1. Innføring av OpenOffice i
kommuneadministrasjon
Veien blir til mens man går ..
GoOpen 20. april 2010
Heidi Bringsli, Asker kommune, IKT

2. Bakgrunn, føringer og vedtak
> 2008: ODF - forskrift fra regjeringen
– Vedtatt forskrift som gjør bruk av åpne dokumentstandarder obligatorisk på
alle offentlige nettsteder fra 1. januar 2010
> Situasjonen i Asker
– Skole (lærer og elev) - MS Office 2003-lisenser
• Lisensfornying innen 31.12.2010
– Administrasjonen - MS Office 2000-lisenser
• Lisensene kan ikke oppgraderes
– Hva gjør vi?
1) Oppgradering til MS Office 2007?
– Økonomisk løft mhp lisenser og opplæring
– MS Office 2007 støtter ikke fullt ut ODF-standarden
2) Overgang til OpenOffice (OOo)?
– Ingen lisenskostnader, støtter ODF-standarden fullt ut, men utfordringer mhp
fagsystemintegrasjoner
– Kommunestyret gjør vedtak i HP 2009-2012, om innføring av
OpenOffice

3. Gevinster
Asker kommune
– Reduserte kostnader
– Fri kontorstøtte-programvare
– Åpent dokument format - ODF
> Eleven i Askerskolen
– Elevene får samme verktøy fra grunnskolen til og med videregående

4. Tidsplan
> Asker kommune:
– OpenOffice innført innen utgangen av 2011
> Askerskolen:
– Elev - Innført skolestart august 2010
– Lærer – våren 2010
– Skoleadministrasjonen – våren 2010

5. Samarbeidsprosjekt
> Samarbeidspartnere oppsøkt.
> Etablerte prosjekt for praktisk samarbeid om implementasjon av
OpenOffice.
– Asker, Hamar, Løten, Stange, Møre og Romsdal fk, Akershus fk, SÅTE-
samarbeidet (Stor-Engerdal, Åmot, Trysil og Elvedal)
– ''ODF* – Og Det Fungerer!''
Praktisk bruk av åpne standarder og fri kontorprogramvare
> Mottatt støtte fra DIFI (Digital fornying)
> Støtte fra FriProgsenteret til elæring og bruk av ekstern aktør
> Aktiviteter og dokumentasjon legges ut på DIFIs prosjektportal

6. ODF – «og det fungerer»
Gevinster
– Reduserte kostnader, tid og ressurser, ved å dele kompetanse og erfaringer
– Gjenbruk av dokumenterte prosesser og aktiviteter
> Interkommunal prosjektledelse
– Mandat
• Koordinering mellom delprosjektene
• Vedta bruk av midler
• Kontaktledd mot eksterne
• Koordinering mot ekstern aktør
• Avklaring med Friprog sentret
> Asker har ansvar for
– Rapportering til DIFI
– Regnskap
> Styringsgruppe er Asker kommune
> Utfordring
– Fremdrift i samarbeidsprosjektet vs Askers prosjekt

7. ODF-prosjektet vs
Asker kommunes prosjekt
> Samarbeid, men ulik tidsplan
– Bare Asker har vedtak og føringer for tidsplan
– De andre aktørenes handlinger avhenger både Askers resultat og det som
samarbeidsprosjektet kommer frem til
Samarbeids-
Asker kommune prosjektet

8. Påvirkninger til fremdriftsplanen
> Tid
– Vedtak i HP 2009-2012 for Asker
– Skolens årshjul
> Rekkefølge for innføring
– Skole
– Administrasjonen/Politikere
> Samarbeidsprosjektet
– Sluttrapport til DIFI innen august 2011
> FriProgsenterets støtte
– Midler fra FAD for å sette igang prosjekter for å få «smertefri» bruk av
OpenOffice i offentlig sektor. Bla Kartlegging og dokumentasjon av
integrasjon mellom OpenOffice og fagsystemer, og
Kompetansetiltak knyttet til Openoffice for offentlig sektor.
• Samarbeidsprosjektet fikk tilgang til samarbeid med ekstern aktør i fob
med kartlegging og dokumentasjon, ut desember 2009.

