Co-operation in e-invoicing, samenwerking in elektronisch factureren.

1. Electronisch factureren met Basware Business Connectivity
basware business connectivity

2. BasWare biedt bedrijven een gecontroleerde en beveiligde
service voor het overdragen van elektronische facturen
Een e-factuur is een elektronische
factuur
De in de factuur opgenomen
informatie kan automatisch worden
verwerkt, en de originele factuur
wordt bijgevoegd als een afbeelding
of weergave die lijkt op een papie-
ren factuur gemaakt op basis van
de factuurgegevens. De afbeelding
vergemakkelijkt het rondsturen en
accepteren van de factuur en andere
verwerkingsstappen. Een e-factuur
kan naadloos worden geïntegreerd
in oplossingen voor factuurautoma-
tisering en archivering.
De ontvangers kunnen zowel
bedrijven als consumenten zijn
Als het om facturatie tussen bedrij-
ven gaat, kan een e-factuur automa-
tisch worden overgedragen van het
systeem van de verzender of
service-provider naar het systeem
van inkoopfacturen van de ontvan-
ger of naar een ander systeem. Een
e-factuur voor een consument wordt
naar een service voor internetban-
kieren of een andere door de consu-
ment gekozen service gestuurd. De
factuur wordt rechtstreeks aan de
betalingsoptie gekoppeld.
Een e-factuur heeft voordelen voor
beide partijen
Zowel de verzender als de ontvan-
ger van de factuur profiteert van
een kostenbesparing. Met elektroni-
sche facturen zijn er minder kosten
voor printen, verzenden en scannen.
Het elektronisch automatisch archi-
veren van facturen bespaart zowel
tijd als ruimte. De ontvanger kan de
inkoopfactuur in zijn/haar verwer-
kingssysteem invoeren en handma-
tige acceptatiestappen elimineren
dankzij het automatisch matchen op
factuurregelniveau. Een e-factuur is
geen op zichzelf staand element,
maar juist een belangrijk onderdeel
van het factuuracceptatieproces.
Postgegevens kunnen ook samen
met de factuur worden verzonden,
en de ontvanger kan deze gegevens
gebruiken als post-items voor de
inkoopfactuur. Vergeleken met
papieren facturen liggen de verwer-
kingskosten bij e-facturatie ongeveer
80 procent lager.
Betere service
Bedrijven die e-facturen verzenden
kunnen hun klanten een hoger
serviceniveau bieden en vergroten de
effectiviteit van hun eigen facturatie-
proces. E-facturatie kan voor een
klant een selectiecriterium zijn bij het
kiezen van een leverancier.
In de komende jaren zullen de
meeste facturen elektronisch
worden. In Nederlanden worden
naar schatting 1 miljard facturen
verzonden en ontvangen. Hiervan
zijn 400 miljoen facturen afkomstig
binnen het bedrijfsleven. De over-
heid heeft zich ten doel gesteld om
in 2010 ten minste 10% van alle
facturen digitaal te ontvangen.
Voordelen Verzender:
• Snellere factuuroverdracht
• Geen print- of verzendkosten
• Hoger serviceniveau voor klanten
• Minder fasen met handmatig werk
• Mogelijkheid tot e-archivering
• Met de printservice kan het gehele
facturatieproces elektronisch worden
afgehandeld
• Grotere voorsprong op de concurrentie
Voordelen Ontvanger:
• Factuur hoeft niet handmatig te
worden ingevoerd
• Scannen is overbodig
• Rondsturen van facturen en fout-
opsporing worden gemakkelijker
• Snelle rondgang van facturen
• Archiveren wordt gemakkelijker
• Minder fouten bij opslaan
• Geautomatiseerde boekhouding
• Dankzij de scanningservice kunnen
alle facturen als e-facturen worden
ontvangen

3. Business Transactions service
Business Transactions (BT) is een
gecontroleerde service voor de
overdracht en conversie van e-fac-
turen. Verzenders van facturen
kunnen deze service gebruiken om
hun facturen in elektronisch formaat
aan zowel bedrijven als consumen-
ten te verzenden.
