Criando projetos mestres ms project 2010 server

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Introdução

No Microsoft Project 2010, projetos mestre são aqueles que tem como objetivo principal organizar uma coleção de
projetos consolidados, os quais estão relacionados e serão coordenados de maneira articulada. Os projetos mestre
exibem a hierarquia de execução de projetos conectados entre si, permitindo sua gestão e cont role centralizado para
facilitar sua execução, monitoria e controle. Os projetos que constituem o projeto mestre são conhecidos pelo
Microsoft Project Server 2010 como subprojetos.

Na terminologia comumente utilizada para gestão de projetos, os Projetos Mestre também são chamados de
Programa. O Microsoft Project Server 2010 possui entre suas características a opção de criação de projetos mestre, os
quais podem ser salvos, publicados e coordenados de maneira simultânea no servidor.

Para ilustrar o trabalho que será realizado, utilizaremos como exemplo uma empresa que deseja realizar uma série de
upgrades nos seus sistemas de TI. Três sistemas serão atualizados (Microsoft Office, Sistema de Emissão de Invoices
e Sistema de Controle Logístico). Uma equipe de TI foi atribuída como responsável pela execução destes três projetos,
de modo que o Projeto Mestre - Programa de Upgrade de Sistemas foi estabelecido para consolidar e hierarquizar
estas iniciativas.

Os próximos passos irão ilustrar de maneira detalhada os procedimentos necessários para a criação de Programas e
Projetos Mestre no Microsoft Project Server 2010.

Passo 1 Estruturar o Programa e seus subprojetos

Para iniciar o trabalho, você deve identificar os projetos que irão compor o seu programa, e como será sua estrutura e
hierarquia de execução. Uma das questões mais sensíveis quando se criam programas e projetos mestre é como os
projetos estarão relacionados uns com os outros. Deste modo, mais importante que ir diretamente para o Project
Professional e realizar a digitação dos projetos, procure desenhar a estrutura do programa e seus subprojetos da
maneira mais detalhada possível.

Observe o exemplo abaixo:

PROGRAMA

PROJETO A PROJETO B PROJETO C

Atividade 01 Atividade 01 Atividade 01



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Passo 2 Criação e publicação do projeto mestre no Project Server

Uma vez estruturada como será a organização e a sequência dos subprojetos que irão compor o Projeto Mestre, a
primeira ação requerida é a criação do arquivo que receberá os subprojetos.

Siga os passos:

1. Acesse o Microsoft Project Professional (conectado ao servidor);
2. Exiba a visualização padrão Gráfico de Gantt (caso já não esteja sendo exibida);
3. Exiba a Tarefa de resumo do projeto. Para isso, selecione a opção Tarefa de Resumo do Projeto na guia
Formato;
4. Na tarefa de resumo (ID 0), insira o nome do programa neste exemplo, usaremos Programa de upgrade de
Sistemas de TI:

5. Salve o projeto no servidor. De acordo com as características definidas para sua empresa, alguns campos
obrigatórios deverão ser preenchidos antes de o projeto ser salvo:

6. Publique o projeto no servidor. Como esta é a primeira vez que o projeto é publicado, o Project Server irá exibir
uma caixa de diálogo na qual você deve confirmar os dados do Espaço de Trabalho a ser criado, como a URL
do site do projeto:


7. Após finalizar estes passos, você poderá fechar o Project Professional 2010 e executar o check-in do projeto.

Passo 3 Criação dos subprojetos

Uma vez criado o projeto principal, que será o Projeto Mestre que irá receber a coleção de subprojetos, você deve criar
os projetos que irão compor o programa. Neste ponto, uma observação é importante: eventualmente, os subprojetos
que irão compor o programa podem já terem sido criados, pois podem pertencer a outros gerentes de projeto. Se esta
for a sua situação, identifique com esses gerentes quais os nomes que foram atribuídos aos projetos.

