Se describe el proceso de calidad de la institucion luis carlos galan

1. INSTITUCIÓN EDUCATIVA LUIS CARLOS GALAN SARMIENTO Informe de Revisión por la alta dirección NOVIEMBRE DE 2009

4. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESIÓN DE CALIDAD ““ Diseño y prestación del servicio educativo formal en los niveles preescolar, básica y media académica” “ Desing and provision of educative formal services for the pre-school, elementary and academic secondary levels” Es adecuado el alcance del SGC: SI_ x _ NO__ Pertinencia de las directrices del SGC

5. RED DE PROCESOS Es adecuado el mapa de procesos: SI_ x _ NO__ Pertinencia de las directrices del SGC

7. CONSOLIDADO DE AUDITORÍAS Resultados de auditorias, El resultado de las auditorías era de esperarse dado al momento coyuntural del tercer periodo en donde no hubo líderes empoderados de los procesos directivo y formativo, no obstante la Institución continuó con su camino al mejoramiento continuo PROCESOS % HALLAZGOS HALLAZGOS OBS NO CONF % NC Directiva 17% 7 1 6 16% Talento Humano 12% 5 0 5 13% Calidad y Documentación 10% 4 0 4 11% Bienestar 5% 2 0 2 5% Insfraestructura y Compras 14% 6 1 5 13% Admisiones y Matrículas 12% 5 0 5 13% Curricular 2% 1 0 1 3% Formativa 29% 12 2 10 26% 100% 42 4 38 100%

11. Desempeño de los procesos y conformidad del producto, DESEMPEÑO DE LAS GESTIONES Los resultados del desempeño de los procesos se pueden observar en el cuadro de mando integral de la Institución Ir a cuadro de mando integral

12. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD CON EL PRODUCTO NO CONFORMES PROCESO PERIODO OBSERVACIONES Jornadas pedagógicas no planeadas que generan la no asistencia de alumnos a la Institución Directiva 2009 Todas las jornadas pedagógicas Institucionales son avisadas con previo anticipación con el objetivo de que las familias programen actividades con los estudiantes y evitar insatisfacciones al respecto Inasistencia de docentes a su jornada laboral sin previo aviso Formativa 2009 Siempre que los docentes necesitan de permisos saben que anticipadamente solicitan ante la rectoría y el coordinador se encarga de realizar programaciones especiales en los horarios para evitar la pérdida de clases, hay salvedad en caso de incapacidad a docentes o directivos No atención de un padre de familia en la Institución después de haber sido citado Formativa 2009 Todo padre de familia es atendido en primera instancia por el docente del estudiante, en caso de presentarse alguna eventualidad se atiende desde cada coordinación, por tanto siempre son atendidos Libros mutilados de Biblioteca Bienestar 2009 Es un no conforme actual para la Institución la falta de prestación del servicio de biblioteca, no obstante se ha gestionado el logro de una bibliotecóloga competente y en 2010 la institución contará con dicho personal. Libros que aparecen registrados en la colección de biblioteca y no se pueden recuperar Bienestar 2009

13. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Desempeño de los procesos y conformidad del producto, VISIÓN educativa Luis Carlos Galán Sarmiento se proyecta para los próximos 5 años como un centro formativo certificado, bajo la norma ISO 9001:2000, donde los estudiantes cuenten con un personal docente, administrativo, directivo y de apoyo, enfocados hacia el desarrollo de unas habilidades Institucionales y al mejoramiento continuo del servicio educativo para adquirir un reconocimiento en el contexto municipal y nacional. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ACTIVIDADES ESTRUCTURA DEL INDICADOR META FRECUENCIA RESPONSABLE INDICADOR RESULTADO ANÁLISIS Conseguir la certificación de calidad en 2008 y sostenerla hasta el 2013. Cumplir satisfactoriamente con las exigencias de las auditorías externas. Total No Conformidades Mayores / Total No Conformidades 0% Anual Rectoría 0% Actualmente la Institución cuenta con la certificación de calidad, y está solucionada la NC menor que hubo Sensibilizar y capacitar permanentemente el personal en el Sistema de Gestión de Calidad Total personal sensibilizado en SGC / Total personal de la Institución 80% Anual Líder de Gestión del Talento Humano 100% Todo el personal ha sido sensibilizado, la actividad se hizo a inicios de 2009 y se hará cada año Aprobar el presupuesto para actividades relacionadas con el SGC Presupuesto aprobado Aprobado Anual Rectoría 100% Se contó con presupuesto para el sostenimiento del SGC incluyendo algunas asesorías particulares y las auditorías internas Fomentar habilidades Institucionales en el personal directivo, docente, administrativo y de apoyo Tener personal que cumpla satisfactoriamente con las habilidades y competencias institucionales # personal evaluado con calificación igual o mayor a 70 puntos / # personal evaluado 70% Anual Líder de Gestión del Talento Humano 100% Todo el personal de la Institución cumple satisfactoriamente con las expectativas institucionales y serán tenidos en cuenta en 2010

