Bibliothekscontrolling und Neues Steuerungsmodell als Schlüssel zur Budgetierung

Zukunft für die SLUB.

Bibliothekscontrolling und Neues Steuerungsmodell als Schlüssel zur
Budgetierung

Juni 1, 2012
Michael Golsch, 101. Deutscher Bibliothekartag inDresden
Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg
© by SLUB Dresden
slub-dresden.de

Sachsens Staatsbibliothek
Eine der fünf bedeutendsten wissenschaftlichen Bibliotheken in Deutschland mit
einem besonders breiten Aufgabenprofil:

§  Universitätsbibliothek für eine der 10 größten Universitäten in der Bundesrepublik

+

§  Klassische Landesbibliothek (Sammeln und Verzeichnen von Medien aus und über
Sachsen)

+

§  Staatsbibliothek mit vielfältigen Koordinierungs- und Servicefunktionen für das
sächsische Bibliothekswesen

Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Juni 1, 2012 | Seite 2 slub-dresden.de
Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors © by SLUB Dresden

SLUB Dresden
Generaldirektion

Kennzahlen der SLUB Dresden 2009 - 2011

2011 2010 2009
Bestand (Bände) 5.081.805 4.989.600 4.900.139
Bilddokumente der Deutschen Fotothek 3.405.300 3.364.000 3.224.000
Entleihungen 2.244.338 2.383.407 2.385.158
Downloads (elektronische Volltexte) 2.722.064
Aktive Benutzer 48.403 50.028 49.818
Angemeldete Benutzer p.a. 74.718 73.665 72.707
Neuzugang (Bände) 107.491 103.461 109.239
Laufende Zeitschriften insgesamt 17.577 16.953 15.659
Digitalisierungsleistung (Images) 3.068.254 2.332.757 981.169
Gesamtausgaben (!) 26.581.000 26.693.000 26.806.000
Erwerbungsetat (!) 8.004.424 7.856.500 8.046.000
Personaletat (!) 14.485.200 14.776.000 14.327.000
Drittmittel (!) 3.134.852 2.843.000 3.103.000
Erwerbungsmittel pro aktivem Benutzer (!) 165 157 161
Neuzugang pro aktivem Benutzer (Bände) 2,2 2,1 2,2
Personalstellen zum 31.12. 271 274 290
Drittmittelstellen zum 31.12. 40 38 41
Neuzugang pro Personalstelle 3.389 3.324 2.965
im Monografiengeschäftsgang (Bände)
Entleihungen pro Personalstelle 40.077 44.169 40.876
Abt. Benutzung Geschäftsbericht der SLUB, 2011


Wozu wir eine Budgetierung brauchen...

Ø  Als letzte große Einrichtung im Geschäftsbereich des SMWK ist die SLUB
kameralen Restriktionen unterworfen, die ein langfristig orientiertes und
betriebswirtschaftlichen Grundsätzen folgendes Personal- und
Finanzmanagement nicht zulassen.

Ø  Die langfristige Entwicklung neuer Geschäftsfelder ist auf diese Weise
kaum möglich.

Ø  Die Nachhaltigkeit bisheriger Erfolge der SLUB ist massiv gefährdet.

Ø  Wir agieren auf hoch dynamischen Wissens- und Informationsmärkten. Wenn
wir unter den „top five“ der deutschen Bibliotheken bestehen wollen,
brauchen wir dringend mehr unternehmerische Spielräume, damit wir die
Initiative nicht verlieren.



Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien? -
Investitionsrücklagen und Rückstellungen
(periodenübergreifend)? -
Strategisches Personalmanagement?
-
Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat? -
Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement? -
Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist unter
diesen Rahmenbedingungen nicht möglich. Antrags- und Genehmigungsverfahren
gewährleisten die notwendige Flexibilität und Planungssicherheit nicht.



Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien? ✓
Investitionsrücklagen und Rückstellungen
(periodenübergreifend)? ✓
Strategisches Personalmanagement? ✓
Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat? ✓
Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement? ✓


Produktbezogenes Bibliothekscontrolling seit 2007
Abt. Bestandsentwicklung, Hauptproduktkatalog, Stand 31.12.2011
SLUB Dresden Hauptprodukte: Mengen, Ressourcen, Kosten Stand : 31.12.2011
Abt. Bestandsentwicklung
A.-D. Böhme
ausleihfertige Monografie
Team Produkte Mengen Sachmittel ! Personal- Arbeitszeit/ Personalk. Personalk. Vollkosten/ Durchsatz/
stellen netto Stück (min) ges. ! pro Stück (!) Stück (!) Stelle

