El resumen describe los resultados de una auditoría interna realizada al Sistema de Gestión Integral de la Institución Universitaria de Envigado. La auditoría evaluó el entendimiento y aplicación del SGI en 17 procesos a través de encuestas a 58 empleados. Se identificaron temas que requieren acciones inmediatas o a corto plazo, así como fortalezas del SGI. El plan de mejoramiento incluye construir planes de mejora por proceso y reforzar temas como servicio no conforme.
2. Temas
Equipo Auditor.
Auditados.
Procesos auditados.
Gráfico de evaluación del nivel de entendimiento del SGI.
Temas sobre los cuales se requiere implementar acciones
inmediatas.
Temas sobre los cuales se requiere implementar acciones en el
corto plazo.
Temas que representan fortalezas para el SGI.
Gráfico de análisis de entendimiento del SGI por proceso.
Gráfico de entendimiento de la política de la calidad.
Personal a felicitar.
Plan de Mejoramiento.
2
3. Equipo Auditor
ANGELA MARYED FLOREZ RIOS
ANA MYRIAM PINTO BLANCO
ARLEDY ESTELLA URIBE RIOS
CARLOS ALBERTO MEJIA ALVAREZ
CARLOS ANDRÉS ACEVEDO MESA
CARLOS FERNANDO HURTADO OCAMPO
CLARA MARCELA ARRUBLA MADRIGAL
CLAUDIA MARIA FRANCO ANGEL
CRUZ MABILIA SANCHEZ SANCHEZ
DIANA LUZ MORALES URREGO
DIANA PILAR JIMENEZ BEDOYA
GASTON DARIO RODRIGUEZ SANTANA
GEORGE HERRERA PORTELA
GLADYS ADRIANA BETANCUR JARAMILLO
GLADYS YANETH LONDOÑO ARCILA
3
4. Equipo Auditor
JONIER DE JESUS RENDON PRADO
JUAN CARLOS RAMIREZ VELASQUEZ
JUAN GABRIEL VELEZ MANCO
JULIAN MAURICIO GRANADOS MORALES
LAURA PILAR HOYOS GUERRERO
MARIA ISABEL YEPES RESTREPO
MARÍA LUISA MOLINA PAJON
NELSON ENRIQUE MONSALVE
PAOLA ANDREA ESPINOSA LOPEZ
PAULA ANDREA CAICEDO HERRERA
RAQUEL MARTINEZ MORALES
VERONICA URIBE MEJIA
WILLIAM ALBERTO MONCADA OCAMPO
ANDRÉS FELIPE BURITICÁ VARGAS
4
5. Auditados
CARLOS ALBERTO PALACIO GÓMEZ
CARLOS MARIO GONZALEZ MACHADO
LUIS ALBERTO NARANJO BERMUDEZ
ALBA ROCIO MONCADA GOMEZ
EDIE ALEXANDRA OSORIO CARVAJAL
EDITH ADRIANA OROZCO RINCON
58 auditados, es
VILMA MERCHAN MORALES decir el 42% del
JESSICA TOBON ARBOLEDA
personal
HENRY RONCANCIO GONZALEZ
OSCAR JULIO LONDOÑO ARANGO
(incluyendo los
LUCIA HELENA ALVAREZ GRAJALES contratistas)
JULY ANDREA CORREA SALAZAR
CESAR JARAMILLO JARAMILLO
FABIO LEON LOPEZ GONZALEZ
EDGAR ALONSO AGUDELO PALACIO
5
6. Auditados
NATALIA ANDREA MESA CADAVID
CARLOS ARTURO VELEZ PATIÑO
SANDRA EDITH TOBON ALZATE
CAMILO ANDRÉS DUQUE MEJÍA
ADRIANA PATRICIA GUTIÉRREZ FRANCO
SILVIA ELENA RIOS VALENCIA
JUAN DAVID MESA LOPERA
LILIANA MARÍA CORAL JARAMILLO
JUAN CAMILO RENDON PELAEZ
ROLANDO AGUDELO ALVAREZ
GABRIEL JAIME RESTREPO GAVIRIA
ANGELICA MARIA GOMEZ
ADRIANA MARÍA BEDOYA YEPES
