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Master Data Summit 2014: Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisation

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Vortrag von Andreas Kirchberg, Principal, Horváth& Partner Management Consultants im Rahmen des Master Data Summit am 18.09.2014 in Walldorf

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Master Data Summit 2014: Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisation

  1. 1. © Horváth & Partners Governance, Organisation und Systeme Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisation Master Data Summit 2014 Andreas Kirchberg Walldorf, 18. September 2014
  2. 2. Wir sichern Erfolg durch Lösungen für das Gesamtunternehmen und für die Unternehmensfunktionen © Horváth & Partners Automotive Chemicals Consumer Goods Financial Industries High Tech Industrial Goods Media Oil Pharmaceuticals Public Sector Retail Telecom Transportation Utilities Konzipieren Realisieren Verändern Unternehmenssteuerung Strategie Organisation Vertrieb Operations Controlling & Innovation & Prozesse & Einkauf & Finanzen Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio2 n IT Performanceoptimierung
  3. 3. © Horváth & Partners So sieht uns der Markt 2010 / 2012 / 2013 – Best of Consulting 2005 / 2010 – Top 100 Hohe Innovationskraft 2003 / 2006 / 2009 / 2012 – Hidden Champion: Nr. 1 in der Controllingberatung Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio3 n
  4. 4. © Horváth & Partners Inhalt Überblick Übergreifende Governance Konsistente Stammdatenstrukturen Klare Organisation und Prozesse Fazit Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio4 n
  5. 5. Erfolgreiches Stammdatenmanagement muss verschiedene Voraussetzungen erfüllen Übergreifende Governance Entwicklung und Etablierung von Richtlinien hinsichtlich des Datenmodells und der Pflegeprozesse © Horváth Partners Definition der zentralen Regeln für das Stammdaten Klare Organisation und Prozesse Definition der Pflegeprozesse für Stammdaten Monitoring der Regelprozesse zur Qualitätssicherung Aufbau der Pflege-organisation (Data Factory) Festlegung der Datenhoheit Konsistente Strukturen Erhebung der Steuerungs-anforderungen Entwicklung eines konsistenten und durch-gängigen Datenmodells auf Basis der Steuerungs-philosophie Abstimmung des Datenmodells mit den operativen Prozessen Durchgehende IT Evaluierung der Systeme zur Stammdatenhaltung, Pflege und Verteilung der Stammdaten Etablierung der informationsvermittelnden Systeme Enge Verzahnung der Systemebenen Vollständige Migration Harmonisierung und Bereinigung des Datenbestandes Überführung von Stamm- und Bewegungsdaten in periphere Bereiche Inhaltliche Ausgestaltung 5 Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisation Technische Umsetzung
  6. 6. © Horváth Partners Inhalt Überblick Übergreifende Governance Konsistente Stammdatenstrukturen Klare Organisation und Prozesse Fazit Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio6 n
  7. 7. © Horváth Partners Die Governance bildet die Basis für die effektive weitere Bearbeitung der Stammdatenanforderungen … Governance Prozesse Definierte Data Governance und Data Quality Prozesse bilden die Ausgangsbasis für die Konzeption der Pflegeprozess-Workflows Die Prozesse ermöglichen zusammen mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten die effiziente und effektive Umsetzung von Anforderungen an Stammdaten Governance Organisation Anlage Änderung Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio7 n Verantwortungs-zuordnung Grundlage für die Implementierung der Data Governance Organisation Rollenmodell Organisation Stammdaten-Pflegeprozess Data Owner Steuerung aller Aktivitäten, die unternehmensweit korrekte und konsistente Daten zur Verfügung stellen Rolle Vertrieb Buchhaltung Vertrieb gesamt Vertrieb Kernteam Buchhaltung Keyuser Kontengruppe alle alle 0005 Interessent alle alle alle Transaktion VD01 FD01 VD02 VD02, XD07 FD02 XD01, XD02, XD07 Datenbereich Bildbaustein Adresse x x x x x x Steuerungsdaten x x x x x x Zahlungsverkehr x x x x x x Marketing x x x x x x Abladestellen x x x x x x Exportdaten x x x x x x Ansprechpartner x x x x x x Kontoführung x x x Zahlungsverkehr x x x Korrespondenz x x x Versicherung x x x Verkauf x x x x Versand x x x x Faktura x x x x Partnerrollen x x x x Sperrdaten Vertriebsbereich x x x x x x Löschvormerkungen x x x x x x Sonstige Zusatzdaten x x x x x x Allgemeine Daten Buchungskreisdaten Vertriebsbereichsdaten Zusatzdaten
