transverse avec alfresco

Comment mettre en œuvre sa GED
Transverse avec Alfresco
Alain Nowak
Responsable technique
anowak@starxpert.fr
Tél. : +33 1 75 57 84 80 05/03/15

Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 2
Qui est StarXpert ?
Leader français avec plus de 200 projets
réalisés en 10 ans, StarXpert est un
intégrateur de solutions OpenSource pour la
collaboration et la dématérialisation
● Platinum partner Alfresco depuis 2006
● Contributeur, Gold partner et centre de
formation officiel Zimbra depuis 2006
● Contributeur historique d'OpenOffice.org
● Contributeur GLPI / OCS depuis 4 ans

L'offre 2015
StarXpert : la plus importante équipe sur la collaboration

Qui est StarXpert ?
Apporter une alternative OpenSource aux
besoins de productivité personnelle et de
dématérialisation de nos clients.
– Étude d'opportunité, conseil en architecture
technique et fonctionnelle, organisation de projet de
migration, ...
– Mise en œuvre, déploiement, reprise des données,
intégration, formations techniques
– Conduite du changement
– Maintien en conditions opérationnelles, TMA, support
technique

Export SEDA
Connecteur
i-Parapheur
Extensions
OPAL
●édition Online de
documents
●depuis Alfresco ou OOo
Save & Attach
●sauvegarde de mails
●attachement de pièces jointes
●envoi sous forme de lien

Extensions
MultiSave - MultiDiff
Visionneuse MSOffice
SXP Sugar : Export de contacts
ASUR : statistiques d'utilisation
Admin Tools
StarXpert Save : Sauvegarde de
mails

Outils de migration
OAT
Analyse des macros MSO pour migration
SMIT
Industrialisation de la migration dans Zimbra
ADMIT
Injection massive de données dans Alfresco
Connecteur Lotus et Vdoc, Webdélib

Copyright © StarXpert 2010
Quelques références Alfresco
– Villes et Métropole
– Toulouse Métropole, Rennes Métropole, Grenoble, Nevers, Melun,
Val de Fensch, CA Pays de Romans, Dunkerque, ...
– Conseils Régionaux
● Picardie, Aquitaine, Basse-Normandie, Poitou-Charentes
– Conseils Généraux
● Ardennes (08), Aude (11), Corrèze (19), Eure (27), Nièvre (58),
Sarthe (72), Somme (80), Lozère, Haut-Rhin, Loire-Atlantique,
Loiret, …
– Enseignement Supérieur et Recherche
● Cirad, INRIA, IRSTEA, Universités de Grenoble
– Inéris, ANFR, ANSES, Habitat 76, CDG56, SDIS57
– Gie Carte Bancaire, Plastic Omnium, Systra, Editis

March 5, 2015 9
Points clés de la
présentation
– La GED Transverse : pour quoi, pour qui ?
– Les stratégies de mise en œuvre avec Alfresco
– La démarche Projet : '' Think big, start small
and move fast''
– Les connecteurs

Problématiques rencontrées
– Besoin de partage documentaire
● Portail documentaire / GED
– Besoin de travail collaboratif sur les documents
● En interne
● Avec des partenaires externes
– Besoin de retrouver les informations
● Ou sont les documents de référence ?
● Ou sont les documents liés à un tiers : administratif
(contrat, factures, PJ), fonctionnel (spécifications,
prestations attendues et fournies) ..
Améliorer l'efficacité dans un contexte de forte
volumétrie documentaire

Situation de départ
Multiplicité des sources documentaires :
● Papier
● Documents non structurés, gérés sur système de fichier
● Documents issus de diverses sources
– Outils bureautiques
– Courriers numériques ou papier, mails
– Documents produits et utilisés par des applications métier
● Documents stockés sur diverses solutions
– Armoires ..
– Documents sur système de fichiers
– GED intégrées aux applications métier
● Volumétrie importante
– Besoin de stocker, gérer, et rechercher

– Documents associés à des processus :
● Processus explicite :
– Validation formelle (Système Qualité ..)
– Signature probante (arrêtés RH, délibérations …)
– Processus de publication / diffusion sur portail
– Tout processus de l'organisation (BPM) incluant du document
● Processus implicite :
– Création de documents impliquant plusieurs acteurs
– Issus d'échanges informels (Mail ..)
– Ou formalisés avec formulaires Office / papier
– Processus documentaires gérés par divers outils
(applications métier, outil BPM) parfois en voie
d'obsolescence

– Comment organiser ces documents et processus ?
– Comment gérer les sources multiples ?
– Besoin d'urbanisation du système d'information
documentaire

Alfresco en GED transverse
StarXpert propose une stratégie de Ged
transverse basée sur Alfresco
Applications
Métiers
Modules
Personnalisations
Collaboration
Recherche

Démarche projet
– « Think big » : vision d'ensemble de la cible :
● Efficacité de la gestion documentaire
● Démarche de dématérialisation
– « Start small » : identifier les premières mises en
œuvres
– « Move fast / scale fast » : profiter de la dynamique
pour étendre l'usage

Think big
– La GED est le lieu de
stockage des
documents
– L'accès peut se faire
uniquement via les
applications métier ou
également par l'interface
de la GED

Think big
– La GED transverse proposera
● Interface utilisateur personnalisable (par projet, par
métier, ..)
● Intégration aux applications métier
● Prise en compte également la bureautique et proposer
des fonctions collaboratives
– Répondre aux problématiques :
● Quelles sont les échanges que j'ai eu avec ce tiers ?
Les documents de référence (administratifs ..), les
documents fonctionnels/techniques associés
● Partage / collaboratif
● Dématérialisation

