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03 moderne budgetierung rossegger-2012-v3

  1. 1. Industriewirtschaft / Industrial Management Industriewirtschaft/Industrial Management Moderne Budgetierung Adäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung Sabine Rossegger Prof. Dr. Martin Tschandl CIB - Berlin 27. Oktober 2012
  2. 2. Industriewirtschaft / Industrial ManagementAusgangssituation Industriewirtschaft/Industrial Management Neue Ansätze aufgrund anhaltender Kritik an der klassischen Budgetierung Klassische Better Advanced Beyond Budgetierung Budgeting Budgeting Budgeting niedrig Veränderungsradikalität hoch Moderne Budgetierung ■ Einfachheit: Verringerter Detaillierungsgrad bei vereinfachten Prozessen ■ Flexibilität: Erhöhte Anpassungsfähigkeit durch dynamische Planung ■ Integration: Verknüpfte operative und strategische Planung Seite 2
  3. 3. Industriewirtschaft / Industrial ManagementDie Moderne Budgetierung geht wieder auf den Industriewirtschaft/Industrial Managementnutzenbringenden und steuerungsrelevanten Kern zurück
  4. 4. Industriewirtschaft / Industrial ManagementZielsetzung / Methodisches Vorgehensmodell Industriewirtschaft/Industrial Management Welche Anforderungen Definition Definition und Gruppierung 1 von Anforderungen werden an die IT- entscheidungsrelevanter 1 Anforderungen Unterstützung gestellt, 2 Erhebung Anforderungs- (Anforderungsprofil) erfüllung und Kosten1 um eine effiziente Umsetzung der Eliminierung allgemein Erhebung der am Markt 3 erfüllter Anforderungen Modernen Budgetierung bestehenden IT-Systeme 2 zur Planung Eliminierung nicht zu ermöglichen? (Leistungsprofil) 4 relevanter Kriterien Welche IT-Systeme kön- Gewichtung der nen diesen Anforde- 5 Anforderungen rungen gerecht werden Anforderungsgerechter2 3 Vergleich der einzelnen IT- Bewertung der und eine optimale Systeme 6 Anforderungserfüllung Praxisumsetzung 7 Ranking der Alternativen gewährleisten? Welche konkreten Bei- Auswahl der besten Auswahl der Showcase- träge leisten diese aus- 4 Alternative 8 Teilnehmer gewählten Planungs- 9 Bewertung der Showcases3 systeme zur Umsetzung Überprüfung der theo- des Konzeptes der retischen Entscheidungs- findung auf ihre Auswahl der besten 5 10 Alternative Modernen Budgetierung Praxistauglichkeit im Einzelnen? (Showcase)
  5. 5. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management Welche Anforderungen werden an die IT-Unterstützung der 1 Modernen Budgetierung gestellt? ■ Anforderungsanalyse zur optimalen IT-Unterstützung für Vorgehen Planung und Budgetierung ■ Kombinierung mit Anforderungen der Modernen Budgetierung ■ Anforderungskatalog, spezifiziert durch konkrete Planungsfunktionalitäten Ergeb- Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten Einfachheit Eingabe- anforderungen   Validierung Web-Unterstützung/Eingabe über Internet nisse  Eingabe auf verdichteter Ebene Eingabeunterstützung  Kommentierungen (für Zusatzinformationen) Einfachheit (Beherrschbar/Verständlichkeit)  Vorbelegen bzw. Vordefinieren  spezifische Anforderungen Prozess- Workflow-Funktion Prozessunterstützung anforderungen    Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit Methodenunterstützung Methoden- und Modellanforderungen    Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten Detailplanungen Analyseunterstützung  Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)  Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung  Automatisierte Top-down-Verteilungen Analyse-  Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports Flexibilität anforderungen    Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen Simulationen/Trendrechnungen Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen) Konfigurationsflexibilität Konfigurations- flexibilität  Variable Eingabe (-masken)  Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner, generische Anforderungen Flexibilität Informationspräsentation) Anpassungsflexibilität Anpassungsflexibilität  Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)  Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)  Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden) Integration Integrität Integrität  Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung  Integrität von Teilpläne  Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme Seite 6
