ZTravel è la soluzione Zucchetti che permette di ottimizzare l'intero processo di gestione delle trasferte e note spese: semplifica i processi di comunicazione, favorisce la collaborazione, aumenta la produttività di tutti i settori coinvolti, riduce notevolmente i costi di gestione e migliora l'efficienza dei processi. ZTravel è una soluzione innovativa per il governo dell'intero processo di gestione delle trasferte: - pre-travel, - on-travel, - post-travel, - analisi. Disponibile in Licenza d'uso ed in SaaS

2. ZZTravel: Travel: ccoommppoossiizziioonnee ooffffeerrttaa

3. ZTravel è l’applicazione Zucchetti che, operando in modalità web, supporta le
aziende nell’intero processo di trasferta, ossia nelle fasi di:
PPrree--ttrraavveell OOnn--ttrraavveell PPoosstt--ttrraavveell
AAnnaallyyssiiss
ZZTTrraavveell

4. Gestire a 360° il processo pre-travel relativo ai viaggi d’affari aziendali, con l’obiettivo di pianificare la
trasferta controllandone i costi e di organizzare tutti gli aspetti legati alla sua pianificazione
documenti
di viaggio
TTrraassffeerrttee pprree--ttrraavveell
prenotazione mezzi
di trasporto
prenotazione hotel
gestione anticipi
autorizzazione

5. La soluzione è in grado di adattarsi rapidamente alle Travel Policy aziendali
dimostrandosi dunque un valido strumento di supporto alle politiche di cost
saving mirate al controllo delle spese di Trasferta.
In quest’ottica l’azienda ha la possibilità di
definire dei Budget di Trasferta per :
commessa
centro di costo
tipologia di Trasferta
TTrraassffeerrttee pprree--ttrraavveell

6. Integrazione dei principali provider relativi a hotel, voli ed auto a noleggio in
un’unica piattaforma per un sistema di booking completo e customizzabile.
Pagamenti elettronici
BBooookkiinngg
Business Intelligence

7. TTrraassffeerrttee pprree--ttrraavveell
Inoltre l’azienda può coinvolgere nel processo le Agenzie per :
effettuare le prenotazioni
in seguito alla ricezioni di e-mail strutturate
oppure fornendo loro l’accesso diretto
alla soluzione
predisporre i documenti di trasferta
biglietti, voucher, ecc. sono archiviati
automaticamente nel Dossier Trasferta di
ciascun utente (DMS)
acquisizione automatica delle
fatture in nota spese

8. TTrasferte: rasferte: caratteristiche pprriinncciippaallii
budget di trasferta
autorizzazione trasferta
organizzazione
logistica trasferta
integrazione self-booking tools
mailing e acquisizione automatica delle
fatture di agenzia in nota spese
gestione anticipi
dossier trasferta

9. MMoobbiillee oonn--ttrraavveell
Soluzione studiata per smartphone e tablet che consente di velocizzare il processo di pianificazione della
Trasferta e di compilazione della Nota Spese anche in assenza di connessione dati

10. MMoobbiillee oonn--ttrraavveell
L’utente ha inoltre la possibilità di allegare alla spesa la fotografia della ricevuta
effettuata con il dispositivo mobile; in questo modo l’azienda potrà velocizzare le fasi di
controllo della Nota Spese senza dover attendere la consegna della copia cartacea
*supportata per dispositivi IOS e Android e Win mobile

11. NNoottee ssppeessee ppoosstt--ttrraavveell
E’ la soluzione per la gestione a 360° del processo post-travel relativo ai viaggi
d’affari aziendali che consente:
Compilazione digitale della Nota Spese
Predisposizione della Distinta Rimborsi
Trasmissione dati riepilogativi dei rimborsi ai fini
LUL (Libro Unico del Lavoro)
Liquidazione diretta dei rimborsi su conto
corrente/cassa/cedolino
Contabilizzazione delle spese
Generazione dei documenti riepilogativi e dei
registri sezionali IVA relativi alle spese con
fattura