  8. 8. © Horváth Partners … und fasst grundsätzliche Regelungen für das Stammdatenmanagement im Unternehmen zusammen 8 Verfahrensrichtlinie Definition von allgemeinen Richtlinien und Leitplanken für die Pflege von Stammdaten Vorgabe von Regelungen zur Einhaltung der Compliance-Anforderungen (z.B. Belegpflicht, 4-Augen-Prinzip) Vorgaben zur Feldbefüllung Definition von Qualitätskriterien und Prüfroutinen Definition von Eskalationsmechanismen Aufbau eines quantitativen / qualitativen Reporting Handbuch Materialstammpflege Pflegeprozess, Inhalte, Verantwortlichkeiten, IT-Systeme Version: Datum: Erstellt: Verantwortlich: Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisation
  9. 9. © Horváth Partners Inhalt Überblick Übergreifende Governance Konsistente Stammdatenstrukturen Klare Organisation und Prozesse Fazit Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio9 n
  10. 10. Konsistentes KPI- Reporting KPI-Entstehung bis auf Belegebene nachvollziehbar © Horváth Partners Stammdatenstrukturen und Systemarchitektur werden aus der Steuerungslogik abgeleitet Einheitliches Datenmodell Konsolidierte Systemlandschaft Einheitliche Prozesse zur Erfassung der Daten Standardisierte Belege mit definierter Struktur und Inhalt Reproduzierbar Stellt Basisdaten für das Reporting zur Verfügung Beleginformationen werden in KPI´s überführt Verursachungsgerechte Kontierung im Beleg vermeidet Schlüsselungen Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio10 n Reporting Systeme, Systemarchitektur Value Drivers, Buchungsbeleg KPIs Konsistentes Datenmodell auf Basis einer einheitlichen Data Governance
  11. 11. welche Business Prozesse durch welche Stammdaten wie gesteuert werden Steuerungsanforderungen am Beispiel Materialstamm (Auszug) © Horváth Partners Anforderungen an Stammdaten werden aus Steuerungs-anforderungen der Geschäftsprozesse abgeleitet Zur Harmonisierung von Stammdaten muss definiert werden, Beschaffung und Vertrieb Liefermengen und tolerierte Abweichung Notwendige Transportbedingungen Zollabwicklung Just in time Steuerung Disposition und Arbeits-vorbereitung Losgrößensteuerung Sicherheitsbestände und Lieferbereitschaft Übergang von Auslauf- zu Nachfolgematerial Rüst- und Bearbeitungszeiten Lagerung und Qualitätsmanagement Notwendige Lagerbedingungen Chargenpflicht Kommissionsstrategien Dokumentationspflichten und Prüfintervalle Buchhaltung und Kalkulation Preisermittlung zur Bestandsbewertung Steuer- handelsrechtliche Preise Planungsverfahren Kalkulationslosgrößenermittlung Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio11 n
  12. 12. Bestimmung der zu vereinheitlichenden Felder Name Ort Merkmal Definition der Feldinhalte („Steckbrief“) © Horváth Partners Die zu harmonisierenden Feldinhalte werden je Stammdatenobjekt definiert Beispiel Debitorenstammsatz Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio12 n Feldausprägung Name1 , Name2, Name3, Name4 Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land, Straße2, Straße3, Straße4, Straße 5, Zusatz, Gebäude, Ortsteil, Region, Raum, Stockwerk, Name c/o, Unzustellbarkeit, Zeitzone Straßenadresse: Postfach, PF -PLZ, PF ohne Nummer, Abw. Ort, Abw. Land, Abw. Region, Firmen PLZ, Unzustellbarkeit, Zeitzone Postfachadresse: Kategorie Projektbeispiel: Mittelständisches Unternehmen