14. Promover el mejoramiento continuo desde todas las instancias de la institución Capacitar directivos en ACPM # personal directivo capacitado / # personal directivo 80% Anual Líder de Gestión del Talento Humano Esta estrategia cambiará en cuanto sus actividades, se realizará capacitación solo al personal de las gestiones, actualmente el personal de las gestiones está sensibilizado en ACPM en un 89%, de 45 personas de las gestiones solo 5 personas están pendientes dado a que son muy recientes en los procesos, La razón del cambio es que secretaría de educación ya no dejar dar capacitaciones y es la casa del maestro la encargada de estas, sin embargo mediante acompañamiento externo se buscará que el personal de las gestiones cada vez proponga mejores acciones Capacitar docentes en ACPM # personal docente capacitado / # personal docente 80% Anual Líder de Gestión del Talento Humano Capacitar administrativos en ACPM # personal administrativo capacitado / # personal administrativo 80% Anual Líder de Gestión del Talento Humano Capacitar apoyo en ACPM # personal de apoyo capacitado / # personal de apoyo 80% Anual Líder de Gestión del Talento Humano Generar ACPM eficaces en la Institución Total ACPM Cerradas eficaces por periodo / Total ACPM generadas por periodo 70% Anual Líder de Gestión de Calidad 2008 2009 La meta de 2008 se ha cumplido dado al compromiso con la mejora Igual situación que el año anterior, solo que la momento de la medición aún hace falta 2 meses por finalizar el año escolar 23/24= 96% 19/26 =73% Adquirir un reconocimiento en el contexto municipal y nacional. Adquirir reconocimiento a nivel Cultural y Deportivo Cantidad de eventos en lo que obtiene reconocimiento / Cantidad de eventos en lo que asiste la Institución ≥ al año anterior Anual Rectoría 7/9: 77%, Esta es la medición base dado en que en 2009 solo se tuvo en cuenta granjas, de tal modo si hemos logrado la meta 9 eventos en total de los cuales hay reconocimiento en 7 como : 2 reconocimientos en cuanto el proyecto de granja escolar y otro de ética, además eventos como semilleros en universidades, intercolegiados, olimpiadas de conocimiento, emprendimiento, becas universitarias, certificación ICONTEC Adquirir reconocimiento a nivel Académico respecto las pruebas del ICFES Resultado de las pruebas del ICFES a nivel Nacional ≥ al resultado de la media nacional Anual Rectoría La IE está en medio La institución aumentó los resultados a comparación el el año pasado y viene mejorando desde el logro del SGC

15. Estado de las acciones correctivas y preventivas DESCRIPCIÓN PERIODO TIPO ESTADO EFICACIA AC AP AM Abierta Cerrada SI NO 1. AP Contratación de consultor abril 17- 08 X X X 2. AM Canales de comunicación mayo 2 -08 X X X 3. AM trasversalidad proyectos sep 12 -08 X X X 4. AC manual de convivencia sep 29 - 08 X X X 5. AP Inventarios sep 29 - 08 X X X 6. AC orientaciones de grupo sep 29 - 08 X X 7. AC 6.1 - Organizar el Alcance del SGC oct 14-08 X X X 8. AC 6.2 - 6.3 - Mejoras en el manual de calidad oct 14-08 X X X 9. AC 6.4 - Recuperación de registros oct 14-08 X X X 10. AC 6.5 - Control de documentos y registros separado oct 14-08 X X X 11. AC 6.6 - Otros servicios no conformes oct 14-08 X X X 12. AC 6.8 - 6.10 - Perfil y evaluación de auditores oct 14-08 X X X 13. AC 6.9 - Orden para realizar auditorías oct 14-08 X X X 14. AC 6.11 - Acciones correctivas y preventivas separado oct 14-08 X X X