3.1 - 3.2 Mono-GG ausleihfertige Mono 90.104 2.264.403 22,71 54,34 1.313.585 14,58 18,22 3.967
Inf.-vermittl. (FR) 6.798 4,25 302.235 44,46 55,57 1.600

3.4 Pflicht, Tausch, Pflicht Mono 6.823
Personalkosten in € 2,80
Personalkosten in € 39,40 129.879
Personalkosten in € 19,04 23,79 2.437
Personalkosten in € Erwerbungs- Vollkosten in €
Geschenk Tausch allg. Mono 1.586 0,25 15,13 11.031 6,96 8,69 6.344
Mengen in % MB anteilig Team anteilig Gesamt pro Produkt Sachmittel in € in € 18,21 Stück
pro kosten pro Stück
Kunsttausch Mono 1.978 0,50 24,27 28.823 14,57 3.956
Geschenk Mono 7.000 0,93 12,69 42.760 6,11 7,64 7.568
Kauf 90.104
Qucosa 89,66 819 170.727,31 1.313.585 113,41
0,97 1.484.312
53.088 2.264.403
64,82 25,13
81,03 84716,47 41,60 52,01
Pflicht 6.823 6,79 12.928,09 129.879 142.807 0 20,93 20,93 26,16
3.5 Tausch NBM Digitalisate 1,58
1.586 18.189 3.005,12 8,19 11.031 44,84 351.278
14.036 19,310 24,14 2.2228,85 8,85 11,06
Kunsttausch Online-Ressourcen
1.978 1,97 732 3.747,88 0,40 28.823 52,46 19.456
32.571 26,580 33,22 1.830
16,47 16,47 20,58
Summe 100.491 100,00 190.408,39 1.483.318 1.673.726 2.264.403 62,72 87,85 109,81
3.6 Zeitschriften ZS-Erwerbung 84.899 3.346.943 6,11 6,91 273.807 3,23 4,03 13.902
Pflege 35.380 3,41 9,25 160.883 4,55 5,68 10.377
Medienbearbeitung 100.491 190.408,39 241.846
3.7 Medienbearbeitung 127.638
Medienbearb. 127.638 6,10 4,56 241.846 1,89 2,37 20.924
Binden 20.742 187.935 1,48 7,76 67.064 3,23 4,04 14.015
Aussonderung 19.079 1,15 5,79 56.609 2,97 3,71 16.590
Verwertung 16.429 0,35 2,05 14.848 0,90 1,13 46.940

3.8 Sondererschließung Retrokat. Mono. 51.152 9,32 17,37 441.644 8,63 10,79 5.486
ZS-Exemplarsätze 110.146 5,82 5,78 289.670 2,63 3,29 18.925
VD 18 10.446 4,81 44,19 216.893 20,76 25,95 2.172
bibliograf. Nachw. 18.458 2,44 15,60 155.772 8,44 10,55 7.565

3.9 Digitalisierungszentrum Roboter 1.918.485 6,19 0,31 239.789 0,12 0,16 309.933
Proserv 1.011.120 6,47 0,61 217.358 0,21 0,27 156.278
Buchtisch 121.608 1,12 0,88 43.042 0,35 0,44 108.579
Mikrofilm 15.646 0,60 3,68 15.646 1,00 1,25 26.077
HIT 5.020 0,59 11,28 22.863 4,55 5,69 8.508
Summe 5.799.281 96,95 4.709.870

Stellen brutto Abt. 3 (Ist) 91,00
Personalkosten Abt 3. ges. 4.985.701
Anteil Overhead an den Personalkosten gesamt 5,53%
Overhead Personalkosten gesamt 275.831
Ausgaben für Datenbanken 1.770.544
Fortsetzungswerke 358.800
Sammlungen 40.000
Erwerbungsnebenkosten 35.799
Erwerbungsausgaben ges.: 8.004.424

Erläuterungen:
Alle Zahlen basieren auf den Erhebungen ("Personaltableaus") vom 31. Dezember 2011.
Sachmittel enthalten Ausgaben für Monografien, LBS, Loseblatt-Werke, Berufungsgelder, DFG-Mittel und Serien in ZS.
Sachmittel basieren auf Literaturetat 2011 (Stand: 31.12.2011)
Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Juni 1, 2012 | Seite 8
Erwerbungskosten enthalten Ausgaben für Erwerbung, Lehrbücher, Fachinformationsleistungen, Sammlungsgegenstände, DFG-Medien und Anteile SLUB Konsortium.
slub-dresden.de
Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors
Vollkosten: geschätzt, ausgehend vom Erfahrungswert, dass die Personalkosten bei 80 % der Vollkosten liegen. © by SLUB Dresden
Personalkosten: Pauschsätze (TVL).

