Besser kommunizieren in ProjektenKurzworkshop                     © 2001-2012 InLoox GmbH
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Besser kommunizieren in Projekten

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Wenn Projekte scheitern, liegt es nicht selten an unzureichender Kommunikation im Projekt. In dieser Präsentation lernen Sie einfache Tipps und Tricks kennen, um den Informationsfluss in Ihren Projekten zu verbessern und alle Beteiligten stets über die neuesten Projektentwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Weitere Informationen zur in der Präsentation vorgestellten Projektmanagement-Software InLoox PM erhalten Sie unter http://www.inloox.de

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  1. 1. Besser kommunizieren in ProjektenKurzworkshop © 2001-2012 InLoox GmbH
  2. 2. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 2 Inhalt Warum scheitern Projekte? Aufgaben der Projektkommunikation Ziele der Projektkommunikation Probleme in der Projektkommunikation und ihre Folgen Wie kann man es besser machen? • Besprechungen optimieren • Informationen dokumentenbasiert verteilen • Ressourcenauslastung kommunizieren • Aufgaben und Arbeitspakete verteilen • Mit erhaltenen Projektinformationen richtig umgehen • Den Projektfortschritt kommunizieren © 2001-2012 InLoox GmbH
  3. 3. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 3 Warum scheitern Projekte? Quelle: Hagen, Stefan: Warum scheitern Projekte? In: PM-Blog. Abgerufen unter: http://pm- blog.com/2009/07/04/warum-scheitern-projekte/ © 2001-2012 InLoox GmbH
  4. 4. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 4 Projektkommunikation – Aufgaben Führungs- Führungs- kräfte Verteilung projekt- projekt- Stakeholder relevanter Projektleiter Informationen an… Team- Team- mitglieder © 2001-2012 InLoox GmbH
  5. 5. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 5 Kommunikationsziele Motivation für alle Projektakzeptanz Beteiligten Vermittlung von… Projektsinn Projektfortschritt Perspektiven für die Projektbeteiligten © 2001-2012 InLoox GmbH
  6. 6. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 6 Die Realität sieht aber häufig anders aus… Wie es der Kunde beschrieben hatte Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm © 2001-2012 InLoox GmbH
  7. 7. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 7 Mangelnde Kommunikation – ein Schlüsselproblem in vielen Projekten Was der Projektleiter verstanden hatte Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm © 2001-2012 InLoox GmbH
  8. 8. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 8 Mangelnde Kommunikation – ein Schlüsselproblem in vielen Projekten Was der Software - Software- Designer entwarf Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm © 2001-2012 InLoox GmbH
  9. 9. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 9 Mangelnde Kommunikation – ein Schlüsselproblem in vielen Projekten Was der Programmierer daraufhin entwickelte Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm © 2001-2012 InLoox GmbH
  10. 10. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 10 Mangelnde Kommunikation – ein Schlüsselproblem in vielen Projekten Wie es der Vertrieb verkaufte Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm © 2001-2012 InLoox GmbH
  11. 11. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 11 Mangelnde Kommunikation – ein Schlüsselproblem in vielen Projekten Wie das Projekt dokumentiert wurde Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm © 2001-2012 InLoox GmbH
  12. 12. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 12 Mangelnde Kommunikation – ein Schlüsselproblem in vielen Projekten Was beim Kunden installiert wurde Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm © 2001-2012 InLoox GmbH
  13. 13. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 13 Mangelnde Kommunikation – ein Schlüsselproblem in vielen Projekten Was in Rechnung gestellt wurde Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm © 2001-2012 InLoox GmbH
  14. 14. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 14 Mangelnde Kommunikation – ein Schlüsselproblem in vielen Projekten Wie der Support aussah Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm © 2001-2012 InLoox GmbH
