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„Budgetierung SLUB“Analyse zum Controlling – Ergebnisse der syncwork AG                                                   ...
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„Budgetierung SLUB“Zeiterfassung, Stundenverrechnung?                 Erwartungen an den                 NSM-Prozess      ...
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„Budgetierung SLUB“Haushaltsflexibilisierungen zum 1. Januar 2012Zwischen dem SMWK und dem SMF sind auf der Arbeitsebene a...
„Budgetierung SLUB“Rahmenbedingungen: Was wir erreichen könnenZum 1. Januar 2012Konsequentes Entscheidennach Kosten- und L...
„Budgetierung SLUB“Zeitplan für die erste Ausbaustufe - 2011                 Unsere EinschätzungMichael Golsch            ...
„Budgetierung SLUB“Rechtsformen ...Grundsätzlich gilt: Eine umfassende Budgetierung kann mit verschiedenenRechtsformen err...
„Budgetierung SLUB“Rechtsformen im VergleichStiftung öffentlichen Rechts: Errichtung durch Gesetz oder Rechtsverordnung Ba...
„Budgetierung SLUB“Rechtsformen im Vergleich                                     Regelfälle                 Stiftung      ...
Zukunft für die SLUBWas wir bereits erreicht habenMichael Golsch                   18.05.2011   29
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Budgetierung SLUB. Zukunft durch Flexibilisierung 18.5.11

  1. 1. „Budgetierung SLUB“ –Zukunft durch FlexibilisierungMitarbeiter für Mitarbeiter, 18. Mai 2011
  2. 2. „Budgetierung SLUB“ Unsere Erwartungen und FragenErgebnisse der kurzen Debatte am 18. Mai Rücklagenbildung für Investitionen (IT u. a.) Personalentwicklung? Rechtsform, Konsequenzen? Dezemberfieber? Möglichkeiten, mehr Geld ins System zu bekommen? Sponsoring? Haushaltsflexibilisierung: Personal- und Sachmittel Künftig mehr Outsourcing von Leistungen? Verändertes Haushaltsystem? Preis der Freiheit?Michael Golsch 18.05.2011 2
  3. 3. „Budgetierung SLUB“Unsere Erwartungen und FragenZiele: Wege zum Ziel: Wozu Budgetierung? Neues Steuerungsmodell (NSM)? Was bringt uns die Budgetierung? Haushaltsflexibilisierungen?Umsetzung: Akteure im Projekt: Was heißt Budgetierung? Syncwork? Wie erfolgt die Umsetzung? Projektlenkungsgruppe? Produkte in der Bibliothek? SMWK und SMF? Zeiterfassung? Kameralistik? Debatte zur Rechtsform: Kaufmännisches Rechnungswesen? Staatsbetrieb? Was bedeutet das für meine Arbeit? Anstalt öffentlichen Rechts? Risiken und Nebenwirkungen? Stiftung?Michael Golsch 18.05.2011 3
  4. 4. „Budgetierung SLUB“ –Rahmenbedingungen: Wo wir stehen Als letzte große Einrichtung im Geschäftsbereich des SMWK ist die SLUB kameralen Restriktionen unterworfen, die ein langfristig orientiertes und betriebswirtschaftlichen Grundsätzen folgendes Personal- und Finanzmanagement nicht zulassen. Die langfristige Entwicklung neuer Geschäftsfelder ist auf diese Weise kaum möglich. Die Nachhaltigkeit bisheriger Erfolge der SLUB ist massiv gefährdet. Wir agieren auf hoch dynamischen Wissens- und Informationsmärkten. Wenn wir unter den „top five“ der deutschen Bibliotheken bestehen wollen, brauchen wir dringend mehr unternehmerische Spielräume, damit wir die Initiative nicht verlieren.Michael Golsch 18.05.2011 4
