1. Código: M-BS-01
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Tabla de contenido
PRESENTACIÓN .................................................................................................... 4
1. CAPÍTULO I. MARCO CONCEPTUAL............................................................ 6
1.1. NORMATIVIDAD APLICABLE Y PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN . 6
1.1.1. Naturaleza Jurídica DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE
ENVIGADO ...................................................................................................... 6
1.1.2. Fundamento legal del Manual ............................................................. 6
1.1.3. Principios orientadores de la contratación ........................................... 6
1.2. CAPACIDAD PARA CONTRATAR .......................................................... 12
1.2.1. Representación de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE
ENVIGADO .................................................................................................... 12
1.2.2. Facultades del ordenador del gasto................................................... 12
1.2.3. Comité Asesor Y Evaluador De Contratación .................................... 12
1.2.4. Conflicto de intereses ........................................................................ 13
1.2.5. Capacidad de los contratistas ............................................................ 14
1.2.6. Demostración de la existencia y representación legal ....................... 14
1.2.7. Inhabilidades e Incompatibilidades .................................................... 15
1.2.8. Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes ............................ 15
2. CAPÍTULO II. DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN .................................. 16
2.1. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ..................................... 16
2.1.1. Etapa Preparatoria o de planeación y programación de la
contratación.................................................................................................... 17
2.1.2. Actividades de la planeación y la programación del contrato ........... 18
3. CAPITULO III. MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA ...... 35
3.1. LICITACIÓN PÚBLICA ............................................................................. 35
3.1.1. Etapa preparatoria: ............................................................................. 35
3.1.2. Etapa pre-contractual: ........................................................................ 38
3.2. LICITACIÓN PÚBLICA A TRAVÉS DE SUBASTA INVERSA PARA LA
PRESENTACIÓN DE LA OFERTA DE MANERA DINÁMICA. .......................... 47
3.2.1. Etapa preparatoria ............................................................................. 47
3.2.2. Etapa Precontractual ......................................................................... 48
3.3. SELECCIÓN ABREVIADA ........................................................................ 50
3.3.1. Causales ............................................................................................ 50
3.3.2. Procedimiento de selección ............................................................... 51
3.3.3. Subasta inversa. ................................................................................ 51
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Equipo de trabajo Oficina Jefe Oficina Asesora Jefe Oficina Asesora Jurídica
Asesora Jurídica Jurídica
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2010-04-14 Fecha: 2010-04-14 Fecha: 2010-04-14

2. Código: M-BS-01
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3.3.4. Menor cuantía .................................................................................... 61
3.4. CONCURSO DE MERITOS ..................................................................... 70
3.5. SISTEMAS DEL CONCURSO DE MÉRITOS. .......................................... 71
3.5.1. Sistema de concurso con precalificación ............................................ 71
3.5.2. Procedimiento concurso abierto. ....................................................... 83
3.5.3. Del concurso de méritos para la escogencia de intermediarios de
seguros. ......................................................................................................... 98
3.6. CONTRATACIÓN DIRECTA .................................................................. 111
4. CAPITULO IV. ETAPA CONTRACTUAL ...................................................... 115
4.1. ELABORACIÓN, SUSCRIPCIÓN Y CONTENIDO DEL CONTRATO. .. 115
4.2. PERFECCIONAMIENTO ........................................................................ 115
4.3. REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO ...................... 115
4.3.1. Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo
116
4.3.2. Cláusula de Indemnidad .................................................................. 116
4.3.3. Publicación del contrato ................................................................... 117
4.4. ASPECTOS IMPORTANTES EN EL DESARROLLO DEL CONTRATO 118
4.4.1. Vigencia Del Contrato ...................................................................... 118
4.4.2. Entrega Del Anticipo O Del Pago Anticipado .................................... 118
4.4.3. Suspensión De La Ejecución Del Contrato ....................................... 118
4.4.4. Prórroga De La Vigencia .................................................................. 118
4.4.5. Adición de los contratos. .................................................................. 119
4.4.6. Cesión del contrato. ......................................................................... 119
4.4.7. Silencio Administrativo Positivo ........................................................ 120
4.5. INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN DEL CONTRATO ......................... 120
4.5.1. Interventor del contrato .................................................................... 120
4.5.2. Requisitos del Interventor................................................................. 121
5. CAPITULO V. ETAPA POST CONTRACTUAL ........................................... 122
5.1. LIQUIDACION DEL CONTRATO. .......................................................... 122
5.1.1. Liquidación de común acuerdo. ....................................................... 122
5.1.2. Liquidación Unilateral ....................................................................... 122
5.1.3. Acta De Liquidación ......................................................................... 123
5.2. SOLUCIÓN DE LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALES ............... 123
5.3. SANCIONES EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES. ................. 124
5.3.1. Incumplimiento de las obligaciones del contratista relativas a
mantener la suficiencia de la garantía. ..................................................... 124
5.3.2. Procedimiento para la imposición de sanción:.................................. 125
6. CAPITULO VI . REGÍMENES ESPECIALES ............................................... 126
6.1. DE LA CONTRATACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES. .. 126
7. CAPÍTULO VIII. DISPOSICIONES VARIAS................................................ 127
7.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO ....................................................... 127

3. Código: M-BS-01
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7.2. REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES DE LA CÁMARA DE
COMERCIO. .................................................................................................... 127
7.3. INFORMACION QUE DEBE REPORTAR LA INSTITUCIÓN ................. 128
7.4. DE LA CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS INSCRITOS. ......... 130
7.5. DE LA INFORMACIÓN SOBRE CONTRATOS, MULTAS Y
SANCIONES A LOS INSCRITOS. ................................................................. 131
7.6. DE LA IMPUGNACIÓN DE LA CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN. ..... 131
7.7. MEJORA, MANTENIMIENTO O CUALQUIER TRABAJO MATERIAL
SOBRE BIENES INMUEBLES ......................................................................... 134
7.8. CAMPO DE APLICACIÓN ...................................................................... 134
7.9. CUSTODIA DE DOCUMENTOS ............................................................ 134
7.10. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADICIONALES ............................... 135
7.11. APROBACIÓN ......................................... ¡Error! Marcador no definido.
7.12. VIGENCIA ................................................ ¡Error! Marcador no definido.
8. ANEXO 1 ...................................................................................................... 135
8.1. DEFINICIONES ...................................................................................... 135
9. NOTAS DE CAMBIO .................................................................................... 139

4. Código: M-BS-01
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PRESENTACIÓN
La Oficina Asesora Jurídica de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE
ENVIGADO ha elaborado el presente Manual de Contratación Administrativa,
con el propósito de entregar a todos los servidores públicos de la entidad, una
herramienta ilustrativa y de fácil consulta, para orientar y apoyar los
procesos contractuales que realiza la Institución, de conformidad con las
disposiciones de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos
reglamentarios y complementarios.
El Estatuto de Contratación Administrativa (Ley 80 de 1993) fue reformado con la
expedición de la Ley 1150 del 16 de julio de 2007 y el Decreto 066 del 16
de enero de 2008, el que a su vez, con excepción de su artículo 83, fue
derogado por el Decreto 2474 del 7 de julio de 2008.
El mencionado Decreto 2474 de 2008 dispuso en su artículo 89 que “Las
entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán
contar con un manual de contratación, en el que se señalen los
procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, y todos los asuntos
propios de la realización de los procesos de selección, así como de la
vigilancia y control de la ejecución contractual, en los términos establecidos
en el presente decreto.”
Por consiguiente, LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, en
cumplimiento de lo preceptuado por la ley, elabora el Manual de Contratación
de la entidad, teniendo en cuenta los nuevos métodos de selección en la
contratación pública y los aspectos previstos para las etapas: preparatoria, pre-
contractual, contractual y de liquidación, los cuales deben ser tenidos en cuenta
por todos los servidores públicos de la Institución al momento de realizar sus
correspondientes procesos contractuales.
Ha de tenerse presente que el Gobierno Nacional tiene pendiente por
reglamentar el inciso 4º del parágrafo 5º del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y
el parágrafo transitorio del Artículo 17 del Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, los
cuales corresponden al uso de los acuerdos marco de precios para la adquisición
de bienes y servicios.