  13. 13. Mengeneinheit, in der die Bestände des Materials geführt werden In die Basismengeneinheit rechnet das System alle Mengen um, die in anderen Feld darf nicht leer sein Alle Pulver (Mat.-Nr. beginnt mit 01) müssen eine © Horváth Partners Projektbeispiel: Mittelständisches Unternehmen Für kritische Felder wird eine umfangreiche Nutzungsrichtlinie erstellt Tech. Feldname Tabelle Sicht MEINS Beschreibung der Anforderung MARA Grunddaten 1 Alle Materialien müssen mit einer Mengeneinheit versehen sein Die möglichen Ausprägungen sind standardisiert Beschreibung der Verwendung Bildbaustein Allgemeine Daten Mengeneinheiten (Alternativmengeneinheiten) erfasst werden Ausprägung / Attribute Schlüssel Beispiel Logik Gewicht KG Kilogramm G Gramm Länge KM Kilometer M Meter MM Millimeter Volumen L Liter Fläche M2 Quadratmeter CM2 Quadratzentimeter XXX Alphanumerisch STK keine Prüfroutine Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio13 n Gewichtseinheit haben Alle Drähte (Mat.-Nr. beginnt mit 03) müssen eine Längeneinheit haben haben Alle Bleche (Mat.-Nr. beginnt mit 05) müssen eine Flächeneinheit haben Wenn Einheit gleich G, M oder MM und Basismenge = 1.000 muss auf nächsthöhere BME umgerechnet werden Wenn Einheit gleich CM2 und Basismenge = 10.000 muss auf M2 umgerechnet werden Typ Format Pflichtfeld Auswahl Standard ja Ansprechpartner Manfred Mustermann Kontakt M.mustermann@masterdata.com
  14. 14. © Horváth Partners Inhalt Überblick Übergreifende Governance Konsistente Stammdatenstrukturen Klare Organisation und Prozesse Fazit Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio14 n
  15. 15. Zentrales Stammdatenmanagement Verantwortlich für Gestaltung und Bereitstellung von: fachlichen Prozessen Governance-Richtlinien Datenqualitätsmaßnahmen Datenredaktion Fachliches und technisches Datenmodell Koordination der Anforderung der Fachbereiche Anforderung Pflegeprozesse Richtlinie Datencompliance/ Datenqualität Anforderungen Berechtigungen Stammdaten Kommunikation im Bereich Datenmodell Datenmanagement Operative Anlage und Pflege Stammdaten Umsetzen der Pflegeprozesse Sicherstellung der operativen Datencompliance/Datenqualität Berechtigungsmanagement Inhaltliche Hoheit Technische Hoheit © Horváth Partners Das zentrale Stammdatenmanagement koordiniert die Anforderungen der Fach- und IT-Bereiche Fachbereich Geschäftsprozess- Verantwortung Fachliche Inhalte von Stammdaten Fachliche Richtlinien und Vorgaben Inhaltliche Anforderung an Datenqualität Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio15 n IT-Bereich IT- Realisierung/ Implementierung Technisches Datenmodell Berechtigungen Verteilprozesse Data Governance Quality Monitoring Zentrale Vorgabe von Standards und Formaten Operative Pflege und Umsetzung
  16. 16. © Horváth Partners Projektbeispiel: Mittelständischer Weltmarktführer Ein Stammdaten-Gremium ist eine Möglichkeit zur divisionsübergreifenden Etablierung von Richtlinien Kern-Gremium Material Debitor Ein zentraler Stammdaten Koordinator je Division ist gleichzeitig Mitglied im Kern-Gremium Funktionsübergreifende Verantwortung für Division und Sicherstellung, dass für Stammdaten-Themen Fachexperten verfügbar sind Aufgaben: Entscheidung inhaltlich prozessualer Stammdaten-Themen sowie zu Fragestellungen in Bezug auf Pflegeprozesse und unterstützende Software-Lösungen Fachexperten … Division 1 Division 2 Division 3 Group IT Vertretung 16 Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisation
  17. 17. Vertreter der Fachbereiche auf Arbeitsebene Ggf. Ergänzung durch Fachexperten © Horváth Partners Projektbeispiel: DAX Konzern Das Data Management Board entscheidet als über-greifendes Gremium über zentrale Governance-Themen Data Management Board Data Governance Management Committee Strategische Entscheidungen Eskalationen Ressourcensteuerung Zulieferung von Inhalten für Board Entscheidungen Operative Entscheidungen Business Sponsor, Data Manager, IT Operative Umsetzung von: Fachlichem und technischem Datenmodell Pflegeprozessen Stammdatenhaltung und Verteilung Datenqualität Quartals-weise bzw. AdHoc bei Bedarf 1-2 x monatlich Operative Stammdatenteams Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio17 n
  18. 18. Projektbeispiel: DAX Konzern Schaffung einer Data Factory als ‚Hüterin‘ des integrierten Datenbestandes © Horváth Partners Zentralsystem Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio18 n Finanzen Data Factory Beschaffung Logistik Personal Rechnungswesen CRM Internationale Systeme Weitere Vorteile eines zentralen Datenmanagements Gebündeltes Stammdaten-Know-How Effiziente standardisierte Prozesse Zentrale Hardwarekonsolidierung ohne Insellösungen Hoher Service-Level durch zentralen Workflow-Support Maximaler Automatisierungsgrad Qualitätsgewinn durch zentrale Governance Interdependenzen der Steuerungsobjekte berücksichtigt Wissen zu Stammdaten (Strukturen, Inhalte, Prozesse) in Informations-Plattform bereitgestellt und gepflegt Einheitliches Datenmodell Voraussetzung für ein einheitliches ERP Transparenz in ERP und Reporting Komplexitätsreduktion der Schnittstellen auf den End2End Prozessen
