Presentatie van 28 september 2012 over het wijzigen van het archieftoezicht ten gevolge van de Wet Revitalisering generiek toezicht

1. Veranderend
archieftoezicht
Ingmar Koch
Provinciale Archiefinspectie
Noord-Brabant
28 september 2012
Foto: JLMaral

2. W ga ik vertellen?
at
Korte voorgeschiedenis
Wijzigingen Archiefwet
Beleidskader
Wijzigingen provinciale organisatie

3. De voorgeschiedenis…

4. 2005: Kaderstellende visie op toezicht
Minder last – meer effect

5. 2005
Interbestuurlijk toezicht herijkt
aka
“Commissie Alders”

6. 2007
Van specifiek naar generiek
alias
“Commissie Oosting”
I E
I F
C
GE E
N ES P
RK IE
K
Foto: Chuck Coker

7. “De commissie meent dat het
specifieke interbestuurlijk
toezicht in de Archiefwet kan
Generiek worden afgeschaft. […]
toezicht
Indien gemeenten, water-
schappen of provincies zich
niet houden aan de
verplichtingen uit de
Archiefwet, kan door de
meest nabije bestuurslaag
worden ingegrepen op grond
van de taakverwaarlozings-
regeling.”
Foto: I.Koch

8. W Revitalisering Generiek Toezicht
et
Toezicht door naast hogere overheid
Versterking van horizontale verantwoording
en kwaliteitsborging
Gelijkwaardigheid van de bestuurslagen
Sober, selectief en proportioneel

9. W Revitalisering Generiek Toezicht
et
Toezicht door naast hogere overheid
2
Versterking van horizontale verantwoording
01
en kwaliteitsborging er2
ob
ktde bestuurslagen
Gelijkwaardigheid van
o
1
Sober, selectiefn proportioneel
va en
ng
inga
Met

10. En dat ziet er dan zo uit

11. De Archiefwet 1995 wordt gewijzigd:
A
In artikel 7 vervallen de tweede en derde
volzin.

12. Artikel 7
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te
vervangen door reprodukties, teneinde de aldus
vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de
vervanging van archiefbescheiden die niet als te
vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5
bedoelde lijsten, is een machtiging vereist van Onze
minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft
voor de bewaring waarvan een andere dan een
rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van
gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens
een machtiging tot vernietiging in.

13. Artikel 7
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te
vervangen door reprodukties, teneinde de aldus
vervangen bescheiden te vernietigen.

14. Maar...
Tijdstip wijziging artikel 7 nog onbekend
Onderzoek naar noodzakelijke aanvullingen in
wet- en regelgeving
Waarschijnlijk toevoegingen in Archiefregeling

15. De Archiefwet 1995 wordt gewijzigd:
A
In artikel 7 vervallen de tweede en derde
volzin.
B
De artikelen 33 en 34 vervallen.

16. Artikel 33
1. Overeenkomstig een door provinciale
staten vast te stellen verordening oefenen
gedeputeerde staten toezicht uit op de
aan burgemeester en wethouders in
artikel 30, eerste lid, opgedragen zorg
voor de archiefbescheiden. Zij bedienen
zich daartoe van de in artikel 28
genoemde provinciale inspecteur.

17. Artikel 33
2. Burgemeester en wethouders
onderwerpen de plannen betreffende
bouw, verbouwing, inrichting of
verandering van inrichting van een
archiefbewaarplaats of tot
ingebruikneming van gebouwen of
gedeelten van gebouwen als
archiefbewaarplaats, aan de goedkeuring
van gedeputeerde staten. […]

18. Artikel 34
1. Gedeputeerde staten zijn bevoegd tot
toepassing van bestuursdwang ingeval
burgemeester en wethouders niet aan de
in artikel 30, eerste lid, genoemde
verplichting voldoen.

