Basic Value Stream Mapping presentatie

1. Value Stream
Mapping
Nut in administratieve omgeving
Van Cleven Frederick

2. Wat is Lean?
• Lean is een managementfilosofie die erop gericht is om
maximale waarde voor de klant te realiseren met zo min
mogelijk verspillingen.

3. Stappenplan
Verbeteren volgens de Lean-methode
Stap 1: Verbetertraject voorbereiden
1. Rollen, taken en verantwoordelijkheden verdelen
2. Proces selecteren
3. Scope bepalen
4. Verbeterteam samenstellen
5. Lean-doelstellingen bepalen
6. Klantvraag en –verwachtingen in kaart brengen
7. Lean-Ateliers inplannen

4. Stappenplan
Verbeteren volgens de Lean-methode
Stap 2: Huidige manier van werken in kaart brengen en
verspillingen
Stap 3: Wenselijke manier van werken ontwerpen en
verspillingen verwijderen
1. Laat producten of diensten vloeien
2. Vermijd problemen of los ze direct/grondig op
3. Doe alles één keer en van de eerste keer goed
4. Optimaliseer de lay-out van de werkomgeving
5. Creëer een overzichtelijke werkomgeving

5. Stappenplan
Verbeteren volgens de Lean-methode
Stap 4: Wenselijke manier van werken testen
Actieplan opmaken en valideren
Actieplan uitvoeren
Gewenst effect controleren
Stap 5: Nieuwe manier van werken verankeren
Stap 6: Vieren en vooruitkijken

6. Wat is VSM?
• Value Stream Mapping is een lean manufacturing
techniek die gebruikt wordt voor het analyseren en
ontwerpen van de materialen- en informatiestroom die
nodig is om een product of dienst aan een consument te
brengen

7. Een Analyse Instrument
Value Stream Mapping
• Focust op de klant en de overeenkomstige definitie van
“waarde”
• Visualiseert materiaal en informatie stromen
• Helpt bij de actieve identificatie van waarde
toevoegende en niet waarde toevoegende stappen
• Visualiseert de interactie tussen klanten, processen en
leveranciers

8. VSM Voorbeeld

9. Een Value Stream Map
is geen FlowChart!

10. Wat is een FlowChart?
• Een proces flow zijn opeenvolgende gebeurtenissen van
een object of een systeem.
• Het is een schematische voorstelling van een proces.

11. Nogmaals het verschil
• Een VSM is de visuele voorstelling van de stromen van
middelen en informatie terwijl het product of dienst een
reis in de organisatie maakt.
• De VSM toont ons op welk moment waarde aan
producten en/of diensten wordt toegevoegd, en op welk
moment niet.
Vandaar de naam ‘value’ stream mapping of
‘waarde’-stroomanalyse

12. Waarde voor de klant
• Een activiteit heeft trouwens alleen een toegevoegde
waarde vanuit het perspectief van de klant, als en slechts
als:
 De activiteit ‘het materiaal’ of ‘de informatie’
wijzigt, én;
 De activiteit niet al eerder werd gedaan, én;
 De klant bereid is om voor de activiteit te betalen
of te wachten

13. Waarde vs Focus
60%
35%
5%
Totale doorlooptijd voor klant
Non Value Added
Business Value Added
Waarde toevoegend
• De meeste verbeterinitiatieven focussen op:
• De waarde toevoegende sneller of automatisch uit te
voeren
• De NVA te optimaliseren i.p.v. elimineren!

14. Wat gaan we mappen?
• Welk proces?
Prioriteit volgens
• Business improvement opportuniteit
 Generatie van omzet
 Verstoorde flow
 Klanten probleem
 Kosten besparing, bijdrage in winst
• Scope
• Zou ‘manageable’ moeten zijn
• Best ‘end-to-end’ proces (vb. Leverancier tot Klant)

15. Hoe beginnen?
• Focus op het bestaande proces
• Balans tussen duidelijkheid en detaillering
 Focus op de meest bruikbare informatie
- Indien nodig tekent u in een latere fase meer detail van
deelgebieden uit
 Schrijf op A3, self-stick notes of op een flipchart
- Niet meer dan 8 à 10 processtappen
- Beperkt team – laat enkel mensen met
proceskennis in het team deelnemen
- Gebruik de gepaste symbolen

16. Hoe beginnen?
• Denk in termen van “flow”
- Observeer hoe werk en informatie stroomop- en
stroomafwaarts bewegen door het proces
• Documenteer ook de uitzonderingen en de stappen die
genomen worden als het proces verkeerd loopt.

17. Hoe tekent u een VSM?
Stel de juiste vragen!
• Hoe weet je wat nu moet gebeuren?
• Analyseer historische data van klantenorders
• Wie is de klant? Wat zijn zijn/haar vereisten (waarde)?
• Wanneer en hoe vaak heeft hij/zij werk nodig? (pull)
• Hoe wordt het werk/orders doorgegeven (communicatie)

18. Basissymbolen
• Klant / LeverancierABC
• Proces
• Inventaris
• Signaalkaart
• Transport
• Buffer of Safety Stock
FIFO
• Data Box
• First-In-First-Out
• PUSH Pijl
• PULL Pijl
• Elektronische
Informatie Stroom
• Manuele Informatie
Stroom

19. Tips!
• Betrek mensen die in het proces betrokken zijn
• Ga het proces bekijken
• Werk eens in beide richtingen
 Van het einde naar het begin
 Van het begin naar het einde
• Vraag jezelf steeds:
“Moet dat nu echt – en op die manier?”
Opbouw AS-IS

20. Opbouw AS-IS

21. Opbouw AS-IS

22. Opbouw AS-IS

23. Opbouw AS-IS

24. Welke Info in Databox?
 Cyclustijd, wachttijd
 Throughput time
 Omsteltijd
 Proces beschikbaarheid
(uptime)
 Rework / Defect%
 Aantal Operators
 Beschikbare tijd
 Batch grootte
 ….
 Bijkomende eigenschappen
• Werkonderbrekingen
• Gebruikte oppervlakte
(m²)
• Afgelegde afstand tussen
2 processtappen
• Informatieflow…

25. Lean Indicatoren
Cyclustijd: Is de tijd van het begin van één proces of
activiteit tot het einde ervan. Cyclustijden worden meestal
gemeten in minuten of seconden. Dit wordt ook Processing
tijd genoemd.
Totale Cyclustijd: Is de som van al de cyclustijden van de
individuele processtappen in de VSM. Dit wordt ook de VAT
(waarde creërende tijd) want dit is de tijd tijdens dewelke
waarde gecreëerd zou moeten worden door het proces.
Wachttijd: Is de wachttijd tussen 2 processtappen.

26. Lean Indicatoren
Totale doorlooptijd (LeadTime): Is het totaal van cyclus- en
wachttijden.
Waarde toevoegend percentage: Totale cyclustijd / Totale
doorlooptijd
Totale wachttijd: 20 + 0,25 + 2 + 0,5 + 4 + 0,25 = 27 dagen
Totale cyclustijd: 0,5 + 1 + 1,5 + 1 + 5 = 9 minuten
Waarde toevoegende percentage = 0,00023%
9/(27*24*60) = 38880min

27. Verbeteropportuniteiten
• Hoeveel proces stappen en hoeveel van de proces tijd
creëren echte waarde?
• Kunnen deze niet waarde creërende stappen
geëlimineerd worden?
• Waar zitten de wachttijden in de informatie flow?
 Hoe lang zijn ze?
 Wat is de primaire oorzaak?
 Hoe kunnen we ze wegnemen?
• Hoe kan het proces geoptimaliseerd worden om de flow
te verbeteren en cyclus tijd te verminderen?

28. Oefening
• Construeer een Value Stream Map