ISO 17100: Anforderungen und Umsetzung

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Kommentierte Vortragsfolien zur tekom-Jahrestagung 2015:
Mit der ISO 17100 steht eine im Vergleich zur EN 15038 erweiterte und internationalere Norm für Übersetzungsdienstleistungen zur Verfügung. Im Vortrag werden die relevanten Unterschiede zur EN 15038 und die Anforderungen für eine Zertifizierung aufgezeigt. Anhand praktischer Beispiele werden die Anforderungen der ISO 17100 an die Gestaltung von Übersetzungsprozessen im Zusammenspiel zwischen Auftraggeber, Übersetzungsdienstleister und freiberuflichen Übersetzern diskutiert. Dies beinhaltet auch die Anforderungen an die Organisation und technische Ausstattung von Übersetzungsdienstleistern.

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ISO 17100: Anforderungen und Umsetzung

  1. 1. 1 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de tekom Jahrestagung 2015 –
  2. 2. 2 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de tekom Jahrestagung 2015 –
  3. 3. 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de 3 tekom Jahrestagung 2015 –
  4. 4. Die ISO 17100 ist als Weiterentwicklung der EN 15038 zu sehen. Dabei ist auch die ISO 17100 eine Prozessnorm. Sie beschreibt nicht die Güte eines Produktes sondern definiert Prozesse und Prozessanforderungen die als Ergebnis eine qualitativ hochwertige Übersetzung wahrscheinlicher machen. Die in der ISO 17100 beschriebenen Prozesse und Anforderungen sind dabei nicht absolut zu sehen. Bereits im Scope der Norm wird ersichtlich, dass es andere Anforderungen geben kann, die über die Prozesse der ISO 17100 nicht abgedeckt werden oder nicht optimal abgedeckt werden. In diesen Fällen sind dann zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer andere Prozesse zu vereinbaren. Die ISO 17100 ist jedoch besonders für Übersetzungen im Bereich der technischen Kommunikation ein gutes Hilfsmittel um die Abstimmung von Anforderungen und Leistungen zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern zu erleichtern. 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de 4 tekom Jahrestagung 2015 –
  5. 5. Die Basis für die Entwicklung der ISO 17100 war die EN 15038. Dies wird auch darin ersichtlich, dass wesentliche Teile der EN 15038 inhaltlich in die ISO 17100 übernommen wurden. Einige Aspekte wurden dabei deutlicher dargestellt und/oder erweitert. Als zentrales Element für die Erstellung einer hochwertigen Übersetzung ist die Qualifikation der eingesetzten Übersetzer und Revisoren. Hier sind die wesentliches Aspekte übernommen worden. Deutlicher dargestellt wurden die Anforderungen an die Fachkompetenz. Hier wird nun zwischen der technisch, fachlichen Kompetenz und der Sachgebietskompetenz deutlicher differenziert. Auch die verpflichtende Forderung nach einer Revision der Übersetzung im 4-Augen-Prinzip ist beibehalten worden. Bereits in der EN 15038 wurde vom Übersetzungsdienstleister gefordert, dass die zu übersetzenden Inhalte vor Beginn der Bearbeitung analysiert werden. Dieser Aspekt ist beibehalten und in der ISO 17100 deutlich umfangreicher und präziser ausgeführt worden. Auch die Forderung nach einer durchgängigen Projektdokumentation ist beibehalten worden. 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de 5 tekom Jahrestagung 2015 –
  6. 6. Alleine schon aus dem Umfang der neu hinzugekommenen Inhalte wird ersichtlich, dass die ISO 17100 einen wesentlich stärkeren Fokus auf den gesamten Übersetzungsprozess legt. Es ist positiv zu bemerken, dass die ISO 17100 in ihrer eigenen Struktur den üblichen Ablauf von Übersetzungsprojekten besser aufgreift. Dies unterstützt sowohl die Lesbarkeit als auch die Umsetzung der Norm im betrieblichen Alltag. Bereits vor Beginn des eigentlichen Übersetzungsprojektes fordert die ISO 17100 eine Analyse hinsichtlich des Inhalts und der Durchführbarkeit. Die Ergebnisse müssen dann in die Projektvorbereitung und in die Vereinbarungen mit dem Auftraggeber einfließen. Neu hinzugekommen sind auch einige Anforderungen an das Projektmanagement. Dies