16. DESCRIPCIÓN PERIODO TIPO ESTADO EFICACIA AC AP AM Abierta Cerrada SI NO 15. AC 6.12 - 6.13 - Mejorar la revisión por dirección oct 14-08 X X X 16. AC 6.14 - Gestión de las quejas oct 14-08 X X X 17. AP 6.7 - Naturaleza de las NC de auditorías oct 14-08 X X X 18. AP Deserción oct 17-08 X X X 19. AM Codificación y manejo de Inventarios oct 15-08 X X X 20. AM Remodelación tableros aulas sep 29-08 X X X 21. AM Centralización de secretarías de secciones oct 20-08 X X X 22. AM Unificar criterios de evaluaciòn en areas oct 23-08 X X X 23. AP planes no pertinentes para pruebas externas oct 23-08 X X X 24. AC Perfil Docentes oct 29-08 X X X 25. AM Documentación estudiantes nuevos ene 16-09 X X X 26. AP Propiedad del cliente ene 16-09 X X X 27. AP Indicadores admisiones ene 16-09 X X X 28. AM No determinación de causas en AM feb 12-09 X X X

17. DESCRIPCIÓN PERIODO TIPO ESTADO EFICACIA AC AP AM Abierta Cerrada SI NO 29. AM Mejora en proceso curricular feb 12-09 X X 30. AM Impacto de las ACPM feb 12-09 X X X 31. AP Registros mantenimiento feb 17-09 X X X 32. AP Seguimiento al cierre de ACPM feb 17-09 X X 33. AM Fecha de evaluación de proveedores feb 17-09 X X X 34. AP Actualización para objetividad en el % en evaluación a proveedores feb 17-09 X X X 35. AM estadísticas para ACPM Mar 12-09 X X 36. AP Control documentos pendientes Mar 17-09 X X X 37. AP No conformes en procesos Mar 24-09 X X X 38. AM Compra de asuntos realmente necesarios Mar 25-09 X X X 39. AM Evitar pérdida de logros May 8 -09 X X 40. AP registros a lápiz May 8 -09 X X X 41. AM integración gestión curricular y formativa May 12-09 X X 42. AM Comunicaciones May 20-09 X X X

18. DESCRIPCIÓN PERIODO TIPO ESTADO EFICACIA AC AP AM Abierta Cerrada SI NO 43. AP Eficacia del entrenamiento May 20-09 X X X 44. AM Evaluación desempeño acorde a habilidades May 20-09 X X X 45. AP Duplicidad registros May 20-09 X X X 46. AP Autoridades institucionales May 20-09 X X X 47. AM Indicadores y Metas Jun 4-09 X X X 48. AM Redacción ACPM Jun 4-09 X X 49. AM Objetivos de procesos Jun 4-09 X X X 50. AP gestión de riesgos Sep 17-09 X X TOTAL ACCIONES INSTITUCIONALES ALCANCE AC AP AM ABIERTAS CERRADAS SI NO 50 2008-2009 13 17 20 8 42 42 0 26% 34% 40% 16% 84% 100% 0%

19. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas Eficacia de los procesos Asignación de recursos Satisfacción de clientes Seguimiento al anterior informe de revisión de la alta dirección 1.1 Algunos de los líderes de los procesos continuaron, los que no fue a causa de incapacidad médica o traslados, solo en bienestar se cambio el líder para otra gestión y quedó una nueva líder encargada que ha dado trascendencia a las actividades del procedimiento 2.1 Los recursos para el sostenimiento del SGC solo llegaron al finalizar octubre de 2009, por tanto hubo algunas dificultades para la realización de algunas actividades 3.1 Se ha trabajado permanentemente con actividades y socializaciones de apartes del manual de convivencia durante el año 2.2 Los estímulos no fueron asignados dado a que la Institución no tuvo recursos 3.2 Se están adelantando actividades para lograr la señalización institucional y se cuenta con las cotizaciones, no se ha adquirido dado a la falta de recursos

20. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas # RECOMENDACIÓN SEGUIMIENTO 1 Se recomienda fortalecer la interiorización de la Política y Objetivos de calidad por la comunidad educativa mediante inducción y re-inducciones año tras año, e inclusive otras actividades enfocadas en el SGC Se dio cumplimiento a la inducción – reinducción en 2008 y 2009, se esperan seguir dando año a año bajo responsabilidad de talento humano. Además se cuenta con carteleras del SGC en cada sección y con Columnas de Calidad en cada aula 2 En la gestión curricular enfocar los indicadores en cuanto su implementación en las áreas, ya que simplemente están formulados para dar cumplimiento a la ley Los indicadores fueron ajustados y dan cumplimiento tanto a lo legal como a lo reglamentario, además para medirse deben hacerse con base a los instructivos de plan de área y de proyectos obligatorios, el cumplimiento a cada plan se da desde formativa 3 No olvidar auditar el proceso de auditoría internas, a su vez que este proceso no lo audite uno de los auditores que ya auditó otros procesos Se cumplió la auditoría interna antes de la externa para este proceso y se llevo a cabo además la auditoría a la revisión por dirección en la misma ocasión 4 Iniciar la aplicación de las evaluaciones de desempeño a los proveedores que ya se les haya vuelto a comprar Se actualizó la base de datos de proveedores, eliminando los que no continuaban y agregando los nuevos, se organizó el listado de modo que se identificaran aquellos de impacto y fueron esos precisamente los que se evaluaron 5 Realizar acciones de tipo correctivo, preventivo o de mejora a partir de las quejas según sea necesario El proceso de quejas estuvo descuidado a partir de mayo de 2009, no obstante se mejorará para 2010 mediante un grupo encargado 6 Considerar la posibilidad de determinar no conformes para todos los procesos Se determinaron no conformes según la institución consideró pertinente, y mejoró la definición comparado con el único no conforme considerado en un principio respecto a los alumnos que perdían 7 Es necesario continuar las capacitaciones de ACPM en todos los perfiles de la IE incluyendo personal administrativo, de apoyo, directivo y docente Acorde a los lineamientos de secretaría de educación, hemos decidido que solo se harán las capacitaciones al personal de las gestiones, pues la casa el maestro es quien se encargará de capacitar, lo hacemos dado a nuestro compromiso con el mejoramiento continuo

21. Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad CAMBIOS ACCIONES Traslado de la Institución del Coordinador de Calidad o líderes de alguna Gestión Realizar procesos de inducción anual en la Institución, y de carácter extemporáneo cuando haya cambio de líderes. Análisis de riegos a través de una metodología estructurada y que abarque a toda la Institución Promover la cultura de prevención en la institución Pérdida de la certificación de calidad con que actualmente cuenta la Institución Contar con asesorías que puedan retroalimentar y promover el mejoramiento continuo Institucional Cambio en la metodología evaluativa bajo el decreto 1290 de 2009 Elaborar, aprobar , socializar y entender la nueva metodología evaluativa de la Institución por parte del personal docente

22. Revisión generalidades del SGC ASPECTO A REVISAR REVISIÓN SEGUIMIENTO SI NO El plan de comunicaciones. X Se dispone el plan de comunicaciones y se utiliza para servir como guía para socializar el SGC Convenios interinstitucionales. X Se disponen de convenios con secretaría de bienestar social (restaurante escolar), universidades (servicios de acompañamiento a alumnos), secretaría de transportes y tránsito (tiquetes estudiantiles) entre otros PEI. X El PEI es adecuado acorde con la ley 115 de 1994 y su decreto reglamentario 1860 de 1994 Manual de Convivencia X El Manual de Convivencia es adecuado y socializado en la comunidad educativa Direccionamiento estratégico X Está sujeto a actualizarse en 2010 dado a que se ha vuelto obsoleto por la actualización de la ISO 9001 y por las disposiciones de la secretaría de educación Plan de mejoramiento Institucional X Es totalmente articulado y controlado desde el SGC