19. De Archiefwet 1995 wordt gewijzigd:
A
In artikel 7 vervallen de tweede en derde volzin.
B
De artikelen 33 en 34 vervallen.
C
De artikelen 38 en 39 worden vervangen door:
Artikel 38
Met betrekking tot de uitvoering van deze wet door het dagelijks
bestuur zijn de artikelen 124, 124a, 124c tot en met 124i alsmede
hoofdstuk XVII van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

20. Gemeentewet artikel 124 ev
Wanneer […] het college […] een bij of krachtens
een andere dan deze wet gevorderde beslissing
niet of niet naar behoren neemt dan wel bij of
krachtens een andere dan deze wet gevorderde
handeling niet of niet naar behoren verricht, of
anderszins een bij of krachtens een andere dan
deze wet gevorderd resultaat niet, niet tijdig of niet
naar behoren tot stand brengt, besluiten
gedeputeerde staten […] daarin namens […] het
college […] te voorzien ten laste van de gemeente.
Tekening: Hokusai

21. Wat blijft in de Archiefwet?
Verplichte melding archiefverordeningen aan GS
Machtigingen voor
vervreemding,
opschorting overbrengingstermijn en
beperking van openbaarheid

22. Gevolgen voor lokale overheden
Versterking / verzwaring
horizontaal toezicht (interne
controle)
Verslaglegging wordt verplicht
Toezicht op beheer wordt
horizontaal toezicht op gehele
archiefketen
Oordeel van de Raad /
Algemeen Bestuur essentieel
Foto: Jan Banning

23. Algemeen Beleidskader
indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing
• Selectief, proportioneel en risicogericht
• Nadruk op eigen verantwoordelijkheid
• Efficiënte informatievraag
• (Waar mogelijk) systeemtoezicht (met reality-
checks)
• Zo nodig interventie met generieke instrumenten
Tekening: Peter van Straaten
• Interventies lopen stapsgewijs op in zwaarte.

24. Risicogericht toezicht
• Recente eigen ervaringen
• Niet functioneren van het horizontale toezicht
• Te weinig gegevens over organisatie bekend
• Risicovolle gebeurtenissen / omstandigheden
• Klachten en/of signalen van derden
Foto:A Syn

25. Informatie-arrangement
Welke informatie heeft de provincie nodig?
• Verordening systematische toezichtsinformatie
• Uitkomsten horizontaal toezicht
• Waarstaatjegemeente.nl
Foto: Intersection Consulting

26. en IBT
“De provincie houdt toezicht op de systemen en
processen, strategieën en procedures die de
kwaliteit van uitvoering structureel borgen
(systeemtoezicht). In beperkte bezoeken
controleren we of het systeem werkt in de praktijk
(reality-checks).”
PNB
Foto: KaliZ

27. Reality check, wat is dat?
A reality check is, in
essence, a method
of deducing whether
one is in a dream or
in real life.
Foto: Aldrea
http://lucid.wikia.com/wiki/Reality_check

28. Reality checks gaan niet
over het archiefbeheer, maar
over het interne toezicht.
Foto: Photos8.org

29. Interventieladder
Foto: Theen Moy

30. Sanctie
indeplaatsstelling
Laatste kans voor
indeplaatsstelling
Vooraankondiging juridische
interventie
Afspraken over verbetering
Specifieke informatie opvragen en valideren
Signaleren
Generieke informatievergaring volgens
afspraken Informatie-arrangement

31. Aanvullend beleidskader
Archieftoezicht
Taakverwaarlozingstoetsingscriteria
– Gebaseerd op Archiefwet en -regelgeving
– Parallel aan de KPI’s
Foto: Lisa Norwood

32. Provinciale organisatie
Archiefinspectie Samen met alle
is opgegaan in bureau interbestuurlijke
Interbestuurlijke toezichthouders
Betrekkingen & Toezicht
Foto: I.Koch

33. Foto: Shirley de Jong

34. Foto: Erik van der Burgt
Dank u