SlideShare ist ein Scribd-Unternehmen logo
1 von 6
Downloaden Sie, um offline zu lesen
ANALIZA FINANSOWA:
JAK SZACOWAĆ KOSZTY
ROZWIĄZAŃ SERWEROWYCH
TCO, ANALIZA WYDATKÓW, OBLICZANIE
PRESENT VALUE, BUDOWA BUSINES CASE
Do lektury zaprasza autor: Jakub Bryła, Kierownik Produktu, GTS Poland
1

Analiza finansowa jest jednym z najpopularniejszych
narzędzi wspomagających podejmowanie decyzji. Jej
sedno sprowadza się do porównania dwóch konkurujących scenariuszy: czy fragment pewnego rozwiązania ICT powinno się zlecić na zewnątrz (scenariusz A),
czy też może zrobić go samodzielnie (scenariusz B).
Upraszczając sprawę, można przyjąć następującą taktykę: jeśli scenariusz A okaże się tańszy od scenariusza
B, to zdecydujemy się na zlecenie usługi na zewnątrz,
ponieważ celem outsourcingu od zawsze było obniżenie kosztów. Co więcej, przy jednoczesnym zachowaniu
– a często wzroście – jakości!

Taka taktyka jest dobrym punktem wyjścia, choć
czasem najbardziej ekonomiczny scenariusz wcale
nie oznacza, że jest on dla nas najlepszy – ale o tym
w dalszej części.
Przyjrzyjmy się na wstępie, jak praktycznie zabrać
się do wykonania pierwszego etapu analizy finansowej, czyli odpowiedzi na pytanie: w którym scenariuszu wydamy MNIEJ?

TCO

PRZYKŁAD:
Rozważamy zakup 3 dodatkowych serwerów.
Dostaliśmy ofertę od dystrybutora na 45000 PLN
za sprzęt fizyczny. Sprawdziliśmy też propozycję
dostawcy świadczącego usługę typu IaaS (infrastruktura jako usługa) – w tej formule na serwery
wydawalibyśmy 1200 PLN miesięcznie.
Czas życia sprzętu oceniamy na 5 lat.
Scenariusz A (outsourcing): wydamy 1200 PLN x
12 x 5 = 72000 PLN
Scenariusz B (robimy sami): wydamy 45000 PLN

Tego rodzaju kalkulacja niesie z sobą pokusę zakończenia rozważań i szybkiego podjęcia decyzji.
Czarno na białym widać, że scenariusz B jest bardziej atrakcyjny, bo przecież TCO jest blisko 40%
niższe. A jednak jest wiele czynników, których powyższa analiza nie obejmuje, a które musimy rozważyć, robiąc rzetelną analizę TCO (tabela 1).

TCO jest najpopularniejszą miarą stosowaną przez decydentów w IT. Oznacza ona całkowity koszt posiadania
(ang. total cost of ownership) i jest po prostu sumą wydatków na dane rozwiązanie IT w całym jego cyklu życia.

Tabela nr 1. Typy wydatków
SCENARIUSZ A (outsourcing)

SCENARIUSZ B (samodzielnie)

zasoby na żądanie

energia elektryczna

-

utrzymanie

łącze transmisyjne

instalacja sprzętu

obsługa kontraktu z partnerem

przedłużenie gwarancji

obniżenie opłat przy przedłużaniu umowy

koszt napraw

-

dodatkowe miejsce/powierzchnia

-

sprzęt sieciowy (switch, kable)

-

rozbudowa/dodatkowe UPS
2

Energia elektryczna

to wydatek najczęściej pomijany w kalkulacjach TCO.
Składają się na niego nie tylko koszty energii elektrycznej, którą zużyją 3 nowe serwery, ale również moc wykorzystana przez system chłodzenia, UPS-y czy też dodatkowe urządzenia sieciowe (switch, ruter). Miesięczny
koszt energii oscyluje zwykle w okolicach 100 PLN na 1
serwer. Przyjmijmy więc, że rocznie trzy serwery wygenerują koszt 3 600 PLN.

Utrzymanie

często traktowane jest jako czynność, która magicznie
znika niezauważona w głębokim worku kosztów pośrednich. Skoro teraz trzyosobowy dział IT obsługuje dziesięć serwerów, to czy dodanie 3 kolejnych (30% więcej)
nie obciąży nadmiernie pracowników?
W różnych firmach aspekt ten jest różnie traktowany,
często w ogóle pomijany. Czasami weźmiemy na siebie większe obciążenie, jednak zazwyczaj warto zwrócić uwagę na potencjalne nadgodziny, zaniedbania w
innych obowiązkach IT, niedogodności kadrowe czy też
po prostu potrzebę zwiększenia zasobów ludzkich. Aby
oszacować potencjalny koszt, przyjmijmy na potrzeby
tego przykładu, że na lokalnym rynku godzina pracy „na
fakturę” dochodzącego specjalisty-administratora kosztuje 90 złotych. Do każdego z serwerów trzeba będzie
wynająć specjalistę na 1 godzinę miesięcznie. Łatwo
więc policzyć, że rocznie pojawia się dodatkowy wydatek w wysokości 3 240 PLN.

Instalacja sprzętu

czy dystrybutor zainstaluje sprzęt w serwerowni, czy
trzeba to zrobić samodzielnie? Czy rzeczywiście nic nie
kosztuje? Koszt ten najczęściej jest pomijany ze względu
na jednorazowy charakter wydatku, wykonywanie instalacji przez pracowników firmy czy też pozornie niewielką
kwotę w stosunku do wartości sprzętu. Jeśli planujemy
skorzystać z instalacji przez dostawcę lub zewnętrznego
specjalistę, dobrą estymacją jest 5% wartości sprzętu.

Przedłużenie gwarancji

czy sprzęt objęty jest roczną, dwuletnią, czy trzyletnią
gwarancją? TCO liczymy na 5 lat, może więc przedłużyć gwarancję? Wydłużenie gwarancji to zwykle od 5 do
10% wartości sprzętu.