Como os projetos que irão compor o Projeto Mestre/Programa podem já terem sido criados e salvos
na base de dados por outros gerentes de projeto, uma ação importante é a de reunir todos os
gerentes que irão contribuir com projetos. Desse modo, a ação de inserir os subprojetos no Projeto
Mestre, bem como a criação de vínculos entre os projetos, será realizada de maneira colaborativa,
gerando maior produtividade e eliminando possíveis equívocos. Esta ação também garante que o
vínculo e o sequenciamento dos projetos será criado em comum acordo entre todos os
participantes da iniciativa, reduzindo a possibilidade de adaptações e retrabalho.

Como neste exemplo iremos partir do princípio que todos os subprojetos serão criados e gerenciados pelo mesmo
gerente, crie três projetos separadamente:

o Update do Microsoft Office
o Upgrade do Sistema de Invoices
o Upgrade do Sistema de Controle Logístico

Desenvolva o cronograma dos projetos e siga as 5 etapas do passo anterior (até salvar cada projeto no servidor). Após
construir os cronogramas e salvá-los no servidor, efetue o check-in sempre que fechar os subprojetos.

Siga apenas as etapas de 1 a 5 do passo anterior. Não será necessário Publicar o projeto no
Servidor neste momento, pois este passo será realizado futuramente.

As imagens abaixo ilustram o passo-a-passo necessário para criar os subprojetos do nosso exemplo:


Passo 4 Inserir os subprojetos no Projeto Mestre

Como o Projeto Mestre já foi armazenado no servidor, você precisa inserir todos os subprojetos que o irão compor.
Deste modo, você irá obter a visualização detalhada da estrutura dos projetos, bem como sua hierarquia e a relação
de dependência entre projetos.

Quando novos projetos são inseridos em um plano mestre, você irá identificar duas opções de inserção:
Leitura/Gravação ou Somente Leitura e Vincular ao Projeto. Vamos observar estas duas opções de uma maneira mais
detalhada:

o Leitura/Gravação: permite que o gerente que está criando o projeto mestre possa realizar atualizações nos
subprojetos a partir do mestre.
o Somente Leitura: permitirá ao gerente que está criando o projeto mestre apenas a visualização dos
subprojetos. Ao escolher essa opção, não serão permitidas atualizações no subprojeto a partir do projeto
mestre.
o Vincular ao projeto: ao selecionar esta opção, o gerente do projeto mestre confirmará que deseja que as
informações de atualização de progresso sejam transferidas de um subprojeto para o projeto mestre, e vice-
versa. Deste modo, qualquer atualização que for realizada nos subprojetos irão aparecer instantaneamente no
mestre, assim como as mudanças realizadas no mestre serão visualizadas nos subprojetos.

A tabela abaixo indica em quais situações se é recomendado utilizar os modos de Leitura/Gravação Somente
Leitura.

MODO QUANDO UTILIZAR
Utilize o modo de Leitura/Gravação quando desejar efetuar links entre os projetos,
Leitura/Gravação
ou quando forem necessárias atualizações a partir do cronograma mestre.
Este modo deve ser utilizado apenas nas situações em que os gerentes do projeto
mestre tenham a necessidade de visualizar as informações de progresso dos
Somente Leitura
subprojetos. Ao utilizar este modo, não será permitida a criação de links entre os
subprojetos que compõem o mestre.

Para inserir os subprojetos no mestre, abra o projeto mestre, o qual foi salvo no banco de dados como Programa de
Upgrade de Sistemas de TI. Em seguida, clique na guia Formato da Faixa de Opções (Ribbon) e clique no botão
Subprojetos. Você irá visualizar os projetos do servidor aos quais você possui acesso. Escolha o projeto Update
Microsoft Office. Insira o projeto no modo Leitura/Gravação, e mantenha a caixa Vincular ao projeto selecionada.
Clique Inserir:


Observe que o subprojeto será inserido como uma linha de tarefa no projeto mestre, e você visualizará um ícone a
esquerda, na coluna Indicadores, indicando que este é um subprojeto:

Clique na linha abaixo do projeto inserido e vincule os outros dois subprojetos no mestre:


A visualização final será:

Você pode clicar no botão de expansão a qualquer momento, para visualizar a organização da estrutura do
cronograma de cada subprojeto:


Passo 5 Criando vínculos entre os projetos

Você deve ter percebido que todos os cronogramas que fazem parte do projeto mestre estão acontecendo de maneira
paralela, ou seja, todos possuem previsão de início para o mesmo dia. Entretanto, caso seja necessário, você pode
estabelecer vínculos entre os subprojetos, de modo criar uma hierarquia para sua execução.