9. Milepælsplan
x Mottatt tilsagn fra DIFI
x Samarbeidsavtalen underskrevet
x Samarbeidsrom er tatt i bruk (DIFIs prosjektportal)
Integrasjonstest fagsystemer gjort
x Årsrapport levert DIFI
E-læring gjort tilgjengelig
Vedtak om videre gjennomføring
OpenOffice innført i skolen (elever og lærere)
OpenOffice innført i administrasjonen
(x) Prosjektet dokumentert på DIFIs prosjektportal
Sluttrapport levert DIFI

10. Prosjektets gang
> Sommeren 2009 – Kart og terreng
– Etablerte samarbeidsprosjektet, arbeidsform, ansvar og mandat
– Ingen oversikt som viser om OpenOffice er tatt i bruk i kommunene; evt
hvilke kommuner, evt hvor har det vært forsøkt tatt i bruk og hvilke
utfordringer vi kan vente oss.
– Hvordan skal vi få tak i informasjonen som er der ute?
– Hva gjør departement og direktorat?
• Benyttes OpenOffice som standard kontorstøtteverktøy?
• Forskrift, men ingen krav eller veiviser
– Hvordan er det med fagsystemer og integrasjon OpenOffce?
• Blir vi tatt på alvor av leverandørene
– Hvilke kostnader kan vi vente oss?
– Er OpenOffice-miljøet «et åpent miljø»?

11. Prosjektets gang (2)
> Vinter 2010
– Samarbeidet med leverandør av sak- arkivsystemet startet opp
• Testmiljø opprettet, test startet opp
– Ting tar tid!
– Utvikling av elæringsguider satt igang
– Ressursutfordringer; det er flere konkurrerende aktiviteter
• Prosjektet er ressurskrevende
– Støtteapparatet rundt samarbeidsprosjektet faller fra
• Leveransene uteblir
• Utsendelse av leverandørundersøkelse er klar, men står på vent
• Elæring til alle, men hvor?
• Fri-programvaremiljøet hvor er det?
– Vi er frustrerte

12. Frustrasjoner
> Prosjektmøte mars 2010
– Asker: Gult lys i forhold til tidsplan,
integrasjonstest forsinket.
Utfordringer for å få tilgjengeliggjort
elæringsguider
– AFK: Usikre på innstillingen som skal
leveres ang OOo
– Hedmarken IKT: avventer
resultatene før vurdering gjøres
– SÅTE: som Hedmarken IKT
– MFK: IT-utvalget ønsker å utsette valg av
kontorstøtteløsning i noen måneder til.
Har fått gjort en uavhengig vurdering av OOo
kontra MS Office 2007 ved Høyskolen i Molde.
– Frustrasjoner og tiltak diskuteres med
Friprogsenteret – vi trenger noen som kan
hjelpe oss med å dra lasset!
• Departement, direktorat etc
• Aktører i friprogramvaremiljøet
• Leveransene til prosjektet er ikke der

13. Prosjektets gang (3)
> Ting har løsnet i april
– FriProgsenteret har kommet på banen
• Brev til leverandører av fagsystemer
• Undersøkelse ang bruk av friprogramvare i kommunene
• Møte med DIFI og samarbeidsprosjektet i mai
• DIFI skal lage veileder
– Systemdatabase ferdigstilt på prosjektportalen
• Oversikt over fagsystemer og forholdet til OpenOffice og ODF
– Fremdriftsplan i Asker opprettholdes
• Test av sak-, arkivsystem settes igang innen skoleadministrasjonen
• Elæring rettet mot lærerne er igangsatt
• Teknisk gruppe er igang med testing av distribusjonpakke for intern bruk.
– Tilgjengeliggjøring av elæringsmoduler er under arbeid
• Løsning driftes fra Asker inntil videre
– Mye gjenstår - forsiktig optimisme!