12. NNoottee ssppeessee ppoosstt--ttrraavveell
La soluzione è stata ideata per snellire, semplificare il processo e abbatterne i
costi indiretti.
I dati che l’utente può gestire in sede di compilazione della Nota Spese sono:
estremi della trasferta (località di partenza/arrivo,
orari, ecc.)
voci di spesa con possibilità di definire valuta,
modalità di pagamento e tipologia di documento
(ricevuta, fattura, ecc.)
copia dei documenti che saranno automaticamente
archiviati nel Dossier Trasferta (DMS)
percorrenze stradali con la possibilità d acquisire
automaticamente da Google Maps le distanze per
ciascuna tratta inserita dall’utente
riferimenti contabili (commessa, centro di costo,
cliente, ecc.)
anticipi ricevuti dall’azienda

13. PPaaggaammeennttii eelleettttrroonniiccii
I pagamenti elettronici effettuati durante la trasferta sono
acquisiti in automatico all’interno della Nota Spesa.
Abbattimento costi e tempi
legati alla gestione manuale dei
controlli
Rispetto delle travel policy

14. NNoottee ssppeessee ppoosstt--ttrraavveell
Note Spese si adatta rapidamente alle
Travel Policy aziendali diventando un
strumento a supporto delle politiche di
cost saving relative alle spese di Trasferta
Note Spese consente di costruire
calcoli personalizzati indicati sia per la
gestione di eventuali accordi
integrativi (conteggio diarie,
maggiorazioni, ecc.) sia per trattare
policy particolari
Note Spese, nativamente realizzata
multi-lingua, multi-valuta, multi-company,
si adatta a qualsiasi contesto
internazionale con la possibilità di
differenziare i trattamenti fiscali applicati
alle Trasferte di ciascun paese

15. NNoottee ssppeessee:: ccaarraatttteerriissttiicchhee pprriinncciippaallii
Gestione parametrica voci di spese
Gestione parametrica rimborso
percorrenze stradali
Acquisizione flusso pagamenti con
carte di credito
Liquidazione automatizzata rimborsi
(cedolino o bonifico bancario)
Contabilizzazione rimborsi
Gestione parametrica riconoscimento
indennità e diarie
Gestione parametrica massimali di spesa
Compilazione guidata Nota Spese
Trasmissione dati per Libro Unico del Lavoro

16. NNoottee ssppeessee ppoosstt--ttrraavveell
Il modulo Nota Spese di ZTravel dialoga nativamente con gli applicativi
Zucchetti e si interfaccia con le soluzioni di altre softwarehouse.

17. HHRR AAnnaallyyttiiccss aannaallyyssiiss
La soluzione di business analytics che permette agli uffici coinvolti nell’intero Processo di Trasferta e al management di
effettuare analisi e valutazioni sui costi per prendere decisioni sulla base delle informazioni contestualizzate e strutturate
Dashboard dinamici
Grafici
Strumenti per analisi approfondite

18. PPaappeerrlleessss ooffffiiccee
Business Intelligence
Comunicazione azienda-dipendente
completamente digitalizzata
Dematerializzazione del processo
di business travel
Riduzione dei costi
Single sign-on

19. PPrenotazione renotazione aauuttoo aazziieennddaallii
Processo di prenotazione auto in pool automatizzato
Da un cruscotto possibilità di visualizzare:
- auto disponibili
- date disponibilità auto
- prenotazioni dei colleghi
Business Intelligence

20. ZZTravel: Travel: ppuunnttii ddii ffoorrzzaa
Nativamente integrata con le soluzioni della suite HR Zucchetti (Paghe,
Presenze, Workflow, Timesheet)
Business Process Management per adattare l’informatizzazione del
processo all’organizzazione aziendale
Document Management System per abbattere drasticamente la
documentazione cartacea legata al processo Travel (biglietti
viaggio, vaucher hotel, ricevute fiscali, scontrini, distinta rimborsi,
ecc.)
Infobusiness il sistema di business intelligence per dare la possibilità alle
aziende di analizzare tutti gli eventi legati alla trasferta (costi di
trasferta, distribuzione territoriale trasferta, ecc.)

21. LUXURY &
FASHION
PRODUZIONE -
abbigliamento
AAllccuunnii cclliieennttii ZZTTrraavveell
Turismo
Ristorazione
Facility Management
Media &
Ludic
Agenzie
per il lavoro
Enti e
associazioni
GDO
PRODUZIONE –
alimentari & beverage
PRODUZIONE – veicoli
PRODUZIONE –
elettronica
Industry ICT Retail
Servizi finanziari e
consulenza

22. www.zucchetti.it/ztravel