  15. 15. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 15 Mangelnde Kommunikation – ein Schlüsselproblem in vielen Projekten Was der Kunde wirklich gebraucht hätte Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3 http://www.businessballs.com/treeswing.htm © 2001-2012 InLoox GmbH
  16. 16. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 16 Wie werden Projektinformationen meist verteilt? • In persönlichen Gesprächen • Per Telefon • Per E-Mail • In Projekt-Meetings ABER: ABER Die manuelle Verteilung von Projektinformationen kann zu zahlreichen Problemen führen. © 2001-2012 InLoox GmbH
  17. 17. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 17 Probleme durch die manuelle Verteilung von Informationen • Großer Aufwand • Hohe Fehleranfälligkeit • Großer Informationsvorrat in persönlichen E-Mails, Checklisten, Notizen und Kalendereinträgen, der dem Team häufig nur begrenzt zugänglich ist. • Dynamische Entwicklungen lassen sich kaum darstellen (z.B. Projektfortschritt, Ressourcenauslastung). • Echtzeit-aktuelle Informationen fehlen. © 2001-2012 InLoox GmbH
  18. 18. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 18 Die Folgen… Ungeklärte Verantwortlichkeiten Vgl.: Boy, Jacques; Dudek, Christian; Kuschel, Sabine (1994): Projektmanagement. Grundlagen, Methoden und Techniken, Zusammenhänge, Bremen/Gabal © 2001-2012 InLoox GmbH
  19. 19. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 19 Die Folgen… Unklare Aufgabenverteilung und Deadlines © 2001-2012 InLoox GmbH
  20. 20. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 20 Die Folgen… Vergebene Chancen auf erfolgreiches Projektmarketing Vgl.: Boy, Jacques; Dudek, Christian; Kuschel, Sabine (1994): Projektmanagement. Grundlagen, Methoden und Techniken, Zusammenhänge, Bremen/Gabal sowie: Mitzlaff, Matthias von: Was in Projekten schief gehen kann. Abgerufen unter: http://www.competence- site.de/downloads/77/2d/i_file_34198/Artikel_Projekte-schief- gehen_MvMitzlaff.pdf © 2001-2012 InLoox GmbH
  21. 21. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 21 Die Folgen… Konflikte und Demotivation im Team Vgl.: http://www.cartoonstock.com/lowres/thu0383l.jpg © 2001-2012 InLoox GmbH
  22. 22. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 22 Wie kann man es besser machen? 1. Besprechungen effizienter machen © 2001-2012 InLoox GmbH
  23. 23. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 23 Meetings effizienter machen – Die Google-Regeln 1. Kein Meeting ohne definierte Ziele und fixe Agenda 2. Ergebnisse protokollieren 3. Meeting in kleinere Themenblöcke unterteilen 4. „Sprechstundenzeiten“ von Vorgesetzten 5. Emotionen und personenbezogene Inhalte bleiben draußen. 6. Die Uhr bestimmt das Besprechungsende. Quelle: Gallo, Carmine: How to Run a Meeting Like Google. In: Bloomberg Businessweek. Abgerufen unter: http://www.businessweek.com/smallbiz/content/sep2006/sb20060927_2 59688.htm © 2001-2012 InLoox GmbH
  24. 24. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 24 Wie kann man es besser machen? 2. Dokumenten- basierte Informationsverteilung verbessern © 2001-2012 InLoox GmbH
  25. 25. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 25 Dokumentenmanagement in Outlook oder anderer E-Mail-Groupware Klare Regeln für die E-Mail- Kommunikation aufstellen Eine Mail – ein Thema, eine Mail – ein Empfänger… usw. Dateianhänge intern vermeiden Gefahr des Arbeitens mit unterschiedlichen Revisionsständen. Voraussetzung: Dokumente werden nicht lokal, sondern im Netzwerk gespeichert. E-Mails archivieren, nicht löschen So wird Kommunikation nachvollziehbar und verbindlich Ordnerstruktur in Outlook anlegen So können Informationen schnell gefunden werden © 2001-2012 InLoox GmbH
  26. 26. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 26 Dokumentenmanagement in Projektmanagement-Software Zentrale Dokumentenablage Zugriff aus jedem Projekt auf die zugehörigen Unterlagen Schnelle Dokumentenverwaltung Dateien lassen sich bei InLoox PM direkt in Projektordner ablegen und kennzeichnen, z.B. mit einem Bearbeitungsstatus Dokumenten-Ordneransicht Dokumente können in gewohnten Ordnerstrukturen organisiert werden Vernetzung von Projektinformationen Dokumente können mit Projektplänen, Zeiterfassungseinträgen und Mindmaps verknüpft werden © 2001-2012 InLoox GmbH