Produkte in der Bibliothek?

Bibliotheken sind Betriebe (Non Profit), die in standardisierten Verfahren
hochgradig arbeitsteilig produzieren.

Produkte Interne Tätigkeiten Projekte

Ø  Standards Ø  Querschnittaufgaben Ø  Befristete Aufgaben
Ø  Mengen, Zeiten Ø  Overhead

Die Hauptprozesse einer jeden (Groß)Bibliothek sind nicht nur geeignet, sondern
im Interesse innerbetrieblicher Transparenz für die produktbezogene Abbildung
von Kosten und Leistungen sogar prädestiniert.


Das Neue Steuerungsmodell – zwei Ausbaustufen

2011
(1)  NSM-Basiscontrolling, kameral Ø  Produktbildung
Ø  Stundenrechnung
Ø  Controlling / Reporting
Ø  Haushaltsflexibilisierung

2012
(2)  Kaufmännisches Rechnungswesen Ø  NSM-konformes ERP-System
Ø  Kosten- und Leistungsrechnung
Ø  Anlagebuchhaltung + Bilanzierung
Ø  Umfassende Budgetierung


Zukunft für die SLUB
Produktkatalog der SLUB (Auszug)
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Zukunft für des Projektjahres 2011
1. Bewertung
die SLUB.
NSM-Basiscontrolling – Projektverlauf 2011
Alle Meilensteine der Projektplanung wurden erreicht.

Vorbereitung flexibilisierte
Anpassungsvereinbarung
Ressortvereinbarung Rahmenbedingungen

Auditierung/Evaluierung

Fachkonzepterstellung Kostenverrechnung

Produktbildung Auswertungen/Analysen

Stundenrechnung Erm.Std.sätze Excel-Verrechnung

Controlling

Stundenerfassung proweb.sax

Einführung proweb.sax

Schulungen

Testbetrieb Stundenerfassung Produktivbetrieb

Entscheidung
2. Schritt
Quelle: Syncwork AG
Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Januar

2011 2012

NSM-PLG | 13. Januar 2012 | Folie 2

NSM-Ergebnisse (I): Stundenkosten April 2012

STUNDEN STUNDENKOSTEN Anteil DATUM
Produkte 26.398,5 1.218.290,75 € 52,19% 30-Apr-12
Interne Tätigkeiten 11.879,8 443.383,26 € 18,99% 30-Apr-12
Abwesenheit 7.152,0 354.144,30 € 15,17% 30-Apr-12
Projekte 7.423,5 318.630,69 € 13,65% 30-Apr-12
2.334.000 €

LEISTUNGSBEREICH STUNDEN STUNDENKOSTEN Anteil DATUM
Bestandsentwicklung 12.400 607.081,83 € 26,01% 30-Apr-12
Bestandserhaltung 632 29.368,78 € 1,26% 30-Apr-12
Mediennutzung 7.687 332.212,52 € 14,23% 30-Apr-12
Information/Auskunft 2.062 105.820,35 € 4,53% 30-Apr-12
Präsentation 1.105 62.824,03 € 2,69% 30-Apr-12
Staatsbiblioth. Koord.aufgaben 473 25.697,00 € 1,10% 30-Apr-12
Landesweite Produkte 2.042 55.286,23 € 2,37% 30-Apr-12
(externe) Projekte 4.826 202.677,05 € 8,68% 30-Apr-12
Interne Tätigkeiten 11.880 443.383,26 € 18,99% 30-Apr-12
(interne) Projekte 2.168 88.752,71 € 3,80% 30-Apr-12
Abwesenheit 7.152 354.144,30 € 15,17% 30-Apr-12
Spezifische Interne Tätigkeiten 430 27.200,92 € 1,17% 30-Apr-12


NSM-Ergebnisse (II): Stundenkosten 1. Quartal 2012
Stundenkosten je Leistungsart April 2012

14%

15%

52%
Produkte
19% Interne Tätigkeiten
Abwesenheit
Projekte

12,8%
Durchschnittliche Stundenkosten
je Leistungsart 1. Quartal 2012

13,6%

58,2% Produkte
15,5% Interne Tätigkeiten
Projekte
Abwesenheit


NSM-Ergebnisse (III): ausgewählte Stückkosten
Stückkosten für ausgewählte Geschäftsanfälle

