Serata Digitale del 25 ottobre 2012, Biella. Presentazione di Roberto Menta, Sistemi di Pagamento Gruppo Banca Sella

1. La Digital Economy nei processi
amministrativi dell’impresa:
LA FATTURAZIONE
ELETTRONICA
Roberto Menta
Sistemi di Pagamento – Banca Sella
Biella, 25 ottobre 2012

2. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
FATTURAZIONE ELETTRONICA
RA CA
U I
TT ON
FA TR
E
EL EFFICIENZA
PROCESSI
AZIENDALI
COMPETITIVITA’
RIDUZIONE QUALITA’ EFFICACIA
COSTI PROCESSI PROCESSI

3. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
SI PUO’ FARE
ASPETTI TECNICI
affidabili e accessibili
firma digitale, marca temporale
sistemi di gestione massiva di documenti
storage sicuri
soluzioni di scansione
SW di riconoscimento automatico caratteri (OCR)
canali di comunicazione (PEC, EDI, CBI…)
NORMATIVA
tracciati standard definiti e interoperabili chiara e completa
permette di dematerializzare tutti i documenti
del ciclo dell’ordine e conservarli in digitale
opponibilità a terzi in sede giudiziaria
definisce
come conservare
come trasmettere in formato elettronico

4. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
PRINCIPALI MODELLI
Conservazione
sostitutiva
- Conservazione attivo Integrazione ciclo
- Digitalizzazione e cons. passivo ordine-pagamento
Fatturazione
elettronica Gli scambi documentali sono sostituiti
da flussi elettronici Strutturati
Accordo tra cliente e fornitore per lo
scambio di fatture in elettronico - Integrazione Ciclo Ordine-Fattura
(Formato Strutturato o Non strutturato)
- Integrazione Ciclo Fattura-Pagamento
- Completa Integrazione
e Dematerializzazione

5. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
BENEFICI
E’ possibile approcciare il progetto in modo progressivo minimizzando così l’impatto sui processi
BENEFICI: economici, di processo ed ecologici
BENEFICI TEMPO PAYBACK FONTE BENEFICI
- Carta, Toner
Conservazione - Spazio occupato da archivi
sostitutiva Da 1 € a 3 € a < 1 anno
documento - Efficienza e rapidità (ricerca
documenti)
Costi di trasmissione
Fatturazione Produttività (riduzione tempi di
elettronica Da 8 € a 12 € a < 1 anno
fattura registrazione delle informazioni -
no data entry)
Qualità, accuratezza dei dati
Integrazione Ciclo (costi di gestione e risoluzione
Da 30 € a 80 € a < 1 anno
Ordine - Pagamento delle inaccuratezze -
ciclo
disallineamenti delle informazioni)
FONTE: “Osservatorio Fattura Elettronica” del Politecnico di Milano

6. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
DATI E TREND IN UE
Penetrazione fattura elettronica in Europa
30 Mld di fatture / anno
scambiate in UE
Le fatture elettroniche rappresentano
solo il 10% del totale
Trend di adozione positivo + 32-35%
(2010/2011)
Fonte: Billentis 2011
spinte normative
iniziative di standardizzazione
maggiore consapevolezza da parte delle imprese sui benefici derivanti

7. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
IL CONTESTO NORMATIVO E’ MATURO
2004 Norme sulla
fatturazione
Disciplinano l'emissione, l'archiviazione e la conservazione della fattura
elettronica D.Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52 - D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82
Finanziaria Obbligo fattura elettronica nei rapporti con le PA
2008 Gli operatori economici sono tenuti ad emettere e trasmettere le fatture esclusivamente in
forma elettronica, nonché a procedere alla loro archiviazione e conservazione sostitutiva.
Individuazione del gestore del sistema di interscambio
I decreto
Dectreto del 7 marzo 2008 ha individuato il soggetto tecnico Agenzia delle Entrate tramite
attuativo
Sogei – Società generale di informatica spa.
II decreto In fase di approvazione
attuativo Vengono stabilite le modalità operative
Direttiva In vigore dal 1 gennaio 2013
2010/45/UE Il MEF ha bandito una consultazione per l’entrata in vigore della direttiva Europea
2013

8. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
IL RECEPIMENTO DELLA DIRETTIVA 2010/45/UE
Dal 1 Gennaio 2013 cambieranno alcune cose in materia fiscale
compreso la Fatturazione Elettronica
Cambio di approccio del governo sulla FATTURA ELETTRONICA
La fattura elettronica
ha la stessa possibilità di frode
della fattura cartacea

9. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
IL RECEPIMENTO DELLA DIRETTIVA 2010/45/UE
Fattura elettronica:
emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico
subordinato all’accettazione da parte del destinatario
• Accettazione e non più accordo tra le parti
• Accettazione espressa o tacita
Autenticità, Integrità e leggibilità del contenuto sono assicurati tramite
• Firma elettronica avanzata o digitale
• Trasmissione elettronica di dati EDI
• Adeguato controllo di gestione o altra tecnologia (sistemi di controllo
di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e
la relativa cessione di beni o una prestazione di servizi)

10. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
IL RECEPIMENTO DELLA DIRETTIVA 2010/45/UE
Conservazione delle fatture
Fatture elettroniche: modalità elettronica obbligatoria
Fatture cartacee: modalità elettronica o cartacea
Applicazione del DM 23/01/2004 debitamente aggiornato (verrà allungato il termine
dei 15 gg)
Stampa delle fatture trasmesse in via elettronica equivale a mancata
accettazione delle fatture elettroniche

11. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
CONSERVAZIONE DELLE FATTURE
Altre informazioni
deve essere effettuata con cadenza almeno quindicinale
qualora il contribuente decida di procedere alla conservazione elettronica di
alcune fatture dovrà operare uniformemente per tutte le fatture relative al
medesimo periodo
la conservazione può essere effettuata individuando all’interno di ciascuna
categoria (fatture attive/fatture passive) diverse tipologie distinguibili tra di loro
(fatture elettroniche/fatture analogiche) distinte da diverse serie di numerazione
progressiva e registrate in appositi registri sezionali.

12. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
CONSERVAZIONE DELLE FATTURE
Cosa significa implementare un progetto di Conservazione Sostitutiva
Individuare una figura Responsabile della conservazione
Progettare il processo tecnico-organizzativo di conservazione
Acquisire gli strumenti tecnici adeguati
Digitalizzare i documenti
Effettuare la conversione informatica
Implementare il processo di conservazione sostitutiva
Esibire i documenti agli organi preposti
Integrare con i gestionali e gli altri software aziendali
Predisporre il manuale della conservazione

13. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
RAPPORTI DI FORNITURA CON LA PUBBLICA AMMINISTAZIONE
Tutte le imprese che forniscono beni e servizi al settore pubblico
saranno tenute, sulla base di un decreto attuativo* in corso di
emanazione, ad emettere fatture esclusivamente in formato elettronico.
Le aziende:
avranno certezza nei pagamenti da parte della PA con tempi più
rapidi e costi ridotti;
potranno cogliere l’opportunità di migliorare i propri processi
estendendo la fattura elettronica anche a tutti gli altri rapporti
commerciali.
*Decreto attuativo dell’'art. 1, comma 213 della legge n. 244, del 2007 (Finanziaria 2008 sull'obbligo di fattura elettronica nei rapporti con la P.A)

14. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
IL SOLE 24 ORE DEL 18 OTTOBRE 2012
Manca solo un passaggio formale
al Consiglio dei Ministri
DECORRENZA dall’entrata in vigore
- 12 mesi Ministeri, Agenzie fiscali, Enti nazionali di
previdenza e assistenza sociale
- 24 mesi altre amministrazioni
- manca un DM per le amministrazioni locali

15. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
SDI Sistema pubblico Fatture
di Interscambio Fornitori
Ricevute/notifiche
P.A.
Fatture
Ricevute/notifiche
Su www.indicepa.gov.it SDI. Struttura tecnica Gli Intermediari offrono I fornitori della PA
verranno inserite le P.A. istituita dal MEF che servizi per la dovranno inviare
che dovranno ricevere presidia il processo di predisposizione e/o fatture in formato
le fatture elettroniche ricezione e successivo trasmissione delle fatture elettronico
inoltro delle fatture elettroniche:
elettroniche alle PA emettono, se richiesto, le
destinatarie fatture;
trasmettono le fatture a
SDI;
adempiono, se richiesto,
agli obblighi di
conservazione sostitutiva

16. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
Verranno accettate fatture con le seguenti caratteristiche
fatture in formato XML
con un riferimento temporale
firmato elettronicamente tramite un certificato di firma elettronica qualificata
non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità
che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati.

17. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
Abbiamo già affettuato i TEST con SOGEI
Il sistema C’E’ ed è ATTIVO

18. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
PROCESSO MANUALE
MITTENTE
spedizione all’ufficio
produzione stampa ordinamento imbustamento postale/organizza la archiviazione
fatture fatture per cliente fattura consegna fattura
UFFICIO
POSTALE
DESTINATARIO
controllo codice controllo e
apertura posta e controllo approvazione per il
fattura con fornitore e spese
registrazione data inserimento pagamento Riconciliazione con archiviazione
arrivo fattura ordine altri documenti fattura
dati

19. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
FATTURAZIONE ELETTRONICA – PROCESSO AUTOMATICO
MITTENTE
produzione archiviazione
fatture elaborazione fatture nel
formato appropriato sostitutiva
invio multicanale
delle fatture
poste Pubblica
portale guest rete CBI eMail altre reti (es. EDI) Amministrazione

20. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
FATTURAZIONE ELETTRONICA – PROCESSO AUTOMATICO
RICEVENTE
normalizzazione
portale guest rete CBI eMail altre reti (es. EDI) poste
fatture
multiformato
registrazione archiviazione
fatture elaborazione fatture
ricevute sostitutiva

21. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
VANTAGGI
Flessibilità e adattabilità con tutti i formati delle fatture maggiormente utilizzati
Semplice integrabilità e personalizzazione del servizio con il proprio gestionale
Dare in outsourcing l’aggiornamento tecnologico e normativo per la conservazione sostitutiva
Conservazione sostitutiva a norma (formato digitale integro e autentico disponibile nel tempo)
Aumento del livello di automazione delle attività d'impresa
Eliminazione carta, buste, francobolli
Eliminazione di ritardi e disguidi legati all’invio cartaceo delle fatture
Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti (accesso on line ai documenti)
Fruizione immediata dei documenti fiscali all’interno dell’azienda

22. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
QUALE APPROCCIO

23. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
QUALE APPROCCIO
- Specifiche attività
- Aree operative
- Efficienze operative
R
APPROCCIO PE
LE POTENZIALITA’ DELL’ECONOMIA DIGITALE
PROCESSI POSSONO ESSERE SFRUTTATE A PIENO

24. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica
Grazie per l’attenzione
Roberto Menta - Banca Sella S.p.A.