  5. 5. „Budgetierung SLUB“Rahmenbedingungen: Wo wir stehenKonsequentes Entscheidennach Kosten- und Leistungskriterien?Investitionsrücklagen und Rückstellungen(periodenübergreifend)?Strategisches Personalmanagement?Finanz-Effizienz durch wechselseitigeDeckung von Personal- und Sachetat?Leistungspartnerschaften durchBeteiligungsmanagement?Michael Golsch 18.05.2011 5
  6. 6. „Budgetierung SLUB“Rahmenbedingungen: Wo wir stehenKonsequentes Entscheidennach Kosten- und Leistungskriterien? -Investitionsrücklagen und Rückstellungen(periodenübergreifend)? -Strategisches Personalmanagement? -Finanz-Effizienz durch wechselseitigeDeckung von Personal- und Sachetat? -Leistungspartnerschaften durchBeteiligungsmanagement? -Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist unterdiesen Rahmenbedingungen nicht möglich. Antrags- und Genehmigungsverfahrengewährleisten die notwendige Flexibilität und Planungssicherheit nicht.Michael Golsch 18.05.2011 6
  7. 7. „Budgetierung SLUB“Rahmenbedingungen: Was wir erreichen wollenKonsequentes Entscheidennach Kosten- und Leistungskriterien? ✓Investitionsrücklagen und Rückstellungen(periodenübergreifend)? ✓Strategisches Personalmanagement? ✓Finanz-Effizienz durch wechselseitigeDeckung von Personal- und Sachetat? ✓Leistungspartnerschaften durchBeteiligungsmanagement? ✓Michael Golsch 18.05.2011 7
  8. 8. „Budgetierung SLUB“Was bisher geschah ...29. Oktober 2010: Februar + März 2011:Gespräch GD SLUB + StS. SMWK Ist-Analyse zum SLUB-Controllingzur NSM-Einführung in der SLUB durch die syncwork AG5. Januar 2011: 30. März 2011:Gespräch der Generaldirektion mit Empfehlungen der PLG zur NSM-den StS von SMWK + SMF: NSM Einführung in der SLUB19. Januar 2011: 30. April 2011:Kick off der Projektlenkungsgruppe Berichtstermin der Staatsregierung(PLG) aus SMWK, SMF und SLUB zur Drucksache 5/465420. Januar 2011: 5. Mai 2011:Landtagsbeschluss „Zukunft für Bestätigung der Empfehlungen derdie SLUB“ (Drucksache 5/4654) PLG durch die StS SMWK + SMFMichael Golsch 18.05.2011 8
  9. 9. „Budgetierung SLUB“ –Akteure im ProjektProjektlenkungsgruppe: SMWK: Joachim Glöckner, Jörg Kärgel (Zentrale Dienste, Neues Steuerungsmodell) Martina Meißner (Allg. Rechtsangelegenheiten, wiss. Bibliotheken) SMF: Hellmut Poppmeier (Neues Steuerungsmodell) SLUB: Michael Golsch (Leitung) Peter Hesse (Personalrat) Jenny Herkner (Koordination, Protokoll)Externe Berater: syncwork AG (Dresden, Berlin, Zürich u. a.)Michael Golsch 9 18.05.2011
  10. 10. „Budgetierung SLUB“Externes Consulting durch die syncwork AGMichael Golsch 18.05.2011 10
  11. 11. „Budgetierung SLUB“Analyse zum Controlling – Ergebnisse der syncwork AG 1/3 Rahmenbedingungen • Einsparungspolitik aufgrund der Finanzsituation für die SLUB • negative Entwicklung des Erwerbungsetats • anhaltender Stellenabbau • unternehmerisches Handeln eingeschränkt möglich Erwartungen an den • umfassende Budgetierung Staatsbetriebsgründung NSM-Prozess • mehr Autonomie, Planbarkeit, Transparenz • mehr Flexibilität und dadurch höhere Produktivität • Benchmarking und Konkurrenz • Stärkung der Wettbewerbssituation am Markt • Beschäftigte sehen die NSM-Einführung grundsätzlich positiv Befürchtungen im • Ziel der Budgetierung wird nicht erreicht NSM-Prozess • Budget wird um Einnahmen gekürzt • Rahmenbedingungen verschlechtern sichMichael Golsch 18.05.2011 11