5. Código: M-BS-01
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Con el fin no solo de dar aplicación a los lineamientos de ley sobre la materia, sino
también de efectuar un estricto control y vigilancia de todos los procesos de
contratación en los que sea parte LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE
ENVIGADO, se expide el presente Manual de Contratación, en el cual se compilan
los mecanismos de control y vigilancia de las actividades realizadas en las
distintas etapas: precontractual, contractual y postcontractual, y en las fases de
celebración, ejecución y liquidación de convenios en la Institución.
El presente Manual está dirigido a todos los servidores públicos encargados de
adelantar los procesos de la contratación pública en LA INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA DE ENVIGADO y tiene por objeto precisar la normatividad
contractual, señalar los parámetros mínimos y los procedimientos que rigen la
materia, todo lo cual facilitará la realización de los procesos contractuales y
permitirá unificar criterios al respecto.

6. Código: M-BS-01
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1. CAPÍTULO I. MARCO CONCEPTUAL
1.1. NORMATIVIDAD APLICABLE Y PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN
1.1.1. Naturaleza Jurídica DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE
ENVIGADO
Desde su creación, con la expedición del Acuerdo Nº 044 de 1996 del Honorable
Concejo Municipal de Envigado, adoptando la forma de establecimiento público,
dedicado a la enseñanza de la educación superior, aprobado por el Ministerio de
Educación Nacional mediante Resolución Nº 5237 de 1996, con personería
jurídica, patrimonio propio e independiente y autonomía administrativa y financiera,
y organizada como Institución Universitaria según la Ley 30 de 1992.
Conforme a lo dispuesto por la Ley 489 de 1998, la entidad se encuentra en el
nivel descentralizado por servicios y de orden municipal.
Dada la naturaleza jurídica de la entidad, en materia de contratación se rige por el
Estatuto de Contratación Estatal.
1.1.2. Fundamento legal del Manual
El contenido del presente Manual se fundamenta en los parámetros señalados por
el Estatuto de Contratación Estatal, esto es, la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 del
2007. Y los Decretos Reglamentarios, las Directivas Presidenciales, resoluciones y
circulares internas expedidas por la Institución y todas las normas que lo
modifican, complementan o adicionan, las cuales forman parte integral de este
documento como anexo.
Según lo establecido en el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, a la contratación
estatal le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, en
aquellas materias no reguladas por la misma y su fundamento responde a
criterios de racionalidad en el uso de los recursos atendiendo la austeridad en el
gasto público.
1.1.3. Principios orientadores de la contratación

7. Código: M-BS-01
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En las contrataciones a las cuales se aplica este Manual se atenderán los
principios consignados en la Constitución Política, en el Código Contencioso
Administrativo, el Estatuto General de Contratación de la Administración
Pública, en la Ley 489 de 1998, y especialmente los siguientes:
PRINCIPIO OBJETIVO
Buena fe Las actuaciones en la contratación deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual
se presumirá en todas las gestiones que adelanten los funcionarios de LA INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA DE ENVIGADO y quienes contraten con esta Entidad.
Calidad Es deber de los funcionarios que intervengan en la contratación, controlar y asegurar la
calidad de todos los procesos que la componen, exigiendo los mejores estándares a los
contratistas y desarrollando acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de los
clientes internos y externos de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO.
Celeridad Las normas establecidas en este Manual, deberán ser utilizadas por los funcionarios de la
Entidad como un mecanismo para agilizar las decisiones, y para que los trámites de la
contratación se cumplan con eficiencia y eficacia. Los funcionarios de LA INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA DE ENVIGADO impulsarán los procesos de contratación encaminados a
lograr que una vez iniciados, éstos puedan adjudicarse, celebrarse y ejecutarse a la mayor
brevedad.
Economía Los procesos de contratación se adelantarán de tal manera que la Institución pueda
seleccionar la propuesta que mejor convenga a sus intereses para ejecutar el
respectivo contrato, haciendo la mejor inversión en recursos técnicos, económicos y
humanos; los recursos destinados para la contratación, deben ser administrados con
austeridad de tiempo, medios y gastos; de la misma manera se adelantarán los trámites,
evitando dilaciones y retardos injustificados en la ejecución de los contratos.
Es la etapa de concepción del contrato o de definición de los requerimientos de una
Planeación contratación. Todo trámite contractual deberá corresponder a una cuidadosa planeación,
para contribuir en forma eficiente al logro de los objetivos Institucionales, estableciéndose
previamente las necesidades de la Entidad para el cumplimiento del servicio público que
le ha sido encomendado, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar
la contratación, las condiciones, los riesgos, plazos, valor y el esquema que
implementará para establecer el seguimiento y control a la actividad, servicios o bienes
contratados.
Por ejemplo: cuando se contrata la compra de suministros, tal actuación debe
corresponder al plan de necesidades y al plan anual de compras de LA
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, sin que deban ejecutarse producto
de la improvisación, salvo casos de fuerza mayor o caso fortuito.
Responsabilidad Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y
liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos de LA INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, del contratista y de terceras personas que puedan verse
afectadas con el mismo. Dichos funcionarios deberán responder por sus actuaciones
y omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas. De
igual manera, los contratistas deben garantizar la calidad de los trabajos, bienes o
servicios contratados, y responder por ello.
Transparencia LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, debe escoger al contratista a

8. Código: M-BS-01
MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN
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PRINCIPIO OBJETIVO
través de las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada,
concurso de meritos y contratación directa, de conformidad con las reglas señaladas en el
artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. Los procesos contractuales que adelante la entidad
deben dar aplicación a la selección objetiva prevista en el artículo 5° de la Ley 1150 de
2007, por consiguiente, los pliegos de condiciones deben tener en cuenta los criterios y
reglas claras las cuales deben ser conocidas con oportunidad, para que los
interesados conozcan los informes, conceptos y decisiones, y formulen las observaciones
requeridas. Así de esta manera, el funcionario competente dispondrá lo necesario
para que en el proceso de contratación se deje evidencia documental de las
actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo.
Selección objetiva Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la
entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de
interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Por consiguiente los
factores de escogencia y calificación que se establezcan en los pliegos de condiciones
o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios:
1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de
organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento
como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no
otorgarán puntaje, con excepción en los procesos para selección de consultores, pues
se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la
oferta o proyecto.
La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza
del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes
señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido
en el artículo 6° de la ley 1150 de 2007, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva
certificación.
2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y
económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida
en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la
entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en
dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será
objeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo
de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los
estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores
designados para ello.
3. Sin perjuicio de lo previsto en el numeral 1, en los pliegos de condiciones para las
contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de
características técnicas uniformes y común utilización, se podrá incluir como único factor de
evaluación el menor precio ofrecido.
4 En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación
destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. De conformidad con las
condiciones que señale el reglamento, se podrán utilizar criterios de experiencia específica
del oferente y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate. En ningún caso se
podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores.
La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al
proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título
suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos
requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser

9. Código: M-BS-01
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PRINCIPIO OBJETIVO
solicitados por la entidad en cualquier momento y allegados a la misma en un plazo
determinado sin que sobrepase la fecha fijada para la adjudicación. No obstante lo anterior,
en aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, deberán
ser solicitados hasta el momento previo a su realización.
Las certificaciones de sistemas de gestión de calidad no serán objeto de
calificación, ni podrán establecerse como documento habilitante para participar en
licitaciones o concursos.
Documentación de Los funcionarios competentes deberán garantizar que las diferentes etapas del proceso de
la contratación contratación queden registradas documentalmente.
Los trámites y actuaciones administrativas, deben quedar soportadas en su totalidad
en documentos y bajo los parámetros señalados por LA INSTITUCIÓN.
Además, en cumplimiento del artículo 29 del Código Contencioso Administrativo, se
debe conformar el expediente contractual con todos los documentos y actuaciones
de cada contrato para su posterior examen, obtención de copias y certificaciones sobre
el mismo.
Por consiguiente, los contratos o convenios a suscribir por la entidad, tendrán una
radicación única, la cual se enumerará en orden consecutivo por años, bajo la
responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica de la Institución.
Adicionalmente, los documentos contractuales deben quedar suscritos por los
funcionarios y personas que lo elaboraron, proyectaron y/o intervinieron en su
elaboración.
Finalmente, toda la documentación original que soporta la contratación debe reposar
en las áreas designadas a la Oficina Asesora Jurídica para la conformación y salvaguarda
de los expedientes únicos de contrato; más los interventores, coordinadores y demás
responsables en la contratación deberán poseer las copias del contrato para el ejercicio de
sus respectivas funciones.
Publicidad De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las
actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en
general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar
por medios electrónicos.
Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios
y aplicaciones electrónicas, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3° del
artículo 30 de la Ley 80 de 1993.
Con el fin de materializar los objetivos, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema
Electrónico para la Contratación Pública, SECOP, el cual dará aplicación a lo señalado en
el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
Publicidad Publicidad del procedimiento en el SECOP: De conformidad con el Artículo 8 del Decreto
2474 de 2008, la Institución será responsable de garantizar la publicidad de todos los
procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los
asuntos expresamente sometidos a reserva.
La publicidad se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a
través del Portal Único de Contratación, cuyo sitio Web será indicado por el
administrador. Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros, los siguientes
documentos, según corresponda a cada modalidad de selección:

10. Código: M-BS-01
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PRINCIPIO OBJETIVO
1. El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la
presentación de manifestaciones de interés cuando se trate de la aplicación de los
procedimientos de precalificación para el concurso de méritos.
El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se
podrán consultar los estudios y documentos previos.
Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el
documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones
presentadas.
La lista corta o la lista multiusos del concurso de méritos.
El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el
cual no será necesaria ninguna otra publicación.
6. La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos del
concurso de méritos.
7. El pliego de condiciones definitivo y la constancia de envío de información a la Cámara
de Comercio para la licitación pública.
8. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y en
general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las
respuestas a las mismas.
9. El acta de la audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsibles.
10. El acto administrativo de suspensión del proceso.
11. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.
12. Las adendas a los pliegos de condiciones.
13. El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de
1993, así como el de evaluación del concurso de méritos a que se refiere el artículo 69 del
Decreto 2474 de 2008.
14. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la
subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características
técnicas uniformes y de común utilización; y la que corresponde en la conformación
dinámica de la oferta a la que se refiere en artículo 14 del Decreto 2474 de 2008.
15. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación
pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación.
16. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección.
17. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las
sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con
posterioridad a esta.
18. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación
unilateral.
En caso de no contarse con los medios tecnológicos adecuados o de no encontrarse
disponible el SECOP en el día en que deba realizarse la publicación de la convocatoria
pública, la entidad publicará para cada proceso de licitación pública, selección
abreviada y de concurso de méritos, un aviso en un diario de amplia circulación
nacional, departamental o municipal, según el caso, o a falta de estos en otros medios de
comunicación social que posean la misma difusión, informando el lugar en donde
puedan ser consultados en forma gratuita tanto los proyectos de pliego de condiciones
como la versión definitiva de los mismos y señalando la forma en que se dará publicidad a

11. Código: M-BS-01
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PRINCIPIO OBJETIVO
los demás actos del proceso.
La no presentación del reporte o del plan de acción, acarreará la violación del artículo 8 del
Decreto 2474 de 2008, y por ende la vulneración de los deberes funcionales de los
responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo
previsto en el Código Disciplinario Único.
Sin perjuicio de la publicación que del contrato celebrado se haga en el SECOP, deberán
tenerse en cuenta las normas que regulan la publicación de los contratos en el Diario Único
de Contratación Pública, o en su defecto en la Gaceta Oficial o por algún mecanismo
determinado en forma general que permita a los habitantes conocer su contenido.
La publicación electrónica de los actos y documentos señalados anteriormente deberá
hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta dos (2) años
después de la fecha de liquidación del contrato o de la ejecutoria del acto de
declaratoria de desierta, según corresponda.
La información general sobre las licitaciones públicas que LA INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA DE ENVIGADO pretenda abrir será remitida electrónicamente con
antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones, a la Cámara de Comercio
correspondiente, con el fin de integrar el boletín mensual. Hecha esta remisión, el requisito
de publicación se entenderá cumplido por parte de la entidad contratante.
La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva
la obligación de la entidad de dar curso al mismo. En todo caso, la entidad
publicará con el proyecto de pliego de condiciones, la constancia de envío de la
información a la respectiva Cámara de Comercio.
Procesos en los cuales no se hacen publicaciones. No se harán las publicaciones en los
procesos de selección de:
1. Enajenación de bienes del Estado a que se refiere el literal e) del numeral 2 del artículo
2° de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el Decreto 4444 de 2008.
2. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan
en bolsas de productos a que se refiere el literal f) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley
1150 de 2007.
3. En la operación que se realice a través de las bolsas de productos a que se refiere el
literal a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. Sin embargo, se publicarán
los contratos que se celebren con los comisionistas para la actuación en la respectiva
bolsa de productos en ambos casos.
4. En los procesos de selección cuando su valor sea inferior al 10% de la menor cuantía,
sin perjuicio de que la entidad, a través del presente Manual de Contratación,
establezca mecanismos de publicidad, y en todo caso de conformidad con lo previsto en
el decreto No. 3576 de 2009.
5. Cuando se trate de la celebración de contratos en desarrollo de lo previsto en el
literal h) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, solo se publicará la
información relacionada en los numerales 17 y 18 anteriormente precitados.
6. En la contratación directa prevista en el numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007
sólo se publicará el acto administrativo de justificación de la contratación directa,
cuando el mismo se requiera, así como la información señalada en los numerales 17 y 18
ya citados.

12. Código: M-BS-01
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Versión: 01
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PRINCIPIO OBJETIVO
1.2. CAPACIDAD PARA CONTRATAR
1.2.1. Representación de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE
ENVIGADO
Únicamente pueden celebrar contratos en representación de LA INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, el Rector o quienes éste delegue de manera
especial o general, por medio de escrito con fundamento en el artículo 211 de la
Constitución Política, el artículo 12 de la ley 80 de 1993 adicionado por el artículo
21 de la Ley 1150 de 2007, los artículos 9 y siguientes de la ley 489 de 1998.
1.2.2. Facultades del ordenador del gasto
Son facultades del funcionario ordenador del gasto: La adjudicación, la
celebración, las prórrogas, modificaciones y actos que expida en la ejecución de
la actividad contractual; la terminación del contrato (terminación bilateral, unilateral
y anticipada, caducidad), la imposición de multas, la interpretación y la liquidación;
en los casos en que el servidor público actúe por delegación, sus funciones
deben desarrollarse dentro del marco señalado en el acto que le confiere la
delegación.
1.2.3. Comité Asesor Y Evaluador De Contratación
En la INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO a través de la Resolución
825 de febrero 15 de 2009, se designaron los integrantes del Comité Asesor y
Evaluador de Contratación y sus funciones.

