In vielen Unternehmen wird die Intranet-Plattform von den Mitarbeitenden weitestgehend gemieden, da diese einerseits nicht benutzerfreundlich ist und andererseits optisch nicht einer modernen Business-Lösung entspricht. Die Mitarbeitenden weichen dann auf andere Kanäle aus, wie beispielsweise E-Mail oder das persönliche Telefonat. Doch Intranet-Plattformen - insbesondere basierend auf Microsoft SharePoint - müssen nicht benutzerunfreundlich sein oder in einem verstaubten Design daherkommen. Bei der User Experience (UX) steht der Benutzer im Zentrum. Prozesse und Aufgaben werden so optimiert, damit der Benutzer sich in diesen möglichst einfach und effizient zurechtfinden kann. Durch den frühen Einsatz von UX werden teure Fehlentwicklungen vermieden, die Prozesse optimal und effizient gestaltet und somit auch die Benutzerakzeptanz der Lösung gesteigert. Auch grafische Optimierungen von SharePoint- und Office365-Plattformen sind Bestandteil einer UX-Optimierung. Tim Schoch (UX-Spezialist bei der IOZ) ging in seinem Referat auf die unterschiedlichen UX-Ansätze und -Methoden ein und zeigte auf, wie man aus SharePoint- und Office365-Lösungen das Optimum herausholen kann.

1. Gibt es SharePoint
auch in einfach?
UX Vortrag
SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015

2. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 2
Ablauf
Was ist UX?
Wie funktioniert es?
Konkret — Vergleich IOZ Firmendesign / Standard SharePoint
Praxisbeispiel 1 — Risiken und Erfolg
Praxisbeispiel 2 — Erwartungen übertreffen
Praxisbeispiel 3 — Effizienz steigern

3. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 3
Einführung
Hä?
(Einführung)

4. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 4
Einführung
Was ist UX?
«Der Begriff User Experience (kurz UX) umschreibt alle
Aspekte der Erfahrungen eines Nutzers bei der Interaktion
mit einem Unternehmen, Produkt oder Dienst.»
Jakob Nielsen / Wikipedia

5. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 5
Einführung
Was ist UX?
«User First.»
IOZ UX Motto

6. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 6
Einführung
Terminologie
User Experience (UX)
Komplette Benutzererfahrung
Probleme und Lösungen
Daten und Analysemethoden
User Interface (UI)
Webdesign
Interaktionen
Usability
Bedienerfreundlichkeit
Inhalte sind logisch strukturiert
Funktionen verhalten sich wie erwartet

7. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015
Einführung
UX aus Benutzersicht
User Experience (UX)
Vor der Nutzung
Angenommene Nutzung
Erwartungshaltung
Während der Nutzung
Wahrgenommene Nutzung
Aufgaben zu erfüllen
Nach der Nutzung
Empfundener Nutzen
Bindung oder Ablehnung
Usability
Wo kommt der Benutzer mit in Berührung?
7

8. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015
Einführung
UX Methoden
Bekannt: Grossteil der Methoden
Neu: Prozess - primär auf Benutzer ausgerichtet
8

9. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015
Einführung
erste bekannte UX Studie
«Vitruvianischer Mensch»
Leonardo Davinci
9

10. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 10
Hintergrund
Muten wir unseren Benutzern
zuviel zu?

11. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 11
Hintergrund
Unsere Auffassungsgabe
zwei Grundlagen aus der Informationstheorie
Simultanerfassung
Signale und Rauschen

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Hintergrund
Unsere Auffassungsgabe
«Simultanerfassung (Englisch: Subitizing) bezeichnet die Fähigkeit, die Anzahl
von mehreren Dingen zu erfassen, ohne diese abzählen zu müssen.»
(Wikipedia)

13. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 13
Bis wieviel kann unser Hirn im
Unterbewusstsein zählen?
4

14. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 14
Grössere Mengen werden geschätzt
oder aktiv gezählt.

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Hintergrund
Unsere Auffassungsgabe
Hilfreiche Informationen werden als Signal bezeichnet.
Der Rest ist Rauschen (Störung) und wird ignoriert.
Je mehr Elemente vorhanden sind, desto weniger
Aufmerksamkeit erhält jedes Einzelne.
Ab 4 (bis 5) Elementen werden
diese grösstenteils ignoriert (Rauschen)

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17. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 17
Hintergrund
Unsere Auffassungsgabe
Eye-Tracking Heatmap
zeigt Aufmerksamkeit des Benutzers
ROT = lange angeschaut
BLAU = wenig beachtet
Abnahme von links nach rechts
und von oben nach unten

18. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 18
Hintergrund
Unsere Auffassungsgabe
DO
So wenig Elemente wie möglich
so viele wie nötig
DON’T
Mehr als 7-8 Hauptnavigationspunkte
Mehr als 10 Elemente pro Seite
Mehr als 5 Links in einer Footerspalte

19. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 19
UX Verbesserungen
Was kann unser
Firmendesign besser als
Standard SharePoint?

20. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 20
UX Verbesserungen
Firmendesign

21. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 21
Risiken und Erfolg
Wie minimiert UX Risiken
und sichert den Erfolg
eines Intranets?