  19. 19. Bei der Einführung eines Stammdatenmanagements müssen Stammdatenpflegeprozesse neu definiert werden Definition und Dokumentation von Prozessen zur Neuanlage und Pflege von Stammdaten (Customer, Supplier, Material) anhand Horváth Partners Best-Practices aus diversen Stammdatenprojekten Zuordnung von Teilprozessen zu den jeweiligen Verantwortlichen (Aktivitätensplitt) Vorbereitung der Qualifizierung der zukünftig verantwortlichen Mitarbeiter (Train-the-Trainer-Ansatz) © Horváth Partners Vorgehensweise Beispiel Regelprozess „Kunde neu anlegen“ Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio19 n
  20. 20. 3 Benennung der Verantwortlichen © Horváth Partners Prozess- und Rollenmodelle bilden den Ausgangspunkt für den Aktivitätensplit und die Berechtigungsvergabe 1 Entwurf globaler Pflegeprozess und Datenbereich Bildbaustein 20 2 Definition Organisations-einheiten Division 2 Division 1 mit eigenständiger Pflegeverantwortung Funktion Funktion Funktion Business Unit 2 Business Unit 3 Funktion Funktion Funktion … Business Unit 1 Division 3 Group Hr. x Fr. y Hr. x Fr. y Hr. x Fr. y Hr. x Fr. y Hr. x Fr. y Hr. x Fr. y Hr. x Fr. y Hr. x Fr. y Hr. x Fr. y Hr. x Fr. y Hr. x Fr. y Projektbeispiel: Mittelständischer Weltmarktführer Definition Rollenmodell Anlage Änderung Rolle Vertrieb Buchhaltung Vertrieb gesamt Vertrieb Kernteam Buchhaltung Keyuser Kontengruppe alle alle 0005 Interessent alle alle alle Transaktion VD01 FD01 VD02 VD02, XD07 FD02 XD01, XD02, XD07 Adresse x x x x x x Steuerungsdaten x x x x x x Zahlungsverkehr x x x x x x Marketing x x x x x x Abladestellen x x x x x x Exportdaten x x x x x x Ansprechpartner x x x x x x Kontoführung x x x Zahlungsverkehr x x x Korrespondenz x x x Versicherung x x x Verkauf x x x x Versand x x x x Faktura x x x x Partnerrollen x x x x Sperrdaten Vertriebsbereich x x x x x x Löschvormerkungen x x x x x x Sonstige Zusatzdaten x x x x x x Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisation Allgemeine Daten Buchungskreisdaten Vertriebsbereichsdaten Zusatzdaten
  21. 21. © Horváth Partners Inhalt Überblick Übergreifende Governance Konsistente Stammdatenstrukturen Klare Organisation und Prozesse Fazit Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio21 n
  22. 22. Die integrierte Betrachtung von Governance, Organisation und Systemen führt zu erheblichen Unternehmensvorteilen © Horváth Partners Vorteile eines zentralen Datenmanagements Nachhaltigkeit Durchgängige Pflege durch zentrales Datenmanagement Gestalterrolle nutzen und weiter ausbauen Datenqualität Eindeutige, einheitliche Definitionen und zentrale Governance Transparenz und Vergleichbarkeit von Zahlen Agilität Voraussetzung für beschleunigte und vereinfachte Umsetzung organisatorischer und prozessseitiger Veränderungen Compliance Reduktion IT-seitiger Compliance Aufwand Nachhaltige Sicherstellung Compliance (Regulatorik, Datensicherheit, etc.) Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio22 n Prozess- Kosteneffizienz Führt zu hoher Performance durch standardisierbare Abläufe Enabler zur Reduzierung der ERP-Kostenbasis Internationalisierung Effiziente Abbildung des nationalen und internationalen Geschäfts „The right data at the right place at the right time“
  23. 23. Ihre Ansprechpartner für das Thema Stammdatenmanagement © Horváth Partners Horváth Partner GmbH Cecilienallee 10 D-40474 Düsseldorf Phone: +49 211 577908 1309| Fax: -1095 Mobile: +49 162 2886 015 AKirchberg@horvath-partners.com Andreas Kirchberg Dipl.-Wirtschaftsingenieur Principal Governance, Organisation und Systeme: Erfolgsfaktoren für den Aufbau einer Stammdatenorganisatio23 n Horváth Partner GmbH Ganghoferstr. 39 D-80339 München Phone: +49 89 544625 1407 | Fax: -1085 Mobile: +49 162 2886 001 ATkotz@horvath-partners.com Alexander Tkotz Dipl.-Kaufmann Managing Consultant
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