  12. 12. „Budgetierung SLUB“Analyse zum Controlling – Ergebnisse der syncwork AG 2/3 Ist-Situation • umfassendes kennzahlenbasiertes Controlling-System, mit Monats-/ Quartals- und Jahresberichten Steuerungsinstrumente Rahmenbedingungen • ein Hauptproduktkatalog wurde für die Abteilung für die SLUB „Bestandsentwicklung“ entwickelt • für die Abteilung „Benutzung und Information“ sind Vorarbeiten geleistet • Daten werden aus den vorliegenden Systemen, insbesondere Erwartungen an den Libero gezogen und mit Excel oder Crystal Reports aufbereitet NSM-Prozess Unsere Einschätzung • Produktkatalog ist gute Basis, der weiterentwickelbar ist • landesweite Produkte und interne Tätigkeiten müssen noch berücksichtigt werden • keine Vollkostenauswertungen (nur Pauschalsätze ohne Overhead) • keine produktorientierte Zeiterfassung • keine Kostenverrechnung • mehrere IT-Verfahren werden eingesetzt, teilweise ohne Schnittstellen (bspw. Beschaffung-Haushalt) • hoher manueller Aufwand für BerichtswesenMichael Golsch 18.05.2011 12
  13. 13. „Budgetierung SLUB“Analyse zum Controlling – Ergebnisse der syncwork AG 3/3 Verwendung der • monatlich: kennzahlenbasierte Abteilungsberichte Steuerungsdaten • halbjährlich: kennzahlenbasierter Bericht zur für Führungs- Bestandsentwicklung entscheidungen • wöchentlich: Statistiken zur Digitalisierung • monatlich: Haushaltsberichtswesen Erwartungen an den • halbjährlich: Lagebericht NSM-Prozess • Berichtsempfänger: Generaldirektion und Abteilungsleitungen Unsere Einschätzung • Berichtswesen bildet ein wichtiges Steuerungsinstrument für Generaldirektion und AbteilungsleitungenMichael Golsch 18.05.2011 13
  14. 14. „Budgetierung SLUB“Was bisher geschah ...29. Oktober 2010: Februar + März 2011:Gespräch GD SLUB + StS. SMWK Ist-Analyse zum SLUB-Controllingzur NSM-Einführung in der SLUB durch die syncwork AG5. Januar 2011: 30. März 2011:Gespräch der Generaldirektion mit Empfehlungen der PLG zur NSM-den StS von SMWK + SMF: NSM Einführung in der SLUB19. Januar 2011: 30. April 2011:Kick off der Projektlenkungsgruppe Berichtstermin der Staatsregierung(PLG) aus SMWK, SMF und SLUB zur Drucksache 5/465420. Januar 2011: 5. Mai 2011:Landtagsbeschluss „Zukunft für Bestätigung der Empfehlungen derdie SLUB“ (Drucksache 5/4654) PLG durch die StS SMWK + SMFMichael Golsch 18.05.2011 14
  15. 15. „Budgetierung SLUB“Das Neue Steuerungsmodell (NSM)Entwicklung: Tilburger Modell 1986: „von der Ämter- zur Konzernstruktur“ KGST: als Neues Steuerungsmodell ab 1991 für die Kommunalverwaltung Landesverwaltungen - Sachsen: u. a. Staatliche Kunstsammlungen Dresden Output Steuerung über den Output je Struktureinheit Kontrakt Vereinbarung klar definierter Outputs je Struktureinheit Budget Outputbezogene Finanzzuweisung je Struktureinheit Wettbewerb Zwischen den Struktureinheiten: Qualität und QuantitätMichael Golsch 18.05.2011 15
