Optimierte Vorgehensweisen für Intranet-Projekte [DE]

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EN: presentation about optimised intranet projects - mostly in German
DE: Präsentation vom IX. Austrian Intranet Dialog am 20.09.2013 in Wien über die Notwendigkeit neue und besser geeignete Projektansätze für Intranets und Digital Workplaces zu verwenden

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Optimierte Vorgehensweisen für Intranet-Projekte [DE]

  1. 1. 1 Jenseits von Wasserfall und Lastenheft: Vorgehensweisen für Intranet- Projekte Wien 20.09.2013 Stephan Schillerwein stephan@schillerwein.net www.schillerwein.net www.intranet-matters.de @IntranetMatters IX. Austrian Intranet Dialog
  2. 2. 2 WARUM? Bisherige Vorgehensweisen berücksichtigen meist nicht die Besonderheiten des Mediums
  3. 3. 3 Der Klassiker …
  4. 4. 4 Source: unknown
  5. 5. 5 Unterschätze Komplexität
  6. 6. 6 Projekte: der Pfad von der Idee oder dem Problem zur Lösung Idee/Problem Lösung
  7. 7. 7 Projekte: der Pfad von der Idee oder dem Problem zur Lösung Idee/Problem IndenLadengehtund Produktkaufen Lösung
  8. 8. 8 Projekte: der Pfad von der Idee oder dem Problem zur LösungIdee/Problem Ziele Analyse,Anforderungen& Spezifikation Auswahlder Lösungskomponenten Umsetzungskonzept& Implementierung Roll-out Lösung Alle Schritte sind erforderlich Das «Wie» ist anpassbar
  9. 9. 9 Der Redesign-Irrtum
  10. 10. 10 Common misconceptions about Redesigns AnewDesignand… alittlepaint…willsolveallproblems Photo credits: Robert Crum, http://flickr.com/photos/13010608@N02/2441931412/, Jennifer Bührer, http://flickr.com/photos/jenniferbuehrer/64482736/, Natalie!!, http://flickr.com/photos/taiyo/2318277706/
  11. 11. 11 … und viele weitere …
  12. 12. 12 Gründe gegen herkömmliche Vorgehensweisen • Fehlende Balance in der Konzeption – zwischen unzureichend (Technologie-orientierung) und «overkill» (Wasserfall-orientierte Vorgehensweisen) • Fehlende oder fehlgerichtete Benutzer-orientierung • Mangelnde Abstimmung zwischen Konzeptions- und Umsetzungsphase (am System vorbei konzeptioniert) • Übermässiger Fokus auf die «3 magischen Projektdimensionen»
  13. 13. 13 Gründe gegen herkömmliche Vorgehensweisen • Unterschätzung der politischen Dimension, der Vielzahl an Stakeholdern, Disziplinen, erforderlichen Voraussetzungen (nicht nur auf technischer Ebene), Abhängigkeit von kulturellen Faktoren, … • Fehlen einer ganzheitlichen Sicht • Übermässige Fokussierung auf den Launch • …
  14. 14. 14 … plus: geänderte technologische Rahmenbedingungen
  15. 15. 15 Warum Vorgehensweisen aus der «Ära vor 2010» nicht mehr funktionieren Das «Speiseplan»-Intranet… • relativ wenig Front-end Funktionalität und somit einen geringen Anteil an individuellem Interaktionsdesign • intensive Beschäftigung mit diesem Funktionsspektrum (CMS) – was mit der Zeit aber durch die Software-Hersteller weitgehend und standardisiert abgedeckt wurde • Interaktionsdesign im Backend wurde typischerweise nicht angepasst, da der Nutzerkreis beschränkt war und geschult wurde • Stakeholder meist weitgehend im Projekt integriert (Autoren, Kommunikation, …)  Konzeption konnte weitgehend isoliert erfolgen Der digitale Arbeitsplatz … • viel Front-end Funktionalität und somit einen hohen Anteil an individuellem Interaktionsdesgin • vor allem vor dem Hintergrund der mangelnden Usability-Orientierung und Reife der Anbieter in diesem Markt • viele generische Funktionen (z.B. Collaboration), aber ebenso sehr viele hochgradig individuelle Funktionen und Abläufe (z.B. Apps) • Backend-Funktionen unrelevant, sofern sie vom normalen Nutzer versteckt bleiben • Upgrade-Fähigkeit ein grosses Thema • Jeder Mitarbeiter ist ein Stakeholder  Konzeption losgelöst vom System und Endanwender funktioniert nicht mehr
  16. 16. 16 INTRANET PROJEKT- METHODE
  17. 17. 17 Aus hoher Flughöhe betrachtet nicht anders als jede andere Projektmethode auch … Explore & Envision Prepare & Design Build & Implement Use & Sustain
  18. 18. 18 Intranet & Digital Workplace Project Structure Plan Operations: Use & Sustain Go-Live Process Project Review Technical Operations Business Operations Phase 3b: Build & Implement (Business-Stream) Adoption Support Creation & Migration Roll-out of organisational concept Phase 3a: Build & Implement (Technology-Stream) Technical Concept System Setup Implementation Content Integration Testing & Quality Assurance Phase 2: Prepare & Design Business Requirements Roadmap Solution Concept Organisational Concept System Evaluation Phase 1: Explore & Envision Analysis Vision & Strategy Phase 0: Project Initialisation Business Case Project Scope Project Setup xPhaseA:Project&ExpectationManagement xPhaseB:ChangeManagement xPhaseC:Communication Stephan Schillerwein, version 1.4 – Licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License
  19. 19. 19 Beispiel: Übersicht der Arbeitspakete der Phase 1 WP 1-1 Analysis Verständnis für den Ist- Zustand herstellen WP 1-2 Vision & Strategy (Fern-) Ziel und Weg skizzieren
