Slides från webinar genomfört av Calle Blomberg, GreenBullet Solutions AB och Anders Bevegård, CatalystOne Solutions As 6 september 2013.

1. Att investera i lösningar för Talent och Performance
Management - Hur ta fram beslutsunderlag?
Calle Blomberg, GreenBullet Solutions AB
Anders Bevegård, CatalystOne Solutions AB
6 september 2013

2. Agenda
• Introduktion
• Varför systemstöd?
• Hur ta fram beslutsunderlag?
• Exempel på beslutsunderlag och ROI-kalkyl
• Frågor

3. - Konsultbolag inom Talent Management
- Kontor i Stockholm och Göteborg
- Stor erfarenhet av oberoende utvärderingar, process- och
verktygsimplementation och förvaltning av Talent management-system
Exempel på kunder:

4. - Programvara och expertis inom Talent&Performance Management samt HRIS
- Ledande nordisk leverantör av molnlösningar
- Nordiska kunder med global närvaro
Exempel på kunder:

6. Vanliga misstag
• Förslag till lösning utan klar koppling till bakomliggande problemställningar
• Inget koppling till överordnad strategi
• Oklar målbild
• Bristande eller obefintlig kostnads/intäktskalkyl
• Bristande risk/konsekvens-analys

7. Kostnadsbesparingar
Mer effektiva
processer
Strategiska effekter
Utvecklat
beslutsstöd
Förväntade effekter och vinster

8. Kostnadsbesparingar
Mer effektiva
processer
Strategiska effekter Utvecklat beslutsstöd
• Frigörande av administrativ
tid för HR, chefer och
medarbetare
• Reducerad personalkostnad
• Lägre personalomsättning
• Reducerad sjukfrånvaro

9. • Bättre styrning av
medarbetarsamtalsprocessen
• Bättre kontroll
• Samlad översikt
Kostnadsbesparingar
Mer effektiva
processer
Strategiska effekter Utvecklat beslutsstöd

10. Kostnadsbesparingar
Mer effektiva
processer
Strategiska effekter Utvecklat beslutsstöd
• Mer
likformade, kvalitetssäkrade
processer
• Nöjdare personal
• Nöjdare kunder

11. Kostnadsbesparingar
Mer effektiva
processer
Strategiska effekter Utvecklat beslutsstöd
• Mer kvalitativ data
• Statistik och uppföljning
• Rapporter

13. Exempel: En kunds huvudargument till att
investera i en Talent management-lösning
HR
• Tillgång till information om anställda och möjlighet att dela denna till HR-verksamma
inom andra delar av organisationen
• Spendera mindre tid på administration och mer på strategiskt arbete
Ledning
• Arbeta mer effektivt med team och mål
• Ökad synlighet och transparens avseende mål
• Ökad vinst genom engagerade medarbetare
Anställda
• Möjlighet att ta större ansvar för karriär och utveckling

14. GreenBullets metodik
• Förstå nuläge och önskat läge avseende mål och omfattning med en Vision Workshop
tillsammans med processägare
• Utgå sedan från de processer och arbetsflöden som utgör grunden för strategiska HR-
processer idag
• Skaffa en översiktlig bild över marknaden och prisnivå.
• Bryt ner till krav eller “user stories” som prioriteras. Ta reda på hur väl dessa kan
implementeras i de olika plattformarna
• Titta även på icke-funktionella krav som drift, användbarhet och leverantörernas
finansiella stabilitet
• Bjud in ett fåtal leverantörer

15. Några råd
• Börja med processen, analysera nuläge och önskat läge
• Hjälp leverantörerna förstå
• Engagera leverantörerna i processen och lär av dem
• Se långsiktigt – finns det möjligheter att utöka antal processer i framtiden?
• Se över hur användaradministrationen kommer se ut
• SaaS-/molntjänster innebär att systemet enkelt kan rullas ut stegvis utan
onödiga kostnader
• Rätt bemannat projekt oerhört viktigt för en lyckad implementation – gäller
såväl leverantör, slutkund som tredjeparts-leverantörer och konsulter
• Ta referenser
• Externt stöd sparar ofta både tid och pengar

16. ”Performance management without a tool is not going to
happen” (Large utilities corporation)
Ett stödjande verktyg är A och O…

17. …men ett verktyg är bara en faktor i lösningen!
Strategisk
riktning
Effektivt
verktyg
Användnings-gradx x=
Affärs-
nytta

18. Drivkrafterna bakom Performance Management
Talang- och prestationsledning
Ökat engagemang
Ökad produktivitet Ökad kundnöjdhet
Reducerade kostnader och ökade intäkter
Lägre oönskad
personalrörlighet
Lägre sjukfrånvaro
Tydligare
riktning
Bättre
återkoppling
Belöning efter
prestation
Rätt person på
rätt position
Målinriktad
kompetensstyrning
Omsättning per anställd är i snitt 26% högre i företag med ett effektivt Talent Mgmt
Personalomsättning är i snitt 40% lägre bland nyckelmedarbetare. (Bersin&Associates)