14. Vedlikehold og teknisk drift
> Dokumentasjon for vedlikehold av OpenOffice er uoversiktlig og
vanskelig å finne.
> Ingen har kunnet hjelpe oss med dokumentasjon.
> Begrenset kompetanse rundt OpenOffice i Scandinavia.
– Utviklerne er i California.
– Jobbes med å finne kontaktpunkt.
> Vi ønsker kontakt med det finske finansdepartementet
– Har OpenOffice i full drift.
> Henvendelse til NRK for å få et kontaktpunkt på teknisk side,
– Ikke mottatt svar.
> Med bakgrunn i MS distribusjonsverktøy er det gjort
henvendelse til MS konsulentfirma
– Kan de bidra med dokumentasjon?

15. Spørsmål ang vedlikehold og drift
> Blir det mange uforutsette kostnader til tilpasninger, testing,
drift- og vedlikehold?
> Hva med nye versjoner av OOo - hvem har ansvaret for at de
spiller sammen med fagsystemene – og tilsvarende for nye
versjoner av fagsystemene ?
– Vil leverandørene gi lovnad om støtte til OOo også i nye versjoner?
– Når kan vi forvente oss at ikke den enkelte kommune må ta ansvaret for
dette?
> Vil den økonomiske støtten til stiftelsen som oversetter OOo til
norsk, opprettholdes?

16. Kompetanse/opplæring
> Asker ønsket å benytte elæring til opplæring og
kompetanseheving rundt OpenOffice.
> Tildelt midler fra FriProgsenteret for å utvikle elæringsguider
– Tilgjengeliggjøres for alle.
> Status
– Calc: guider for grunnkurs er ferdig
– Calc: guider for forskjeller fra Excel er ferdig
– Writer: guider for forskjeller fra Word er under utvikling
– Impress: guider for forskjeller fra PowerPoint er under utvikling
> Utfordringen er; «hvem skal drifte løsningen?»
– Foreløpig ingen offentlig instans som har tatt på seg det ansvaret
– Asker setter opp løsning og drifter denne inntil videre
• Henvisning til url blir lagt ut på Askers nettsider, og på OpenOffice.org hvis
mulig.

17. Oppsummering av det vi har gjort?
> Kartlagt fagsystemer hos samarbeidskommunene
> Utarbeidet kartleggingsbrev som er sendt leverandører
– Kun ett svar!
> Innført OOo på publikumsnettet, terminalserverløsning
> Igang med integrasjonstest OOo – sak- arkivsystem
> Gjort konverteringstest av ledelsessystemet
> Gjort integrasjonstest med brukerdialogsystemet
> Kvittert ut noen systemer som ikke har integrasjonsbehov
> Avklart noen systemer som er programavhengig til MS Office
> Utviklet E-læringsguider
> Gjennomført presentasjon og opplæring for sluttbrukere i
samarbeidskommunene

18. Veien videre for våren 2010
> FriProgsenterets undersøkelse om bruk av fri programvare i
kommunesektoren viser at
– Ingen kommuner har gått over til OpenOffice fullt ut. Det kjøres både
MS Office og OpenOffice.
– Asker ønsker ikke blandet kontorstøttemiljø. Alle skal ha OpenOffice
som standard kontorstøtteverktøy, og MS Office fjernes fra pcene.
– Asker IKT jobber etter ITIL-rammeverket og oppgraderer iår til v 3.0
der fokuset på tjeneste er sentralt.
• Det betyr at det må legges vekt på at drift og vedlikehold blir forutsigbart,
og kan gjøres planlagt og enkelt, etter dokumenterte rutiner.
> Prioriteringer må gjøres i Asker for å holde tidsplan for skole
– Integrasjonstest OOo og saks- og arkivsystem
– Utvikling av elæringsguider
– Opplæring lærere
– Dokumentasjon av teknisk drift og vedlikehold
– Integrasjonstest OOo og HRM system

19. Til slutt ..
”Det vi må lære før vi kan gjøre det, det lærer vi ved at vi gjør det”.
Aristoteles