Angefangen von Archivierungslösungen über digitale Akten bis hin zu der Abbildung von Workflows unterstützen wir unsere Kunden bei der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Auf Basis der Produkte der EASY Software AG bietet die HENRICHSEN Best Practice Lösungen an. Dabei steht die intelligente Bereitstellung von Informationen im Vordergrund.

1. Mit EASY ECM ins Informationszeitalter
Christoph Manz / Andreas Hackl
Produkt Manager / Technical Sales Consultant

2. Angefangen von Archivierungslösungen über digitale Akten bis hin zu der Abbildung von
Workflows unterstützen wir unsere Kunden bei der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse.
Auf Basis der Produkte der EASY Software AG bietet die HENRICHSEN Best Practice
Lösungen an. Dabei steht die intelligente Bereitstellung von Informationen im Vordergrund.
Mit EASY ECM ins Informationszeitalter

4. ARENA4EASY
INVOICE4EASY
eBANF4EASY
VERTRAGSAKTE
PERSONALAKTE
Purchase to Pay

5. einfach vom Bedarf zur
Bestellung
eBANF4EASY - Live

6. Bedarf
erfassen
Bedarf prüfen /
Preise ermitteln
Bedarf
freigeben
Bestellung
auslösen
Rückmeldung
Anforderer
Information über aktuellen Stand
Information über Beschaffungen / Übersicht
eBANF4EASY
Akte und Workflow werden benötigt

7. eBANF4EASY
…basiert auf Produkten der EASY Software AG
…als Erweiterung der ARENA4EASY
…bietet Prozessunterstützung von der Anforderung bis zur Bestellung
…ist, ausgehend vom Best Practice, flexibel erweiterbar / anpassbar
…ist eine Lösung von HENRICHSEN
…ist verbunden mit führenden Systemen

8. eBANF4EASY
…erhöht die Geschwindigkeit im Anforderungsprozess da Bedarfe
schnell erfasst, geprüft und freigegeben werden und somit ein langwieriger
Papierweg entfällt
…steigert die Prozess- und Datenqualität durch
Eingabeprüfungen, Anbindung von ERP Daten und definierte Abläufe /
Regeln und liefert somit ein verlässliches und nachvollziehbares Ergebnis
…macht den Einkauf effektiver durch die
erhöhte Transparenz mit Hilfe der Beschaffungsübersicht und der
Bedarfsakte. Lange Suchzeiten aufgrund von Nachfragen oder verlorenen
Anforderungen entfallen

9. Alles im (Zu)Griff !
Arena4EASY

10. Material
bestellen
Anfrage an
Lieferanten
Angebote der
Lieferanten
Bestellung
auslösen
Auftrags-
bestätigung
Lieferschein
Wo und Wie liegen die Informationen für Wen bereit ?
Arena4EASY

11. Arena4EASY
…basiert auf Produkten der EASY Software AG
…ist eine Lösung von HENRICHSEN
…als Basis für weitere Akten- bzw. Workflowlösungen
…auch als Erweiterung für vorhandene Installationen
…auch als reine Archivlösung einsetzbar
…ist, ausgehend vom Best Practice, flexibel erweiterbar / anpassbar

12. Arena4EASY
…macht Ihr Unternehmen effektiver da Informationen
zentral in hoher, strukturierter Qualität abgelegt werden und somit
persönliche Ablagen / Papierablagen / Fileordner weitestgehend überflüssig
werden
…spart Ihren Mitarbeitern Zeit da Informationen
zum benötigten Zeitpunkt standort- und systemunabhängig bereit stehen und
somit Suchzeiten minimiert werden
…unterstützt Ihre Geschäftsprozesse optimal da Informationen
einfach und schnell digitalisiert, weitergeleitet oder archiviert sind ohne einen
langwierigen Papierweg oder „Email – Weg“ einzuschlagen

13. Erfassen, Prüfen, Freigeben,
Buchen
Invoice4EASY

14. Rechnungs-
eingang
Rechnungsdaten
erfassen
Rechnung
prüfen
Rechnung
freigeben
Rechnung
buchen
Information über Rechnungen / Übersicht
Nachvollziehbarkeit, Compliance
Invoice4EASY
Ein Dokument steht im Mittelpunkt

15. Invoice4EASY
…basiert auf Produkten der EASY Software AG
…als Erweiterung der ARENA4EASY
…bietet Prozessunterstützung von der Erfassung bis zur Buchung
…ist, ausgehend vom Best Practice, flexibel erweiterbar / anpassbar
…ist eine Lösung von HENRICHSEN
…ist erweiterbar um eine Extraktionslösung zur Rechnungslesung
…ist verbunden mit den führenden Systemen

16. Invoice4EASY
…spart Zeit und Geld im Unternehmen da Rechnungen
schnell erfasst, geprüft, freigegeben und gebucht sind und somit
Skontoverluste verhindert werden.
…steigert die Prozess- und Datenqualität durch
Eingabeprüfungen, Anbindung von ERP Daten und definierte Abläufe /
Regeln und liefert somit ein verlässliches und nachvollziehbares Ergebnis
…macht die Buchhaltung effektiver durch die
erhöhte Transparenz mit Hilfe des Rechnungseingangsbuches. Ebenso
gehört das lange Suchen nach Rechnungen bzw. das „Verlieren“ von
Rechnungen der Vergangenheit an