betrifft einerseits die Anforderungen an die Qualifikation der Projektmanager und stellt darüber hinaus auch Mindestanforderungen an Umfang und Ausgestaltung des Projektmanagements. Beide Aspekte sind dabei nicht direkt vorgegeben sondern es wird in die Verantwortung des Übersetzungsdienstleisters gestellt hier die für seinen Bereich und die hm gestellten Anforderungen einen passenden Rahmen zu setzen und diesen auch entsprechend zu dokumentieren. Qualifikation hat insgesamt einen hohen Stellenwert für die ISO 17100. Konsequenterweise beinhaltet die Norm daher auch Anforderungen an eine kontinuierliche Aus- und Weiterbildung der eingesetzten Mitarbeiter. Übersetzungsdienstleister, die nach ISO 17100 arbeiten wollen müssen nun auch explizit ein Konzept zur Informationssicherheit haben. Dies bedeutet, dass sie sich zumindest Gedanken darüber machen müssen, welchen Maßnahmen für die Umsetzung der ihnen gestellten Anforderungen erforderlich sind und wie sie diese umsetzen. Neu, oder zumindest deutlicher hinzugekommen sind konkrete Anforderungen an einen Projektabschluss. Hier stellt sich dem Projektmanagement die konkrete Anforderung einer Abschlussprüfung bzw. Verifikation und Freigabe der Projekte vor der Lieferung. Dies beinhaltet u.a. die Prüfung ab alle Anforderungen vereinbarungsgemäß erfüllt wurden. Zum Projektabschluss gehört auch die Forderung Feedback einzuholen und an die entsprechenden Stellen weiterzuleiten. Dies ist ein wichtiges Element für die Einführung einer lernenden Organisation und kontinuierliche Verbesserungsprozesse. 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de 6 tekom Jahrestagung 2015 –
  7. 7. Auffallend sind auch die Erweiterungen im terminologischen Teil der Norm. Hier hat es sowohl inhaltliche Erweiterungen als auch einige klarstellende Veränderungen gegeben. Gerade im Bereich der Qualitätssicherung wird nun deutlich zwischen „Korrektur lesen“ und „Revision“ unterschieden. Die allgemein oft als 4-Augen-Prinzip bezeichnete Überprüfung einer Übersetzung ist jetzt klar als „Revision“ bezeichnet. Das Korrekturlesen bezieht sich hingegen nur auf die Überprüfung des Zieltextes. Bei den neu hinzugekommenen Begriffen wird auch ersichtlich, dass die inhaltlichen Aspekte des Übersetzens stärker in der Norm verankert wurden. „Sprachregister“, „Textsortenkonvention“, Stilrichtlinien“ oder Sachgebiet“ sind Beispiele dafür, dass diese Aspekte auch in der Norm, bspw. bei den Anforderungen zur Analyse und Vorbereitung mehr Gewicht bekommen haben. Es wurde im terminologischen Bereich auch versucht über klare Definitionen eine Abgrenzung zu erleichtern. Daher findet man hier auch Begriffe, die nicht eigentlicher Teil der Norm sind. 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de 7 tekom Jahrestagung 2015 –
  8. 8. 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de 8 tekom Jahrestagung 2015 –
  9. 9. In der ISO 17100 hat die Analyse und Projektvorbereitung mehr Gewicht erhalten. Ziel ist es, die Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Übersetzungsdienstleister auf ein solides Fundament zu stellen. Gerade bei differenzierten Anforderungen seitens der Auftraggeber bedarf es für eine entsprechend gründliches Vorgehen auch beim Übersetzungsdienstleister. Dabei wird dem Übersetzungsdienstleister die Pflicht auferlegt, seine Auftraggeber proaktiv zu informieren. Die Analyse beschränkt sich explizit nicht nur auf die Durchführung einer Mengen- und Redundanzanalyse der zu übersetzenden Texte sondern beinhaltet auch eine inhaltliche Prüfung. Hierbei sollten der zu übersetzende Inhalt hinsichtlich erkennbarer Problemstellen gesichtet werden. Bereits im Vorfeld, d.h. noch vor einer Auftragserteilung sind die Festlegungen zu Stilrichtlinien und Terminologie zu treffen. Sofern es hier keine Vorgaben oder Anforderungen des Auftraggebers gibt, sind Übersetzungsdienstleister angehalten eigene Stilrichtlinien anzuwenden und selbst für eine sachgerechte Terminologie zu sorgen. Damit Übersetzungsdienstleister dieser Aufgabe gerecht werden