Presentatie van Jan van Boeijen en Eric Landwaart (COOP Supermarkten) i.s.m. ReadSoft: 'E-factuurverwerking en koppelen aan inkooporders in SAP', Seminar E-procurement & E-invoicing - 1 juli 2010 #sepei

1. E-factuurverwerking en koppeling aan inkooporders in SAP Oplossing met Readsoft Eric Landwaart Jan van Boeijen

3. Coop Supermarkten: wie zijn wij? Landelijke keten met 250 supermarkten € 0,78 Miljard consumentenomzet Omzetgroei Coop groep + 5,1% t.o.v. 2008 Totale verkoopvloeroppervlakte Coop winkels bedraagt 123.000 m² Ruim 700.000 leden consumenten Drie distributiecentra Alle Distributiecentra´s op SAP Vleesverwerkingsbedrijf Aantal medewerk(st)ers > 4.000 Aantal binnenkomende facturen per week +/- 20.000 18.000 via EDI en 2.000 papier

4. Winkelaantallen: Supercoop eigen filialen 34 Supercoop franchisers 7 Coop eigen filialen 37 Coop franchisers 70 CoopCompact franchisers 57 Totaal Coop formules 205 Overige supermarkten 45 Totaal 250 Coop Supermarkten: waar zitten wij?

6. Factuurstromen Kostenfacturen (FI): Facturen die niet gerelateerd zijn aan inkooporder. Deze komen altijd binnen op papier. DC facturen (MM): Een DC factuur is een factuur die gerelateerd is aan een inkooporder en goederenontvangst. In deze factuur kan een prijs- of hoeveelheidsverschil zitten t.o.v. de levering. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen. Rechtstreekse leveringen: Deze stroom betreft leveringen die direct aan de winkels gedaan worden buiten het DC om. De winkelbestellingen worden één op één doorgegeven aan de leveranciers via centrale automatisering van Coop, facturatie loopt via servicekantoor Coop. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen. De bestellingen vanuit de winkels richting DC en leveranciers vinden voor 99% via EDI plaats.

7. Verwerking factuurstromen voor implementatie Readsoft Kostenfacturen (SAP): - Stempelen - Coderen en boeken in SAP - Verdelen naar budgetverantwoordelijken - Na accoord betalingsblokkade verwijderen - Archiveren DC facturen (SAP): EDI: - Inlezen op kopniveau - Verschillen op factuurniveau - Verschillen a.d.h.v. papier uitzoeken - Communicatie verschillen via excel Papier: - Handmatige invoer kopniveau - Inkooporders toevoegen - Verschillen a.d.h.v. papier uitzoeken - Communicatie verschillen via excel Rechtstreekse leveringen (Oude systemen) EDI: - Facturen op artikel of bonniveau doorbelast Papier: - Handmatig op bonniveau Handmatig Geautomatiseerd Handmatig

8. Proces van implementatie Procesbeschrijving oude werkwijze Blauwdrukfase uitgaande van standaard SAP Opleiding medewerkers nieuwe werkwijze met behulp van testscenario´s (The teacher teaches) Doorvoeren aanpassingen Gefaseerde livegang (FI, DC, RL) Evaluatie

11. Factuurstromen Kostenfacturen (FI): Facturen die niet gerelateerd zijn aan inkooporder. Deze komen altijd binnen op papier. DC facturen (MM): Een DC factuur is een factuur die gerelateerd is aan een inkooporder en goederenontvangst. In deze factuur kan een prijs- of hoeveelheidsverschil zitten t.o.v. de levering. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen. Rechtstreekse leveringen Deze stroom betreft leveringen die direct aan de winkels gedaan worden buiten het DC om. De winkelbestellingen worden één op één doorgegeven aan de leveranciers via centrale automatisering van Coop, facturatie loopt via servicekantoor Coop. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen. De bestellingen vanuit de winkels richting DC en leveranciers vindt voor 99% via EDI plaats. Kostenfacturen (FI): Facturen die niet gerelateerd zijn aan inkooporder. Deze komen altijd binnen op papier.

15. Kostenfacturen (FI): Facturen die niet gerelateerd zijn aan inkooporder. Deze komen altijd binnen op papier. DC facturen (MM): Een DC factuur is een factuur die gerelateerd is aan een inkooporder en goederenontvangst. In deze factuur kan een prijs- of hoeveelheidsverschil zitten t.o.v. de levering. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen. Rechtstreekse leveringen Deze stroom betreft leveringen die direct aan de winkels gedaan worden buiten het DC om. De winkelbestellingen worden één op één doorgegeven aan de leveranciers via centrale automatisering van Coop, facturatie loopt via servicekantoor Coop. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen. De bestellingen vanuit de winkels richting DC en leveranciers vindt voor 99% via EDI plaats. DC facturen (MM): Een DC factuur is een factuur die gerelateerd is aan een inkooporder en goederenontvangst. In deze factuur kan een prijs- of hoeveelheidsverschil zitten t.o.v. de levering. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen. Factuurstromen

26. Dank voor uw aandacht

33. Blauwdruk: