Ibm blueworks live overview francais

IBM BLUEWORKS LIVE
Découverte et Documentation Cloud-Based des Processus de
Business
Francesco Maria Rivera
IBM Digital Offer Specialist
francesco.rivera@ie.ibm.com
Aout 2015

Sommaire
IBM BLUEWORKS LIVE ............................................................................................................................. 2
1. Introduction ................................................................................................................................ 2
2. Cloud-Based Découverte et Documentation de processus de business...................................... 2
3. Gestion des Utilisateurs............................................................................................................... 2
4. Facilité d'utilisation....................................................................................................................... 3
5. Utilisation des espaces d'organisation de l'information du processus....................................... 4
6. Fonction de recherche................................................................................................................. 5
7. Modélisation de processus Standard Based.............................................................................. 5
8. Importation................................................................................................................................... 5
9. Decomposition des Processus .................................................................................................... 6
10. Modélisation des processus collaboratif.................................................................................... 7
11. Capture de la Documentation................................................................................................... 7
12. Versioning avec photos et pistes d'audit .................................................................................... 9
13. Edition des Processus ................................................................................................................. 10
14. Analyse...................................................................................................................................... 10
15. Playback des Processus................................................................................................................11
16. Exportation.................................................................................................................................. 12
17. Personalisation du Look and Feel de Blueworks Live ................................................................. 12
18. Découvert & Documentation des Decisions ............................................................................... 12
19. Au delà de Blueworks Live .......................................................................................................... 14
20. Mise en route rapide - Matériaux en ligne............................................ .................................... 15
IBM Blueworks Live Overview August 2015

IBM BLUEWORKS LIVE
1. Introduction
Toute organisation a besoin de comprendre et de documenter ces processus. Que ce soit pour un
projet d'amélioration des processus, pour créer de la visibilité, ou pour former de nouveaux
employés, la documentation des processus est une partie essentielle du parcours vers l'excellence
d'une entreprise. Cependant, il est souvent difficile de les documenter parce que la connaissance des
processus d'une organisation est souvent cachée: il n’existe que dans l'esprit des individus.
Les outils de modélisation de processus d'aujourd'hui ne sont souvent pas conçus pour être simples,
structurées et facile à utiliser, mais IBM Blueworks Live (BWL) est conçu spécifiquement à cette fin. Il
est une plate-forme de collaboration pour le processus de décision et de découverte dans le cloud. Il
fournit un ensemble complet d'outils pour la découverte et la documentation des connaissances
importantes du processus, tout en étant exceptionnellement facile à utiliser. Les équipes peuvent
facilement être parties des connaissances de l'expertise et de toute l'organisation pour capturer,
lancer, analyser et améliorer les processus de business.
2. Découverte et Documentation Cloud-Based des Processus de Business
Blueworks Live conserve toutes vos ressources liées aux processus en un seul environnement, de
sorte que toutes les personnes impliquées dans le processus peuvent être sur la même page. Tous
les intervenants peuvent trouver la version unique de la vérité sur tous les processus. Lors de la
connexion, les utilisateurs peuvent voire immédiatement qui a fait un changement ou commenté un
processus ou ils sont impliqués. En outre, deux ou plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur le
même processus en même temps : tous les changements sont présentés instantanément à tous les
utilisateurs.
Grâce à sa prestation sur le Cloud, Blueworks Live est accessible par un navigateur Web * et de
nouvelles versions sont publiées 4 fois par an, avec de nouvelles fonctionnalités qui sont souvent le
résultat de demandes des clients. Blueworks Live est disponible dans le monde entier avec les
utilisateurs dans plus de 90 pays et traduit dans le groupe 10 une des langues.
* Blueworks Live supports officiellement IE8, IE9, IE10, Firefox ESR releases, and Chrome
3. Gestion des Utilisateurs
Blueworks Live offre trois principaux types de licences: éditeur, contributeur et spectateur. Comme
la même ressource peut être impliquée dans plusieurs processus, la fonction des droits d'accès
permet à l’utilisateur, a’ titre d’exemple, d'être un éditeur sur un processus et un contributeur sur
un autre, etc.
Un éditeur peut créer, modifier et partager des artefacts dans Blueworks Live alors qu’un
contributeur a accès en seule lecture pour traiter les artefacts, mais peut laisser des commentaires
afin que leur entrée soit capturée lors de la conception de processus. Les spectateurs peuvent voir
un processus publiée en seule lecture et ne peut pas contribuer ou commenter. Les spectateurs
peuvent accéder aux éléments sociaux de Blueworks y compris les flux d'activité, pour voir les
activités autour des processus sans participer activement. Cela permet l'accès au compte sans l'aide
d'une licence payante, par exemple, à des fins d'administration.
Les utilisateurs disposant de droits d'administrateur peuvent facilement gérer les utilisateurs au sein
de leur compte à partir de l'écran d’Admin:
Blueworks Live Overview August 2015

Figure 1: User Management in the Blueworks Live Admin Console
Au-delà de pouvoir disposer des autorisations dans le cadre du modèle de licence, vous pouvez
également gérer les autorisations au niveau de l'espace:
Figure 2: Space-level access management
Il y a trois groupes d'utilisateurs inclus par défaut: tous les éditeurs, tous les contributeurs, et toute
la Communauté. Ces groupes sont remplis en fonction du type de licence. En outre, les utilisateurs et
groupes d'utilisateurs peuvent être ajoutés individuellement, ou supprimés à partir d'un espace.
4. Facilité d'utilisation
Traditionnellement, en raison de leur nature complexe les outils de cartographie des processus ont
été utilisés uniquement par un groupe restreint de personnes qui sont des experts dans l'outil lui-
même - et pas nécessairement des experts dans le processus étant mappés.
En utilisant Blueworks Live, les processus de business peuvent être décrites à partir d’une liste à
puces (la vue Mappe de Reconnaissance) à partir de laquelle Blueworks Live générer
automatiquement un diagramme de processus BPMN (la vue de Diagramme de Processus). Les
utilisateurs peuvent ainsi créer des processus compatible au BPMN 2.0, sans la nécessité d’être
professionnels BPMN. Réaliser une correcte mise en page BPMN est automatique et rapide parce
que Blueworks applique à l'utilisateur de construire un modèle qui est conforme aux standard BPMN
grâce à l'utilisation du drag and drop auto lay-out
Pour plus d'informations sur BPMN s'il vous plaît se référer au chapitre 7 (basée sur des normes de
modélisation de processus).

Figure 3: The Discovery Map view of a process
Figure 4: The Process Diagram view of a process using BPMN (automatically generated)
5. Utilisation des espaces d'organisation de l'information du processus
Un espace dans Blueworks Live est synonyme à un dossier dans votre système de fichiers local. Les
espaces peuvent être imbriqués dans d'autres espaces pour créer une hiérarchie des informations de
processus bien organisé. La hiérarchie est définie par votre organisation et peut être décomposé par
la géographie, fonction, par projet ou une autre catégorisation de votre choix:
Figure 5: Creating a space hierarchy of process information (example 1)

6. Fonction de recherche
La fonctionnalité de recherche de Blueworks Live permet aux utilisateurs de naviguer rapidement
son compte pour l'espace, processus, décision ou autre artefact. La fonction de marquage (préféré)
peut être utilisée pour classer et identifier vos zones et les objets dans votre zone de travail. L'usage
des Tags permet la navigation et la recherche plus facile à utiliser.
Figure 6: Blueworks Live search & filter feature
7. Modélisation de processus Standards-Based
Business Process Model and Notation (BPMN) est la notation graphique standard utilisé dans la
définition des processus de business. Il est un ensemble standard des formes et des interactions qui
définissent comment un processus doit être documenté pour plus de clarté et de cohérence. Vous
pouvez voir des exemples en standard BPMN ci-dessous.
Blueworks Lives est conforme à une sous-classe de la dernière spécification BPMN 2.0 pour fournir
une fonctionnalité maximale sans de confusion pour les nouveaux utilisateurs avec des options
différentes. Lorsque les utilisateurs se familiarisent avec la mise en œuvre de BPMN dans Blueworks
en direct, vous pouvez toujours utiliser plusieurs caractéristiques de l'instrument.
Pour plus d'informations sur BPMN, voir www.BPMN.org
Figure 7: Example BPMN 2.0 process diagram (hiring process)

8. Importation
Blueworks Live vous permet d'importer et de manipuler des diagrammes Visio (dans .vdx ou .vsdx
formats). Ce courte clip YouTube montre un exemple de comment cela fonctionne:
https://www.youtube.com/watch?v=NbY1b4tjIEw
Vous pouvez également importer modèles BPMN 2.0 et 2.1 et XPDL en Blueworks Live
9. Decomposition des Processus
Blueworks Live permet la décomposition de processus afin de montrer la répartition des processus
au sein du projet / géographie / zone spécifique fonctionnelle, etc. Les utilisateurs peuvent afficher
tous les processus qui composent le processus de haut niveau et d'identifier les relations et les
dépendances entre eux.
Une façon d'encapsuler les étapes logiquement liées au sein d'un processus de haut niveau (ou
«parent») est d'utiliser un sous-processus. Un sous-processus peut être consulté à un niveau élevé
ou comme une seule activité dans le processus parent, ou vous pouvez descendre dans le sous-
processus pour une vue plus détaillée de son contenu. Le sous-processus peut être partagé entre
différents processus, quand il est récurrent.
Figure 8: A collapsed sub-process
Un processus sous élargi s’ouvre en conformité avec le schéma de parent (car ils font partie du
même modèle XML sous-jacent) pour assurer que les relations soient claires:

Figure 9: An expanded sub-process
Comme anticipe’, les processus liés peuvent être utilisés comme un processus 'enfant' réutilisables
(sous-processus). Parce que le sous-processus est défini en détail dans le modèle XML séparé, le
sous-processus peut être utilisé plusieurs des processus parents (de haut niveau):
Figure 10: Hovering the mouse over a linked process
10.Modélisation des processus collaboratif
La facilité d'utilisation et le faite qu’il soit web based, font de Blueworks Live un instrument inclusif à
l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation, a’ travers l'ensemble des ces fonctions et lieux. Conçu
comme un «Réseau Social » pour participer d’une manière collaborative a la découverte et à la
conception de processus, Blueworks Live devient la plate-forme de communication centrale pour la
collection, le partage et l'amélioration des processus de business.
Figure 11: Built-in instant messaging feature in Blueworks Live
Fonctions intégrées de communication telle que la messagerie instantanée, fils de nouvelles en
temps réel et la possibilité de laisser des commentaires, permettent aux utilisateurs de traiter et de
réagir immédiatement sur les parties concernant leurs projets et activités. Aussi, toutes les
modifications apportées à un processus par un seul utilisateur, se refléteront en temps réel sur tous
les autres utilisateurs impliqués dans le processus, ce qui permet la conception de processus à
distance avec la relative documentation.
11.Capture de la Documentation

Blueworks Live permet la création d’une vaste documentation des processus à partir du diagramme,
avec tous les détails qui y sont contenues, afin d'avoir un résultat nette et lisible :
Figure 12: Capturing process documentation in Blueworks Live
Blueworks possède des propriétés « out of the box » comme «participant», «business owner»,
«experts», «Systèmes», etc., ainsi que des propriétés personnalisées qui peuvent être ajoutés par
l'utilisateur pour capture propriétés spécifique de l’entreprise.
Des informations spécifiques concernant les processus sur les fournisseurs et les clients ainsi que sur
les Input et Output, peuvent être capturé et affiché dans une table SIPOC:
Figure 13: SIPOC (Supplier, Input, Output, Customer) Analysis in Blueworks Live

Les utilisateurs peuvent également prendre notes des problèmes liés au processus / activités, les lier
aux politiques de l'entreprise. Pièces jointes, telles que des documents Word, des fichiers
PowerPoint et images peuvent être téléchargées et liées à des processus / activités pour acquérir les
informations existantes que les utilisateurs peuvent voir lors de la visualisation du processus. Toutes
ces informations peuvent être utilisées de différentes façons pour analyser le processus
d'amélioration au cours du processus d'analyse (voir la section 14 "processus d'analyse»).
Figure 14: Adding attachments to the process model documentation in Blueworks Live
12.Versioning avec photos et de pistes d'audit
Le contrôle de version est facile avec Blueworks Live, car tous les utilisateurs vont chercher le même
modèle de processus. Il existe un mécanisme de «instantané» pour sauvegarder l'état d'un modèle de
processus à un certain moment afin que les utilisateurs peuvent enregistrer un instantané avant de faire
des échanges, dans le cas où l'échange ne fonctionne pas comme prévu ou que l’on décide de revenir à la
version précédente. Snapshots automatiques sont créés à intervalles fréquents lorsque vous apportez
une modification à un processus, et il y a une possibilité de créer des processus automatisés qui vont être
sauvé à certains moments.
Figure 15: Creating a snapshot of the process model in Blueworks Live
Avec Blueworks Live Control Version, vous pouvez voir l'évolution d'un processus et les
modifications apportées au fil du temps. Un flux d'activité est automatiquement créé, qui répertorie
toutes les activités dans l'espace ou dans le compte pour les 30 derniers jours. Cela crée une piste

de vérification pour la Fonction Audit complète de l'activité qui peut être commandé par date ou par
utilisateur et filtrée pour afficher uniquement les éléments l'utilisateur individuel est impliqué
(«suivre»):
Figure 16: An example activity stream in Blueworks Live
13.Edition des Processus
Quand un processus / décision est prêt à être partagé, il y a une fonction d'édition en Blueworks
Live. En publiant une version d'un processus ou d'une décision, cela est désigné comme la «version
of record » de cet artefact - pour assurer que tout le monde regarde la version que vous voulez qu'ils
soient regardés. Quand un utilisateur navigue à l'artefact, ils sont pris à la version publiée:
Figure 17: “Published” badge
Il existe également une caractéristique out-of-the-box liée à la gouvernance qui permet aux
utilisateurs d'obtenir l'approbation avant de publier un artefact. L'utilisateur peut lancer un
workflow en accord avec sa gouvernance, dans lequel une série de tâches d'examen et
d'approbation seront envoyé à un ou plusieurs réviseurs, avec le but pour eux d'approuver
officiellement la publication de cet artefact. Les réviseurs seront avisés de tâches d'approbation en
attente et peuvent naviguer au schéma processus / décision d'accomplir leurs tâches dans le
contexte.
14.Analyse
Le processus ”As Is” peut être analysé et amélioré afin de créer un "To Be" processus et aider à
concentrer l'organisation sur l'amélioration des processus. L'information recueillie au sujet d'un
processus (voir la section 11 « Documentation Capture ») dans Blueworks Live peut être
superposées sur le diagramme de processus pour l'analyse visuelle:

Figure 18: Process analysis view in Blueworks Live showing cost, value add and policies
La fonctionnalité d’analyse permet pour l’utilisateur de sélectionner les propriétés que l’on veut
analyser, pour afficher cette information sur le dessus du diagramme de processus dans un style
«heat map ». Ceci peut être utilisé pour identifier les domaines potentiels pour les efforts
d'amélioration des processus et de se concentrer sur les goulets d'étranglement, comme dans les
domaines de processus à haut risque.
15.Playbacks des Processus
Ainsi que pour l'analyse des processus menée selon différents paramètres, les utilisateurs peuvent
également effectuer des «what if analysis» dans les modèles créés. Cette fonctionnalité, en «seule
lecture », est conçue pour simuler des scénarios différents, par des voies différentes, résultat du
modèle de processus et des différents parcours que cela peut prendre :
Figure 19: Process Playback mode in Blueworks Live stepping through the "happy path" of the process
Propriétés sont affichés pour chaque étape, avec un total cumulatif calculé pour chaque trajet (par
exemple, le coût total, le temps de cycle total) pour des comparaisons et des analyses. Cette
fonctionnalité est utile pour la reproduction du modèle du processus vers un groupe

d'intervenants ( stakeholders) après chaque interaction de développement pour faciliter un
processus agile de modélisation.
16.Exportation
Les données peuvent être générées automatiquement dans une présentation PowerPoint, un
document Word, Excel ou PDF afin de partager cette information avec un public plus large de parties
prenantes du processus dans l'organisation. En outre, les processus créés dans Blueworks Live
peuvent être exportés en XPDL 2.1, BPMN 2.0 et XML.
17.Personalisation su Look and Feel de Blueworks Live
Les utilisateurs peuvent choisir de télécharger leur propre logo et modifier la palette de couleurs de
leur compte Blueworks Live, à adapter à l'image de marque de l'organisation, comme le montre
l'exemple suivant:
CompanyCustomerLogo
Figure 20: Customising the look and feel of your Blueworks Live account
18.Découverte & Documentation des Decisions
Cette phase peut être précieuse pour découvrir et documenter les décisions pendant la phase
initiale de la découverte, dans le but de:
 Acquérir une compréhension plus précise du processus comme la plupart des processus
contiennent décision.
 Documenter ces décisions explicitement conduit à une meilleure compréhension de la façon
dont nous structurons le processus.
Obtenez des processus d'affaires plus agile, efficace - mettre la logique derrière un processus de
décision sur un plan distinct, peut réduire la complexité des processus.
Créer des processus de business plus intelligents, plus agile - veillé à ce que les bonnes décisions
arrivent au bon moment peut fournir un réel avantage concurrentiel. En outre, car la logique de
décision tend à changer de plus en plus, les décisions et les processus peuvent être mis à jour
indépendamment, comme des objets distincts.
Blueworks Live permet de fournir un environnement de découverte et de processus d'affaires de
documents avec leurs décisions associées. Les décisions sont des artefacts de première classe au
sein Blueworks Live, avec son propre schéma, qui peut être associée à une tâche de décision avec un
ou plusieurs processus. Les utilisateurs peuvent composer, voire et collaborer sur les schémas
décisionnaires graphiques:

Figure 21: A DMN 1.0 decision diagram for expense approval
L'arborescence décisionnelle de Blueworks Live est basée sur les mêmes principes et styles du projet
en brouillon proposé dans le projet de décision du modèle du Management Group (OMG) et
notation (DMN) 1.0. Le but de cette spécification est de fournir une notation commune (comme
BPMN pour les processus) pour les décisions, aisément compréhensibles par tous les utilisateurs de
business, conçus pour une utilisation harmonisée la notation BPMN. Plus d'informations peuvent
être trouvées sur la DMN sur OMG’s Web site.
La logique de décision peut également être documentée à l'aide de tables de décision:
Figure 22: Capturing decision logic using Blueworks Live decision tables
Blueworks Live’s “where used” capability:
Modifications apportées aux décisions peuvent être surveillés, et les versions antérieures restaurées.
En outre, les décisions d'intérêt peuvent être facilement identifiés, en relation avec les processus
d'affaires qu'ils utilisent de telles décisions:

Figure 23: Blueworks Live "Where Used" feature for a decision
Les décisions peuvent être recherchées en utilisant la fonction de recherche, comme décrit à la
rubrique «Fonction de recherche» à l'étape 6. Plus d'informations sur la découverte des décisions en
Blueworks Live peuvent être trouvées dans ce "Redbook" IBM:
http://www.redbooks.ibm.com/abstracts/redp4993.html?Open
19. Au delà de Blueworks Live
La découverte du processus et des décisions en Blueworks Live offre une représentation des besoins
et des activités de business, à partir de laquelle que vous pouvez commencer à planifier un
calendrier pour une implémentation. Blueworks Live est nativement intégré dans IBM Business
Process Manager - BPM, de sorte que les processus de business documentées dans Blueworks Live
peuvent être mises en œuvre, gérés et optimisés dans IBM BPM, comme indiqué dans le schéma
suivant:
Figure 24: Progressive process optimisation with IBM Blueworks Live and IBM BPM
Etant donné les modèles construits dans Blueworks Live sont compatibles avec la norme BPMN 2.0,
ceux-ci peuvent également être importés dans BPM des troisièmes parties ou d'autres outils
d'analyse, tant que en ligne avec la norme BPMN 2.0 et XPDL 2.1

20. Mise en route rapide - Matériaux en ligne
Blueworks Live offre un accès à environ 100 démarrages rapides, modèles de meilleures pratiques,
permettant aux utilisateurs de lancer le processus de découverte et de documentation. La
bibliothèque de tempalte contient un répertoire de processus pour secteur industriel au sein de
l’organisation APQC (American Productivity et Quality Center). D'autres modèles sont disponibles
pour une automatisation facile du processus, appelé « de demande processus» dans Blueworks Live.
IBM propose deux heures de cours gratuit en ligne pour commencer à utiliser Blueworks Live. Des
matériaux supplémentaires peuvent être trouvés sur la page d'accueil, Blueworks Live, y compris les
cas de succès avec les clients, le matériel de lecture, des didacticiels vidéo et une démonstration
hebdomadaire interactive. IBM peut également fournir un laboratoire d’une journée « Smarter
Process » qui comprend des exercices sur Blueworks.
Vous pouvez également accéder à la rubrique "aide" de votre compte Blueworks Live parmi la Base
de connaissances IBM. Pour plus d'informations sur l'utilisation Blueworks Live pour le processus de
découverte et de décision, voir IBM « Redbook » en ligne qui peut être trouvé ici.

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