Leistung Vollkosten Kriterium Anzahl Stückkosten
Januar Februar März Summe 1. Quartal
Summe Anzahl der erworbenen Medien,
Durchgeführte Buchbindermaßnahmen;
Änderungen;
Bestandsentwicklung Monografien (physisch) 538.962,87 ! 496.829,13 ! 508.870,90 ! 1.544.662,90 ! Geschäftsanfall 35.975 42,94 ! Anzahl der ausgesonderten Medien
Summe Anzahl der Leihvorgänge, Medienverlängerungen,
Rückgaben, Vormerkungen, Neuaufnahmen, Anträge auf
Gebührenerlass, Mahnungen,Anzahl Ausräumung
Bereitstellungsregale,
Buchtransfer ZwB, Rechungsbearbeitung, Such- und
Ausleihservice 240.859,92 ! 242.873,44 ! 242.482,93 ! 726.216,29 ! Geschäftsanfall 1.032.851 0,70 ! Prüfzettelbearbeitung, Adressermittlung
Summe Anzahl Magazinbestellungen, Neuzugänge,
Prüfzettel, Lieferdienstbestellungen;
Summe Anzahl eingestellte Bestände Freihand,
Magazin- und Freihanddienste 139.348,62 ! 134.253,53 ! 131.325,15 ! 404.927,30 ! Geschäftsanfall 325.282 1,24 ! Neuzugänge
Summe Anzahl Beratungsstunden, Führungen,
Benutzerberatung 181.529,66 ! 187.541,93 ! 195.025,55 ! 564.097,14 ! Geschäftsanfall 20.504 27,51 ! Schulungen, Workshops

Stückkosten auf Vollkostenbasis:

a) Monografie print: 42,94 €
b) Ausleihvorgang: 0,70 €
c) Magazin-Neuzugang (print): 1,24 €
d) Benutzerberatung (Std.) 27,51 €


NSM-Ergebnisse (III): ausgewählte Stückkosten

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NSM-Ergebnisse (IV): Haushaltsflexibilisierungen

Zusagen für das Haushaltsjahr 2011:
Ø  Aufhebung der Einstellungsstopps (bei fortgesetztem Personalabbau)

Zusagen für das Haushaltsjahr 2012:

Ø  Umfassende Deckungsfähigkeit innerhalb der Hauptgruppen 4 – 8

Ø  Kapitalrücklage bis max. 1 Mio. €

Ø  Stellenbesetzung: Bei Kostenneutralität im Gesamtetat können Anzahl und

Wertigkeit des Gesamtsolls der Stellen jährlich um bis zu 10%

überschritten werden.


NSM-Ergebnisse (V): Projektkosten

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Essentials:

a) Intern:
Gesamt(=Personal)kosten: 93.329 €
davon Trainingskosten: 65.000 €


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b) Extern:
Gesamtkosten: 98.066 €
davon Beratungsleistungen: 65.450 €


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b) Extern:
Gesamtkosten: 98.066 €
davon Beratungsleistungen: 65.450 €
________________________________________
Summe 191.395 €


Fazit zum Neuen Steuerungsmodell (Basiscontrolling)

Ø  Aufbauend auf umfangreichen eigenen Controlling-Vorleistungen hat die
SLUB mit dem Neuen Steuerungsmodell in sehr kurzer Zeit erhebliche
Fortschritte auf dem Weg zu einer umfassenden Budgetierung erreicht.

Ø  Gegenüber den bisherigen Controlling-Instrumenten der Bibliothek führt das
Neue Steuerungsmodell zu Synergien und zu mehr Genauigkeit in der
Vollkostenbetrachtung.

Ø  Basis dieses Erfolges ist eine umfassende Mitarbeiterbeteiligung sowohl in
der Projekt- als auch in der Routinephase.

Ø  Die Zahlen müssen „gelebt“ werden.

Ø  Das Neue Steuerungsmodell ist kein Selbstzweck, sondern Mittel zum Zweck.
Regelmäßige Reflexionen von Aufwand und Ertrag sind daher geboten.


SLUB Dresden 18. Januar 2012
Generaldirektion !
!
Anlage 3 zum Protokoll der PLG-Sitzung vom 13. Januar 2012

Wie für die weitergeht: NSM-Ausbaustufe 2012-2013
Zeitplan
es Ausbauphase (NSM, Doppik)

Quelle: Syncwork AG


Bibliothekscontrolling und Neues Steuerungsmodell
als Schlüssel zur Budgetierung

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Kontakt:
michael.golsch@slub-dresden.de


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