GLORIA ALEIDA MEJIA URIBE
6
7. Auditados
MARIBEL ARROYAVE GIRALDO
PAOLA ANDREA BOTERO GARCIA
ANA MARIA DEOSSA MONTOYA
ADELA DEL SOCORRO GALLEGO ZAPATA
HUGO LEON ARISTIZABAL CUERVO
LUZ STELLA MUÑOZ CASAS
JUAN DANIEL CIFUENTES DIEZ
CARLOS MARIO GIRALDO GARCIA
AIDA MARIA OSSA OROZCO
GLORIA CRISTINA MONTAÑA VALENCIA
CAROLINA DIAZ CARDONA
FREDY ALEXANDER CASTAÑO GALLEGO
MARLENE LOPERA MEJIA
PABLO ANDRES GARCES VASQUEZ
7
8. Auditados
GLORIA MARÍA TABORDA MUNERA
DAVID ALBERTO LONDOÑO VASQUEZ
LUISA FERNANDA RAMÍREZ JARAMILLO
LINA MARIA MARQUEZ TOBON
GLORIA ASTRID OSORIO RIOS
MILTON RENE SERNA VARELA
ELVIA LUZ GUTIERREZ PATIÑO
DIANA MILENA CARDONA CEBALLOS
JUAN PAULO VELEZ RUIZ
GEOVANA ANDREA VALLEJO JIMENEZ
ALVARO RAMIREZ BOTERO
GUILLERMO LEÓN BETANCUR HINCAPIE
JOHN FERNANDO ZAPATA MESA
LIBARDO GABRIEL GÓMEZ MACÍAS
DURLANDY DE JESUS CHAVERRA MUÑOZ
8
9. Procesos Auditados
Direccionamiento Institucional.
Comunicación Institucional.
Admisiones y Registro.
Docencia.
Investigación.
Proyección Social y Extensión.
Servicio de Biblioteca.
Bienestar Universitario.
Gestión Humana.
Adquisición de Bienes y Servicios.
Gestión Documental.
Gestión Jurídica.
Gestión Financiera.
Gestión Tecnológica.
Servicios Generales.
Autoevaluación y Mejoramiento Continuo.
Evaluación Independiente.
9
10. Gráfico
Nivel de Entendimiento del SGI
EVALUACIÓN DEL NIVEL DE ENTENDIMIENTO DEL SGI 2010
6.0
5.0 5.0
5.0 4.6 4.7 4.7 4.6 4.6
4.3 4.3
4.1 4.1 4.0 4.1
3.9
PUNTAJE ASIGNADO
4.0 3.7 3.7
3.6 3.4
3.4
3.0 3.2
3.0 3.0
3.0 2.8 2.8
2.0
1.0
0.0
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
ÍTEM EVALUADO
Nivel de entendimiento promedio
10
11. Temas que
requieren acciones inmediatas
PREGUNTA CALIFICACIÓN
11. ¿Ha participado en la toma de alguna acción
correctiva, preventiva, de mejora o de protección en su 2,8
proceso? ¿En cuál? ¿Muéstreme el registro?
13. ¿Le han informado los indicadores por medio de los
cuales se realizará la medición y seguimiento a los 3,0
procesos en que participa?
17. ¿Dónde se registran los SNC, muéstreme el registro
de uno que haya sucedido? 3,0
23. ¿Cuáles son los controles que se tienen definidos
para garantizar la calidad de los servicios? 2,8
24. ¿Se ha empleado algún instrumento para evaluar el
grado de satisfacción del cliente interno o externo con el 3,0
servicio prestado? ¿Muéstreme los resultados? 11
12. Temas que
requieren acciones a corto plazo
PREGUNTA CALIFICACIÓN
14. ¿En qué proceso participa y qué servicio presta dentro del
3,9
mismo?
15. ¿Sabe usted qué es un servicio no conforme, explíqueme
3,4
en qué consiste?
16. ¿Dígame tres no conformidades en el servicio que usted
3,6
presta que se hayan presentado?