19. Grundprinciperna för den ekonomiska
bedömningen av beslutsunderlaget
Nyttor
Finansiella såsom ökad omsättning, sänkt
kostnad och ökad vinst
Icke finansiella såsom ökad
arbetsglädje, engagemang, minskad
personalomsättning, ökad produktivitet
och effektivitet
Kostnader
Direkta såsom licens, drift, support och
konsultstöd
Indirekta såsom intern tidsåtgång och
konsekvenser för omgivande processer och
system

20. Exempel på finansiella nyttor
Finansiella Nyttor
Ökat fokus på värdeadderande arbete (I linje med strategin)
Ökad produktivitet (Rätt person på rätt roll, effektivare samarbete, kunskapsdelning,
transparens)
Minskad personalomsättning (Synliggör och belöna prestation, återkoppling mm)
Minskad sjukfrånvaro (Rätt roll, lagom belastning, återkoppling)
Effektivare hävstång på rörlig lön och bonusmedel (Individanpassad bonusmodell)
Effektivare hävstång av kompetensutvecklingsmedel (Individanpassad
kompetensutveckling)

21. Exempel på icke-finansiella nyttor
Icke-finansiella nyttor
Online åtkomst till all relevant information
Mer historik ger spårbarhet, säkrare bedömningar och möjlighet till trendanalys
Möjliggör faktisk nedbrytning och koppling av företagsmål till individuella mål
Möjliggör effektiv uppföljning av progress och framtagning av rapporter
Ger HR bättre verktyg att arbeta mer strategiskt
Ger chefer bättre verktyg att arbeta med faktabaserat ledarskap
Möjliggör mer frekvent målstyrning och ett agilt ledarskap
Belöning efter prestation baserat på faktiska resultat
Karriärutveckling baserat på faktiska prestationer
Kompetensutveckling baserad på faktiska mål och resultat
Säkrare och mer normerade bedömningar
Inverkan på Employer Branding och rekrytering

22. Grunddata:
Antal anställda som ska använda programvaran 150
Genomsnittlig årslön per anställd (i tusen kronor) 500
Totala personalkostnader i förhållande till årslön (som faktor) 1,5
Sjukfrånvaro (i procent) 3%
Årlig budget för kompetensutveckling (i tusen kronor) 1 500
Årlig budget för prestationsbaserad bonus (i tusen kronor) 6 000
Personalomsättning (i procent) 5%
Ökad produktivitet: Kronor per år
Genomsnittligt värdeskapande per anställd relativt årslön (som faktor) 1,2
Uppskattad produktivitetsförbättring via bättre talang- och prestationsledning (i procent) 1%
Värde av ökad produktivitet 1 350 000
Minskad sjukfrånvaro Kronor per år
Estimerad minskad sjukfrånvaro (i procentpoäng) 1,0 %
Kostnadsbesparing per anställd (i kronor) 7500
Total kostnadsbesparing vid minskad sjukfrånvaro 1 125 000
Minskad personalomsättning Kronor per år
Estimerad minskad personalomsättning (i procentpoäng) 1%
Kostnad för att ersätta en anställd (i tusen kronor) 500
Kostnadsbesparing vid reducerad personalomsättning 750 000
Ökad hävstång av bonus- och kompetensutvecklingsmedel Kronor per år
Effektförbättring via mer målstyrt och individanpassat användande av kompetensutvecklingsmedel (i procent) 5% 75 000
Effektförbättring via starkare korrelation mellan bonus och prestationer ( i procent) 5% 300 000
Total effektförbättring av bonus- og kompetensutvecklingsmedel 375 000
Total årlig ROI (i kronor) 3 600 000
Beräkning
Värdeskapande per anställd per år 900 000
Effekten av ökad kundnöjdhet är inte inkluderat
Estimerad ROI vid införande av Performance Management-lösning

23. 1. Executive Summary
2. Dagens situation, problembeskrivning
3. Förväntade effekter av initiativet
4. Lösningsförslag
5. Kost/nytto-kalkyl
6. Övergripande projektplan
7. Risk/konsekvens-analys
8. Konklusion och rekommendation
Struktur för ett beslutsunderlag

24. Beslutsunderlag- en uppsummering
• Identifiera problem, rotorsaker och
konsekvenser. Kvantifiera dessa
• Koppla beslutsunderlaget till
övergripande mål och strategi
• Var så konkret som möjligt i kost-
/nyttoanalysen
• Gör en risk/konsekvens-analys

25. Frågor?

26. Tack för oss och hör gärna av er!
Calle Blomberg, GreenBullet Solutions AB
calle.blomberg@greenbullet.se / 073-5200218
Anders Bevegård, CatalystOne Solutions AS
abevegard@catalystone.com / 076-6351988