Koszt napraw

w dłuższym okresie eksploatacji drobne usterki na pewno się pojawią. Wymiana dysku, nowy moduł RAM,
spalony procesor – to jedne z drobniejszych awarii, ale
mające swą cenę. Wydatki uzależnione są od bardzo
wielu czynników: jakości zakupionego sprzętu, jakości
instalacji i utrzymania, ogólnego stanu serwerowni. Ceny
komponentów oraz części zapasowych wahają się od
niskich do bardzo wysokich. Na potrzeby naszej ilustracji przyjmijmy, że koszt napraw po ewentualnych awariach pokryty zostanie w ramach wydłużonej gwarancji.

Łącze transmisyjne

w przypadku outsourcingu należy je również uwzględnić w kalkulacji. Jeżeli infrastruktura kupowana w formie
usługi będzie obsługiwać systemy wykorzystywane w
biurze przez pracowników (wewnętrzną sieć LAN), to
może się okazać, że obecne łącze internetowe jest za
mało wydajne. Często dobrym wyjściem jest zakup dedykowanego łącza typu ethernet line do centrum danych
usługodawcy, u którego chcemy prowadzić outsourcing
rozwiązania. Komplikacja ta oczywiście nie występuje w
sytuacji, gdy serwery zewnętrzne mają świadczyć usługi
do sieci globalnej (np. strona www, sklep internetowy,
etc.). W naszym przypadku przyjmijmy, że 2 serwery
będą świadczyły usługi do sieci globalnej, a z usług
trzeciego korzystać będą pracownicy siedziby głównej.
Wówczas potrzebne będzie dedykowane łącze ethernetowe 10 Mb/s – można je kupić (w pakiecie z innymi
usługami) za 500 złotych miesięcznie.

Obniżka opłat przy przedłużaniu umowy

przy outsourcingu infrastruktury IT, tak jak w przypadku
każdej innej usługi, możemy liczyć na rabat za przedłużenie umowy na kolejny okres. Po dwóch czy trzech
latach lojalności 10% upustu jest w zasięgu nawet niewielkiej firmy.

Zasoby na żądanie

jeśli rozważamy outsourcing części infrastruktury w formie usługi w chmurze (wirtualny serwer), warto pamiętać, że takie usługi oferują możliwość rozliczania się za
zużycie zasobów IT (RAM, CPU, HDD) – z dokładnością
np. do godziny. Jeśli charakter pracy takiej infrastruktury
jest cykliczny/sezonowy/niestały, można dużo zaoszczędzić. W przypadku, gdy owa sytuacja nas dotyczy,
warto uwzględnić jej korzyści w kalkulacji. Na początku
należy określić, ile zasobów jest wykorzystywanych stale, a ile czasowo i przez jaki średnio okres w roku.
Dla potrzeb naszego przykładu przyjmijmy, że 3/4 zasobów jest używanych stale, a 1/4 średnio przez 1 miesiąc
w roku. Mając takie informacje, w kalkulacji dla scenariusza A (outsourcing) należy wycenić po prostu mniejsze
zasoby oraz dodać koszt zasobów na żądanie. Różnicę
między większymi, stałymi zasobami a sytuacją w której
część zasobów używamy czasowo, możemy traktować
jako oszczędność, lub też, z punktu widzenia scenariusza B („zrób to sam”), jako koszt utraconych korzyści
wynikający z przewymiarowania infrastruktury.
W naszym przypadku oszczędność wyliczylibyśmy jako
14400–(3/4*14400+1/4*14,400*1/12*1,3). Ostatni czynnik (1,3) wynika z faktu, że zasoby w formule na
żądanie są zazwyczaj droższe niż w umowach, w których zobowiązujemy się do stałych opłat za określoną
wielkość zasobów. Zwykle jednostkowe ceny są 20-30%
wyższe.
3
Tak oto przedstawia się kalkulacja TCO po uzupełnieniu jej o najważniejsze komponenty kosztowe, które zawsze warto uwzględnić:
LATA

0

1

2

3

14 400

14 400

4

5

RAZEM

14 400
12 960
6 000
-2 889

12 960
6 000
-2 889

43 200
25 920
30 000
-15 408

SCENARIUSZ A (outsourcing)
sprzęt jako obsługa
obniżka cen (10% upustu)
łącze transmisyjne
oszczędność - zasby na żądanie

6 000
-3 210

6 000
-3 210

6 000
-3 210

TCO: 83 712

SCENARIUSZ B (zrób to sam)
zakup sprzętu
energia
utrzymanie
instalacja
wydłużenie gwarancji

45 000
3 600
3 240

3 600
3 240

3 600
3 240

2 250
3 375

3 600
3 240

3 600
3 240

45 000
18 000
16 200
2 250
3 375

TCO: 84 825
Stopień rzetelności i kompletności analizy TCO uzależniony jest od tego, czy uwzględnimy wszystkie kluczowe
komponenty kosztowe.

PV

(present value – wartość zaktualizowana)
Pieniądz kosztuje. Biorąc kredyt, płacimy za
niego, udzielając pożyczki, dostaniemy wynagrodzenie. Udziałowiec, inwestując w firmę,
również oczekuje wynagrodzenia. To, czy wydam określoną kwotę dzisiaj, czy za rok albo
trzy lata, robi różnicę – czasem sporą – określaną jako wartość pieniądza w czasie. Procent
kredytu, lokaty, LIBOR, WIBOR, koszt kapitału
przedsiębiorstwa są właśnie tą miarą.

Poprzednią analizę TCO można ogromnie wzbogacić
– z punktu widzenia przydatności do podejmowania
ekonomicznie wartościowych decyzji – przekształcając
ją w analizę wykonaną narzędziami znanymi z rachunku
opłacalności przedsięwzięć inwestycyjnych. Narzędzia
te uwzględniają wartość pieniądza w czasie, a procent,
którym się posługują, nazywany jest stopą dyskontową.
Najczęściej za stopę dyskontową przyjmuje się WACC,
czyli średnioważony koszt kapitału. Innymi słowy, jeśli firma, dla której pracujemy, połowę funduszy uzyskuje od banku jako kredyt o stopie 3%, a połowę od
udziałowców, którzy oczekują 20% zwrotu, to WACC =
½*3%+½*20% = 11,5%. Różnica w stosunku do poprzednich kalkulacji TCO polega na tym, że wydatki w
różnych latach dyskontuje się do chwili podejmowania
decyzji (rok „zerowy”). Im późniejszy wydatek, tym jego
dzisiejsza wartość mniejsza.

