El documento proporciona un resumen de 5 pasos para automatizar la administración pública. El primer paso es simplificar trámites y procesos administrativos mediante la identificación, clasificación, descripción, análisis y rediseño de los procesos existentes para mejorar la eficiencia, eliminar actividades innecesarias y ajustar la normativa. El segundo paso implica el uso de nuevas tecnologías para reformar espacios de oficinas, modificar o suprimir normativa y rediseñar canales de distribución con el fin de ag

1. ¿CÓMO AUTOMATIZAR LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA EN 5 PASOS?
PASO 01 Simplicación De Trámites y Procesos
Administrativos
INNOVANDO EN LA GESTIÓN PÚBLICA

2. ¿COMO AUTOMATIZAR LA ADMINISTRACION
PÚBLICA EN 5 PASOS?
01 PASO
SIMPLIFICACION DE TRAMITES
Diagnosticar el estado actual del organismo,
identicar los procesos a automatizar,
categorizar y priorizar de acuerdo a la
normativa y legislación vigente
IDENTIFICAR Y
CLASIFICAR
DESCRIBIR
ANALIZAR
REDISEÑAR
Determinar la situación actual del
organismo, denir categorias,
vericar documentacion existente
de los procesos que van a
trabajarse asi como los actores que
intervienen, los recursos
invertidos, y ubicarlos en las
categorias creadas
Conocer a detalle cada actividad
que compone el trámite, el ciclo
verdadero de papel que ejecuta
dentro del organismo, la
interrelación con otros
departentos dentro del
organismo e incluso con otros
entes del estado.
Implica la participacion activa de
los actores del proceso, su saber
producto de la experiencia,
arrojara aquellas actividades
innecesarias y que enlentezcan el
ujo de trabajo y que seran
descartadas.
Presentar la propuesta del proceso
y lo correspondiente a su
implementacion, mediante el uso
de indicadores, realizar un
seguimiento de los procesos
implantados, localizar dicultades
o oportunidades de optimizacion
y elaborar un nuevo diagnostico
IDENTIFICAR Y
CLASIFICAR
REDISEÑAR ANALIZAR DESCRIBIR
RIF: J-29797581-3
Celeridad
Economía procesal
Conanza Legalidad
Ecacia y eciencia
Servicio efectivo a los ciudadanos
Proporcionalidad
Transparencia
Cooperación
Proactividad

3. Características
Transversalidad: Se ejecutan en
forma transversal al interior de
la organización
Proposito: Caracterizado por
salida única que lleva consigo
un objetivo
Misionales: Contribuyen al
cumplimiento de la razón de ser
de la organización
De apoyo u operativos:
Coadyuvan a los procesos
misionales
SIMPLIFICACIÓN EN
FASES
(Valor de cada fase del ciclo de
simplificación y racionalización de
trámites, procesos y procedimientos)
Llevar a cabo la simplificacion y racionalización
de los trámites, procesos y procedimientos,
impedir las improvisaciones y sus consecuencias,
proveer elementos que facilitan el control del
trabajo, solo es posible mediante un ciclo infinito
de mejora definido en las siguientes etapas:
25%
20%
30%
25%
Rediseñar
Analizar
Describir
Diagnosticar y Clasificar
IDENTIFICAR Y CLASIFICAR
(Aspectos que identifican los procesos y las
categorías que los encierran)
DESCRIBIR
(Consultando directamente a los
funcionarios que intervienen )
ANALIZAR
(Revisión exhaustiva de cada uno de
los elementos o componentes)
FACTORES
REDISEÑAR
(Resultados obtenidos, conjuntamente
con una relación de las mejoras que se
proponen)
Resonsabilidad: unidad
administrativa responsable ante
la entidad por el desarrollo
Retroalimentación: El producto
de un proceso puede ser el
insumo de otro
Categorías
STATUS A NIVEL
INTERNACIONAL
(Ranking mundial, nivel de dificultad
en la tramitación de creación y
mantenimiento legal de empresas)*
Díficil
190
170
150
110
90
50
UCRANIA GUATEMALA VENEZUELA URUGUAY
70
CUADRO FACILIDAD DE NEGOCIOS
Año 2009 Año 2013
130
Fácil
Identicar los puntos de
inicio y n del proceso
Áreas de la organización y
personas que intervienen
Tiempo de duración.
Normatividad que se
aplica.
Pertinencia
Normatividad Costos para el
Usuario
Costos para la
entidad
Riesgos de
corrupción
Interacción
Retrabajo
Pertinencia
Normatividad
Costos para el Usuario
Costos para la entidad
Riesgos de corrupción
Interacción
PRIORIDAD
Retrabajo
Reformar espacios en ocinas
Modicar o suprimir la normativa
Usar nuevas tecnologías de punta
Rediseñar canales de distribución
*Extraido de “Doing Business 2014”, y “Doing
Business 2009”, Grupo del Banco Mundial, pág 3 y
pág 6 respectivamente.

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