  16. 16. „Budgetierung SLUB“NSM für die SLUB – Umsetzung in zwei Ausbaustufen(1) NSM-Basiscontrolling, kameral Produktbildung Stundenrechnung Controlling / Reporting Haushaltsflexibilisierung Unsere Einschätzung(2) Kaufmännisches Rechnungswesen Neue Haushaltssoftware Kosten- und Leistungsrechnung Anlagebuchhaltung + Bilanzierung Umfassende BudgetierungMichael Golsch 18.05.2011 16
  17. 17. „Budgetierung SLUB“Produkte in der Bibliothek?Eine Bibliothek ist kein Produktionsbetrieb. Wie lassen sich unsere z. T.hochkomplexen Arbeitsvorgänge als Produkte abbilden? Ist das überhauptsinnvoll? Produkte Interne Tätigkeiten Projekte Standards Querschnittaufgaben Befristete Aufgaben Mengen, Zeiten Overhead Unsere EinschätzungDie Hauptprozesse einer jeden (Groß)Bibliothek sind nicht nur geeignet, sondernim Interesse innerbetrieblicher Transparenz für die produktbezogene Abbildungvon Kosten und Leistungen sogar prädestiniert.Gute, in der Praxis gelebte Beispiele bieten die Staats- und UniversitätsbibliothekHamburg und die Universitätsbibliotheken in Berlin (FU) und Heidelberg.Michael Golsch 18.05.2011 17
  18. 18. „Budgetierung SLUB“ –Akteure im ProjektAG „Produktbildung SLUB“ Henrik Ahlers Frank Aurich Corina Döge Michael Golsch Birgit Klagge Dagmar Wohlfahrt N.N. (Personalrat)Externe Berater: syncwork AG (Dresden, Berlin, Zürich u. a.)Michael Golsch 18.05.2011 18
  19. 19. „Budgetierung SLUB“Zeiterfassung, Stundenverrechnung? Neue Software zur Zeiterfassung: proweb.sax Erwartungen an den NSM-Prozess Unsere EinschätzungMichael Golsch 18.05.2011 19
  20. 20. „Budgetierung SLUB“Zeiterfassung, Stundenverrechnung? Erwartungen an den NSM-Prozess Unsere EinschätzungMichael Golsch 18.05.2011 20
  21. 21. „Budgetierung SLUB“Zeiterfassung, Stundenverrechnung? Erwartungen an den NSM-Prozess Unsere EinschätzungMichael Golsch 18.05.2011 21
  22. 22. „Budgetierung SLUB“Produktkatalog der Bibliothek stellen netto Stück (min) ges. € pro Stück (€) Stück (€) Stelle 3.1 - 3.3 Mono-GG ausleihfertige Mono 103.470 2.394.690 26,57 43,63 1.567.955 15,15 18,94 3.894 Inf.-vermittl. (FR) 6.062 3,79 238.692 39,37 49,22 1.600 3.4 Pflicht, Tausch, Pflicht Mono 7.442 2,52 32,51 115.712 15,55 19,44 2.953 Geschenk Tausch allg. Mono 1.360 0,23 15,88 9.791 7,20 9,00 6.044 Kunsttausch Mono 1.497 0,45 28,86 25.805 17,24 21,55 3.327 Geschenk Mono 3.899 0,72 17,73 33.509 8,59 10,74 5.415 3.5 NBM Digitalisate 17.458 8,40 46,08 293.466 16,81 21,01 2.078 Qucosa 517 0,75 139,26 38.636 74,73 93,41 689 NBM auf Datenträger 1.408 0,30 20,45 12.964 9,21 11,51 4.693 Online-Ressourcen 3.529 0,68 18,36 31.916 9,04 11,30 5.228 3.6 Zeitschriften ZS-Erwerbung 84.541 3.885.460 6,21 7,05 265.125 3,14 3,92 13.620 Pflege 33.782 3,31 9,40 146.110 4,33 5,41 10.208 3.7 Medienbearbeitung Medienbearb. 107.034 7,10 6,37 276.573 2,58 3,23 15.067 Binden 22.463 194.988 1,77 7,27 79.327 3,53 4,41 12.691 Aussonderung 21.532 1,33 5,93 61.701 2,87 3,58 16.189 Verwertung 18.453 0,80 4,16 38.723 2,10 2,62 23.066 3.8 Sondererschließung Retrokat. Mono. 84.525 11,23 12,76 540.760 6,40 8,00 7.524 Unsere Einschätzung ZS-Exemplarsätze 31.533 7,32 27,51 357.026 11,32 14,15 4.308 VD 18 7.963 4,07 31,20 187.945 23,60 29,50 1.957 bibliograf. Nachw. 