können benötigen sie kompetente Mitarbeiter, die in der Lage sind, die Problemstellen eines Textes zu erkennen und die auch über ausreichende Erfahrung im Umgang mit den Anforderungen verfügen. Eine Schwierigkeit die sich in der Praxis zeigen wird liegt in dem Umstand, dass diese Prüfung vor der eigentlichen Auftragserteilung stattfinden soll. Daraus folgt, dass ein Übersetzungsdienstleister hier zu einer Leistung aufgerufen ist, die er möglicherweise nicht bezahlt bekommt. Bei einem fairen Umgang zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer müssen hier Lösungen gefunden werden, die es auch in der Praxis möglich machen, dass diese vorbreitenden Arbeiten auch wirtschaftlich umgesetzt werden können. Ein Beitrag hierzu wäre sicherlich eine bessere Vorbereitung von Übersetzungsprojekten seitens der Auftraggeber oder die Durchführung der Analyse und Vorbereitung als separater Auftrag, ggf. auch durch hierfür spezialisierte Dienstleister. 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de 9 tekom Jahrestagung 2015 –
  10. 10. Eine weitere Neuerung der ISO 17100 sind im Bereich Projektmanagement zu finden. Es werden konkrete Mindestaufgaben für das Projektmanagement von Übersetzungsprojekten angegeben. Auch hier wird ein Schwerpunkt auf die Einhaltung der Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer gelegt. Diese sind sowohl in der Vorbereitung, während der Durchführung der Projekte und noch einmal zum Abschluss der Projekte zu beachten. Des Weiteren wird was eigentlich selbstverständlich sein sollte eine durchgängige Projektdokumentation eingefordert. Dies dient nicht nur zum Nachweis dessen was geleistet wurde sondern hat auch Bedeutung für anschließenden Verbesserungsprozesse oder auch für einen strukturierten Überblick über die Wirtschaftlichkeit der Projekte. In diesem Sinn ist es konsequent, wenn es auch Anforderungen an die Qualifikation der eingesetzten Projektmanager gibt. Hierbei stellt die Norm jedoch keine konkreten Anforderungen sondern sie fordert den Übersetzungsdienstleister auf, hier die sich aus seiner Tätigkeit ergebenden Anforderungen zu analysieren und darauf aufbauend die für ihr erforderlichen Qualifikationsanforderungen zu setzen. Dies ganze ist natürlich zu dokumentieren und im Rahmen eines allgemeinen Weiterbildungsplans aktuell zu halten. 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de 10 tekom Jahrestagung 2015 –
  11. 11. Qualifikation der Mitarbeiter ist eine der Grundvoraussetzungen um hochwertige Übersetzungsleistungen zu erbringen. Dies gilt sowohl für die eingesetzten Übersetzer und Revisoren und natürlich auch für alle anderen an den Projekten beteiligten Personen. Die ISO 17100 Macht hier Vorgaben für die verschiedenen Tätigkeitsbereiche oder fordert die Anfertigung entsprechender Vorgaben durch den Übersetzungsdienstleister. Dabei ist natürlich zu bedenken, dass die erforderliche Qualifikation nicht von allen Mitarbeitern im gleichen Maß gefordert wird. Es ist Aufgabe des Übersetzungsdienstleisters die erforderliche Qualifikation für die jeweiligen Projekte oder Projekttypen zu ermitteln und sicherzustellen, dass die hierfür eingesetzten Mitarbeiter die bestmögliche Qualifikation passend zu diesen Projekten haben. Als Konsequenz hieraus braucht der Übersetzungsdienstleister über geeignete Prozesse um zum einen die Qualifkationsanforderungen zu ermitteln. Zusätzlich muss er entsprechende Qualifikationsprofile der einzusetzenden Mitarbeiter erstellen und diese bei der konkreten Personalauswahl für ein Projekt verfügbar haben und dann auch verwenden. Ergänzend müssen Verfahren eingeführt werden, die sicherstellen, dass die Mitarbeiter entsprechend sich verändernder Anforderungen weiterbilden und die Ergebnisse auch in die entsprechenden Qualifikationsprofile einfließen. 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de 11 tekom Jahrestagung 2015 –
