Gibt es SharePoint
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UX Vortrag
SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015
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Ablauf
Was ist UX?
Wie funktioniert es?
Konkret — Vergle...
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Einführung
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(Einführung)
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Einführung
Was ist UX?
«Der Begriff User Experience (kur...
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Was ist UX?
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Terminologie
User Experience (UX)
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Einführung
UX aus Benutzersicht
User Experience (UX)
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Einführung
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Bekannt: Grossteil der Methoden
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Einführung
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Hintergrund
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Hintergrund
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Hintergrund
Unsere Auffassungsgabe
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Hintergrund
Unsere Auffassungsgabe
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UX Verbesserungen
Was kann unser
Firmendesign besser al...
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Ein Intranet kostet vor allem
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Effizienz steigern
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Effizienz steigern
Verifizierung
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Effizienz steigern
TCO
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Effizienz steigern
Zusatznutzen
Projekt-Cockpit gibt Au...
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Effizienz steigern
Fazit
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Feldstudien und Interviews
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Zusammenfassung
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UX im Vorprojekt
Iterationen einplanen
User First
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Mit UX-Optimierungen zur benutzerfreundlichen SharePoint-Plattform

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In vielen Unternehmen wird die Intranet-Plattform von den Mitarbeitenden weitestgehend gemieden, da diese einerseits nicht benutzerfreundlich ist und andererseits optisch nicht einer modernen Business-Lösung entspricht. Die Mitarbeitenden weichen dann auf andere Kanäle aus, wie beispielsweise E-Mail oder das persönliche Telefonat. Doch Intranet-Plattformen - insbesondere basierend auf Microsoft SharePoint - müssen nicht benutzerunfreundlich sein oder in einem verstaubten Design daherkommen.

Bei der User Experience (UX) steht der Benutzer im Zentrum. Prozesse und Aufgaben werden so optimiert, damit der Benutzer sich in diesen möglichst einfach und effizient zurechtfinden kann.

Durch den frühen Einsatz von UX werden teure Fehlentwicklungen vermieden, die Prozesse optimal und effizient gestaltet und somit auch die Benutzerakzeptanz der Lösung gesteigert. Auch grafische Optimierungen von SharePoint- und Office365-Plattformen sind Bestandteil einer UX-Optimierung. Tim Schoch (UX-Spezialist bei der IOZ) ging in seinem Referat auf die unterschiedlichen UX-Ansätze und -Methoden ein und zeigte auf, wie man aus SharePoint- und Office365-Lösungen das Optimum herausholen kann.

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Mit UX-Optimierungen zur benutzerfreundlichen SharePoint-Plattform