Het gehele facturatieproces wordt
automatisch
Met gebruik van de service kunnen zowel
verzenders als ontvangers van facturen
het gehele facturatieproces van hun bedrijf
automatiseren. De BT-service verwerkt de
facturen in elektronisch formaat en verstuurt
deze vervolgens naar het financiële systeem
voor inkoopfacturen van de ontvanger,
software voor betalingsverkeer, een andere
e-factuuraanbieder of een printservice.
De verzender hoeft geen ver-schillende
factuurmaterialen te produceren
In de markt bestaan verscheidene gang-
bare standaarden voor e-facturen, maar de
ontvanger ontvangt de factuur altijd in het
afgesproken formaat. De verzender van de
factuur verstuurt het factuurmateriaal in het
afgesproken formaat naar de BT-service,
waar het factuurmateriaal in afzonder-
lijke facturen wordt omgezet. De nodige
materiaalconversies worden door de service
verzorgd. De ontvangers loggen met re-
gelmatige tussenpozen bij de BT-service in
om de aan hen verstuurde e-facturen op te
halen. De service kan ook de overdracht van
transacties met betrekking tot het aankoop-
proces verzorgen.
Volledig bijgewerkte informatie via de
webservice
De BT Monitor-service biedt gebruikers
informatie over verstuurde, klaar-om-op-
te-halen en opgehaalde facturen van de
afgelopen drie maanden. Aan de hand van
automatische e-mailberichten worden po-
tentiële fouten in het factuurmateriaal of de
factuurgegevens door de service gemeld.
Producten voor het versturen en ontvangen
van facturen
De interfaceproducten van BasWare zijn ge-
maakt met technologie waarvan de kwaliteit
bewezen is. De service heeft dan ook vele
tevreden klanten. De interfaces zijn beveiligd
en de producten maken bij het communi-
ceren met de BT-service gebruik van https,
een versleuteld protocol voor gegevensver-
keer. Door de verzendende interfaces wordt
de functionaliteit van de verbinding constant
gecontroleerd, zodat de service weet of de
verzendende interface goed werkt of niet.
Het controlemechanisme merkt ook op of
de facturen niet meer regelmatig worden
opgehaald. In geval van fouten zoekt de BT-
service automatisch contact met de klant.
Invoice Sender (BT Sender): De gemakke-
lijke manier om e-facturen te verzenden
In plaats van op papier, worden de facturen
afgedrukt naar Invoice Sender, die als een
printer functioneert. Invoice Sender gene-
reert de e–facturen automatisch en stuurt
deze door naar de BT-service. De BT-service
stuurt voor elke factuur een bevestiging van
ontvangst. De verzender weet wanneer de
service de factuur heeft ontvangen, en zelfs
wanneer de factuur in het systeem van de
ontvanger is opgeslagen (mits de ontvanger
ook klant van de BT-service is).
De service kan in gebruik worden genomen
zonder wijzigingen aan te brengen in het
facturatiesysteem. Invoice Sender maakt het
mogelijk om snel elektronische facturen te
gaan verzenden. Als het facturatiesysteem
het toevoegen van e-facturatie-adressen
voor ontvangers niet ondersteunt, haalt
Invoice Sender de e-factuuradressen uit een
apart systeem op.
BT Connector: Overdracht van kant-en-
klaar factuurmateriaal
BT Connector (BTC) is de juiste product-
keuze wanneer het facturatiesysteem kant-
en-klaar e-facturatiemateriaal genereert. BTC
is vooral geschikt voor het overdragen van
grote hoeveelheden factuurgegevens aan de
BT- service.
Trans-Form: Op basis van FTP
Wilt u elektronisch facureren naar meer-
dere klanten? Dan kunt u met Trans-Form
meerdere klanten aansluiten op basis van
uw ERP instellingen.