Kalkulacja (tzw. business case) z wykorzystaniem dyskontowania:
4

Na skróty – czyli na co
warto zwrócić uwagę
Mając na uwadze listę najczęstszych pułapek, w które
można wpaść, wykonując analizę finansową, przedstawiamy kilka wskazówek, które zdecydowanie podniosą
jakość analizy, a zarazem jakość finalnej decyzji:
1.	 Uwzględnij wartość pieniądza w czasie.
2.	 Weź pod uwagę kwestię łącza internetowego.
3.	 Pamiętaj o starej zasadzie wytrawnych finansistów:
CASH IS KING! Płynność finansowa zawsze jest w
cenie, zwłaszcza w trudnych czasach.
4.	 Serwery to nie perpetuum mobile – konsumują drogą
energię elektryczną.
5.	 Nie lekceważ kosztów pośrednich (utrzymania):
oszacuj, czy nie rozgrzewasz zasobów do czerwoności. Nie ma cudów – poświęcisz czas na sprzęt, nie
poświęcisz go na coś innego…
6.	 Odróżnij wydatek kapitałowy od operacyjnego. Nawet jeśli wykonywana analiza pokazuje takie samo
TCO czy też PV dla obu scenariuszy, przedyskutuj z
decydentami rozmiar zamrażanych środków (jednorazowy wydatek kapitałowy) względem rozłożonych
opłat operacyjnych. Możliwość elastycznego działania i reagowania w drugim przypadku w wielu sytuacjach może być trudną do przecenienia wartością.
7.	 Przeanalizuj zasoby na żądanie: jeśli infrastruktura
pracuje nieregularnie, można na tym zaoszczędzić.

Jak zbudować wiarygodny
business case?
	

1.	 Użyj prostego arkusza kalkulacyjnego: aby rzetelnie
podjąć decyzję, nie trzeba nadmiernie rozbudowywać scenariuszy, pisać skomplikowanych formuł
excelowych, czy też posiłkować się pełnym wachlarzem narzędzi inżynierii finansowej.
2.	 Skoncentruj się na kompletności wszystkich elementów kosztowych.
3.	 Zastosuj podejście kasowe (odpływ gotówki na rozwiązanie).
4.	 Licz w układzie rocznym, nie miesięcznym – ten drugi, często spotykany, niepotrzebnie komplikuje obliczenia.
5.	 Pamiętaj o wartości pieniądza w czasie (PV, dyskontowanie, WACC).

Jak przekonać właścicieli
budżetu do outsourcingu?
1.	 Użyj wiarygodnego business case’u!
2.	 Poza oczywistymi elementami kosztowymi pokaż
szerszy kontekst:

•	 Potencjalny wpływ na koszty pośrednie – być
może w scenariuszu „zrób to sam” nie uwzględniono przyrostowych kosztów utrzymania nowej
infrastruktury IT, ale naświetl decydentom sytuację. Podkreśl, że operacja będzie realizowana
tymi samymi zasobami. Upewnij się, jakie są plany w dłuższym horyzoncie czasowym. Określ, jak
bardzo Twój dział po tej inwestycji zbliży się do
maksimum obciążenia.
•	 Możliwości elastycznego działania – nawet jeśli
przy rozważanej inwestycji w scenariuszu z outsourcingiem nie bierzesz pod uwagę formuły
rozliczania się za zużyte zasoby, zaznacz decydentom możliwość dalszych oszczędności w
określonych warunkach; pokaż, że są takie możliwości i jakie niosą korzyści.
•	 Wykaż, że w Twoim przypadku outsourcing ma
sens: poza tym, że jest taniej, to zyska na tym
również jakość.
•	 Czy aspekty infrastrukturalne dla Twojej firmy są
rzeczywiście kluczowe? Być może outsourcing
w tym obszarze pozwoli Ci na lepsze wsparcie potrzeb biznesowych, np. lepsze wsparcie
pracowników w codziennej pracy z aplikacjami,
więcej czasu na rozwój narzędzi wspierających
procesy produkcyjne, sprzedażowe, etc. Prawdopodobnie w ten sposób lepiej przyczynisz się
do rozwoju firmy, koncentrując się na tym, co dla
niej ważniejsze – pokaż, jak zagospodarujesz
uwolnione zasoby.
3.	 Spisz najważniejsze ryzyka i jako ekspert oszacuj
prawdopodobieństwa ich wystąpienia. Odpowiedz
na pytania:
•	 Jakie ryzyka eliminuję dzięki outsourcingowi?
•	 Jakie nowe ryzyka powstają z outsourcingu?
•	 Jak oceniam szansę wystąpienia tych ryzyk?
•	 Najgorszy scenariusz? Co z niego wynika?
•	 Najbardziej prawdopodobny scenariusz?
4.	 Zamrożone fundusze kontra większa płynność – nawet jeśli płynność nie jest kwestią pierwszoplanową
w Twojej firmie, może ktoś chwilowo skorzystałby z
nieskonsumowanego przez Twój dział kapitału i zainwestował go w przynoszące wartość firmie aktywa
lub przedsięwzięcie? A może sytuacja jest na tyle
dynamiczna w Waszym otoczeniu biznesowym, że
niezamrażanie gotówki pomoże Ci w przyszłości lub
znacząco ograniczyć wiele potencjalnych ryzyk?
Im mniej czynników, które zostaną wyliczone gotówkowo,
tym większego znaczenia nabierają dodatkowe analizy.
Analizę finansową w obszarze ICT doskonale uzupełnia
szacowanie ryzyka (risk assessment). Nie tylko różna jest
wrażliwość i poziom akceptowalności ryzyka u decydentów, ale również inna świadomość przyszłych, planowanych działań i potencjalnych wydarzeń w branży. Różne
firmy będą się kierowały różnymi kryteriami. Sztuką jest
możliwie kompletne przedstawienie sprawy z perspektywy obszarów najistotniejszych dla decydentów.
Poradnik zapowiadany w raporcie