Para criar links entre os projetos, efetue os seguintes passos:

1. Selecione a tarefa do projeto que deseja que seja uma predecessora (neste caso, a última tarefa do projeto
Update do Microsoft Office Migração Finalizada);
2. Pressione a tecla CTRL e selecione a tarefa do próximo projeto que será sucessora da anterior (neste caso, a
primeira tarefa do projeto Update Sistema de Emissão de Invoice Levantamento de requisitos técnicos);
3. Clique no botão Vincular Tarefas, na barra de ferramentas Padrão.


Efetue os passos para o projeto seguinte:

Para garantir que todas as alterações que foram realizadas nos projetos sejam consideradas, clique em Salvar. Clique
em Sim para Tudo para salvar as modificações em todos os projetos:


Ao acessar qualquer um dos projetos que fazem parte do projeto mestre, você irá visualizar novas tarefas que fazem
parte do cronograma. Note que estas tarefas não são exibidas como tarefas passíveis a edição, pois fazem parte de
conexões existentes com outros projetos:

Se desejar visualizar as conexões do projeto aberto (suas Predecessoras e/ou Sucessoras externas), você deve clicar
na guia Projeto e em seguida Vínculos entre projetos:


Após criar o projeto mestre, os subprojetos, e estabelecer os vínculos entre eles, você deverá acessar o projeto mestre
e publicá-lo, para que suas informações sejam atualizadas no Project Server. Em seguida, você poderá acessar o
servidor do EPM para visualizar a estrutura geral do Projeto Mestre no Project Web Application PWA, ao acessar a
seção Central de Projetos:

Ao clicar no projeto mestre na Central de Projetos, você poderá visualizar seus detalhes e quais são os subprojetos que
o constituem:


Passo 6 Publicando os subprojetos e definindo as linhas de base

Para finalizar o processo de construção de projetos mestre, devemos indicar ao Project Server que os espaços de
trabalho dos subprojetos estarão também eles vinculados ao Espaço de Trabalho do Projeto mestre. Além disso, com a
construção da hierarquia e a criação de vínculos entre os subprojetos, as linhas de base, do projeto mestre e de seus
subprojetos, devem ser salvas, de modo que se possa controlar o progresso dos projetos e monitorar seus eventuais
desvios.

Abra o projeto Update Microsoft Office. Para salvar sua linha de base, clique na guia Projeto e em seguida Definir Linha
de Base. Em seguida, ainda no projeto Microsoft Office Upgrade, clique em Arquivo Publicar. Esta ação fará com que
o Project Server pergunte as definições que serão consideradas para a publicação do Espaço de Trabalho deste
projeto. Selecione a opção Fornecer o espaço de trabalho como um subespaço de trabalho de outro projeto? e escolha
o projeto Programa de Upgrade de Sistemas de TI como o Espaço de Trabalho principal, conforme ilustrado na figura
abaixo:

Repita os passos de salvamento da linha de base e publicação do Espaço de Trabalho para os outros dois subprojetos.

Se você não for o gerente responsável pelos subprojetos que compõem o projeto mestre, sugerimos
que você reúna estes gerentes e os oriente a seguir os passos descritos neste tópico.

Ao acessar o Espaço de Trabalho do projeto mestre, você poderá visualizar os subespaços criados pelo Project Server
para os subprojetos:


Se estiver navegando por um subsite do Programa de TI, também poderá identificar que este subsite é um espaço de
trabalho vinculado a um programa existente:


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