Dit artikel beschrijft de noodzaak van een centrale regie voor Business Intelligence aan de hand van een Business Case. Lees snel verder!

1. De Business Case voor
Business Intelligence
Door: Jan Kruijdenberg

2. De Business Case voor Business Intelligence
Dit artikel is onderdeel van de themareeks Management & BI, geschreven door managers en
bedoeld voor managers die de Business Intelligence discipline graag eens toetsen tegen hun
bedrijfskundige managementprincipes. In dit blog gaan we wat dieper in op het belang van een
goede Business Case voor Business Intelligence.
Als je niet weet waar je bent en ook niet weet waar je naartoe wilt, zal zelfs een gouden kompas
je niet verder helpen. En als je al beweegt, kan je je afvragen of die beweging je ‘verder’ brengt,
in de betekenis van vooruitgang. Wat houdt ‘verder’ nu eigenlijk concreet in?
Doelstellingen bereiken
Vanuit een organisatorisch perspectief betekent vooruitgang dat je voortbeweegt in de richting
van de strategie en met de snelheid die door de strategie wordt bepaald en dat die voortgang
haar beslag krijgt in de dagelijkse operatie. Naast die strategische doelstellingen worden ook
tactische en operationele plannen gemaakt om de strategische doelen te bereiken en de
voorwaarden te scheppen om dit ook te kúnnen bereiken. Iedereen moet daarom weten wat het
Pg, 2

3. De Business Case voor Business Intelligence
hogere doel is en dient plannen om te maken dit te bereiken en voorwaarden te scheppen om
dat mogelijk te maken. Daarna is het een kwestie van doen, bewaken dat je nog steeds volgens
het plan bezig bent en bijsturen als dat nodig is.
Plan-Do-Check-Act cyclus
Op de meest simpele manier wordt dat weergegeven in de PlanDo-Check-Act of kortweg PDCA cyclus, die op papier altijd goed
werkt.
William Edwards Deming ‘bedacht’ de PDCA-cyclus rond 1950 voor
industriële productieprocessen, maar eigenlijk bestaat deze
aanpak natuurlijk impliciet al veel langer, want wil je iets bereiken
dan ontkom je niet aan deze logica.
Pg, 3

4. De Business Case voor Business Intelligence
In organisatiestructuren waarin sprake is van een gelaagdheid van strategisch, tactisch en
operationeel niveau zou het model van Deming er als volgt uitzien:
De strategische cyclus die de richting bepaalt, is richtinggevend voor de cycli op tactisch niveau,
die op hun beurt weer richtinggevend zijn voor de cycli op operationeel niveau. Deze abstractie
van de werkelijkheid ziet er welliswaar al heel wat imposanter uit, maar staat nog steeds heel
ver weg van de realiteit. Zo is de onderlinge beïnvloeding van de processen niet weer te geven,
Pg, 4

5. De Business Case voor Business Intelligence
zijn externe invloeden voor het gemak weggelaten, zijn de strategische, tactische en
operationele processen nooit zo strikt gescheiden, zijn culturele en intermenselijke aspecten niet
eens te tekenen, om nog maar te zwijgen over het aantal processen en complexiteit en omvang
daarvan. In de praktijk functioneert het geheel bijna als een organisme.
Een organisatie (in de ruimste zin des woords) goed laten functioneren volgens het principe van
plannen, uitvoeren, meten en bijsturen, kan je niet op papier ontwerpen aan de hand van de
PDCA cyclus. Het goed inrichten van een organisatie vergt een flinke dosis ‘common sense’ en
zal steeds moeten worden bijgesteld op basis van interne en externe factoren. Bovendien zullen
nieuwe inzichten ervoor moeten zorgen dat het geheel steeds beter zal gaan functioneren (de
lerende organisatie). Belangrijk is wel dat je vanuit een strategische planning (wat is ons
bestaansrecht, wat willen we zijn, wat zijn onze kernwaarden en wat staat ons te doen) te werk
gaat.
Wanneer je onderscheid maakt tussen strategische, tactische en operationele plannen, dan
zullen de strategische het meest stabiel zijn. Afdalend in de piramide worden de plannen
Pg, 5

6. De Business Case voor Business Intelligence
uitgerold, steeds specifieker en ook steeds veranderlijker. Op het operationele niveau zijn dagplanningen geen uitzondering en kan iets dat gisteren niet belangrijk leek te zijn vandaag ineens
een topprioriteit krijgen.
Al dat plannen doen we maar om één reden: ervoor zorgen dat we optimaal presteren om
hetgeen te bereiken wat we voor ogen hebben. ‘Optimaal’ vertaalt zich in dit geval naar dat we
volgens de planning bezig zijn en liefst zelfs nog beter.
Om de plannen te kunnen verwezenlijken moeten deze natuurlijk wel helder, meetbaar,
acceptabel en realistisch zijn, om deze binnen de gestelde tijd te kunnen verwezenlijken. Het
meetbaar maken van de prestaties blijkt vaak een goede uitdaging te zijn. Hoe maak je
bijvoorbeeld de klanttevredenheid inzichtelijk, als het plan zegt dat deze 10 procent hoger moet
worden dit jaar?
Bovendien kunnen de plannen soms snel veranderen; zeker op operationeel niveau kan dat op
regelmatige basis voorkomen. Veranderingen moeten dan snel kunnen worden doorgevoerd en
inzichtelijk worden gemaakt. De informatievoorziening moet dan flexibel zijn en in gelijke tred
Pg, 6

7. De Business Case voor Business Intelligence
kunnen meebewegen met de veranderingen die worden ingezet, zonder dat dit ten koste gaat
van de kwaliteit.
In de praktijk vinden de eerste Business Intelligence initiatieven als eerste op tactisch en
operationeel niveau binnen een organisatie plaats, omdat daar het ontbreken van een goede
informatievoorziening het meest voelbaar is. Het grote voordeel is dat de organisatie zo de
kennis en ervaring op kan doen en vertrouwd kan raken met nieuwe technieken om informatie
presentabel te maken en nieuwe inzichten te krijgen die voorheen niet voorhanden waren. Hier
schuilt ook meteen een gevaar, want de losstaande initiatieven zullen geen samenhangend
geheel gaan vormen. Dit wordt bijvoorbeeld zichtbaar door verschillen in
managementrapportages die niet zelden tot verkeerde of tegenstrijdige conclusies leiden. Deze
worden met name veroorzaakt door verschillen in definities, naamgevingen, selecties,
oprolstructuren en bewerkingen.
Wanneer Business Intelligence niet vanuit een centraal orgaan wordt bestuurd, en de lokale BI
initiatieven verder uitgroeien, wordt het geheel ook steeds duurder en minder flexibel.
Pg, 7

8. De Business Case voor Business Intelligence
Bovendien neemt de kwaliteit van de informatievoorziening navenant af. Het voeren van een
goed informatiebeleid wordt dan ook steeds belangrijker.
Business Case
Het inrichten van een bedrijfsbreed informatiebeleid waarmee richting wordt gegeven aan de
verschillende informatievoorzieningsinitiatieven, zal bij voorkeur vooraf moeten worden gegaan
door het opstellen van een goede Business Case. Naast de onderbouwing van de
investeringsbeslissing zal de Business Case ook het fundament moeten zijn waarop de
informatiehuishouding kan worden gepland, ingericht, bewaakt en bijgestuurd.
Zonder compleet te willen zijn, volgen hier een aantal onderwerpen die de Business Case
minimaal zou moeten bevatten:
Wie is hoofdverantwoordelijk voor de informatievoorziening?
Bij grotere bedrijven is dit belegd bij de CIO (Corporate Information Officer). Bij kleinere
bedrijven zal het in ieder geval bij het hoger management belegd moeten worden, vaak is de
Pg, 8

