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Datenerhebung im Kontext. Des universitaeren Controllings und im politischen Kontext der Universitaet

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Datenerhebung im Kontext. Des universitaeren Controllings und im politischen Kontext der Universitaet

  1. 1. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenDatenerhebung im Kontextdes universitären Controllings undim politischen Kontext der Universität DBV- ManagementkommissionDr. Thomas Bürger, Michael Golsch München, 26. Juni 2007 1
  2. 2. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenDrei Fragen: Wofür Zahlen? Dr. Thomas Bürger Welche Zahlen? Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Umgang mit Zahlen? DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 2
  3. 3. Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresdenDr. Thomas BürgerMichael GolschDatenerhebung imKontext des ControllingDBV-ManagementkommissionMünchen, 26. Juni 2007 3
  4. 4. Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresdenDr. Thomas BürgerMichael GolschDatenerhebung imKontext des ControllingDBV-ManagementkommissionMünchen, 26. Juni 2007 4
  5. 5. Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresdenDr. Thomas BürgerMichael GolschDatenerhebung imKontext des ControllingDBV-ManagementkommissionMünchen, 26. Juni 2007 5
  6. 6. Welche Zahlen? SLUB – eine Spinne im Netz Ministerium Verbund Kuratorium Freundes- gesellschaften ProjektpartnerNutzergruppen TU-Leitung(Fakultäten, RechenzentrumInstitutionen) SLUB Media Design CenterKooperationspartner(Verbände, Bibliotheken) Bibliothekskommission Presse Direktorenkonferenz Öffentlichkeit Gremien DFG Verbände Drittmittelgeber 6
  7. 7. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und UniversitätsbibliothekPolitik Dresden 1992 Verfassung des Freistaates Sachsen: Kultur und Bildung als Staatsziele 1996 Gesetz über die SLUB 2007 Große Koalition uneins über Hochschulgesetz (Personalautonomie, Studiengebühren) Dr. Thomas BürgerUniversität Michael Golsch TU ist Voll-Universität mit 35.000 Studierenden Datenerhebung im Seit 2006 Herausbildung von Profillinien und Kontext des Controlling ExzellenzclusternBibliothek Stärkung durch Konzentration Reduktion der Stellen von 403 auf 280 in 8 Abt. DBV- Reduktion der Standorte auf 6 Managementkommission München, 26. Juni 2007 7
  8. 8. 8
  9. 9. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenKennzahlen-Erhebungtäglich 3wöchentlich 6 Dr. Thomas Bürgermonatlich 51 Michael Golsch Datenerhebung imquartalsweise 48 Kontext des Controllinghalbjährlich 3jährlich 7 DBV- Managementkommission zusätzlich Nutzerumfragen München, 26. Juni 2007 9
  10. 10. Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresdenDr. Thomas BürgerMichael GolschDatenerhebung imKontext des ControllingDBV-ManagementkommissionMünchen, 26. Juni 2007 10
  11. 11. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und UniversitätsbibliothekUmgang mit Zahlen DresdenZiel: ergebnisorientierte Selbststeuerunganalog zur gleichnamigen Studie derTU Dresden und des CHE Dr. Thomas Bürger3-Säulen-Programm: Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Aufgabenorientierung DBV-Leistungsorientierung Innovationsorientierung Managementkommission München, 26. Juni 2007 11
  12. 12. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenÜbergeordnete Ziele (3 x W) Wirtschaftlichkeit Dr. Thomas Bürger Wirkungsgrad Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Wettbewerbsfähigkeit DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 12
  13. 13. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenAktuelle Rahmenbedingungen Eigenbewirtschaftung von Einnahmen Dr. Thomas Bürger Leistungsentgelt noch ungeregelt Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Einstellungsstopp, sehr schmaler Korridor für Neueinstellungen DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 13
  14. 14. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenZiele Globalhaushalt Dr. Thomas Bürger Gebührenfreiheit Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Outputorientierte Betriebssteuerung DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 14
  15. 15. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenWas Zahlen (noch) nicht sagen Wertschöpfung / Wirtschaftlichkeit von Kultur- und Bildungsarbeit Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Intrinsische Werte kultureller und Datenerhebung im Kontext des Controlling wissenschaftlicher Überlieferung DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 15
  16. 16. Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresdenDr. Thomas BürgerMichael GolschDatenerhebung imKontext des ControllingDBV-ManagementkommissionMünchen, 26. Juni 2007 16
  17. 17. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenReporting als Dreh- und Angelpunktdes Controlling = GestaltungAusgangssituation Dr. Thomas Bürger Michael GolschAnsatz ► Reporting Datenerhebung im Kontext des Controlling ► Commitment und Kontrakte ► Strukturen DBV-Ergebnisse Managementkommission München, 26. Juni 2007 17
  18. 18. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenAusgangssituation150.000 Zugang: Bücher, Zeitschriften (Bde.)100.000 2004 64.547 50.000 2005 85.850 Dr. Thomas Bürger 2004 2005 2006 0 Michael Golsch 2006 145.936 Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 18
  19. 19. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenAusgangssituation150.000 Zugang: Bücher, Zeitschriften (Bde.)100.000 2004 64.547 50.000 2005 85.850 Dr. Thomas Bürger 2004 2005 2006 0 Michael Golsch 2006 145.936 Datenerhebung im Kontext des Controlling450400 Personalabbau350 (Stellenplan)300250 2003 – 2006: - 11 %200150100 DBV- 50 Managementkommission 0 Altersdurchschnitt 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 München, 26. Juni 2007SLUB 403 373 346 345 332 323 305 290 48,5 Jahre 19