Serwer w firmie 2013. Własne serwery a outsourcing
usług centrum danych w sektorze MŚP
www.serwer2013.pl

GTS Poland Sp. z o.o.
ul. Marynarska 15
02-674 Warszawa, Polska
tel. +48 22 488 80 00
www.gts.pl

Weitere ähnliche Inhalte

Andere mochten auch

Prawo oswiatowe
Prawo oswiatowe Prawo oswiatowe
Prawo oswiatowe bnarojczyk
 
3 mit wzrost_cen
3 mit wzrost_cen3 mit wzrost_cen
3 mit wzrost_cenMirzam86
 
Mijloace tehnice de stingere a incendiilor
Mijloace tehnice de stingere a incendiilor Mijloace tehnice de stingere a incendiilor
Mijloace tehnice de stingere a incendiilor Pompierii Români
 
Val 1 general
Val 1 generalVal 1 general
Val 1 generalMAK Az
 
Net Promoter Score w badaniach użyteczności
Net Promoter Score w badaniach użytecznościNet Promoter Score w badaniach użyteczności
Net Promoter Score w badaniach użytecznościSymetria
 
Pompa strzykawkowa Alaris PK, instrukcja obsługi
Pompa strzykawkowa Alaris PK, instrukcja obsługiPompa strzykawkowa Alaris PK, instrukcja obsługi
Pompa strzykawkowa Alaris PK, instrukcja obsługiPolanest
 
Gospodarka odpadami w Polsce
Gospodarka odpadami w PolsceGospodarka odpadami w Polsce
Gospodarka odpadami w PolsceOdzyskenergii
 
Nik p-13-058-terminal-lng
Nik p-13-058-terminal-lngNik p-13-058-terminal-lng
Nik p-13-058-terminal-lngGrupa PTWP S.A.
 
Bitwa O Atlantyk
Bitwa O AtlantykBitwa O Atlantyk
Bitwa O Atlantykgblonska
 
Baruwa Prezentacja Wrocław
Baruwa Prezentacja WrocławBaruwa Prezentacja Wrocław
Baruwa Prezentacja WrocławPomcert
 
1. Przestrzeganie przepisów BHP, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środow...
1. Przestrzeganie przepisów BHP, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środow...1. Przestrzeganie przepisów BHP, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środow...
1. Przestrzeganie przepisów BHP, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środow...Patryk Patryk
 

Andere mochten auch (18)

Prawo oswiatowe
Prawo oswiatowe Prawo oswiatowe
Prawo oswiatowe
 
3 mit wzrost_cen
3 mit wzrost_cen3 mit wzrost_cen
3 mit wzrost_cen
 
Mijloace tehnice de stingere a incendiilor
Mijloace tehnice de stingere a incendiilor Mijloace tehnice de stingere a incendiilor
Mijloace tehnice de stingere a incendiilor
 
Val 1 general
Val 1 generalVal 1 general
Val 1 general
 
Net Promoter Score w badaniach użyteczności
Net Promoter Score w badaniach użytecznościNet Promoter Score w badaniach użyteczności
Net Promoter Score w badaniach użyteczności
 
Pompa strzykawkowa Alaris PK, instrukcja obsługi
Pompa strzykawkowa Alaris PK, instrukcja obsługiPompa strzykawkowa Alaris PK, instrukcja obsługi
Pompa strzykawkowa Alaris PK, instrukcja obsługi
 
Wymagania dla rur miedzianych
Wymagania dla rur miedzianychWymagania dla rur miedzianych
Wymagania dla rur miedzianych
 
Gospodarka odpadami w Polsce
Gospodarka odpadami w PolsceGospodarka odpadami w Polsce
Gospodarka odpadami w Polsce
 
Motoryka ogólna
Motoryka ogólnaMotoryka ogólna
Motoryka ogólna
 
Biomateriały spr tytan
Biomateriały spr tytanBiomateriały spr tytan
Biomateriały spr tytan
 
Nik p-13-058-terminal-lng
Nik p-13-058-terminal-lngNik p-13-058-terminal-lng
Nik p-13-058-terminal-lng
 
Pierwsza pomoc
Pierwsza pomocPierwsza pomoc
Pierwsza pomoc
 
Bitwa O Atlantyk
Bitwa O AtlantykBitwa O Atlantyk
Bitwa O Atlantyk
 
Baruwa Prezentacja Wrocław
Baruwa Prezentacja WrocławBaruwa Prezentacja Wrocław
Baruwa Prezentacja Wrocław
 
STS transformer
STS transformerSTS transformer
STS transformer
 
Diagnostyka układów zasilania silników
Diagnostyka układów zasilania silnikówDiagnostyka układów zasilania silników
Diagnostyka układów zasilania silników
 
Sprawozdanie Dni Małopolski w Brukseli
Sprawozdanie Dni Małopolski w BrukseliSprawozdanie Dni Małopolski w Brukseli
Sprawozdanie Dni Małopolski w Brukseli
 
1. Przestrzeganie przepisów BHP, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środow...
1. Przestrzeganie przepisów BHP, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środow...1. Przestrzeganie przepisów BHP, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środow...
1. Przestrzeganie przepisów BHP, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środow...
 

Ähnlich wie Poradnik: Analiza finansowa. Jak szacować koszty rozwiązań serwerowych.