  12. 12. Neben der Kompetenz ist die Übernahme von Verantwortung ein weiterer wichtiger Aspekt der ISO 17100. Nicht nur bei der Definition der Anforderungen für die Qualifikation der Projektmanager sondern bspw. auch bei der Ausgestaltung der Informationssicherheit beim Übersetzungsdienstleister liegt es in der Verantwortung de Übersetzungsdienstleisters, welchen Standard er umsetzen will. In der Verantwortung des Auftraggebers verbleibt die Prüfung, ob die durch einen Übersetzungsdienstleister erreichten Standards den jeweiligen Anforderungen genügen. Grundsätzlich gilt, dass der Übersetzungsdienstleister einen verantwortungsbewussten Umgang mit Kundendaten sicherstellen muss. Dies beinhaltet in Deutschland natürlich auch die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmung zum Schutz personenbezogener Daten. Darüber hinaus muss der Übersetzungsdienstleister aber auch sicherstellen, dass er entsprechende Anforderungen seiner Auftraggeber erfüllen kann. Implizit bedeutet dies natürlich auch, dass Auftraggeber ihre Anforderungen an Informationssicherheit entsprechend präzise definieren müssen. Im Zweifelsfall werden Lücken der Informationssicherheit, die auf unklaren Anforderungen beruhen immer zu Lasten des Auftraggebers gehen. Schließlich sind Auftraggeber und Auftragnehmer dazu aufgefordert über entsprechende Vereinbarungen auch den Umfang der Verantwortungsübertragung zu vereinbaren. In der Praxis muss für die Umsetzung der ISO 17100 nicht jeder Übersetzungsdienstleister die höchsten Standards zur Informationssicherheit mit den damit verbundenen Aufwendungen erreichen. Er darf allerdings keine Aufträge annehmen, die höhere Standards erfordern als die, die er erfolgreich umgesetzt hat. 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de 12 tekom Jahrestagung 2015 –
  13. 13. Die Übernahme von Verantwortung ist aber auch allgemein eine Verpflichtung für den Übersetzungsdienstleister. Es obliegt ihm dafür Sorge zu tragen, dass die Aufträge vereinbarungsgemäß und entsprechend der Anforderungen der ISO 17100 durchgeführt werden. Dies beinhaltet sowohl die Verpflichtung für eine ausreichende personelle und technologische Ausstattung zu sorgen. Darüber hinaus ist er auch verpflichtet, die Übersetzungen mit sach- und anforderungsgerechten Prozessen durchzuführen. Diese Verantwortung übernimmt er sowohl für die „eigenen“ Leistungen oder Arbeitsschritte als auch für alle bspw. an Sublieferanten oder freie Mitarbeiter ausgelagerten Leistungen oder Arbeitsschritte. In der Folge bedarf es beim Übersetzungsdienstleister daher über eine durchgängige Dokumentation der Verfahren und auch einer Dokumentation der eigentlichen Projekt. Im Ergebnis entsteht so eine Struktur die eine weitgehende Transparenz möglich macht. 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de 13 tekom Jahrestagung 2015 –
  14. 14. 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de 14 tekom Jahrestagung 2015 –
  15. 15. Aus der Sicht eines Auftraggebers ist die ISO 17100 ein Hilfsmittel zur Auswahl von Übersetzungsdienstleistern. Dies bedeutet jedoch nicht, dass es ausreichen würde, einfach in einer Ausschreibung einen beliebigen zertifizierten Dienstleister zu wählen und dann sicher zu sein, dass alles passt. Die ISO 17100 setzt Mindeststandards, die jedoch immer in Bezug zu den konkreten Anforderungen zu sehen sind. Erst wenn die Anforderungen ausreichend detailliert beschrieben sind, kann überhaupt überprüft werden ob und wie ein Übersetzungsdienstleister diese Anforderungen erfüllen kann. Mit der Umsetzung der ISO 17100 soll der Übersetzungsdienstleister in die Lage versetzt werden: 1. Zu prüfen, ob er eine Anforderung erfüllen kann 2. Eine Vereinbarung zu schließen, die die Umsetzung einer Anforderung beinhaltet 3. Die Anforderung umzusetzen. Dabei fordert und fördert die ISO 17100 sowohl bei Auftraggebern als auch bei Übersetzungsdienstleistern mehr Qualifikation, mehr Kommunikation, mehr Transparenz und die Übernahme von Verantwortung für das eigene Handeln und auch für die Belange von Kunden, Partnern, Mitarbeitern und Lieferanten. 12.11.2015 RWS Group - www.rws-group.de 15 tekom Jahrestagung 2015 –
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