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23. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 23

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35. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 35

36. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 36
Usability Test
3 Freiwillige

37. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 37
Aufgabe
Gaming Maus
einkaufen

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39. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 39
Risiken und Erfolg
Usability Test Spielregel
Wir testen das Produkt, nicht den User
Es gibt keine falschen Klicks oder Aktionen, nur ein einfaches oder kompliziertes Produkt
Psst
Bitte keine Hilfe aus dem Publikum

40. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 40
Risiken und Erfolg
Probleme frühzeitig erkennen
Es gibt einen effizienten, kostenlosen Usability Test,
den jedes Unternehmen unabhängig eines UX Projekts durchführen kann:
Go Live!

41. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 41
v

42. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 42
Risiken und Erfolg
Fazit
DO
UX bereits im Vorprojekt
flexibel bleiben
Benutzer ernst nehmen
Entscheidungsträger aktiv am Prozess beteiligen
DON’T
Alle Features in einem Monsterrelease
Alibi UX am Ende des Projekts um Annahmen zu
bestätigen

43. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 43
Erwartungen übertreffen
Kann das Intranet dank UX
Aufträge generieren?

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45. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 45
Erwartungen übertreffen
Zufriedenheit steigern
Aufträge werden stets von Menschen vergeben
Zwischenmenschliches mitentscheidend
Verkaufsprozess verbessern

46. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 46
Erwartungen übertreffen
Zufriedenheit steigern
Vorgehen
Feldstudie
Bedürfnisse erkennen
Kollaborationsplattform im Extranet

47. ©
UX .
iterativ
imperativ
ist
UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 47
(wenns nicht

48. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 48
Erwartungen übertreffen
Iteratives Projekt
Erfahrungen sammeln mit erstem Release
Analyse
Kollaborationsräume optimieren

49. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 49

50. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 50

51. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 51
Erwartungen übertreffen
Fazit
DO
Iterativ weiterentwickeln
Individuelle Anforderungen berücksichtigen
Feldstudien und Interviews
DON’T
Alle Benutzer über einen Kamm scheren
Intranet nur intern verwenden

52. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 52
Effizienz steigern
Ein Intranet kostet vor allem
Geld, UX soll das ändern?

53. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 53
Effizienz steigern
Rechnungsvorschläge
Ausgangslage
30 Projektleiter
450 Rechnungsvorschläge / Monat
Vorschläge werden ausgedruckt und auf dem Papier
korrigiert, anschliessend von Hand in Buchhaltung
übernommen.
Stundenansatz
100 CHF Intern, 150 CHF Extern
Feldstudien und Usability Tests zeigen:
Hoher Koordinationsaufwand
Papier kann verloren/vergessen gehen
Standortgebunden
Umfragen zeigen:
Prozess wird als umständlich empfunden
Kaum Übersicht / Kontrolle für
Teamverantwortliche

54. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 54

55. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 55
Effizienz steigern
Verifizierung
Iterative Usability Tests mit einem einfachen Prototyp zeigen:
Automatisierung senkt Koordinationsaufwand deutlich
Zeitaufwand für Kontrolle durch Projektleiter fast identisch
Kommunikation mit Entwickler bei unklaren Buchungen vereinfacht
Massiv verbesserte Übersicht und Kontrolle für Vorgesetzte

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Effizienz steigern
TCO
ALT NEU
Koordination / Rechnung 4 min 0.5 min
Kontrolle / Rechnung 3 min 2.0 min
Zeitaufwand / Rechnung 7 min 2.5 min
Zeitaufwand / Monat 53 h 19 h
Zeitaufwand / Jahr 630 h 225 h
Kosten / Jahr 63’000.00 22’500.00
Verlorene Zeit / Jahr 405 h 40’500.00
Zusätzliche, produktive Zeit / Jahr 90 h + 13’500.00
Effektiver Verlust / Jahr 54’000.00

57. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 57
Effizienz steigern
Zusatznutzen
Projekt-Cockpit gibt Aufschluss über aktuellen Rechnungsstand
Teamleiter sieht eine Liste der offenen Vorschläge seiner Mitarbeiter
Vereinfacht Handhabung von Ferienabsenzen
Deutlich weniger Koordinationsaufwand für Admin-Mitarbeiter
Manuelle Korrekturen durch Admin-Mitarbeiter als Fehlerquelle ausgeschlossen
Vergessen / verlieren ausgeschlossen
Vereinfachte Kommunikation mit beteiligten Personen dank Yammer
In allgemeines Taskhandling eingebunden
Automatische Erinnerungen
Standort unabhängig (Kontrolle kann zB. im Zug erfolgen)
Keine Papierverschwendung

58. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 58
Effizienz steigern
Fazit
DO
Feldstudien und Interviews
Externe Berater haben keine Betriebsblindheit
Automatisieren
Cockpits schaffen Übersicht und setzten
mentale Kapazität frei
DON’T
Komplexes System aufbauen ohne Tests
Aktuelle Prozesse als gegeben ansehen

59. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 59
Zusammenfassung

60. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 60
UX im Vorprojekt
Iterationen einplanen
User First

61. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 61
Fragen?
?
?
?

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Besten Dank
@tim_schoch