BTIP Connector: Aansluiting BT platform
van de ontvangende partij
BTIP Connector (BTIPC) haalt facturen bij
de BT-service op en plaatst deze in het Bas-
Ware Invoice Processing (IP)-systeem. De
facturen worden automatisch aan de juiste
leverancier gekoppeld en de BT-service
ontvangt een bericht dat de facturen naar de
BasWare IP-database zijn overgedragen.
Archief
Manual Entry
Basware IP
Non Basware (FTP)
BT Sender
BT E-mail
Trans-Form
BT PrintDriver
BSP
RDS
Basware
Business
Transactions
Klant
Basware
Portal
Leverancier

4. Waarom Ricoh?
Ricoh is de aangewezen partner
in informatievraagstukken. In-
formatielogistiek is al jarenlang
ons domein waarmee wij ervoor
zorgen dat uw informatie en do-
cumenten door de juiste persoon
op de juiste plek gebruikt kunnen
worden. Voor het optimaliseren
van informatiestromen binnen en
tussen organisaties leveren wij
onze klanten een creatieve totaal-
oplossing die consultancy, hard-
en software, services, training en
outsourcing omvat.
Als u de visie op informatie-
logistiek van Ricoh onderschrijft,
kunnen wij voor u als regie-
organisatie optreden. De werkwijze
van Ricoh is even transparant als
effectief: het is een voortdurend
proces - in deze volgorde - van
analyseren, adviseren, implemen-
teren en continueren.
Een goede service dankzij een breed netwerk
www.ricoh-europe.com
ISO9001:2000 gecertificeerd
ISO14001 gecertificeerd
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen
in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van
deze software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat
de opties die in deze publicatie worden getoond niet altijd
beschikbaar zijn. Alle merken en productnamen worden erkend
als geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke
eigenaren.
Ricoh Nederland B.V.
Postbus 93150
5203 MB ’s-Hertogenbosch
Tel.: +31 (0)73 645 26 60
Fax: +31 (0)73 645 18 44
www.ricoh.nl
BasWare richt zich op het produceren van systemen voor elektronisch
factureren en op het bevorderen van e-facturatie en andere elektronische
gegevenstransacties. Business Transactions, de service voor overdracht
van e-facturen, is al sinds 2000 actief en heeft bijna 2000 organisaties
als klant.
Tot de samenwerkingspartners van Basware behoren niet alleen operators
en banken, maar ook service-providers op het gebied van printen en
scannen waaronder Ricoh. Het brede, groeiende netwerk van Basware en
Ricoh gezamenlijk maakt het mogelijk om zowel factuurverzenders als
-ontvangers van het bedrijf te bereiken. Ricoh biedt tevens services aan
die betrekking hebben op het activeren en motiveren van uw leveranciers
door middel van een ‘Supplier Activation Campaign’.
Aanbod Diensten van Ricoh
Business Transactions service:
• Factuuroverdracht en -doorvoer
• Gecontroleerd
• Beveiligd
• Zo nodig visualisatie van facturen
• Gegevensconversie tussen verschillende
formaten
• Overdracht naar printservice
• Overdracht van scanningsservice
• 24/7 beschikbaar
• E-mailberichten van probleemsituaties
• Het wereldwijde samenwerkingsnetwerk
bereikt tienduizenden organisaties die
e-facturen gebruiken
BT Monitor webservice:
• Zelfservice voor het traceren en
controleren van facturen
• Informatie over verstuurt, klaar-om-op-
te-halen en opgehaalde facturen
Implementatieservices:
• Deskundige services
• Overzicht van hoe uw bedrijf kan
overstappen op het gebruik van
e-facturen
• Interfaceproducten installeren
• Testen en instellen
• Klantspecifieke gegevensconversies
Klantenservice
• Service telefonisch en per e-mail
beschikbaar