  6. 6. Industriewirtschaft / Industrial ManagementDer Anforderungsprofil/-katalog zur IT-gestützten Industriewirtschaft/Industrial ManagementPraxisumsetzung der Modernen Budgetierung Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten Eingabe-  Validierung anforderungen  Web-Unterstützung/Eingabe über Internet  Eingabe auf verdichteter Ebene  Kommentierungen (für Zusatzinformationen) Einfachheit (Beherrschbar/Verständlichkeit)  Vorbelegen bzw. Vordefinieren  spezifische Anforderungen Prozess- Workflow-Funktion anforderungen  Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung  Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen  Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit Methoden- und  Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Modellanforderungen  Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten  Detailplanungen  Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)  Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung  Automatisierte Top-down-Verteilungen Analyse-  Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports anforderungen  Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen  Simulationen/Trendrechnungen  Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen) Konfigurations-  Variable Eingabe (-masken) flexibilität  Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner, generische Anforderungen Flexibilität Informationspräsentation) Anpassungsflexibilität  Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)  Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)  Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden) Integrität  Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung Integrität  Integrität von Teilpläne  Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme
  7. 7. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen 2 gerecht zu werden? Vorgehen ■ Erhebung bestehender IT-Systeme zur Planung IT-Werkzeugeinsatz bei der Planung Tabellenkalkulation 86,2 % ERP-Systeme 50,1 % OLAP-Datenbank 30,4 % Eigenentwicklung 26,9 % Dezidierte Planungslösung 11,2 % Vgl. Studie des Instituts für Business Intelligence 2008. Sonstiges 6% 349 Unternehmen in DACH-Region ■ Systematische Bewertung der potentiell geeigneten IT- Systeme 1. Gewichtung der Anforderungen 2. Bewertung der Anforderungserfüllung 3. Berechnung des Gesamtnutzwertes und Auswahl der besten Alternative Seite 8
  8. 8. Industriewirtschaft / Industrial Management Methodisches Vorgehen: Detailschritte Industriewirtschaft/Industrial Management Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen 2 Tabellen- gerecht zu werden? kalkulation hoch Ergeb- Flexibilität Dynamik nisse mittel Bewer- gering Tabellen- tung kalkulation IT- Konfiguration Laufzeit gering mittel hoch Systeme Lebenszyklus Komplexität hoch hoch hoch Planungssoftware Flexibilität Planungs- und Dynamik Dynamik Dynamik OLAP OLAP Budgetierungs mittel mittel mittel software ERP-Systeme gering gering gering ERP Laufzeit Konfiguration gering Laufzeit mittel Konfiguration hoch gering Laufzeit mittel hoch gering mittel hochenszyklus Lebenszyklus Komplexität Lebenszyklus Komplexität Komplexität
  9. 9. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen: Detailschritte Industriewirtschaft/Industrial Management Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen 2 gerecht zu werden? Adäquate IT-Unterstützung der Modernen Budgetierung 100% Einfachheit Integrität Flexibilität 33% 33% 33% 33% 33% 33% Bewertung - Schritt 2: Eingabe- Prozess- Methoden- und Bewertung Analyse- - Schritt 1: Konfigurations- Anpassungs- unterstützung unterstützung Modellunterstützung Berechnung des Gesamtnutzwertes auf unterstützung flexibilität flexibilität Einzelbewertung der IT-Systeme anhand der 25% Basis der Einzelbewertung 8,25% 25% 8,25% 25% 8,25% 25% Planungsfunktionalitäten 8,25% 50% 16,5% 50% 16,5% Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten Eingabe-  Validierung anforderungen  Web-Unterstützung/Eingabe über Internet  Eingabe auf verdichteter Ebene  Kommentierungen (für Zusatzinformationen) rrschbar/Verständlichkeit)  Vorbelegen bzw. Vordefinieren  he Anforderungen Prozess- Workflow-Funktion anforderungen  Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung  Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen  Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit Methoden- und  Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Modellanforderungen  Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten
  10. 10. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen: Detailschritte Industriewirtschaft/Industrial Management Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen 2 gerecht zu werden? Tabellen- OLAP – ERP – spez. Anforderungsgruppe Planungsfunktionalität kalkulation System System Planungssyst. Eingabe- Validierung     anforderungen Web-Unterstützung/Eingabe über Internet     Eingabe auf verdichteter Ebene        Einfachheit (Beherrschbar/Verständlichkeit) Kommentierungen (für Zusatzinformationen)      Vorbelegen bzw. Vordefinieren Prozess- Workflow-Funktion     anforderungen     spezifische Anforder. Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen     Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit     Methoden- und Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen     Modellanforderungen Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten     Detailplanungen     Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)     Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung         Automatisierte Top-down-Verteilungen Analyse- Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports     anforderungen Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen     Simulationen/Trendrechnungen     Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)     Konfigurations- Variable Eingabe (-masken)     Flexibilität generische Anforder. flexibilität Variable Oberfläche (Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner etc.)     Anpassungs- Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)     flexibilität Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)     Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung     Integrität Integrität von Teilpläne     Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme    
  11. 11. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen 2 gerecht zu werden? Ergebnisse Tabellen- kalkulation Eingabe- unterstütz… 5 4 Prozess- Integration 3 unterstütz… 2 1 0 Anpassungs Methoden- -… unterstütz… Konfiguratio Analyse- ns-… unterstütz…
  12. 12. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen 2 gerecht zu werden? Tabellenkalkulation ERP-Systeme Eingabe- Eingabe- unterstützung unterstützung Ergebnisse 5 4.5 5 4.5 4 4 3.5 Prozess- 3.5 Prozess- Integration Integration 3 3 unterstützung unterstützung 2.5 2.5 2 2 1.5 1.5 1 1 0.5 0.5 0 0 Anpassungs- Methoden- Anpassungs- Methoden- flexibilität unterstützung flexibilität unterstützung Konfigurations- Analyse- Konfigurations- Analyse- flexibilität unterstützung flexibilität unterstützung OLAP-Systeme Eingabe- Spezifische Planungssysteme Eingabe- unterstützung unterstützung 5 5 4.5 4.5 4 4 3.5 Prozess- 3.5 Prozess- Integration 3 Integration unterstützung 3 unterstützung 2.5 2.5 2 2 1.5 1.5 1 1 0.5 0.5 0 0 Anpassungs- Methoden- Anpassungs- Methoden- flexibilität unterstützung flexibilität unterstützung Konfigurations- Analyse- Konfigurations- Analyse- flexibilität unterstützung flexibilität unterstützung
  13. 13. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten 3 Planungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen? Vorgehen ■ Methodisch gestützte Software-Evaluation zur Prüfung der besten Alternative ■ Entwicklung eines generischen Vorgehensmodells Vorevaluation Detailevaluation Vorfilter Grobfilter Feinfilter • Einholung von Offerten • Prüfung der • Ermittlung des Durchfüh- “Muss”- Kriterien rungsschritte • Auswahl potentieller Erfüllungs- Anbieter grades Hilfsmittel / • Beratungsunternehmen • K.O.-Kriterien- • Kriterien- Informations • Messen liste katalog • Softwareverzeichnis • Güte der • Bewertungs- quellen • Kongresse/Seminare Offerte blätter • Internet und Literatur • ev. Kosten- • Referenzen rahmen Seite 14