9. De Business Case voor Business Intelligence
Corporate controller hiervoor de meest voor de hand liggende persoon. Echter, omdat hij/zij ook
verantwoordelijk is voor Finance, verdwijnt de aandacht voor Business Intelligence vaak wat
naar de achtergrond. Het niet goed belegd zijn van de verantwoordelijkheid voor de
informatievoorziening is wellicht een van de belangrijkste oorzaken waarom de
informatievoorziening niet goed is ingericht.
Welke problemen ondervinden we in de huidige situatie?
Hierbij kan gedacht worden aan meer operationele knelpunten die worden ervaren bij het
ontsluiten van gegevens uit bronsystemen tot het niet ‘in control’ zijn, omdat de informatie die
nodig is niet voorhanden is of van onvoldoende kwaliteit is. De informatievoorziening kan ook als
inflexibel ervaren worden, omdat het niet eenvoudig aanpasbaar is als nieuwe informatievragen
ontstaan, of ad-hoc analyse en rapportage niet afdoende worden ondersteund.
Wat willen we bereiken?
Naast de strategische keus om over een goede informatievoorziening te willen beschikken, zullen
ook andere motivaties van toepassing zijn. Denk daarbij aan kostenbeperking (BI kan minder
Pg, 9

10. De Business Case voor Business Intelligence
arbeidsintensief worden gemaakt), omzetverhoging (sneller en beter kunnen reageren),
kwaliteitsverbetering, en vanuit noodzakelijkheid bijvoorbeeld opgelegd door externe wet- en
regelgeving.
Hoe kan de beoogde situatie worden bereikt?
Voor veel bedrijven is dit lastiger te bepalen, zeker als Business Intelligence nog geen
gemeengoed is binnen de organisatie. De aanschaf van software waarmee rapporten,
dashboards en scorecards kunnen worden gemaakt zal niet de volledige oplossing kunnen zijn
als de kwaliteit van de informatie (tijdig, juist, volledig, betrouwbaar, consistent, op tijd en
relevant) niet geborgd is.
Om het doel te bereiken zal een incrementele aanpak in de meeste gevallen het best aansluiten
op de behoefte. Grote Business Intelligence projecten zijn vaak gedoemd te falen en leveren niet
op wat werd beoogd. Een incrementele of ‘agile’ aanpak (bijvoorbeeld volgens Scrum) waarin
kleine stapjes worden genomen en steeds iets wordt opgeleverd en kan worden bijgestuurd,
hebben daarom bij steeds meer bedrijven een groot draagvlak gekregen.
Pg, 10

11. De Business Case voor Business Intelligence
Wat zijn de kosten?
De kosten voor ontwikkeling, beheer en operatie van een goede informatievoorziening zullen
voor het grootste deel in de ‘ back-end’ liggen; dit omvat het ontsluiten van gegevens uit de
systemen, het bewerken ervan, en de opslag. Meer dan 75 procent van de kosten worden hier
gemaakt. Daarnaast moeten medewerkers worden getraind om met de specialistische tools in
het Business Intelligence vakgebied te kunnen werken. Als prima alternatief kan Business
Intelligence ook als dienst worden afgenomen waardoor de noodzaak vervalt om intern mensen
op te leiden of te trainen en software aan te schaffen.
Het definiëren van een goede Business Case als startpunt naar een betere
Business Intelligence is essentieel om binnen de organisatie consensus en
draagvlak te krijgen voor initiatieven die de besturing van een organisatie
moeten verbeteren. Het kan als het ‘Gouden Kompas’ dienen om de
komende jaren de bestemming te bereiken, of liever gezegd: te volgen!
Want Business Intelligence is geen doel, maar een weg.
Pg, 11

12. De Business Case voor Business Intelligence
Je kunt je hieronder abonneren op ons Thema Management & BI:
Dit blogartikel is geschreven door Jan Kruijdenberg.
Wil je meer informatie? Neem dan een kijkje op ons blog.
Pg, 12