  27. 27. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 27 Wie kann man es besser machen? 3. Ressourcen- auslastung kommunizieren © 2001-2012 InLoox GmbH
  28. 28. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 28 Ressourcenauslastung in Outlook oder anderer E-Mail-Groupware Wichtiges Tool: Kalender Öffentliche Kalender von Personen, Räumen oder Maschinen zeigen Verfügbarkeiten an Voraussetzung: Gewissenhafte Pflege der Kalender Frei/abwesend/gebucht/vorbehaltlich Projektzuordnung eintragen Jobkürzel/Projektnummer angeben Nachteil: Der Kalender jeder Projektressource muss vor deren Belegung separat geprüft werden. Vorteil: Viele Anrufe/Mails werden durch gepflegte öffentliche Kalender überflüssig © 2001-2012 InLoox GmbH
  29. 29. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 29 Ressourcenauslastung in Projektmanagement-Software Ressourcen-Übersicht Bei InLoox PM werden bspw. auch Outlook-Kalendertermine berücksichtigt. Grafische Übersicht Die (Über-)Belegung der Ressourcen ist auf einen Blick ersichtlich. Multiprojekt-Option Auslastung kann für ein spezifisches Projekt oder für alle Projekte angezeigt werden. Vorteil: Man muss nicht alle Kalender auf Verfügbarkeiten hin durchsuchen. © 2001-2012 InLoox GmbH
  30. 30. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 30 Wie kann man es besser machen? 4. Aufgaben und Arbeitspakete verteilen © 2001-2012 InLoox GmbH
  31. 31. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 31 Aufgaben in Outlook oder anderer E-Mail- Groupware Mails als Aufgaben kategorisieren Aufgabe, Kalendertermin UND Status- Mail zurück Zuständigkeit klären Wer macht es? Zuerst direkt beantworten, dann zusätzlich weiterleiten Deadlines als Kalendertermin eintragen Erinnerungsfunktion nutzen So wird man rechtzeitig auf relevante Termine hingewiesen. © 2001-2012 InLoox GmbH
  32. 32. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 32 Arbeitspakete und Aufgaben in Projektmanagement-Software Arbeitspakete Durch deren Zuteilung wissen Teams und Einzelne genau, was wann von wem zu tun ist. Das Team wird so von zahlreichen Mails, Anrufen und Meetings entlastet. Verbindung zum Projektplan So werden z.B. Änderungen am Projektplan automatisch an die zuständigen Teammitglieder kommuniziert. Synergieeffekte Arbeitspakete können mit Outlook- Aufgaben und Kalenderterminen synchronisiert werden. Rückmeldung Die Rückmeldung erledigter Arbeitspakete erfolgt direkt in den Projektplan. Eine Rundmail an alle Beteiligten entfällt. © 2001-2012 InLoox GmbH
  33. 33. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 33 Wie kann man es besser machen? 5. Empfänger: Umgang mit Projektinformationen © 2001-2012 InLoox GmbH
  34. 34. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 34 Informationen sinnvoll filtern Wichtigkeit Ist relevant? – Nein? – Ignorieren/Abbestellen Dringlichkeit Ist dringend? – Nein? – Nachverfolgen, z.B. mit Flag, Kalendereintrag und Status-Mail Zuständigkeit Wer macht es? – zuerst direkt beantworten, dann zusätzlich weiterleiten, wenn nötig Posteingang klein halten Hier nur aktuelle/dringliche Mails aufbewahren © 2001-2012 InLoox GmbH
  35. 35. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 35 Wie kann man es besser machen? 6. Projektfortschritt kommunizieren © 2001-2012 InLoox GmbH
  36. 36. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 36 Projektfortschritt Dynamische Entwicklung Der Projektfortschritt ändert sich permanent, weil Ressourcen schneller/langsamer vorankommen als geplant. Echtzeit-aktuelle Informationen Echtzeit-aktuelle Informationen sind manuell nur schwer kommunizierbar. Darunter leiden v.a. mobile und externe Projektpartner. Grafischer Überblick Anstehende und erledigte Aufgaben, Meilensteine und Termine sind auf einen Blick ersichtlich. Rückmeldungen direkt aus Outlook So ist der Pflegeaufwand für die Teammitglieder minimal und der Projektfortschritt jederzeit klar ersichtlich. © 2001-2012 InLoox GmbH
  37. 37. Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 37 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! InLoox ist eine Software der: InLoox GmbH | Kantstraße 2 | D-80807 München Telefon: +49 (0) 89 358 99 88 - 0 | Fax: +49 (0) 89 358 99 88 - 99 E-Mail: info@inloox.com | www.inloox.de Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. © 2001-2012 InLoox GmbH

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