Analiza rentowności inwestycji modernizacyjnych
Analiza rentowności inwestycji modernizacyjnychAnaliza rentowności inwestycji modernizacyjnych
Analiza rentowności inwestycji modernizacyjnychAndrzej Ebinger
 
PLUS: Outsourcing Rachunkowości (marzec 2015)
PLUS: Outsourcing Rachunkowości (marzec 2015)PLUS: Outsourcing Rachunkowości (marzec 2015)
PLUS: Outsourcing Rachunkowości (marzec 2015)Grant Thornton
 
Cloud Challengers Partners
Cloud Challengers Partners Cloud Challengers Partners
Cloud Challengers Partners Anna Kosmala
 
Hadrone SPM - wprowadzenie - 20.04.2015
Hadrone SPM - wprowadzenie - 20.04.2015Hadrone SPM - wprowadzenie - 20.04.2015
Hadrone SPM - wprowadzenie - 20.04.2015remigiusz_orzechowski
 
ConnectorIO Cloud BMS - prezentacja oprogramowania do zarządzania infrastrukt...
ConnectorIO Cloud BMS - prezentacja oprogramowania do zarządzania infrastrukt...ConnectorIO Cloud BMS - prezentacja oprogramowania do zarządzania infrastrukt...
ConnectorIO Cloud BMS - prezentacja oprogramowania do zarządzania infrastrukt...Connectorio
 
Impuls EVO rozgrzewa
Impuls EVO rozgrzewaImpuls EVO rozgrzewa
Impuls EVO rozgrzewaBPSC
 
Impuls EVO rozgrzewa
Impuls EVO rozgrzewaImpuls EVO rozgrzewa
Impuls EVO rozgrzewaBPSC
 
Giga con Wykorzystanie Cloud Computing w rozwiązaniach Disaster Recovery
Giga con   Wykorzystanie Cloud Computing w rozwiązaniach Disaster RecoveryGiga con   Wykorzystanie Cloud Computing w rozwiązaniach Disaster Recovery
Giga con Wykorzystanie Cloud Computing w rozwiązaniach Disaster RecoveryRenata Davidson
 
Optymalizacja it - Raport it-manager.pl
Optymalizacja it - Raport it-manager.plOptymalizacja it - Raport it-manager.pl
Optymalizacja it - Raport it-manager.plCanon Biznes
 
Outsourcing jako proces efektywny
Outsourcing jako proces efektywnyOutsourcing jako proces efektywny
Outsourcing jako proces efektywnyGrant Thornton
 
Analiza odchylen kontrola wykonania budzetu
Analiza odchylen kontrola wykonania budzetuAnaliza odchylen kontrola wykonania budzetu
Analiza odchylen kontrola wykonania budzetuMDDP Business Consulting
 
Outsourcing Infrastruktury IT
Outsourcing Infrastruktury ITOutsourcing Infrastruktury IT
Outsourcing Infrastruktury ITComarch
 

Ähnlich wie Poradnik: Analiza finansowa. Jak szacować koszty rozwiązań serwerowych. (20)

Analiza rentowności inwestycji modernizacyjnych
Analiza rentowności inwestycji modernizacyjnychAnaliza rentowności inwestycji modernizacyjnych
Analiza rentowności inwestycji modernizacyjnych
 
Dokumentacja finansowa stanowiska komputerowego
Dokumentacja finansowa stanowiska komputerowegoDokumentacja finansowa stanowiska komputerowego
Dokumentacja finansowa stanowiska komputerowego
 
7
77
7
 
7
77
7
 
7
77
7
 
PLUS: Outsourcing Rachunkowości (marzec 2015)
PLUS: Outsourcing Rachunkowości (marzec 2015)PLUS: Outsourcing Rachunkowości (marzec 2015)
PLUS: Outsourcing Rachunkowości (marzec 2015)
 
Cloud Challengers Partners
Cloud Challengers Partners Cloud Challengers Partners
Cloud Challengers Partners
 
8
88
8
 
Hadrone SPM - wprowadzenie - 20.04.2015
Hadrone SPM - wprowadzenie - 20.04.2015Hadrone SPM - wprowadzenie - 20.04.2015
Hadrone SPM - wprowadzenie - 20.04.2015
 
ConnectorIO Cloud BMS - prezentacja oprogramowania do zarządzania infrastrukt...
ConnectorIO Cloud BMS - prezentacja oprogramowania do zarządzania infrastrukt...ConnectorIO Cloud BMS - prezentacja oprogramowania do zarządzania infrastrukt...
ConnectorIO Cloud BMS - prezentacja oprogramowania do zarządzania infrastrukt...
 
Impuls EVO rozgrzewa
Impuls EVO rozgrzewaImpuls EVO rozgrzewa
Impuls EVO rozgrzewa
 
Impuls EVO rozgrzewa
Impuls EVO rozgrzewaImpuls EVO rozgrzewa
Impuls EVO rozgrzewa
 
Giga con Wykorzystanie Cloud Computing w rozwiązaniach Disaster Recovery
Giga con   Wykorzystanie Cloud Computing w rozwiązaniach Disaster RecoveryGiga con   Wykorzystanie Cloud Computing w rozwiązaniach Disaster Recovery
Giga con Wykorzystanie Cloud Computing w rozwiązaniach Disaster Recovery
 
Optymalizacja it - Raport it-manager.pl
Optymalizacja it - Raport it-manager.plOptymalizacja it - Raport it-manager.pl
Optymalizacja it - Raport it-manager.pl
 
8 rmk
8 rmk8 rmk
8 rmk
 
Outsourcing jako proces efektywny
Outsourcing jako proces efektywnyOutsourcing jako proces efektywny
Outsourcing jako proces efektywny
 
ERP jako system systemów
ERP jako system systemówERP jako system systemów
ERP jako system systemów
 
CIO Espresso
CIO EspressoCIO Espresso
CIO Espresso
 
Analiza odchylen kontrola wykonania budzetu
Analiza odchylen kontrola wykonania budzetuAnaliza odchylen kontrola wykonania budzetu
Analiza odchylen kontrola wykonania budzetu
 
Outsourcing Infrastruktury IT
Outsourcing Infrastruktury ITOutsourcing Infrastruktury IT
Outsourcing Infrastruktury IT
 

Poradnik: Analiza finansowa. Jak szacować koszty rozwiązań serwerowych.