13. Código: M-BS-01
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El Comité Asesor y Evaluador es el encargado de evaluar y verificar la capacidad
jurídica, operacional, administrativa, financiera, condiciones de experiencia, así
como revisar y evaluar técnica, económica y legalmente las propuestas
presentadas por los oferentes; ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas
en el pliego de condiciones; para ello se puede valer de funcionarios de las
diferentes dependencias, idóneos en las áreas correspondientes.
El Decreto Reglamentario 2474 de 2008 establece que el comité asesor no está
exento de responsabilidad por el ejercicio de la labor encomendada,
responsabilidad que se evidencia frente al evento en el cual el Rector o su
delegado no acoja sus recomendaciones, porque estos últimos deberán justificarlo
en el acto administrativo con el que culmine el proceso.
1.2.4. Conflicto de intereses
Los miembros del Consejo Directivo, Consejo Académico, el Rector y todos los
demás funcionarios de LA INSTITUCIÓN deberán evitar cualquier conflicto entre
sus intereses personales y los intereses de LA INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, al tratar con contratistas, compradores,
vendedores y cualquier otra persona, natural o jurídica, nacional o extranjera,
que realice o pretenda realizar negocios con LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
DE ENVIGADO o con las empresas en las cuales ésta tenga participación o
intereses, directa o indirectamente. En caso de conflicto de intereses, el
miembro del Consejo Directivo o Académico, el Rector o el funcionario de LA
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, deberá plantear el conflicto
de intereses y abstenerse de participar de cualquier manera en el acto
respectivo.
Los conflictos de intereses tienen ocurrencia, en aquellas situaciones en virtud de
las cuales el funcionario público o el miembro del respectivo Consejo en razón
de sus funciones se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación
a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a
sus obligaciones legales.
Esto es, cuando en la decisión esté involucrado directa o indirectamente un interés
dirigido a la obtención de posibles beneficios personales en su favor, de sus
parientes o de cualquier otro tercero con el cual tenga una relación personal,
profesional o económica, que resulten incompatibles con los intereses
institucionales.

14. Código: M-BS-01
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Así mismo se entiende que existe conflicto o coexistencia de interés
cuando estén involucradas en la decisión las personas que controlen, o tengan
grado de subordinación o participen como asesores u ostenten una posición
dominante en la adopción o toma de decisiones.
Al respecto, la Ley 734 de 2002 (Código Único Disciplinario) en el artículo 40
prevé: “Todo servidor público deberá declararse impedido para actuar en un
asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control
o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o
algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo
de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. Cuando el
interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés
particular y directo del servidor público deberá declararse impedido”
1.2.5. Capacidad de los contratistas
Podrán celebrar contratos con LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE
ENVIGADO las personas naturales o jurídicas consideradas legalmente
capaces en las disposiciones legales vigentes, incluidos los consorcios y las
uniones temporales, entendidos éstos de conformidad con lo establecido en
la Ley 80 de 1993. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán
acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un (1) año
más, al igual que los consorcios y uniones temporales.
1.2.6. Demostración de la existencia y representación legal
Las personas jurídicas deben demostrar su existencia y representación legal, de
acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Esta representación legal,
igual que el tiempo de constitución de una persona jurídica nacional o
extranjera se demuestra a través del certificado de existencia y
representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio
principal de la persona jurídica, conforme lo establecen los artículos 117, 484 y
486 del Código de Comercio; éste documento debe ser expedido con una
antelación no inferior a treinta (30) días de la fecha fijada para la entrega de la
documentación y las propuestas.
Las personas jurídicas extranjeras - sin sucursal en Colombia - deberán
presentar la propuesta mediante apoderado debidamente constituido, con
domicilio en Colombia y ampliamente facultado para presentar la propuesta,
para suscribir y ejecutar el contrato, así como para representarlas judicial o
extrajudicialmente.

15. Código: M-BS-01
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Página 15 de 140
1.2.7. Inhabilidades e Incompatibilidades
No podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con LA
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, las personas naturales o
jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o
incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, la Ley, los
Reglamentos de la Entidad, y especialmente, las contempladas en los artículos
8°, y 9° de la Ley 80 de 1993, el Artículo 60 de la Ley 610 de 2000, el artículo 5 de
la ley 828 de 2003, y las adicionadas por el artículo 18 de la Ley 1150 del 16 de
julio de 2007, el parágrafo del artículo 19 y artículo 74 del Decreto 2474 del 7 de
julio de 2008.
El artículo 32 de la Ley 1150 de 2007, derogó el parágrafo 2 del artículo 50 de la
Ley 789 de 2002, modificado por el artículo 1 de la Ley 828 de 2003, por
consiguiente, dará aplicación a la cláusula excepcional de la caducidad
administrativa del contrato cuando se persista en el incumplimiento por concepto
de los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales.
1.2.8. Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes
Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente
dentro de un procedimiento de selección, se entenderá que renuncia a
la participación en dicho procedimiento y a los derechos surgidos del mismo.
Si sobreviene inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, éste debe
ceder el contrato previa autorización escrita de LA INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA DE ENVIGADO o, si ello no es posible, renunciará a su
ejecución.
Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de
un consorcio o unión temporal Contratista, aquél debe ceder su participación a un
tercero, previa autorización escrita de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE
ENVIGADO. En ningún caso puede haber cesión del contrato entre quienes
integran el consorcio o unión temporal.

16. Código: M-BS-01
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2. CAPÍTULO II. DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
2.1. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
El proceso de contratación se desarrollará en cuatro (4) etapas, que se detallan
así:
PREPARATORIA: En esta etapa, se realiza la planeación del contrato a celebrar
por la entidad y por tanto se concentra en la planificación y el análisis de
conveniencia y oportunidad de la contratación, los estudios de factibilidad, los
estudios de conveniencia, los documentos y estudios previos, las
autorizaciones que el contrato demande, la apropiación presupuestal,
capacidad e idoneidad de los contratistas y demás presupuestos que deben
materializarse con la debida antelación a la apertura de los procesos de
selección, lo que a su turno constituye la base sustancial de cualquier
procedimiento de escogencia de contratista la cual debe adelantar para cualquier
clase de contrato.
PRE-CONTRACTUAL: Define los trámites que debe realizar la
administración dependiendo de la clase de contrato a realizar; de conformidad con
el artículo 2º de la ley 1150 de 2007 y 2º del Decreto 2474 de 2008, la
entidad debe seleccionar a los contratistas, a través de las siguientes
modalidades:
1. Licitación Pública
2. Selección abreviada
3. Concurso de meritos
4. Contratación directa.
Cada procedimiento de selección debe ajustarse a lo señalado en la ley 1150 de
2007 y el Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, dependiendo del contrato y
atendiendo las reglas puntuales para cada uno de ellos.
CONTRACTUAL: Es el período comprendido entre la iniciación y la
liquidación del contrato, esto es, el perfeccionamiento del contrato, legalización,
ejecución y supervisión de los contratos.
DE LIQUIDACIÓN: Precisa el procedimiento para la elaboración y suscripción de
actas de liquidación de los contratos, con el fin de culminar el proceso de
contratación.

