22.09.2015
Christian Heselhaus (GWAVA)
Raphael Köllner (MVP Office 365)
GoBD und Compliance –
was geht mich das an?
Agenda
• Einführung
• GoBD
• Compliance
• Q&A
Raphael
Köllner
WissMit CBH Rechtsanwälte
IT & Jura Trainer und Dozent
MVP Office 365, MCT Trainer
Community Lead:
Office ...
GoBD & Compliance
Drei Beispiele zur Cloud
Nutzung:
Haben Sie sich mit Ihrem Kollegen schon
mal in der Bahn oder im Flugzeug über
Interna des Unternehmens unterhalten?
http://www.sueddeutsche.de/digital/nach-cyberangriff-tv-monde-enthuellt-sein-eigenes-passwort-1.2429052
ordnungsgemäße Buchführung
GoBD
Was ist eigentlich GoBD?
„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung
und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlag...
steuerrechtliche
Aufbewahrungspflichten
(Auszug):
• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 ...
Handelsrechtliche
Aufbewahrungspflichten
• aufbewahrungspflichtige Unterlagen gemäß § 257 HGB
 geordnet nach den Grundsät...
Handelsrechtliche
Aufbewahrungspflichten
In elektronischer Form auf Datenträgern § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB):
 Bildlich und ...
Fristen
Beginn mit Schluss des Kalenderjahres in der die letzte Handlung gemacht wurde.
6 oder 10 Jahre
10 Jahre: z.B.
• A...
Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung
Auszug
Steuerrechtliche:
 Steuerschätzung
 Verbot des Einsatzes des Datenverarbeitungss...
Compliance
“Compliance ist mehr als die
bloße Anwendung gesetzlicher
Regelungen.”
Prof. Dr. Teichmann
(Universität Würzbur...
Was ist eigentlich Compliance?
Compliance
Gesellschaft
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Kartellrecht
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trecht
Arbeitsrecht
Risikoman
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Typische Compliance Probleme
Schwerpunkte:
 Korruption (BSP: Auftragsvergabe)
 Sexuelle Belästigung
 Datenverlust
 Fal...
Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung
Auszug:
 Arbeitsrechtliche Folgen -> Vertragsverlängerung, SE
 Datenschutz –> Geldstraf...
In die Cloud gehen?
sinnvoll für Standard - Dienste
 wie Email, Aufgaben, Kalender
 Kommunikationsdienste (Skype for Bus...
Q&A
Christian Heselhaus (GWAVA/ Vice President Sales EMEA)
Email: christian.heselhaus@gwava.eu
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GoBD und Compliance - was geht mich das an?

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GWAVACon 2015: GWAVA + MVP: GoBD und Compliance - was geht mich das an

  1. 1. 22.09.2015 Christian Heselhaus (GWAVA) Raphael Köllner (MVP Office 365) GoBD und Compliance – was geht mich das an?
  2. 2. Agenda • Einführung • GoBD • Compliance • Q&A
  3. 3. Raphael Köllner WissMit CBH Rechtsanwälte IT & Jura Trainer und Dozent MVP Office 365, MCT Trainer Community Lead: Office 365 Community Deutschland Windows 10 Community Deutschland E-Mail: raphael.koellner@rakoellner.com Twitter: ra_koellner  Blog | http://www.rakoellner.de und www.rakoellner.com  Podcast www.mvpkaffeeklatsch.de
  4. 4. GoBD & Compliance Drei Beispiele zur Cloud Nutzung:
  5. 5. Haben Sie sich mit Ihrem Kollegen schon mal in der Bahn oder im Flugzeug über Interna des Unternehmens unterhalten?
  6. 6. http://www.sueddeutsche.de/digital/nach-cyberangriff-tv-monde-enthuellt-sein-eigenes-passwort-1.2429052
  7. 7. ordnungsgemäße Buchführung GoBD
  8. 8. Was ist eigentlich GoBD? „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“ Schreiben des BMF vom 14.11.2014 gesetzliche Regelungen: §§ 145 ff. AO
  9. 9. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (Auszug): • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB) • Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB) • Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB) • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB) • Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB) • Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)
  10. 10. Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten • aufbewahrungspflichtige Unterlagen gemäß § 257 HGB  geordnet nach den Grundsätzen der GoB aufbewahrt werden Beispiele: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege. nicht in elektronischer Form: (§ 257 Abs. 3 HGB) • Eröffnungsbilanzen • Abschlüsse
  11. 11. Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten In elektronischer Form auf Datenträgern § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB):  Bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen  Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb abgemessener Frist verfügbar sein (§ 257 Abs. 3) Innerhalb angemessener Frist wird auch gefordert in: §§ 238 Abs. 1 Satz 2, 239 Abs. 4 Satz 2, 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB Die konkrete Frist ergibt sich maßgeblich aus den jeweiligen Umständen und ist dementsprechend im Einzelfall zu bestimmen.
  12. 12. Fristen Beginn mit Schluss des Kalenderjahres in der die letzte Handlung gemacht wurde. 6 oder 10 Jahre 10 Jahre: z.B. • Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse gemäß § 325 Abs. 2a HGB • Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für Buchungen § 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB 6 Jahre: z.B. • empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe (vgl. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB)
  13. 13. Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung Auszug Steuerrechtliche:  Steuerschätzung  Verbot des Einsatzes des Datenverarbeitungssystems  Bis zu 300k Strafe (Diese muss die Ersparnis/Gewinn, der durch den Einsatz ermöglicht wurde übersteigen) Handeslrechtliche:  Vertragsstrafen  schlechte Stellung im Verfahren oder bei der Nachverhandlung  Verlust neuer Aufträge
  14. 14. Compliance “Compliance ist mehr als die bloße Anwendung gesetzlicher Regelungen.” Prof. Dr. Teichmann (Universität Würzburg)
  15. 15. Was ist eigentlich Compliance? Compliance Gesellschaft srecht Kartellrecht Kapitalmark trecht Arbeitsrecht Risikoman agement PR und Marketing Haftungsver meidung
  16. 16. Typische Compliance Probleme Schwerpunkte:  Korruption (BSP: Auftragsvergabe)  Sexuelle Belästigung  Datenverlust  Falscher Empfänger der Sendung  Unsachgemäßer Einsatz von IT (BSP: Überwachungskameras)  Gerüchte/Behauptungen (BSP: PR)
  17. 17. Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung Auszug:  Arbeitsrechtliche Folgen -> Vertragsverlängerung, SE  Datenschutz –> Geldstrafe, Verbot der Nutzung des Verarbeitungssystem  Vertragsstrafen -> Geldstrafe, Verlust des Auftrages, Kündigung
  18. 18. In die Cloud gehen? sinnvoll für Standard - Dienste  wie Email, Aufgaben, Kalender  Kommunikationsdienste (Skype for Business)  zusätzliche Backups und Datensicherung  Flexible, schnelle Szenarien ABER:  Cloud-Provider haben nur unzureichende Hyprid/ OnPrem Archivierungslösungen! -> greift z.B. GWAVA Retain BSP: Exchange Online  Verschlüsselungen und Datenintegrität nachbessern
  19. 19. Q&A Christian Heselhaus (GWAVA/ Vice President Sales EMEA) Email: christian.heselhaus@gwava.eu Web: www.gwava.eu Raphael Köllner (MVP Office 365) E-Mail: Raphael.koellner@rakoellner.com Twitter: ra_koellner Blog: www.rakoellner.de

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