  • 1. ANALIZA FINANSOWA: JAK SZACOWAĆ KOSZTY ROZWIĄZAŃ SERWEROWYCH TCO, ANALIZA WYDATKÓW, OBLICZANIE PRESENT VALUE, BUDOWA BUSINES CASE Do lektury zaprasza autor: Jakub Bryła, Kierownik Produktu, GTS Poland
  • 2. 1 Analiza finansowa jest jednym z najpopularniejszych narzędzi wspomagających podejmowanie decyzji. Jej sedno sprowadza się do porównania dwóch konkurujących scenariuszy: czy fragment pewnego rozwiązania ICT powinno się zlecić na zewnątrz (scenariusz A), czy też może zrobić go samodzielnie (scenariusz B). Upraszczając sprawę, można przyjąć następującą taktykę: jeśli scenariusz A okaże się tańszy od scenariusza B, to zdecydujemy się na zlecenie usługi na zewnątrz, ponieważ celem outsourcingu od zawsze było obniżenie kosztów. Co więcej, przy jednoczesnym zachowaniu – a często wzroście – jakości! Taka taktyka jest dobrym punktem wyjścia, choć czasem najbardziej ekonomiczny scenariusz wcale nie oznacza, że jest on dla nas najlepszy – ale o tym w dalszej części. Przyjrzyjmy się na wstępie, jak praktycznie zabrać się do wykonania pierwszego etapu analizy finansowej, czyli odpowiedzi na pytanie: w którym scenariuszu wydamy MNIEJ? TCO PRZYKŁAD: Rozważamy zakup 3 dodatkowych serwerów. Dostaliśmy ofertę od dystrybutora na 45000 PLN za sprzęt fizyczny. Sprawdziliśmy też propozycję dostawcy świadczącego usługę typu IaaS (infrastruktura jako usługa) – w tej formule na serwery wydawalibyśmy 1200 PLN miesięcznie. Czas życia sprzętu oceniamy na 5 lat. Scenariusz A (outsourcing): wydamy 1200 PLN x 12 x 5 = 72000 PLN Scenariusz B (robimy sami): wydamy 45000 PLN Tego rodzaju kalkulacja niesie z sobą pokusę zakończenia rozważań i szybkiego podjęcia decyzji. Czarno na białym widać, że scenariusz B jest bardziej atrakcyjny, bo przecież TCO jest blisko 40% niższe. A jednak jest wiele czynników, których powyższa analiza nie obejmuje, a które musimy rozważyć, robiąc rzetelną analizę TCO (tabela 1). TCO jest najpopularniejszą miarą stosowaną przez decydentów w IT. Oznacza ona całkowity koszt posiadania (ang. total cost of ownership) i jest po prostu sumą wydatków na dane rozwiązanie IT w całym jego cyklu życia. Tabela nr 1. Typy wydatków SCENARIUSZ A (outsourcing) SCENARIUSZ B (samodzielnie) zasoby na żądanie energia elektryczna - utrzymanie łącze transmisyjne instalacja sprzętu obsługa kontraktu z partnerem przedłużenie gwarancji obniżenie opłat przy przedłużaniu umowy koszt napraw - dodatkowe miejsce/powierzchnia - sprzęt sieciowy (switch, kable) - rozbudowa/dodatkowe UPS
  • 3. 2 Energia elektryczna to wydatek najczęściej pomijany w kalkulacjach TCO. Składają się na niego nie tylko koszty energii elektrycznej, którą zużyją 3 nowe serwery, ale również moc wykorzystana przez system chłodzenia, UPS-y czy też dodatkowe urządzenia sieciowe (switch, ruter). Miesięczny koszt energii oscyluje zwykle w okolicach 100 PLN na 1 serwer. Przyjmijmy więc, że rocznie trzy serwery wygenerują koszt 3 600 PLN. Utrzymanie często traktowane jest jako czynność, która magicznie znika niezauważona w głębokim worku kosztów pośrednich. Skoro teraz trzyosobowy dział IT obsługuje dziesięć serwerów, to czy dodanie 3 kolejnych (30% więcej) nie obciąży nadmiernie pracowników? W różnych firmach aspekt ten jest różnie traktowany, często w ogóle pomijany. Czasami weźmiemy na siebie większe obciążenie, jednak zazwyczaj warto zwrócić uwagę na potencjalne nadgodziny, zaniedbania w innych obowiązkach IT, niedogodności kadrowe czy też po prostu potrzebę zwiększenia zasobów ludzkich. Aby oszacować potencjalny koszt, przyjmijmy na potrzeby tego przykładu, że na lokalnym rynku godzina pracy „na fakturę” dochodzącego specjalisty-administratora kosztuje 90 złotych. Do każdego z serwerów trzeba będzie wynająć specjalistę na 1 godzinę miesięcznie. Łatwo więc policzyć, że rocznie pojawia się dodatkowy wydatek w wysokości 3 240 PLN. Instalacja sprzętu czy dystrybutor zainstaluje sprzęt w serwerowni, czy trzeba to zrobić samodzielnie? Czy rzeczywiście nic nie kosztuje? Koszt ten najczęściej jest pomijany ze względu na jednorazowy charakter wydatku, wykonywanie instalacji przez pracowników firmy czy też pozornie niewielką kwotę w stosunku do wartości sprzętu. Jeśli planujemy skorzystać z instalacji przez dostawcę lub zewnętrznego specjalistę, dobrą estymacją jest 5% wartości sprzętu. Przedłużenie gwarancji czy sprzęt objęty jest roczną, dwuletnią, czy trzyletnią gwarancją? TCO liczymy na 5 lat, może więc przedłużyć gwarancję? Wydłużenie gwarancji to zwykle od 5 do 10% wartości sprzętu. Koszt napraw w dłuższym okresie eksploatacji drobne usterki na pewno się pojawią. Wymiana dysku, nowy moduł RAM, spalony procesor – to jedne z drobniejszych awarii, ale mające swą cenę. Wydatki uzależnione są od bardzo wielu czynników: jakości zakupionego sprzętu, jakości instalacji i utrzymania, ogólnego stanu serwerowni. Ceny komponentów