  20. 20. 20 Beispiel eines Arbeitspakets: WP 1-2: Vision & Strategy WP 1-2 Vision & Strategy Vision, mission and value drivers Values & principles Strategy Goals & objectives Implications of the strategy Change management plan  Milestone 
  21. 21. 21 VERTIEFUNG AM BEISPIEL DER KONZEPTIONSSCHRITTE
  22. 22. 22 Die zwei Hauptkomponenten der Lösungskonzeption Bedürfnis- analyse Spezifikation Umsetzung ZielWeg / Mittel zum Zweck
  23. 23. 23
  24. 24. 24 Die 4 kritischen W’s eines Intranet-Projekts Warum? Was? Womit? Wie? Ich versteh’ nicht, wie das gehen soll...?! Wie sieht das denn aus…??? Vorher war das aber besser!!!
  25. 25. 25 Bedürfnisanalyse
  26. 26. 26 «Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt schnellere Pferde» - Henry Ford
  27. 27. 27 Listening  Watching / Documenting  Showing „Don't just implement feature requests from "user representatives" or "business analysts." The most common way to get usability wrong is to listen to what users say rather than actually watching what they do. Requirement specifications are always wrong. You must prototype the requirements quickly and show users something concrete to find out what they really need.“ (Jakob Nielsen's Alertbox, February 19, 2008: Top-10 Application-Design Mistakes, http://www.useit.com/alertbox/application-mistakes.html )
  28. 28. 28 Techniken für die Bedürfnisanalyse Befragungen • Online-Umfragen • Interviews • Auswertung von Feedback • Apreciative Inquiry • Excellence-focused Inquiry • «Value proposition»-focused Inquiry Gruppen-basiert • Focus Groups • World Café • Brainwriting • Collaborative Sketching Aufgaben • Usability-Testing • Arbeitsbeobachtung (Contextual Inquiry/ Observation) • «Tagebuch» -Analyse (Self-Reporting) • Auto-Reporting • Prozess-Analyse Potentiale • Business Analyse • Benchmarking • Historic Lost Opportunities Analysis
  29. 29. 29 Aber welche Technik nehme ich denn für was und wann?
  30. 30. 30 Übersicht Techniken nach Phasen •Business Analyse •(Potential-orientierte) Interviews •Prozess-Analyse •(Online-Umfrage) Business Case •Online-Umfrage •Auswertung von Feedback •Interviews •Arbeitsbeobachtung Analysis •Gruppen-basierte •Interviews Strategy •Arbeitsbeobachtung •Spezifische Befragungen •Business Analyse •Prozess-Analyse Requirements •Interviews •Arbeitsbeobachtung •Sketching Solution Concept
  31. 31. 31 Spezifikation
  32. 32. 32 Fokus auf Funktionalität reicht nicht aus Usability • Funktionalität • Intuitivität • Berechenbarkeit Feel • Joy of Use • Interaktion • Reaktion Look • Glaubwürdigkeit • Vertrauen • Stimmung
  33. 33. 33 Benutzerorientierte Produktgestaltung mittels User-centered Design >User-centeredDesign< Usability «Can Do» Zufriedenstellung Benutzbarkeit Nützlichkeit User Experience «Will Do» Attraktivität Erwartungskonformität (Positive) Reaktion
  34. 34. 34 An approach to user-centered and lean specification Basic Personas Mental Model Key Tasks Rough Scenarios Prototypes Other Tasks Outline Consol- idation System evaluation Specification on system Feasability check
  35. 35. 35 Je klarer die Ausrichtung, desto einfacher und unaufwändiger die Konzeptionsschritte Explore & Envision Prepare & Design Build & Implement Use & Sustain Klarheit und Konzeptionsaufwand Systemauswahl Festpreis-Umsetzung
  36. 36. 36 ZUSAMMENFASSUNG
  37. 37. 37 Don’t aim for a perfect solution with the first release, as the real user input will only start to come in after the roll-out of the solution. www.fredericw.com
  38. 38. 38 Die wichtigsten Punkte im Überblick • Intranets sind komplexe Projekte – Anforderungen an Projektmanagement nicht unterschätzen • Ein Projektstrukturplan ist die Grundlage aller durchzuführenden Schritte • Das Optimierungspotential liegt darin, wie man die Schritte durchführt • Iterativ vorgehen, mit frühen Ergebnissen, durchgängigem Einbezug der Benutzer und möglichst wenig Politik
  39. 39. 39 Profile Stephan Schillerwein  15+ years of experience in Digital Media and Information Management, specializing in Intranets, Social Collaboration and the Digital Workplace  100+ projects at 50+ organizations of all sectors & sizes  Formerly Online and Intranet Manager at several large enterprises and Director of the Intranet Benchmarking Forum  Business computer scientist – speaks language of “both sides”  Author, conference speaker, jury member, blogger, …  Partner of the Worldwide Intranet Challenge Intranet & Digital Workplace Advisor Project Focus:  Vision & Strategy  Coaching & Enabling  System evaluation  Intranet Methodology  360° Intranet Assessment  Findability  Lean specification  Organisational Concepts  …
  40. 40. 40 Thank you ! Taking the next step in Digital Transformation - together Stephan Schillerwein stephan@schillerwein.net www.schillerwein.net www.intranet-matters.de @IntranetMatters

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