17. Código: M-BS-01
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2.1.1. Etapa Preparatoria o de planeación y programación de la
contratación
La concepción del contrato se inicia con el proceso de planeación del negocio
contractual. La INSTITUCIÓN podrá celebrar contratos sólo en la medida en que
verifique con certeza que:
Se ajustan a las necesidades de la entidad para el cumplimiento del servicio
público que tiene encomendado.
Se dispone de recursos suficientes para solventar las prestaciones que se
dejarán a cargo del contratista.
Se cuenta con los estudios de soporte requeridos para estructurar los
alcances técnicos y jurídicos del contrato, así como para definir las
condiciones (objeto, especificaciones técnicas, plazo y valor) en que debe
ser ejecutado.
Se conocen los riesgos que implican para las partes la ejecución del objeto
contractual y ha asignado en la minuta respectiva, por cuenta de cuál de
éstas corren, ha obtenido los bienes (predios, equipos, edificaciones),
permisos y licencias que demande la iniciación o ejecución del contrato, o
ha dado inicio al trámite para su obtención oportuna de acuerdo con el
cronograma de ejecución contractual y, ha definido el esquema para
hacer seguimiento y control a la actividad del contratista”.
Así entonces, se tiene que el antecedente e insumo principal del proceso
preparatorio contractual es el Plan de Compras de la Institución, resultado de la
labor de planeación realizada por los funcionarios competentes, donde se señalan
finalmente las prioridades de acción de la Entidad, en términos de cómo hacer
realidad las estrategias, programas y proyectos que se imponen como directrices y
objetivos de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO.
Anualmente, todos los actores públicos tienen la obligación de registrar en
el Sistema de información para la vigilancia de la Contratación Estatal, SICE
sus planes de compras (Decreto 111 de 1996, Ley 598 de 2000, Artículos
5° y 6° del Decreto 3512 de 2003, Resolución 5313 de 2002 artículos 22 y
siguientes).

18. Código: M-BS-01
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Estos planes deben estar expresados en función del Catálogo Único de Bienes y
Servicios, CUBS, es decir, de los códigos únicos que identifican los
productos que forman parte del universo posible que el Estado puede
contratar. Asimismo, los planes de compras, deben consultar la base de datos
que contiene el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR de los diferentes
bienes y servicios que la Entidad desea adquirir. El procedimiento de
actualización del Sistema se realiza por Internet.
Con la expedición de la Ley 1150 de 2007, la Contraloría General de la Republica,
a través de la circular No. 001 del 17 de enero de 2008, estableció que las
entidades deberán continuar registrando la información contractual de
conformidad con lo establecido en la Ley 598 de 2000 y los Artículos 13 y
14 del Decreto 3512 de 2003, hasta tanto el Gobierno Nacional disponga
las funcionalidades tecnológicas para dar cumplimiento a la contratación
pública electrónica prevista en el Artículo 3° de la Ley 1150 de 2007.
2.1.2. Actividades de la planeación y la programación del contrato
Es el ordenamiento secuencial y cronológico de todas las actividades y eventos
involucrados en el proceso de contratación, desde la etapa de planeación hasta la
iniciación de la ejecución del contrato.
La planeación comprende las siguientes actividades que se cumplirán con
independencia de la modalidad de selección que se determine:
Estudios previos.
Registro en el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal,
SICE.
Análisis del mercado.
Evaluación y aprobación por el Comité de Contratación.
Registro Único de Precios de Referencia, RUPR.
Establecer los ítems.
Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos.
Determinar el impacto social ambiental.
Consulta sobre impuestos.
Elaboración del presupuesto.
Determinación del Sistema de Precios.
Selección de la forma de pago.
Estimación de los costos por ajustes e imprevistos.
Determinación y procedimiento de selección del contratista.

19. Código: M-BS-01
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Verificación de la apropiación presupuestal.
Programación de la contratación.
Programación del desarrollo del contrato.
2.1.2.1. Determinar las condiciones del contrato a celebrar
Para este efecto se analizarán los siguientes aspectos:
a) El objeto de la contratación,
b) La factibilidad, conveniencia y oportunidad de la contratación,
c) La clase de contrato que se pretende celebrar y su alcance.
d) d) La magnitud, complejidad y condiciones particulares de la
contratación, lugar de ejecución, disponibilidad de recursos, fuentes
de información, análisis del mercado, estrategias de contratación, entre
otros.
e) El perfil de los proponentes, de acuerdo con las necesidades de
contratación y teniendo encuenta las siguientes variables que
apliquen:
condición (representante, comercializador, distribuidor, fabricante, en
el caso de contrataciones de compra), experiencia contractual, zona
de ubicación, la idoneidad y experiencia en el área a contratar (para
contratar prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la
entidad ) entre otras.
Es necesario que al identificar y analizar estos aspectos se contemplen
todas las variables (internas y externas) que puedan incidir en el proceso de
contratación, por ello, se considera una buena práctica en la gestión
contractual que se mantenga la interacción con la dependencia que
plantea la necesidad generadora de la contratación y de esta forma
minimizar cambios o modificaciones durante el desarrollo del proceso de
contratación y en el contrato.
2.1.2.2. Estudios previos
Los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de
realizar la contratación de que se trate, tendrán lugar de manera previa a la
apertura de los procesos de selección.

20. Código: M-BS-01
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En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 (estudios oportunidad y
conveniencia) y 12 (estudios técnicos) del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los
estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos
definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de
condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente
el alcance de lo requerido por la Institución, así como el de la distribución
de riesgos que la entidad propone.
Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de
manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán
contener los siguientes elementos mínimos:
1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer
con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la
identificación del contrato a celebrar.
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.
4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las
variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva
contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al
mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios,
la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la
estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no publicará el
detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en
este numeral. En el caso del contrato de concesión no se publicará ni
revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración.
5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta
más favorable, de conformidad con la legislación vigente (Art. 12 Decreto
2474 de 2008 y las normas que lo modifiquen o adicionen)
6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los
riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del
contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a
amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual,
derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el
caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo
con la reglamentación sobre el particular.
Estos elementos mínimos deben ser complementados de acuerdo a la
modalidad de selección a realizar, así:
Modalidad de
causal Mecanismo Requisitos adicionales a estudios previos
selección

21. Código: M-BS-01
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Ficha técnica: incluirá las
características y especificaciones en
términos de desempeño y calidad y
contendrá como mínimo:
a. Subasta inversa o Denominación del bien o
servicio
o Denominación técnica del bien
o servicio
Selección o Unidad de medida
abreviada Adquisición de o Descripción general.
bienes
o
servicio El precio máximo de la
s de comisión que la entidad
características estatal pagará al comisionista
técnicas y que por cuenta de ella adquirirá
uniformes b. Bolsas de los bienes y/o servicios a través
Productos de bolsa.
o El precio máximo de compra de
los bienes y/o servicios a
adquirir a través de la bolsa.

22. Código: M-BS-01
MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN
Versión: 01
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Los estudios previos podrán ajustarse o modificarse por la entidad con
posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la
modificación de los elementos mínimos señalados impliquen cambios
fundamentales en los mismos, se deberá revocar el acto administrativo de
apertura con fundamento en el numeral 2 del artículo 69 del C.C.A.
Los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la
elaboración y publicación del proyecto de pliegos de condiciones, sin perjuicio de
los ajustes que puedan darse en el curso del proceso de selección; y
permanecerán a disposición del público por lo menos durante el desarrollo del
proceso de selección.
En el caso de contratos en los que se involucre diseño y construcción, la
entidad deberá poner a disposición de los oferentes además de los
elementos mínimos a los que hace referencia el presente artículo, todos los
documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto.
La planeación, elaboración y contenido de los estudios previos estará a cargo del
Jefe de la respectiva dependencia acompañado del visto bueno del superior
jerárquico, salvo que éste coincida con la persona del señor rector de la
Institución.
2.1.2.3. Determinar las garantías
De conformidad con el Artículo 2 del Decreto 4828 del 24 de diciembre de 2008,
se entiende por mecanismo de cobertura del riesgo el instrumento otorgado por
los oferentes o por el contratista de una entidad pública contratante a favor de ésta
o a favor de terceros, con el objeto de garantizar entre otros:
La seriedad de su ofrecimiento
El cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de
su liquidación.
La responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la
administración por las actuaciones, hechos u omisiones de sus
contratistas o subcontratistas.
Los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el
contrato.