19.172 2,24 12,52 122.547 6,39 7,99 8.559 3.9 Digitalisierungszentrum Roboter 1.843.219 8,10 0,42 316.566 0,17 0,21 227.558 Proserv 842.059 5,65 0,64 221.964 0,26 0,33 149.037 Buchtisch 130.334 1,20 0,88 42.318 0,32 0,41 108.612 HIT 3.855 0,50 12,45 20.030 5,20 6,49 7.710 Hauptproduktkatalog Summe 6.475.138 105,23 5.045.159 Abt. 3., 31.12.2010Stellen brutto Abt. 3 (Ist) 95,00Personalkosten Abt 3. ges. 5.357.950Anteil Overhead an den Personalkosten gesamt 5,84%Overhead Personalkosten gesamt 312.791Ausgaben für Datenbanken 1.223.391Fortsetzungswerke 61.000Sammlungen 36.000Erwerbungsnebenkosten 60.000Erwerbungsausgaben ges.: 7.855.529 Michael Golsch 18.05.2011 22
  23. 23. „Budgetierung SLUB“Haushaltsflexibilisierungen zum 1. Januar 2012Zwischen dem SMWK und dem SMF sind auf der Arbeitsebene abgestimmt: Vereinfachte Titelstruktur mit umfassenden Deckungsfähigkeiten Bildung von periodenübergreifenden Rücklagen Teil-Flexibilisierung zwischen Personal- und Sachetat Unsere EinschätzungMichael Golsch 18.05.2011 23
  24. 24. „Budgetierung SLUB“Rahmenbedingungen: Was wir erreichen könnenZum 1. Januar 2012Konsequentes Entscheidennach Kosten- und Leistungskriterien? ✓Investitionsrücklagen und Rückstellungen(periodenübergreifend)? ✓Strategisches Personalmanagement? ✓Finanz-Effizienz durch wechselseitigeDeckung von Personal- und Sachetat? ✓Leistungspartnerschaften durchBeteiligungsmanagement?Michael Golsch 18.05.2011 24
  25. 25. „Budgetierung SLUB“Zeitplan für die erste Ausbaustufe - 2011 Unsere EinschätzungMichael Golsch 18.05.2011 25
  26. 26. „Budgetierung SLUB“Rechtsformen ...Grundsätzlich gilt: Eine umfassende Budgetierung kann mit verschiedenenRechtsformen erreicht werden. Gegenüber den Flexibilisierungszielen ist diekonkrete Ausgestaltung der Rechtsform damit nachrangig.Als mögliche Rechtsformen kommen für die SLUB in Frage: Stiftung Staatsbetrieb Anstalt öffentlichen RechtsMichael Golsch 18.05.2011 26
  27. 27. „Budgetierung SLUB“Rechtsformen im VergleichStiftung öffentlichen Rechts: Errichtung durch Gesetz oder Rechtsverordnung Basis: Landesstiftungsgesetz – nicht das BGB Gewährträgerstiftung: dauerhafte Zuwendungen, keine KapitalerträgeStaatsbetrieb: Organisatorisch abgesonderte Teile der Staatsverwaltung Betriebs- oder erwerbswirtschaftlich ausgerichtete Tätigkeit Rechtlich unselbstständigAnstalt öffentlichen Rechts: Bundes- oder Landesgesetz als Basis für die Errichtung Anstaltslast und Gewährträgerhaftung Ausgestaltung als rechtlich selbstständige Anstalt möglichMichael Golsch 18.05.2011 27
  28. 28. „Budgetierung SLUB“Rechtsformen im Vergleich Regelfälle Stiftung budgetiert Staatsbetrieb budgetiert Anstalt öffentlichen Rechts budgetiert oder kameralMichael Golsch 18.05.2011 28
  29. 29. Zukunft für die SLUBWas wir bereits erreicht habenMichael Golsch 18.05.2011 29
  30. 30. „Budgetierung SLUB“ –Zukunft durch FlexibilisierungVielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

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