oraz części zapasowych wahają się od niskich do bardzo wysokich. Na potrzeby naszej ilustracji przyjmijmy, że koszt napraw po ewentualnych awariach pokryty zostanie w ramach wydłużonej gwarancji. Łącze transmisyjne w przypadku outsourcingu należy je również uwzględnić w kalkulacji. Jeżeli infrastruktura kupowana w formie usługi będzie obsługiwać systemy wykorzystywane w biurze przez pracowników (wewnętrzną sieć LAN), to może się okazać, że obecne łącze internetowe jest za mało wydajne. Często dobrym wyjściem jest zakup dedykowanego łącza typu ethernet line do centrum danych usługodawcy, u którego chcemy prowadzić outsourcing rozwiązania. Komplikacja ta oczywiście nie występuje w sytuacji, gdy serwery zewnętrzne mają świadczyć usługi do sieci globalnej (np. strona www, sklep internetowy, etc.). W naszym przypadku przyjmijmy, że 2 serwery będą świadczyły usługi do sieci globalnej, a z usług trzeciego korzystać będą pracownicy siedziby głównej. Wówczas potrzebne będzie dedykowane łącze ethernetowe 10 Mb/s – można je kupić (w pakiecie z innymi usługami) za 500 złotych miesięcznie. Obniżka opłat przy przedłużaniu umowy przy outsourcingu infrastruktury IT, tak jak w przypadku każdej innej usługi, możemy liczyć na rabat za przedłużenie umowy na kolejny okres. Po dwóch czy trzech latach lojalności 10% upustu jest w zasięgu nawet niewielkiej firmy. Zasoby na żądanie jeśli rozważamy outsourcing części infrastruktury w formie usługi w chmurze (wirtualny serwer), warto pamiętać, że takie usługi oferują możliwość rozliczania się za zużycie zasobów IT (RAM, CPU, HDD) – z dokładnością np. do godziny. Jeśli charakter pracy takiej infrastruktury jest cykliczny/sezonowy/niestały, można dużo zaoszczędzić. W przypadku, gdy owa sytuacja nas dotyczy, warto uwzględnić jej korzyści w kalkulacji. Na początku należy określić, ile zasobów jest wykorzystywanych stale, a ile czasowo i przez jaki średnio okres w roku. Dla potrzeb naszego przykładu przyjmijmy, że 3/4 zasobów jest używanych stale, a 1/4 średnio przez 1 miesiąc w roku. Mając takie informacje, w kalkulacji dla scenariusza A (outsourcing) należy wycenić po prostu mniejsze zasoby oraz dodać koszt zasobów na żądanie. Różnicę między większymi, stałymi zasobami a sytuacją w której część zasobów używamy czasowo, możemy traktować jako oszczędność, lub też, z punktu widzenia scenariusza B („zrób to sam”), jako koszt utraconych korzyści wynikający z przewymiarowania infrastruktury. W naszym przypadku oszczędność wyliczylibyśmy jako 14400–(3/4*14400+1/4*14,400*1/12*1,3). Ostatni czynnik (1,3) wynika z faktu, że zasoby w formule na żądanie są zazwyczaj droższe niż w umowach, w których zobowiązujemy się do stałych opłat za określoną wielkość zasobów. Zwykle jednostkowe ceny są 20-30% wyższe.
  • 4. 3 Tak oto przedstawia się kalkulacja TCO po uzupełnieniu jej o najważniejsze komponenty kosztowe, które zawsze warto uwzględnić: LATA 0 1 2 3 14 400 14 400 4 5 RAZEM 14 400 12 960 6 000 -2 889 12 960 6 000 -2 889 43 200 25 920 30 000 -15 408 SCENARIUSZ A (outsourcing) sprzęt jako obsługa obniżka cen (10% upustu) łącze transmisyjne oszczędność - zasby na żądanie 6 000 -3 210 6 000 -3 210 6 000 -3 210 TCO: 83 712 SCENARIUSZ B (zrób to sam) zakup sprzętu energia utrzymanie instalacja wydłużenie gwarancji 45 000 3 600 3 240 3 600 3 240 3 600 3 240 2 250 3 375 3 600 3 240 3 600 3 240 45 000 18 000 16 200 2 250 3 375 TCO: 84 825 Stopień rzetelności i kompletności analizy TCO uzależniony jest od tego, czy uwzględnimy wszystkie kluczowe komponenty kosztowe. PV (present value – wartość zaktualizowana) Pieniądz kosztuje. Biorąc kredyt, płacimy za niego, udzielając pożyczki, dostaniemy wynagrodzenie. Udziałowiec, inwestując w firmę, również oczekuje wynagrodzenia. To, czy wydam określoną kwotę dzisiaj, czy za rok albo trzy lata, robi różnicę – czasem sporą – określaną jako wartość pieniądza w czasie. Procent kredytu, lokaty, LIBOR, WIBOR, koszt kapitału przedsiębiorstwa są właśnie tą miarą. Poprzednią analizę TCO można ogromnie wzbogacić – z punktu widzenia przydatności do podejmowania ekonomicznie wartościowych decyzji – przekształcając ją w analizę wykonaną narzędziami znanymi z rachunku opłacalności przedsięwzięć inwestycyjnych. Narzędzia te uwzględniają wartość pieniądza w czasie, a procent, którym się posługują, nazywany jest stopą dyskontową. Najczęściej za stopę dyskontową przyjmuje się WACC, czyli średnioważony koszt kapitału. Innymi słowy, jeśli firma, dla której pracujemy, połowę funduszy uzyskuje od banku jako kredyt o stopie 3%, a połowę od udziałowców, którzy oczekują 20% zwrotu, to WACC = ½*3%+½*20% = 11,5%. Różnica w stosunku do poprzednich kalkulacji TCO polega na tym, że wydatki w różnych latach dyskontuje się do chwili podejmowania decyzji (rok „zerowy”). Im późniejszy wydatek, tym jego dzisiejsza wartość mniejsza. Kalkulacja (tzw. business case) z wykorzystaniem dyskontowania:
  • 5. 4 Na skróty – czyli na co warto zwrócić uwagę Mając na uwadze listę najczęstszych pułapek, w które można wpaść, wykonując analizę finansową, przedstawiamy kilka wskazówek, które zdecydowanie podniosą jakość analizy, a zarazem jakość finalnej decyzji: 1. Uwzględnij wartość pieniądza w czasie. 2. Weź pod uwagę kwestię łącza internetowego. 3. Pamiętaj o starej zasadzie wytrawnych finansistów: CASH IS KING! Płynność finansowa zawsze jest w cenie, zwłaszcza w trudnych czasach. 4. Serwery to nie perpetuum mobile – konsumują drogą energię elektryczną. 5. Nie lekceważ kosztów pośrednich (utrzymania): oszacuj, czy nie rozgrzewasz zasobów do czerwoności. Nie ma cudów – poświęcisz czas na sprzęt, nie poświęcisz go na coś innego… 6. Odróżnij wydatek kapitałowy od operacyjnego. Nawet jeśli wykonywana analiza pokazuje takie samo TCO czy też PV dla obu scenariuszy, przedyskutuj z decydentami rozmiar zamrażanych środków (jednorazowy wydatek kapitałowy) względem rozłożonych opłat operacyjnych. Możliwość elastycznego działania i reagowania w drugim przypadku w wielu sytuacjach może być trudną do przecenienia wartością. 7. Przeanalizuj zasoby na żądanie: jeśli infrastruktura pracuje nieregularnie, można na tym zaoszczędzić. Jak zbudować wiarygodny business case? 1. Użyj prostego arkusza kalkulacyjnego: aby rzetelnie podjąć decyzję, nie trzeba nadmiernie rozbudowywać scenariuszy, pisać skomplikowanych formuł excelowych, czy też posiłkować się pełnym wachlarzem narzędzi inżynierii finansowej. 2. Skoncentruj się na kompletności wszystkich elementów kosztowych. 3. Zastosuj podejście kasowe (odpływ gotówki na rozwiązanie). 4. Licz w układzie rocznym, nie miesięcznym – ten drugi, często spotykany, niepotrzebnie komplikuje obliczenia. 5. Pamiętaj o wartości pieniądza w czasie (PV, dyskontowanie, WACC). Jak przekonać właścicieli budżetu do outsourcingu? 1. Użyj wiarygodnego business case’u! 2. Poza oczywistymi elementami kosztowymi pokaż szerszy kontekst: • Potencjalny wpływ na koszty pośrednie – być może w scenariuszu „zrób to sam” nie uwzględniono przyrostowych kosztów utrzymania nowej infrastruktury IT, ale naświetl decydentom sytuację. Podkreśl, że operacja będzie realizowana tymi samymi zasobami. Upewnij się, jakie są plany w dłuższym horyzoncie czasowym. Określ, jak bardzo Twój dział po tej inwestycji zbliży się do maksimum obciążenia. • Możliwości elastycznego działania – nawet jeśli przy rozważanej inwestycji w scenariuszu z outsourcingiem nie bierzesz pod uwagę formuły rozliczania się za zużyte zasoby, zaznacz decydentom możliwość dalszych oszczędności w określonych warunkach; pokaż, że są takie możliwości i jakie niosą korzyści. • Wykaż, że w Twoim przypadku outsourcing ma sens: poza tym, że jest taniej, to zyska na tym również jakość. • Czy aspekty infrastrukturalne dla Twojej firmy są rzeczywiście kluczowe? Być może outsourcing w tym obszarze pozwoli Ci na lepsze wsparcie potrzeb biznesowych, np. lepsze wsparcie pracowników w codziennej pracy z aplikacjami, więcej czasu na rozwój narzędzi wspierających procesy produkcyjne, sprzedażowe, etc. Prawdopodobnie w ten sposób lepiej przyczynisz się do rozwoju firmy, koncentrując się na tym, co dla niej ważniejsze – pokaż, jak zagospodarujesz uwolnione zasoby. 3. Spisz najważniejsze ryzyka i jako ekspert oszacuj prawdopodobieństwa ich wystąpienia. Odpowiedz na pytania: • Jakie ryzyka eliminuję dzięki outsourcingowi? • Jakie nowe ryzyka powstają z outsourcingu? • Jak oceniam szansę wystąpienia tych ryzyk? • Najgorszy scenariusz? Co z niego wynika? • Najbardziej prawdopodobny scenariusz? 4. Zamrożone fundusze kontra większa płynność – nawet jeśli płynność nie jest kwestią pierwszoplanową w Twojej firmie, może ktoś chwilowo skorzystałby z nieskonsumowanego przez Twój dział kapitału i zainwestował go w przynoszące wartość firmie aktywa lub przedsięwzięcie? A może sytuacja jest na tyle dynamiczna w Waszym otoczeniu biznesowym, że niezamrażanie gotówki pomoże Ci w przyszłości lub znacząco ograniczyć wiele potencjalnych ryzyk? Im mniej czynników, które zostaną wyliczone gotówkowo, tym większego znaczenia nabierają dodatkowe analizy. Analizę finansową w obszarze ICT doskonale uzupełnia szacowanie ryzyka (risk assessment). Nie tylko różna jest wrażliwość i poziom akceptowalności ryzyka u decydentów, ale również inna świadomość przyszłych, planowanych działań i potencjalnych wydarzeń w branży. Różne firmy będą się kierowały różnymi kryteriami. Sztuką jest możliwie kompletne przedstawienie sprawy z perspektywy obszarów najistotniejszych dla decydentów.
  • 6. Poradnik zapowiadany w raporcie Serwer w firmie 2013. Własne serwery a outsourcing usług centrum danych w sektorze MŚP www.serwer2013.pl GTS Poland Sp. z o.o. ul. Marynarska 15 02-674 Warszawa, Polska tel. +48 22 488 80 00 www.gts.pl