23. Código: M-BS-01
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Versión: 01
ADMINISTRATIVA
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El mecanismo de cobertura de riesgos es por regla general indivisible y solo en los
eventos previstos en el Decreto 4828 de 2008, la garantía otorgada podrá
ser dividida por etapas contractuales.
Cuando el ofrecimiento sea presentado por un proponente plural bajo la
figura de unión temporal, consorcio o contrato de asociación futura, la garantía
deberá ser otorgada por todos los integrantes del proponente plural.
Clases de garantías
Estarán de acuerdo con en el Decreto No. 4828 de 2008; y demás normas, que lo
modifiquen, adicionen o reglamenten.
En los procesos de contratación, los oferentes o contratistas podrán otorgar, como
mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las garantías contempladas en
el Estatuto General de Contratación y demás Decretos Reglamentarios.
Lo anterior sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la
administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus
contratistas o subcontratistas solo puede ser amparada mediante póliza de
seguros.
El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se
determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de
cada contrato, los riesgos que deban cubrir y las reglas del decreto 4828 de 2008
y demás normas complementarias.
Cláusula de Indemnidad: En todos los contratos se deberá incluir una
cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista
mantener a la INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO indemne de
cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las
actuaciones del contratista.
Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo. Las
garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los
interadministrativos, en los de seguros y en los contratos cuyo valor sea inferior
al diez por ciento (10%) de la menor cuantía para cada entidad, en el cual
corresponderá a la entidad contratante determinar la necesidad de exigirla
atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.

24. Código: M-BS-01
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La entidad podrá abstenerse de exigir la garantía de seriedad de la oferta para
participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en los procesos
de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios de
características técnicas y uniformes y de común utilización, así como en los
concursos de méritos en los que se exige la presentación de una propuesta
técnica simplificada.
Aprobación de la garantía de cumplimiento: Antes del inicio de la ejecución del
contrato, la entidad contratante aprobara la garantía siempre y cuando reúna
las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y
ampare los riesgos establecidos para cada caso.
Incumplimiento de las obligaciones del contratista relativas a mantener la
suficiencia de la garantía: Una vez iniciada la ejecución del contrato, en
caso de incumplimiento del contratista de la obligación de obtener la
ampliación de la garantía o de la obligación de obtener su renovación o de la
obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que
ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la
celebración, ejecución, y liquidación del contrato, la entidad contratante
podrá declarar la caducidad del mismo.
La planeación, elaboración y contenido de los mapas de riesgos y sus respectivas
pólizas que los amparen estará a cargo del Jefe de la respectiva dependencia
acompañado del visto bueno del superior jerárquico, salvo que éste coincida con
la persona del señor rector de la Institución.
2.1.2.4. Registro en el Sistema de Información para la vigilancia de
la Contratación Estatal, SICE.
Como método de análisis de mercado la ley 598 de 2000 creó el Sistema de
Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Registro
Único de Precios de Referencia, RUPR y estableció en el Catálogo Único
de Bienes y Servicios, CUBS los códigos que identifican los productos que
forman parte del universo de bienes y servicios que el Estado puede contratar, por
lo que su uso es obligatorio para efectos de la contratación que requieran las
entidades públicas; aspectos estos reglamentados por el Decreto No. 3512 de
2003.

25. Código: M-BS-01
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Por otra parte, los acuerdos, circulares y demás actos administrativos emanados
de la Contraloría General de la República establecen la obligatoriedad de las
entidades estatales que contratan con sujeción a la ley 80 de 1993 y sus
decretos reglamentarios, de ingresar y hacer uso de los recursos informáticos del
SICE, tanto a nivel central como de dependencias a nivel regional.
Al ingresar al SICE además de su registro, las entidades deberán elaborar,
registrar y actualizar sus planes de compras. LA INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA DE ENVIGADO en cumplimiento de tal disposición efectuó
el registro en el Portal del SICE, del Plan de Compras, a 31 de enero de la
respectiva anualidad, de conformidad con el Acuerdo 002 del 2004, fecha a
partir de la cual se hacen exigibles las obligaciones establecidas en el
Decreto 3512 del 2003.
La Contraloría General de la República a través de la circular No.001 del
17 de enero de 2008, sobre la vigencia del SICE y su articulación con el SECOP
de acuerdo a lo señalado en el artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, dispuso
que el Decreto 3512 de 2003, se mantiene vigente y las entidades y
particulares que manejan recursos públicos y los proveedores que contraten con
las mismas deben cumplir y tener en consideración las siguientes directrices:
a) Las entidades registradas en el SICE continúan inscritas en el
Sistema el cual permanece vigente, y cuando el proceso de articulación
entre el SICE y el SECOP se adelante, ingresarán al SICE por medio del
portal SECOP según las instrucciones que se acordarán entre el SICE y el
SECOP.
b) Las entidades que se rigen por el Estatuto de Contratación Administrativa o
adelantan procesos con sujeción al mismo, deberán:
Consultar el precio indicativo en el portal del SICE para todos los
procesos contractuales sin importar la cuantía. La consulta del
precio indicativo en los procesos de selección abreviada se hará
antes de la subasta inversa o de la rueda de adquisición en Bolsa de
productos.

26. Código: M-BS-01
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Versión: 01
ADMINISTRATIVA
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Tienen la obligación de exigir que los proveedores que aporten en sus
ofertas, los números de certificado de registro de precio de referencia
definitivos para bienes, servicios y obra pública codificados a nivel
de especificaciones y propiedades, es decir a nivel de ítem (quinto
nivel de desagregación) o números de certificado de registro de precio
temporal para bienes codificados a nivel de subclase o grupo. Lo
anterior de conformidad con el Acuerdo 05 de 2005, expedido por
el Comité para la Operación del SICE, deberán exigir a los
proveedores el número de certificado de registro de precios en todos
los procesos contractuales cuyo valor sea igual o superior al 10%
de la menor cuantía.
Por consiguiente, la Institución a través de la Oficina de Informática
registrando en el portal del SICE los contratos perfeccionados, dentro de
los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente al de su perfeccionamiento,
en cumplimiento de las obligaciones emanadas del Decreto 3512 de 2003, y de
conformidad con lo señalado en el Acuerdo No. 011 del 3 de septiembre de 2007,
expedido por el Comité para la operación del SICE, y en armonía de la Resolución
1299 de noviembre 27 de 2009 y Resolución 1484 de abril 05 2010, la Circular No.
001 del 17 de Enero de 2008, expedida por la Contraloría General de la República.
Así mismo deberá registrar, en el Portal del SICE, la información básica de
las compras efectuadas, diligenciando el formato que se encuentra disponible
para tal efecto.
Competencias para operativizar el SICE en la I.U.E:
Rector: Por ser el representante legal de la Institución es quien crea al
Administrador SICE de la Institución, con el fin de que este último cree los
diferentes perfiles del SICE en la Entidad. Según la organización interna de
la IUE, el rector de la Institución delega las siguientes funciones:

27. Código: M-BS-01
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Versión: 01
ADMINISTRATIVA
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Oficina de Informática: El Administrador SICE de la IUE. Este servidor
público es el soporte para la correcta utilización del aplicativo y para todos
los servidores públicos que en la IUE tienen acceso al mismo. Tiene la
facultad de crear, habilitar y deshabilitar usuarios dentro de la Institución. El
Administrador SICE de la IUE, es convocado a curso-taller en aulas
informáticas en donde se desarrollarán prácticas y ejercicios sobre las
funcionalidades de la aplicación, con el fin de que se convierta en
multiplicador al interior de la Institución. El registro de los contratos
corresponderá a esta Oficina y deberá hacerse dentro de los cinco (05)
primeros días de cada mes.
Jefe de Servicios Generales: Es quien registra y administra el Plan de
Compras, el cual será ajustado cuando la entidad así lo requiera; estará
además a cargo de la generación de certificados de consulta obligatoria y
de la consulta de certificados de registro de precios.
Administrador de Bienes y Servicios: Consulta de precios indicativos
teniendo en cuenta el 10% de la menor cuantía.
Jefe de Oficina Asesora Jurídica: Ésta Oficina deberá enviar durante los
cinco últimos días hábiles de cada mes a la Oficina de Informática los
contratos perfeccionados, y se encargará de resolver las dificultades
jurídico-conceptuales de cada contrato.
Jefe Oficina Asesora de Control Interno: El Sistema le permitirá consultar
las alarmas generadas al momento de registrar contratos, alarmas que
contribuirán con el trabajo de auditoría interna. No obstante lo anterior, esta
Oficina deberá enviar un informe bimensual sobre el estado de las alarmas
y las acciones correctivas, preventivas y de mejora para la no ocurrencia de
los hechos generadores de tales alarmas.
Estos servidores públicos serán los responsables frente al SICE del
cumplimiento de las obligaciones relacionadas con los procesos
contractuales y precontractuales.
La entidad es autónoma para asignar los anteriores perfiles, sin embargo
cada uno de ellos lleva consigo un alto grado de responsabilidad no
delegable en funcionarios de menor jerarquía no previstos en el presente
manual.

28. Código: M-BS-01
MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN
Versión: 01
ADMINISTRATIVA
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2.1.2.5. Registro Único de Precios de Referencia, RUPR
El Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, es la base de datos
que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios de uso
común o de uso en contratos de obra que los proveedores están en capacidad de
ofrecer a la administración pública y los que la Institución desea y puede
adquirir. El procedimiento de actualización del Sistema se realiza por Internet.
2.1.2.6. Establecer los ítems
Con base en el alcance de la contratación, se deberá:
a) Definir los correspondientes ítems, asignándoles una numeración
consecutiva,
b) Hacer una descripción clara y concisa de las características y
especificaciones de cada ítem, y cuando sea necesario,
c) Determinar una unidad de medida de uso común y la cantidad requerida por
cada ítem.
2.1.2.7. Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos
Con base en el objeto y alcance del contrato proyectado, se efectuará una
relación de los permisos, licencias y autorizaciones que deben obtenerse de
las entidades nacionales, departamentales, distritales o municipales, y se
precisará a quien corresponde realizar los trámites necesarios para la
obtención.
Adicionalmente, se preverá lo correspondiente a la obtención de
permisos, licencias, autorizaciones sanitarias, cálculo de tasas retributivas y
demás requisitos que contemple la legislación ambiental, los cuales se deben
obtener en la oportunidad legal respectiva.

29. Código: M-BS-01
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2.1.2.8. Determinar el impacto socio ambiental
Ni el estatuto de contratación estatal (ley 80 de 1993), ni la legislación ambiental,
(ley 99 de 1993), establecen de manera expresa en qué momento durante el
proceso de selección deben obtenerse las licencias ambientales, en los
proyectos que las requieran. No obstante, las licencias ambientales se deben
obtener antes de la apertura del proceso de selección, salvo que las mismas
constituyan parte del objeto del contrato.
Los interesados deben conocer en el momento de la elaboración de las
ofertas, las obligaciones que las licencias imponen para ser cumplidas
durante la ejecución de los proyectos. Su desconocimiento puede implicar
erogaciones pecuniarias.
Es importante tener en cuenta que se vulnera el principio de
planeación cuando la adjudicación del contrato se efectúa sin contar con la
licencia ambiental en los casos que se requiera.
Son objeto de licencia ambiental los proyectos, obras y actividades expresamente
enunciadas en el artículo 8º y 9º del Decreto 1220 del 2005 y el artículo 1° del
Decreto 500 del 20 de febrero de 2006.
2.1.2.9. Análisis de Mercado
El análisis de Mercado se podrá realizar entre otras formas, a través de
cotizaciones escritas solicitadas en forma verbal o escrita, estableciendo
expresamente que ni la formulación de la solicitud ni la presentación de la
cotización generan compromiso u obligación por parte de LA INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, pues no corresponden a un procedimiento de
selección.
La información deberá constar en medio documental (fax, correo electrónico,
grabación magnetofónica o digital, entre otros). En todo caso, el antecedente
deberá archivarse en la carpeta de contratación.
El análisis de mercado se podrá utilizar para:
La elaboración del presupuesto oficial para una contratación
La elaboración de las listas de precios o tarifas unitarias, para la aprobación
previa de los funcionarios autorizados

30. Código: M-BS-01
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La realización de acuerdos de precios
La determinación del alcance y características de la contratación
2.1.2.10. Elaboración del Presupuesto
Con la información recopilada de acuerdo con los numerales anteriores, se
elaborará el presupuesto del DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE
ENVIGADO el cual deberá comprender todos los costos directos e
indirectos e impuestos de ley. Este presupuesto se debe proyectar para la fecha
de presentación de las propuestas.
La revisión y aprobación del presupuesto de LA INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA DE ENVIGADO será responsabilidad del Consejo Directivo de
la Institución.
El presupuesto de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO deberá
ser informado a todos los participantes en el proceso de contratación, así
como también se deberán indicar las consecuencias que se derivan, en el caso de
que las propuestas no se ajusten al mismo.
En las contrataciones en las cuales no se puedan precisar las cantidades de
trabajo, bienes o servicios, se deberá hacer una proyección de los costos de
acuerdo con los antecedentes, con el fin de determinar el procedimiento de
selección y el funcionario competente para verificar la existencia de apropiación
presupuestal suficiente.
Con la información obtenida según lo indicado anteriormente, se debe proceder a:
2.1.2.11. Determinación del Sistema de Precios
Según la clase, magnitud y características del contrato, se debe seleccionar el
(los) Sistema (s) de Precios (precio global, tarifas o precios unitarios,
gastos autorizados, gastos reembolsables, precio base en la fórmula, entre
otros) más conveniente (s) para LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE
ENVIGADO, definiendo si serán fijos o ajustables.

31. Código: M-BS-01
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2.1.2.12. Selección de la forma de pago
De acuerdo con las características del contrato se debe escoger la forma y
periodicidad de los pagos al Contratista lo mismo que el tipo de moneda que se
vaya a utilizar.
Se deben respetar el orden de presentación de los pagos por parte de los
contratistas. Solo por razones de interés público, el ordenador del gasto podrá
modificar dicho orden dejando constancia de la actuación.
Para el efecto, la entidad, debe llevar un registro de presentación por parte de los
contratistas, de los documentos requeridos para hacer efectivos los pagos
derivados de los contratos, de tal manera que estos puedan verificar el estricto
respeto al derecho de turno. Dicho registro será público.
Lo dispuesto anteriormente, no se aplicará respecto de aquellos pagos cuyos
soportes hayan sido presentados en forma incompleta o se encuentren
pendientes del cumplimiento de requisitos previstos en el contrato del cual se
derivan.
Anticipo o pago anticipado. Se debe analizar la conveniencia de otorgar un
anticipo o un pago anticipado, cuyo porcentaje será determinado por el
funcionario competente; de preferencia se acudirá al anticipo, siendo éste el
método más usual y más frecuentemente utilizado y sólo de manera
excepcional se analizará la conveniencia de otorgar un pago anticipado, de
conformidad con la Directiva Presidencial No. 012 de 2002 y la Directiva No. 04
del 4 de Abril de 2003.
En la parte referente al manejo de pagos anticipados en la contratación estatal,
señala que las entidades no pactarán pagos anticipados, salvo casos
excepcionales plenamente justificados y motivados.
Para el caso de los anticipos se establece como criterio que la entrega de recursos
se realice utilizando instrumentos financieros que aseguren el manejo transparente
de los recursos y su destinación exclusiva al contrato.
Para establecer la forma de pago es importante aclarar que existe diversidad
conceptual entre el “pago anticipado” y “anticipo”:

32. Código: M-BS-01
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El anticipo se toma como recursos que la entidad entrega al contratista incluso
antes de la ejecución del contrato con el fin de financiarlo y no como pago
por los trabajos o labores cometidas y por tanto es una inversión sujeta a control
por parte de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO.
Por su parte, el pago anticipado sí hace parte del precio y su entrega comporta la
extinción parcial de la obligación de la remuneración a cargo de la entidad
sólo que de manera adelantada a la realización del contrato o como primer
contado.
Vale la pena aclarar que, en tratándose de convenios o contratos
interadministrativos, la limitación a que se refiere el parágrafo del artículo 40
de la ley 80 de 1993 no tiene aplicabilidad, pues son acuerdos que se pueden
celebrar en forma directa, cualquiera sea su monto, sin que haya obstáculo alguno
para ello por permitirlo la ley; basta que se busque la satisfacción de los
servicios o, el cumplimiento de las funciones a cargo de las entidades
comprometidas. por lo mismo, también es posible ampliar su valor sin límite
distinto de los propios del régimen presupuestal pues si es posible celebrar varios
acuerdos o convenios, no existe ninguna justificación para que en lugar de
suscribir diferentes documentos se amplíe un contrato celebrado.
En los eventos que la Entidad pacte el pago anticipado y la entrega de anticipos,
debe tener en cuenta que su monto no podrá exceder del cincuenta por
ciento (50%) del valor del respectivo contrato, de conformidad con el inciso
primero del parágrafo del art. 40 de la ley 80 de 1993.
2.1.2.13. Estimación de los costos por ajustes e imprevistos
Se debe efectuar un estimativo de los costos que se puedan ocasionar por la
aplicación de la cláusula de reajuste que se pacte, y prever la apropiación
para los costos por eventuales retardos en el pago, y por los que se originen en
la posible revisión de los precios por razón de los cambios o alteraciones de las
condiciones iniciales cuando se trate de riesgos que LA INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA DE ENVIGADO asuma expresamente.

33. Código: M-BS-01
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2.1.2.14. Verificación de la apropiación presupuestal
Para iniciar el trámite de contratación es indispensable que se haya
incluido el correspondiente rubro dentro del Presupuesto de Gastos de
Funcionamiento o de Inversiones aprobado para LA INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA DE ENVIGADO.
Antes de la iniciación del procedimiento de selección se deberá obtener el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), que garantice la existencia de
apropiación suficiente para atender los desembolsos de la respectiva
contratación durante la vigencia fiscal correspondiente. Esta
apropiación deberá comprender el valor del presupuesto oficial, el IVA, el 4 por
mil, los valores por concepto de imprevistos, actualización de precios y, en fin,
todos los desembolsos que se pudieran prever a causa de la ejecución y
liquidación del contrato.
Cuando el desarrollo del contrato abarque más de una vigencia fiscal, se
debe prever el cumplimiento de lo indicado en el Estatuto Orgánico del
Presupuesto y demás normas presupuestales.
La omisión de la verificación de apropiación presupuestal suficiente y/o de
la obtención de autorización para afectar vigencias futuras, constituye
falta disciplinaria gravísima de conformidad con la ley 734 de 2002.
La Vicerrectoría Administrativa y Financiera de LA INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, a través de circulares o de los medios de
comunicación que considere más idóneos, deberá mantener actualizados
a todos los funcionarios que intervienen en la contratación acerca de la
normatividad que sea aplicable en materia de presupuesto y en especial la
sujeción al programa anual de caja, PAC.
Por otra parte, para la adquisición de bienes y servicios de características
técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsa de productos,
se tiene que para determinar el valor del correspondiente certificado de
disponibilidad presupuestal, de LA INSTITTUCIÓN UNIVERSITARIA DE
ENVIGADO deberá tener en cuenta además del valor del contrato de comisión, el
de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de la
bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de
aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el
reglamento de la bolsa en donde se vaya a realizar la negociación.

34. Código: M-BS-01
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Así mismo, para la selección a través del concurso de meritos, se tiene que con
base en los requerimientos técnicos, la entidad estimará el costo de los
servicios de consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros tales como los
montos en “personas/tiempo”, el soporte logístico, los insumos necesarios para
la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del
contratista.
El presupuesto oficial amparado por la disponibilidad presupuestal respectiva se
determinará con base en el resultado de la estimación de los costos a que se
refiere el inciso anterior. El detalle de la estimación será puesto a disposición del
proponente que se ubique en el primer puesto de la lista de elegibles, y servirá de
base para la revisión de la propuesta económica.
En el caso de requerirse una Propuesta Técnica Detallada (PTD), la entidad podrá
contar con una disponibilidad presupuestal con un valor superior a la estimación
precitada, respaldada en el respectivo certificado. En tal caso, las propuestas
económicas de los proponentes podrán sobrepasar el costo estimado del
contrato sin que en ninguna circunstancia superen la disponibilidad
presupuestal amparada por el certificado, so pena de ser rechazadas en el
momento de su verificación.

35. Código: M-BS-01
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3. CAPITULO III. MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 2° del
Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, el DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
DE ENVIGADO escogerá a los contratistas a través de las siguientes
modalidades de selección:
1. Licitación Pública
2. Selección Abreviada
3. Concurso de Méritos
4. Contratación Directa
3.1. LICITACIÓN PÚBLICA
Se entiende por licitación pública el procedimiento mediante el cual la entidad
estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de
oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la
más favorable.
La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de {esta
modalidad de selección
3.1.1. Etapa preparatoria:
Se debe inicialmente hacer la planeación del contrato a celebrar por la entidad,
para lo cual deberá adicionalmente, hacer:
FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TÉRMINO
Elaboración de estudios y documentos previos. Se publicarán de manera No tiene
1. Los estudios previos deben contener los simultánea con el
requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto proyecto de pliego de
2474/2008, a saber: condiciones (artículo 8
de la ley 1150 de 2007 y
parágrafo 3 artículo 8 del
decreto 2474 de
2008)

36. Código: M-BS-01
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FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TÉRMINO
1. La descripción de la necesidad que la entidad
estatal pretende satisfacer con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar, con sus
especificaciones y la identificación del contrato a
celebrar.
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la
modalidad de selección.
4. El análisis que soporta el valor estimado del
contrato. (Documentos que soporten el sondeo de
precios).
5. La justificación de los factores de selección
que permitan identificar la oferta más favorable.
6. El soporte que permita la tipificación,
estimación, y asignación de los riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibrio
económico del contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de
garantías destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual,
derivados del incumplimiento del ofrecimiento o
del contrato según el caso.
8. Cualquier otro requisito necesario para cada
proceso específico.
9. Elaborar propuesta de cronograma de la etapa
precontractual, contractual y postcontratual
Modificación a estudios y documentos previos Incluso con
2. (parágrafo 2 artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) Si posterioridad a la
(solo si se requiere) apertura del
proceso de
selección
Disponibilidad presupuestal (Requisito necesario
3. para los estudios previos-numeral 6 artículo 25 No se publica No tiene
de la Ley 80 de 1993)
Si Antes de la
4. Publicación en la Cámara de Comercio La publicación se publicación del
respectiva (Parágrafo 4 del artículo 8 del Decreto prueba con la simple proyecto de pliego
2474 de 2008) constancia del envío de
de la información a la condiciones.
Cámara de Comercio
Remisión por correo electrónico por cualquier otro
5. medio idóneo el proyecto a cada uno de los No aplica No aplica
miembros del comité de contratación por parte de la
dependencia interesada en la contratación
(Resolución No. 825 del 17 de febrero de 2009)-)
Reunión de los miembros del comité contratación
6. para aprobar el proyecto de pliegos de condiciones y No aplica No tiene
su respectiva publicación.