  1. 1. Gibt es SharePoint auch in einfach? UX Vortrag SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015
  2. 2. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 2 Ablauf Was ist UX? Wie funktioniert es? Konkret — Vergleich IOZ Firmendesign / Standard SharePoint Praxisbeispiel 1 — Risiken und Erfolg Praxisbeispiel 2 — Erwartungen übertreffen Praxisbeispiel 3 — Effizienz steigern
  3. 3. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 3 Einführung Hä? (Einführung)
  4. 4. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 4 Einführung Was ist UX? «Der Begriff User Experience (kurz UX) umschreibt alle Aspekte der Erfahrungen eines Nutzers bei der Interaktion mit einem Unternehmen, Produkt oder Dienst.» Jakob Nielsen / Wikipedia
  5. 5. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 5 Einführung Was ist UX? «User First.» IOZ UX Motto
  6. 6. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 6 Einführung Terminologie User Experience (UX) Komplette Benutzererfahrung Probleme und Lösungen Daten und Analysemethoden User Interface (UI) Webdesign Interaktionen Usability Bedienerfreundlichkeit Inhalte sind logisch strukturiert Funktionen verhalten sich wie erwartet
  7. 7. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 Einführung UX aus Benutzersicht User Experience (UX) Vor der Nutzung Angenommene Nutzung Erwartungshaltung Während der Nutzung Wahrgenommene Nutzung Aufgaben zu erfüllen Nach der Nutzung Empfundener Nutzen Bindung oder Ablehnung Usability Wo kommt der Benutzer mit in Berührung? 7
  8. 8. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 Einführung UX Methoden Bekannt: Grossteil der Methoden Neu: Prozess - primär auf Benutzer ausgerichtet 8
  9. 9. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 Einführung erste bekannte UX Studie «Vitruvianischer Mensch» Leonardo Davinci 9
  10. 10. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 10 Hintergrund Muten wir unseren Benutzern zuviel zu?
  11. 11. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 11 Hintergrund Unsere Auffassungsgabe zwei Grundlagen aus der Informationstheorie Simultanerfassung Signale und Rauschen
  12. 12. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 12 Hintergrund Unsere Auffassungsgabe «Simultanerfassung (Englisch: Subitizing) bezeichnet die Fähigkeit, die Anzahl von mehreren Dingen zu erfassen, ohne diese abzählen zu müssen.» (Wikipedia)
  13. 13. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 13 Bis wieviel kann unser Hirn im Unterbewusstsein zählen? 4
  14. 14. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 14 Grössere Mengen werden geschätzt oder aktiv gezählt.
  15. 15. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 15 Hintergrund Unsere Auffassungsgabe Hilfreiche Informationen werden als Signal bezeichnet. Der Rest ist Rauschen (Störung) und wird ignoriert. Je mehr Elemente vorhanden sind, desto weniger Aufmerksamkeit erhält jedes Einzelne. Ab 4 (bis 5) Elementen werden diese grösstenteils ignoriert (Rauschen)
  16. 16. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 16
  17. 17. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 17 Hintergrund Unsere Auffassungsgabe Eye-Tracking Heatmap zeigt Aufmerksamkeit des Benutzers ROT = lange angeschaut BLAU = wenig beachtet Abnahme von links nach rechts und von oben nach unten
  18. 18. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 18 Hintergrund Unsere Auffassungsgabe DO So wenig Elemente wie möglich so viele wie nötig DON’T Mehr als 7-8 Hauptnavigationspunkte Mehr als 10 Elemente pro Seite Mehr als 5 Links in einer Footerspalte
  19. 19. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 19 UX Verbesserungen Was kann unser Firmendesign besser als Standard SharePoint?
  20. 20. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 20 UX Verbesserungen Firmendesign
  21. 21. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 21 Risiken und Erfolg Wie minimiert UX Risiken und sichert den Erfolg eines Intranets?
  22. 22. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 22
  23. 23. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 23
  24. 24. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 24
  25. 25. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 25
  26. 26. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 26
  27. 27. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 27
  28. 28. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 28
  29. 29. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 29
  30. 30. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 30
  31. 31. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 31
  32. 32. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 32
  33. 33. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 33
  34. 34. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 34
  35. 35. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 35
  36. 36. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 36 Usability Test 3 Freiwillige
  37. 37. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 37 Aufgabe Gaming Maus einkaufen
  38. 38. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 38