17. Von der Anforderung bis zur
Buchung
Purchase to Pay

18. Anforderung
erfassen
Prüfen /
Freigeben
Bestellen
Auftrags-
bestätigung
Rechnungs-
eingang
Purchase to Pay
Informationen, Dokumente, Akte, Prozess
Lieferung Prüfen /
Freigeben
Buchen

19. Purchase to Pay mit HENRICHSEN
…basiert auf Produkten der EASY Software AG
…kombiniert eBANF4EASY / ARENA4EASY / INVOICE4EASY
…bietet Prozessunterstützung von der Anforderung bis zur Buchung
…ist, ausgehend vom Best Practice, flexibel erweiterbar / anpassbar
…ist eine Lösung von HENRICHSEN
…ist erweiterbar um eine Extraktionslösung zur Rechnungslesung
…ist verbunden mit den führenden Systemen

20. Purchase to Pay mit HENRICHSEN
…steigert durchgängig die Effektivität im Unternehmen
da Informationen im gesamten Prozess von Anfang an schnell und einfach
erfasst bzw. archiviert sind und somit im Unternehmen in der richtigen
Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen.
Suchzeiten, Nachfragen werden ebenso minimiert wie langwierige Papier-
oder E-Mail-Wege.
Benötigte Informationen stehen den berechtigten Benutzern im
Geschäftsprozess auf Knopfdruck zur Verfügung

21. Verträge unter Kontrolle
Vertragsakte

22. Vertrags-
absicht
Schriftverkehr,
Verhandlungen
Vertrags-
entwurf
Vertrag freigeben /
Unterschrift
Vertrag
überwachen
Überblick und Fristen
Vertragsakte
Es dreht sich alles um den Vertrag

23. Die Vertragsakte
…ist eine fertige Lösung der EASY Software AG – EASY Contract
…kann separat betrieben werden
…bietet Unterstützung von der Vertragsabsicht bis zur Verwaltung
…ist anpassbar
…hat im Standard eine kurze Implementierungsdauer
…kann mit den führenden Systemen verbunden werden

24. Die Vertragsakte
…spart Zeit im Unternehmen da Verträge
standortunabhängig und berechtigungsgesteuert recherchiert werden und
dadurch Suchzeiten der Mitarbeiter, z.B. nach der richtigen Version, entfallen
…spart Geld im Unternehmen da Verträge
kontrolliert und fristgerecht geprüft und anschließend verlängert oder
gekündigt werden
…erhöht die Qualität und die Zufriedenheit da
Informationen zu Verträgen, sowohl für interne als auch externe Anfragen,
zeitnah und aussagekräftig bereitgestellt werden (Auswertung,
Vertragsdaten, etc.)

25. einfach und sicher
Personalakte

26. Bewerbung
Fristen /
Wiedervorlage
Schriftverkehr Neuer
Mitarbeiter
Verwaltung /
Ablage / Sicherheit
Sicherheit / Verfügbarkeit
Vollständigkeit
Personalakte
Die Akte als zentrales Element

27. Die Personalakte
…ist eine fertige Lösung der EASY Software AG – EASY Records HR
…kann separat betrieben werden
…unterstützt bei der Verwaltung von Personaldokumenten und -akten
…ist anpassbar
…kann mit den führenden Systemen verbunden werden
…kann um ein Bewerber-Addon erweitert werden

28. Die Personalakte
…spart Zeit in der HR-Abteilung da
Dokumente einfach und schnell erfasst werden und am richtigen Ort (Akte)
zur Verfügung stehen. Dadurch entfallen lange Suchzeiten ebenso wie
aufwändige Ablagen
…steigert die Qualität / Effizienz in der HR-Abteilung da
Akteneinsicht jederzeit für Mitarbeiter / Führungskräfte gewährt werden kann
und dadurch keine Kopien, Faxe, etc. von sensiblen Dokumenten notwendig
sind
…erhöht die Effizienz der Führungskräfte da
benötigte Informationen bei Personalentwicklungsgesprächen sofort zur
Verfügung stehen und dadurch ein reibungsloser und qualitativer Ablauf
unterstützt wird.

29. Intelligente
Informationsbereitstellung
Informationslogistik

30. Beispiele für InfoLog
• Anforderung erfassen
• Wer hat diesen Artikel noch bestellt ?
• Gibt es Erfahrungen / Bewertungen dazu ?
• Workflowaufgabe „Preisermittlung“
• Welchen Preis hat das Produkt z.B. in Amazon ?
• Neuanlage eines Lieferanten
• Informationen zur Kreditreform
• Gibt es News zu dem Lieferanten im Netz
• Bei Eingang einer Email
• Informationen zur Person aus XING, etc.
• Informationen zum Unternehmen aus XING, Newsmeldungen, etc.

31. Beispiele für InfoLog
• Rechnung prüfen
• Die letzten Rechnungen dieses Lieferanten
• Was steht auf dem Lieferschein / AB ?
• Vertragserstellung
• Weitere Verträge zum Vertragspartner ?
• Informationen zum Vertragspartner aus dem Netz
• Neue Bewerbung
• Informationen zur Person aus XING, Facebook, etc.
Ziel: die richtige Entscheidung auf Basis
der richtigen Informationen im Prozess

32. Das wäre mit einer
digitalen Akte nicht passiert…