18. ¿Considera usted que los equipos utilizados para la
prestación del servicio se encuentran disponibles para su uso?
3,7
¿Conoce si el equipo esta incluido en un plan de
mantenimiento? ¿Cómo sabe si está calibrado?
19. ¿Sabe cómo acceder a los requisitos legales asociados con
3,7
el servicio? ¿Muéstreme uno?
21. ¿Muéstreme los registros de un servicio? 3,4
22. ¿Cómo puede evidenciar que se cumplió con el tiempo
3,2 12
acordado para la prestación del servicio?
13. Temas que
representan fortalezas
PREGUNTA CALIFICACIÓN
1. ¿Cual es su cargo en la IUE? 4,1
2. ¿Cuáles son sus responsabilidades la IUE? 4,6
¿Ha participado en alguna actividad del sistema de gestión - SG? ¿Cuál? 4,7
3. ¿Le han informado los productos que a la fecha tiene el SGI? ¿Cuáles
4,3
y por qué medio?
5. ¿Que le gusta del SGI? 5,0
6. ¿Qué no le gusta del SGI? 5,0
7. ¿Con qué aspecto de la política de la calidad se identifica más y por
4,1
qué?
8. ¿Para usted que es el Mapa de Procesos? 4,3
13
14. Temas que
representan fortalezas
PREGUNTA CALIFICACIÓN
9. ¿Cuáles son los cuatro tipos de procesos por medio de los cuales se
4,7
estructuró el Mapa de Procesos?
10. ¿Con que proceso del Mapa de Procesos se identifica más y por
4,6
qué?
12. ¿Cuál acción implementada en el SGI le llama más la atención y por
4,8
qué?
20. ¿Conoce usted algún documento en el cuál se describa las formas
4,0
como se hacen las cosas en su proceso? ¿Muéstremelo?
25. ¿Cuales son los valores de la IUE?, ¿cual le llama más la atención?,
4,1
solicitar la descripción de uno de ellos.
14
15. Gráfico de
Entendimiento del SGI por Proceso
ANÁLISIS DEL ENTENDIMIENTO DEL SGI POR PROCESO 2010
5.0 4.7
4.4
4.5 4.1
4.1
3.9 3.9 4.0 4.0 3.9 4.0
4.0 3.7 3.8
3.6
3.5
3.0 2.7
2.5
2.0
1.5
1.0
0.5
0.0 0.0 0.0
0.0
DI CI AR PD PI PE SB BU GH AB GD GJ GF GT SG AM EI
15
16. Gráfico de
Entendimiento de la Política
ANÁLISIS ENTENDIMIENTO DE LA POLÍTICA DE LA CALIDAD 2010
6.0
5.0 5.0 5.0 5.0 5.0 5.0
5.0 4.7
4.3
4.0
4.0 3.7 3.7
3.5
3.0
3.0
2.0
1.0
1.0
0.0 0.0 0.0
0.0
DI CI AR PD PI PE SB BU GH AB GD GJ GF GT SG AM EI
PROCESO EVALUADO
16
17. Personal a felicitar
AUDITADO CALIFICACIÓN
Paola Andrea Botero García 4,60
July Andrea Correa Salazar 4,60
Gabriel Jaime Restrepo Gaviria 4,50
Lina María Márquez Tobón 4,60
Guillermo León Betancur Hincapié 5,00
Camilo Andrés Duque 4,70
Cesar Jaramillo Jaramillo 4,90
David Londoño 4,50
Gloria Cristina Montaño Valencia 4,50
Camilo Andrés Duque 4,70
Juan David Mesa Lopera 4,60
Vilma Merchán Morales 4,60
17
18. Plan de Mejoramiento
Construir los planes de mejoramiento por proceso. (satisfacción del usuario,
indicadores, PQRS, entre otros)
Socializar el plan de mejoramiento de riesgos y el plan de mejoramiento de
la auditoría amigo.
Reforzar el tema de Servicio No Conforme.
Socializar la metodología y resultados de la encuesta de satisfacción del
cliente.
18