23. Recomendaciones para la mejora. RECOMENDACIÓN APROBADA FECHA RESPONSABLE SI NO Actualizar la política de calidad ya que se ha vuelto obsoleta con la versión de la norma ISO que pasé de 2000 a 2008 X Ene. 2010 Directiva Actualizar los objetivos de calidad ya que se ha vuelto obsoleta con la versión de la norma ISO que pasé de 2000 a 2008 X Ene. 2010 Directiva Actualizar la Visión ya que se ha vuelto obsoleta con la versión de la norma ISO que pasé de 2000 a 2008, además puede estructurarse mejor X Ene. 2010 Directiva Delegar un grupo encargado de la gestión de quejas institucionales para darles trámite oportuno X Feb. 2010 Mejoramiento Auditar revisión por dirección y auditorías internas a mediados de noviembre de 2009 X Nov. 2009 Mejoramiento Actualizar el direccionamiento estratégico de la Institución, incluyendo actividades, indicadores y metas X Feb. 2010 Directiva Realizar acciones preventivas con los cambios que puedan afectar el SGC establecidas en este informe X Feb. 2010 Todas las Gestiones Actualizar el PEI en lo relativo al Sistema de Evaluación acorde a lo señalado en el decreto 1290 de 2009 x 2010 Directiva

24. Conclusiones Generales ¿El sistema de gestión de calidad ha sido conveniente para la institución, visto desde el punto de vista interno como externamente por los clientes? Si ha sido muy conveniente, especialmente en lo académico, pues el plan de estudios cada vez es mejor y los docentes saben como trabajar, antes la situación era muy diferente. En los asuntos administrativos también se ha mejorado mucho ¿El sistema de calidad ha sido es eficaz de acuerdo a los nuevos lineamientos de calidad establecidos y el enfoque pretendido? Si ha sido eficaz, dado a que se ha cumplido con la premisa del mejoramiento continuo, tanto así que sin observar los indicadores, el personal se da cuenta de que la institución viene mejorando ¿El sistema de calidad ha sido adecuado a los requisitos del cliente, la normatividad ISO y la estandarización de procesos internos? Si, pues se cumple con los requisitos que hay que cumplir legal, reglamentariamente y acorde a la norma, esto último afirmado desde el proceso de auditorías, no obstante dado las irregularidades del tercer periodo, se dificultaron algunas actividades, pero que a la fecha ya están al día

25. Conclusiones Generales COMPROMISO DE LA INSTITUCIÓN PARA MEJORAR LA EFICACIA DE LOS PROCESOS Sensibilizar al personal sobre la importancia de los procesos y la continuidad de los mismos independientemente de los sucesos coyunturales que en la Institución se presente Contar con asesoría externa de experiencia institucional para retroalimentar los procesos y promover al mejoramiento continuo.

26. Conclusiones Generales COMPROMISO DE LA INSTITUCIÓN PARA LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS La alta dirección se compromete con asignar y disponer de recursos para hacer viables las actividades de los procesos Se dispondrán de espacios para reuniones por gestiones mensualmente

27. Conclusiones Generales COMPROMISO DE LA INSTITUCIÓN PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES Se actualizarán los lineamientos generales institucionales y se socializarán de modo que cada uno de los integrantes de la institución trabajen en pro de su viabilidad y cumplimiento Se mejorarán y controlarán mejor los espacios en donde se comuniquen las situaciones institucionales para que los usuarios estén más al tanto de las eventualidades y mejoras

28. ASISTENTES A LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN NOMBRE CARGO Carlos Antonio Oliveros Rector – Líder Gestión Directiva Amantina Catrillón Coordinadora – Líder Gestión Infraestructura y Compras Antonio Guisao Coordinador – Líder Gestión Formativa Miguel Varón Coordinador – Líder Gestión Curricular Johana Baena Secretaria – Líder Gestión Admisiones y Registros Nelly Castañeda Docente – Líder Gestión de Bienestar Jhon Mario Ospina Docente – Gestión Directiva Leidy Milena Acosta Docente – Gestión Directiva Juan Guillermo Montoya Asesor – Sistema de Gestión de Calidad

29. NOMBRE CARGO Luis Alfonso Pérez Coordinador sección el pinal Yamile Salazar Docente – Gestión Curricular Yenis Hoyos Docente – Gestión Admisiones y matrícula Sandra Henao Docente – Gestión Curricular William Valderrama Coordinador – Gestión Admisiones y Matrícula