Think big, scale/move fast
– Capacités Alfresco :
● Fonctionnel : GED, Collaboratif, Personnalisations, modules,
interfaces applications métier, gestion des processus (activiti)
● Technique :
– Scalabilité : volumétrie, montée en charge, haute disponibilité
– Intégration SI : annuaire, SSO
– Environnement de développement
– API publiques, respect des normes

Start small
– Identification du premier projet
● Quelles demandes prioritaires des utilisateurs ?
● Quels utilisateurs les plus motivés ?
● Quels processus manuels peuvent être facilités ?
– Cas typiques
● Partage de documents en interne / externe
● Projets transverses
● Faciliter le travail des utilisateurs
– Modèles d'espaces / de documents
– Actions spécifique ( ex : Créer un dossier de marché)

Exemple client : Gestion de dossiers de
marchés

Start small
– Personnalisations d'interface :
● Menus simplifiés et adaptés
● Actions spécifique
● Méta-données métier
● Utilisation de modèle d'espace
– Résultat projet
● Centralisation des informations
● Création et suivi simplifiés
– Mise en œuvre légère
– Utilité transverse, visible largement dans la structure

Exemple client : extranet projet
– Centralisation de l’ensemble des documents liés
au projet
– Partage de l’ensemble de ces documents entre les
différents intervenants

– Fonctionnalités standard Alfresco :
● Documents, blog, calendrier
– Personnalisation du tableau de bord
– Intégration annuaire et CAS
– Projet : installation, intégration architecture,
formation et conseil sur la struturation

Scale fast / move fast
– Scalabilité
– Personnalisation par site Share
– Nouvelles applications par personnalisation basées
sur Share

Architecture Alfresco

Think big : connecteurs
– Connecteurs des applications métier :
● Applications de gestion financière des collectivités
● SAP
● Produits LAD/RAD (Ephesoft, Kofax, ..)
– Connecteurs d'autres outils
● Solutions de recherche fédérée (coveo, elastic search ..)
● Produits intranet (Drupal, Liferay ..)
● ESB (Mule)
– Connecteurs Alfresco vers une application métier :
● Utilisation d'un parapheur électronique pour valider /
signer des documents
● Archivage légal SEDA

Think big : connecteurs
– Diversité des moyens techniques proposés par
Alfresco
● Fonction de serveur de fichier
● Intégration de méta-données par fichiers XML
● Appel de webservices existant dans Alfresco
● Protocole CMIS
● Appel de webservices depuis Alfresco

Première solution : Dépose de fichiers
– Dépose simple de fichiers (CIFS ou Webdav) :
● Fichiers déposés dans le répertoire
● Traitement d'intégration déclenché par une règle

Fichiers XML
– Utilisation de fichier XML :
● But : fournir les méta-données
● Un fichier XML pour 1 ou n documents (pièces jointes)

Fichiers XML et webscripts
– Dépose par fichier XML et appel de Webscript
● Couplage synchrone
● Utilisation du système de fichier
– Cas de figure
possibles :
● Import unitaire
depuis application
métier
● Import en masse
(reprise de
données)
● Courrier entrant

Appel de Webscript
– Utilisation des webscripts fournis avec Alfresco
– Ou adaptation / développement

Webscript et Webservices Alfresco
– C'est quoi les Webscript Alfresco
● Interface RESTfull
● Requetes et réponses http
● Existence de nombreux scripts dans Alfresco
● Développement de nouveaux scripts simple
– Les Webscript sont des Webservices
● Toutes actions possibles :
– Création et mise à jour de documents
– Mise à jour des méta-données
– Récupération de documents ou de méta-données
– Gestion des droits
– Si besoin d'échanges sécurisés : voir CMIS

Connecteur CMIS
– CMIS : norme d'interrogation de GED
● Le développement est portable sur une autre GED
● Evolution de l'API sous contrôle de la norme
– Norme supportée par de nombreuses GED
● Alfresco, Nuxeo
● FileNet, Documentum, SharePoint
– Clients:
● Drupal, Joomla, Liferay, eZ Publish ..

Connecteur CMIS
– Avantages de la norme
– Langage de requête
● Pas besoin d'être expert Alfresco
● Mais il faut apprendre CMIS
– Permet de piloter Alfresco
● L'échange reste contrôlé par l'application métier
– Cas d'utilisation
● Application métier utilisant Alfresco pour son stockage
● Les utilisateurs métiers utilisent l'interface métier
● Les autres peuvent accéder aux documents dans
Alfresco

Connecteur iParapheur

Traitement dans e-parapheur

Connecteur iParapheur

Intégration du courrier entrant (Ephesoft)

Intégration du courrier entrant (Ephesoft)
– Intégration dans Alfresco
● Documents numérisés, OCR
● Extraction et intégration de méta-données selon le type
de document
– Traitement du courrier entrant
● Applications existantes (Alfea, BlueXML ..)
● Développement spécifique

Conclusion
– Think big : capacités Alfresco : stockage,
recherche, intégration SI, scalabilité, connecteurs
– Start Small : projet à forte valeur ajoutée pour les
utilisateurs
● Scale fast / move fast : nouvelles
personnalisations, nouveaux services, connexion
des applications métier

Questions ?
05/03/15
Contact Commercial :
Jean-François Donikian
jfd@starxpert.fr
01 75 57 84 80
www.starxpert.fr

Webinaire Starxpert : Ged transverse avec alfresco

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Was ist angesagt? (20)

Andere mochten auch

Andere mochten auch (18)

Ähnlich wie Webinaire Starxpert : Ged transverse avec alfresco

Ähnlich wie Webinaire Starxpert : Ged transverse avec alfresco (20)

Kürzlich hochgeladen

Kürzlich hochgeladen (20)

Webinaire Starxpert : Ged transverse avec alfresco