  39. 39. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 39 Risiken und Erfolg Usability Test Spielregel Wir testen das Produkt, nicht den User Es gibt keine falschen Klicks oder Aktionen, nur ein einfaches oder kompliziertes Produkt Psst Bitte keine Hilfe aus dem Publikum
  40. 40. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 40 Risiken und Erfolg Probleme frühzeitig erkennen Es gibt einen effizienten, kostenlosen Usability Test, den jedes Unternehmen unabhängig eines UX Projekts durchführen kann: Go Live!
  41. 41. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 41 v
  42. 42. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 42 Risiken und Erfolg Fazit DO UX bereits im Vorprojekt flexibel bleiben Benutzer ernst nehmen Entscheidungsträger aktiv am Prozess beteiligen DON’T Alle Features in einem Monsterrelease Alibi UX am Ende des Projekts um Annahmen zu bestätigen
  43. 43. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 43 Erwartungen übertreffen Kann das Intranet dank UX Aufträge generieren?
  44. 44. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 44
  45. 45. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 45 Erwartungen übertreffen Zufriedenheit steigern Aufträge werden stets von Menschen vergeben Zwischenmenschliches mitentscheidend Verkaufsprozess verbessern
  46. 46. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 46 Erwartungen übertreffen Zufriedenheit steigern Vorgehen Feldstudie Bedürfnisse erkennen Kollaborationsplattform im Extranet
  47. 47. © UX . iterativ imperativ ist UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 47 (wenns nicht
  48. 48. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 48 Erwartungen übertreffen Iteratives Projekt Erfahrungen sammeln mit erstem Release Analyse Kollaborationsräume optimieren
  49. 49. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 49
  50. 50. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 50
  51. 51. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 51 Erwartungen übertreffen Fazit DO Iterativ weiterentwickeln Individuelle Anforderungen berücksichtigen Feldstudien und Interviews DON’T Alle Benutzer über einen Kamm scheren Intranet nur intern verwenden
  52. 52. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 52 Effizienz steigern Ein Intranet kostet vor allem Geld, UX soll das ändern?
  53. 53. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 53 Effizienz steigern Rechnungsvorschläge Ausgangslage 30 Projektleiter 450 Rechnungsvorschläge / Monat Vorschläge werden ausgedruckt und auf dem Papier korrigiert, anschliessend von Hand in Buchhaltung übernommen. Stundenansatz 100 CHF Intern, 150 CHF Extern Feldstudien und Usability Tests zeigen: Hoher Koordinationsaufwand Papier kann verloren/vergessen gehen Standortgebunden Umfragen zeigen: Prozess wird als umständlich empfunden Kaum Übersicht / Kontrolle für Teamverantwortliche
  54. 54. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 54
  55. 55. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 55 Effizienz steigern Verifizierung Iterative Usability Tests mit einem einfachen Prototyp zeigen: Automatisierung senkt Koordinationsaufwand deutlich Zeitaufwand für Kontrolle durch Projektleiter fast identisch Kommunikation mit Entwickler bei unklaren Buchungen vereinfacht Massiv verbesserte Übersicht und Kontrolle für Vorgesetzte
  56. 56. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 56 Effizienz steigern TCO ALT NEU Koordination / Rechnung 4 min 0.5 min Kontrolle / Rechnung 3 min 2.0 min Zeitaufwand / Rechnung 7 min 2.5 min Zeitaufwand / Monat 53 h 19 h Zeitaufwand / Jahr 630 h 225 h Kosten / Jahr 63’000.00 22’500.00 Verlorene Zeit / Jahr 405 h 40’500.00 Zusätzliche, produktive Zeit / Jahr 90 h + 13’500.00 Effektiver Verlust / Jahr 54’000.00
  57. 57. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 57 Effizienz steigern Zusatznutzen Projekt-Cockpit gibt Aufschluss über aktuellen Rechnungsstand Teamleiter sieht eine Liste der offenen Vorschläge seiner Mitarbeiter Vereinfacht Handhabung von Ferienabsenzen Deutlich weniger Koordinationsaufwand für Admin-Mitarbeiter Manuelle Korrekturen durch Admin-Mitarbeiter als Fehlerquelle ausgeschlossen Vergessen / verlieren ausgeschlossen Vereinfachte Kommunikation mit beteiligten Personen dank Yammer In allgemeines Taskhandling eingebunden Automatische Erinnerungen Standort unabhängig (Kontrolle kann zB. im Zug erfolgen) Keine Papierverschwendung
  58. 58. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 58 Effizienz steigern Fazit DO Feldstudien und Interviews Externe Berater haben keine Betriebsblindheit Automatisieren Cockpits schaffen Übersicht und setzten mentale Kapazität frei DON’T Komplexes System aufbauen ohne Tests Aktuelle Prozesse als gegeben ansehen
  59. 59. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 59 Zusammenfassung
  60. 60. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 60 UX im Vorprojekt Iterationen einplanen User First
  61. 61. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 61 Fragen? ? ? ?
  62. 62. © UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 62 Besten Dank @tim_schoch

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