Prijswinnende inzending t.b.v. Dutch Sourcing Awards 2011. Professionalisering inkooptraject Enexis wagenpark.

1. Enexis
Standaardisatie wagenpark
Van de carkit installateur tot de leasemaatschappij, Enexis had voor
het beheer van wagenpark aparte contracten met alle betrokkenen.
Naar de eindgebruiker, de monteurs, werd niet geluisterd. Enexis
sloeg aan het vernieuwen en kwam met een totaal nieuw en standaard
ingericht wagenpark op de proppen. ‘Onze monteurs verdienen het
geld. De wagens zijn nu ingericht naar hun wensen.’
Enexis beheert het energienetwerk in Noord-, Oost- en Zuid-Nederland. De circa 1300 auto’s zijn
de rijdende werkplaatsen van de 1800 monteurs. ‘Voor het onderhoud van ons netwerk, hebben
we goede bedrijfsmiddelen nodig’, legt Sebastiaan Leppink, inkoper bij Enexis, uit. Die
bedrijfsmiddelen, in het geval van Enexis het wagenpark, waren een ongeregeld ratjetoe. ‘Eén
grote wirwar van leveranciers die maar moeizaam met elkaar samenwerkten. Er werd nauwelijks
gebruik gemaakt van de schaalgrootte terwijl de spend toch 20 miljoen is. Er waren geen
standaard bedrijfsauto’s, geen standaardinrichting, geen integrale processen of welke vorm van
centrale aansturing dan ook. Aan vermindering van CO2 uitstoot was al helemaal niet mogelijk’,
vervolgt Leppink.
Enexis, na de losmaking van Essent in 2009 gedreven door vernieuwingsdrang, ging aan de slag.
In de strategiefase werd een multifunctioneel team samengesteld en de commoditystrategie
bepaald. De wens was om de bedrijfswagen zo in te richten dat hij in heel het land voor zowel de
gas- als elektriciteitsnetten gebruikt kan worden. Hiervoor is een groep afgevaardigden van
kerngebruikers opgericht. ‘De bereidwilligheid van de directie was voor mij een eyeopener. De
directie vond het een goed plan en was bijzonder positief over het betrekken van de monteurs.
Pas daarna hebben ze als voorwaarde gesteld dat het plan ook een kostenbesparing op moest
leveren’, vertelt fleetmanager Henk Winckens.
Gouden greep
In de uitvoeringsfase is samen met de eindgebruikers, één standaard voor de inrichting
opgesteld. Drie prototypes zijn door heel het land op roadshows beoordeeld door de monteurs als
onderdeel van de aanbesteding bedrijfswageninterieur. Vervolgens is een aanbesteding gedaan
voor de auto zelf. In de laatste fase, die van de implementatie, is samen met de leveranciers een
nieuwe online besteltool ontwikkeld. Ook zijn de nieuwe service- en onderhoudsprocessen
ingevoerd. Hierdoor weten alle monteurs in ons werkgebied waar ze met hun onderhouds- en
servicevragen terecht kunnen.
De roadshows bleken een gouden greep. ‘Die wagens zijn het gereedschap van onze monteurs.
Die weten het beste wat werkt, dat moeten wij niet gaan bedenken. We wilden hen er bij
betrekken maar het zijn geen mensen die hele vragenlijsten doorwerken. Daarom hebben we
roadshows georganiseerd waarbij we met de prototypes langs gingen bij alle Enexis vestigingen.
De monteurs konden in de wagen kijken en wij hebben uitgebreid gevraagd wat er nog verbeterd
kon worden. Dat ging ver, hoor. Zo bleek bijvoorbeeld dat ze een haakje misten om een bezem
op te hangen’, vertelt gebruiksafgevaardigde Pascal Voncken.

2. Helikopterview
De aanpak wierp zijn vruchten af: ‘De monteurs hebben met grote meerderheid gekozen voor de
uiteindelijke inrichting. Tot op heden hebben we geen enkele klacht gehoord van ze’, vertelt Henk
Winckens, fleetmanager. De vernieuwde aanpak heeft Enexis een flinke kostenbesparing
opgeleverd op de totale kosten voor ons wagenpark. ‘Door het samenwerken van de afdeling
inkoop met de business en eindgebruiker, hebben we de inkoopprocessen gestroomlijnd. Ook op
het gebied van duurzaamheid hebben we een grote stap gezet. Zo reduceren we met de nieuwe
bedrijfsauto’s tien procent Co2 uitstoot’, vertelt Leppink. Winckens noemt nog een andere
belangrijke bijkomstigheid: ‘Voorheen had ik mijn handen vol aan het dagelijks management van
het wagenpark. Nu kan ik meer focussen op de hoofdlijnen en me bezighouden met de
strategische en tactische kanten.’
De wagens zijn door de standaardisatie, anders dan voorheen, onderling uitwisselbaar. Een
wagen uit Groningen kan nu moeiteloos ingezet worden in Maastricht. Ook nieuw is dat monteurs
in geval van problemen terecht kunnen bij een contactpersoon. Winckens: ‘Ik ben blij dat we het
hokjesdenken hebben losgelaten en we het wagenpark nu beheren vanuit een helikopterview.’
Het succes van het project smaakt naar meer. Leppink staat te popelen: ‘Laat ons deze aanpak
ook maar loslaten op andere gebieden. Dit is een mooi voorbeeld van professionele inkoop.’