  20. 20. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenAusgangssituation Quantitäten Personal Dr. Thomas Bürger Durchlaufzeit Durchschnitt 2006: Michael Golsch Datenerhebung im 78 Kalendertage Kontext des Controlling Strukturen Ineffizienzen: Org., Prozesse Technologien Ineffizienzen DBV- Managementkommission Qualitäten • Freihand vs. Mag. München, 26. Juni 2007 • Ausbau LBS 20
  21. 21. Reporting und GeschäftsgangsoptimierungAnsatzStichproben/Projekte 21
  22. 22. Reporting und GeschäftsgangsoptimierungAnsatzStichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB 22
  23. 23. Reporting und GeschäftsgangsoptimierungAnsatzStichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB ELZ Kostenstellen 23
  24. 24. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenAnsatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“ Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 24
  25. 25. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenAnsatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“ Datenbank Open source: Postgresql Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Perl (open source) Datenerhebung im Apache (open source) Kontext des Controlling teamweise für jede Monografie: Eingangs- und Ausgangszeit, Berechnung der Bearbeitungsdauer DBV- per Report: teamweise wöchentlich (montags) Managementkommission Mengen (Eingang vs. Ausgang, Differenz) München, 26. Juni 2007 Durchlaufzeit in Kalendertagen 25
  26. 26. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenAnsatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“Beispiel: Team Ingenieurwiss./ Wiwi – bearb. MedienTeam Zugang Zugang Abgang Dauer Neuzug. Änderg. Dr. Thomas BürgerJanuar 788 7 3.404 36 Michael GolschFebruar 2.032 4 1.561 7 Datenerhebung im Kontext des ControllingMärz 1.894 68 2.147 13April 1.570 2 1.250 21Mai 2.880 152 2.719 20Juni* 1.401 527 2.047 15 DBV- ManagementkommissionSumme 10.565 760 13.128 Durchschnitt: München, 26. Juni 2007 15,33* Stand: 25. Juni 2007 26
  27. 27. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenAnsatz: KostenstellenrechnungHIS Kontenstandsliste 2x wöchentlich aktualisiert, permanent im Intranet Dr. Thomas BürgerHIS Mittelabfluss nach Teams Michael Golsch Datenerhebung im 2x täglich aktualisiert, Kontext des Controlling permanent im IntranetLIBERO, Mittelabfluss + BestellquoteExcel alternierend 14tägig a) aggregiert: Monogr. / LBS b) nach Kostenstellen DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 27
  28. 28. Reporting und GeschäftsgangsoptimierungAnsatzStichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB ELZ Kostenstellen 28
  29. 29. Reporting und GeschäftsgangsoptimierungAnsatzStichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB ELZ Kostenstellen Etatverteilung 6 Wochen GG 29
  30. 30. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenAnsatz: Commitment und Kontrakte nach außen: TU Dresden, Kuratorium der SLUB Etatverteilung, univ. Mono: 1,476 Tsd. € print Dr. Thomas Bürger LBS: 246 Tsd. € Michael Golsch + 225 Tsd. € ZS: 2,394 Tsd. € Datenerhebung im Kontext des Controlling LB Mono: 356 Tsd. € Samml.: 197 Tsd. € Monografienetat: 2,303 Tsd. € DBV- Managementkommission Bearbeitungszeit 6 Wochen G-Gang München, 26. Juni 2007 30
  31. 31. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenAnsatz: Commitment und Kontrakte nach innen: SLUB Bearbeitungszeit 6 Wochen G-Gang Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Durchsatz, Umsatz monatl. 9.300 Bde. Datenerhebung im Kontext des Controlling wöchentl. 50.000 € Kontinuität „Eingang = Ausgang!“ Orientierung an HIS „ bis zu 30 Min. pro Bd.“ DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 31
  32. 32. Reporting und GeschäftsgangsoptimierungAnsatzStichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB ELZ Kostenstellen Etatverteilung 6 Wochen GG 32
  33. 33. Reporting und GeschäftsgangsoptimierungAnsatzStichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB Integrierter ELZ G-Gang, Kostenstellen Etatverteilung Teamstruktur 6 Wochen GG 33
  34. 34. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenAnsatz: Strukturen Organisation integrierter Geschäftsgang Dr. Thomas Bürger 7 Fachteams: Michael Golsch Ing.-wiss./Wiwi, Math./Naturwiss, Datenerhebung im Sprachen, Soz.-Kulturwiss., SSG (DFG), Kontext des Controlling Recht, Medizin Prozesse, Technologien neue Verfahren: Signaturschilddruck DBV- bestehende Verfahren: Managementkommission München, 26. Juni 2007 Optimierung auf der Mikroebene 34
  35. 35. Reporting und GeschäftsgangsoptimierungErgebnisse 35
  36. 36. Reporting und GeschäftsgangsoptimierungErgebnisse 80 60 40 20 0 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 36
  37. 37. Reporting und GeschäftsgangsoptimierungErgebnisse 80 60 40 20 0 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06Commitment neu: in 2007 unter 25 Tage, in 2008 max. 22 Tage2006 2007Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Febr. März Apr. Mai Juni7.533 9.913 8.437 9.032 10.989 8.249 13.356 10.285 9.324 8.291 10.169 8.282 59.707 37
  38. 38. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek DresdenVielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !Kontakt: Dr. Thomas Bürgerbuerger@slub-dresden.de Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controllinggolsch@slub-dresden.de DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 38

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