  14. 14. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten 3 Planungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen? Ergeb- ■ Praxistest des definierten Vorgehensmodells nisse Kriterium Gewichtung Erfüllungsgrad Einfachheit 33% 91,63% Flexibilität 33% 88,70% Integration 33% 85,80% Wesentliche Charakteristik als Unterstützungsbeitrag Einfachheit: “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode Flexibilität: Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen Integration: KPMG-zertifizierte Konsolidierung der integrierten Planung (IFP- Model) Seite 15
  15. 15. Industriewirtschaft / Industrial Management Industriewirtschaft/Industrial Management Moderne Budgetierung Adäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung “Es kommt nicht darauf an, die Zukunft vorherzusagen, sondern auf die Zukunft vorbereitet zu sein.” Perikles
  16. 16. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / Detailbewertung im Feinfilter Industriewirtschaft/Industrial Management Lieferant: CP Corporate Planning AG Produkt: Corporate Planner Stufen- Pkt. Wert Bemerkung gewicht 1.1 Eingabeanforderungen Alle Eingaben – manuell als auch automatisiert – w erden Plausibilitätsprüfungen unterzogen, um konsistente Daten 1.1.1 Validierung 20 0,9 18 sicherzustellen. Widersprechen sich Plandaten, w erden diese zum Teil farblich angezeigt. 1.1.2 Web-Unterstützung/ Der Web Client von Corporate Planner (CP-Web) bietet eine 20 0,8 16 Eingabe über Internet einfache, standortunabhängige Dateneingabe. Mithilfe der „Gießkannen“ Funktion können Summen auf aggregierter Ebene eingegeben w erden, die gemäß den 1.1.3 Eingabe auf verdichteter Ebene 20 1 20 Kriterienkatalog Offert definierten Regeln auf die darunterliegenden Ebenen verteilt 1-n w erden. Notw endige Nebenrechnung könnenabsolutes Gewicht % mithilfe eines eigenen Offert 1 Stufengewicht % Offert n Dialogfensters „Corporate Planner Rechner “ durchgeführt (Corporate Planner) (mögliche Punkte) 1.1.4 Kommentierungen 20 0,8 16 w erden. Zudem können alle Anw ender Tätigkeiten und (für Zusatzinformationen) Haupt-/Teilkriterien Stufe 1 Stufe 2 Übertrag* Punkte Übertrag Punkte Planungen kommentieren, um den Budgetierungsprozess 1 Einfachheit 33 transparent und nachvollziehbar zu gestalten. 30,236 1.1 Eingabeunterstützung 25 8,25 0,900 7,425 Durch die Vordefinierung von Multiplikatoren (t für Tausend, m 1.2 Prozessunterstützung für Millionen) w ird die Dateneingabe w esentlich erleichtert. Des0,900 25 8,25 7,425 Weiteren w erden Vorjahresw erte automatisiert übernommen 0,940 1.3 Methoden- und Modellunterstützung 25 8,25 7,755 1.1.5 Vorbelegen bzw . Vordefinieren 20 1 20 1.4 Analyseunterstützung und Daten mithilfe eines Import-Wizard automatisch aus 25 8,25 0,925 7,631 Vorsystemen übertragen, sofern ein entsprechender Kontenrahmen hinterlegt ist. 2 Flexibilität 33 29,271 Total 100 90 2.1 Konfigurationsflexibilität 50 16,50 0,850 14,025 2.2 Anpassungsflexibilität 50 16,50 0,924 15,246 1.2 Prozessanforderungen Workflow -Funktionen ermöglichen beispielsw eise, den Zugriff 3 Integrität 33 28,314 auf einzelne Datenebenen (Ist, Plan, Budget) zeitlich 3.1 Integrität 100 33,00 0,858 einzuschränken, um einen organisatorisch definierten Planschritt 28,314 abzuschließen. Der Planer kann Aufgaben mit Status „erledigt“, 1.2.1 Workflow -Funktion 25 0,9 22,5 * aus Bew ertungsblatt
  17. 17. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management Einfachheit – “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode ■ Top-down-Prinzip mit automatischer Top- down-Verteilung ■ CP-Web ermöglicht dezentrale Werteeingabe durch den jeweiligen Kostenstellenbereich ■ Abgleich der zurückgeschriebenen Werte mithilfe anfangs „gedeckelter“ Zielvorgaben Seite 18
  18. 18. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management Flexibilität – Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen Abweichungsanalysen Kennzahlensysteme ■ Top-down-Prinzip mit automatischer Top- down-Verteilung ■ CP-Web ermöglicht dezentrale Werteeingabe durch den jeweiligen Break-Even-Analyse ABC-Analysen Kostenstellenbereich ■ Abgleich der zurückgeschriebenen Werte mithilfe anfangs „gedeckelter“ Zielvorgaben Seite 19

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