In de wereld van inkoop en aanbesteden van facilitaire dienstverlening spelen op dit moment tal van ontwikkelingen. Prof. dr. Arjan van Weele zet in zijn lezing de belangrijkste actualiteiten op een rij en besteedt onder meer aandacht aan de volgende onderwerpen: Inkopen van facilitaire dienstverlening (Inkoop 1.0, Inkoop 2.0 en Inkoop 3.0) Essentie van inkopen van diensten Enkele inspirerende voorbeelden (inkopen van schoonmaakdiensten, van contractcatering en van voedingsmiddelen) De 10 grootste missers bij inkoop en aanbesteding van facilitaire diensten Implicaties voor facility managers/inkopers

1. Inkoop en aanbesteden van facilitaire
diensten 3.0
1
Facto Middag Congres
Breukelen, 16 november 2015
Prof dr Arjan van Weele
www.arjanvanweele.com
@Arjanvanweele

2. “The world will not be destroyed by those who do evil,
but by those who watch without doing anything."
2

3. Programma
 De NL Facility Management markt in 2014
 De facilitaire inkooppraktijk
 Waarom inkoop en contractmanagement anders
moet
 Agency Theorie als basis voor samenwerking
 Van kosten- naar waardegericht inkopen
 Professionaliseren van facilitair inkopen

4. De NL Facility Management markt in 2014
4
FMN en Twijnstra Gudde (2014)

5. De NL Facility Management markt in 2014
Het goede nieuws…
 NL FM markt incl. vastgoed: € 77 miljard (- 3.8%)
 NL FM markt excl. vastgoed: € 37 miljard (- 1.7%)
 Hiervan 60,8% uitbesteed (+ 1.4%)
 Beveiliging (- 8.2%)
 Document services (- 4.5%)
 Integrated facilities management (+ 3.4%)
 Schoonmaak (+ 3.3%)
 Contractcatering (+2.3%)

6. De NL Facility Management markt in 2014
Trends…
 Facilities markt onder druk… groei lijkt eruit
 Kostenmanagement belangrijkste trend

7. De NL Facility Management markt in 2014
FMN en Twijnstra Gudde (2014), p.19

8. De NL Facility Management markt in 2014
8
FMN en Twijnstra Gudde (2014)

9. De NL Facility Management markt in 2014
9
FMN en Twijnstra Gudde (2014)

10. De NL Facility Management markt in 2014
Trends…
 Facilities markt onder druk… groei lijkt eruit
 Kostenmanagement belangrijkste trend
 Inrichten en doorontwikkelen facilitaire regie organisatie
 Het Nieuwe Werken
 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
 Facilitaire concepten (Hospitality)
Toekomst: technologie en datamanagement (smart buildings, IoT)
+ verbeteren kwaliteit van dienstverlening…

11. De NL Facility Management markt in 2014
Trends…
 Kostenmanagement belangrijkste trend
 Inrichten en doorontwikkelen facilitaire regie organisatie
 Het Nieuwe Werken
 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
 Facilitaire concepten (Hospitality)
Toekomst: technologie en datamanagement (smart buildings, IoT)
+ verbeteren kwaliteit van dienstverlening…
Is dat nodig…?

12. De facilitaire inkooppraktijk
Voorbeeld 1:
http://zembla.vara.nl/seizoenen/2010/afleveringen/23-
05-2010

13. De facilitaire inkooppraktijk
Voorbeeld 2: inkoop foodservices
ziekenhuis…
 Hoeveel voeding wordt jaarlijks
weggegooid in de zorgsector?
 Wat kost het om een ton ziekenhuis
afval af te voeren?
 Hoeveel ton afval heeft een
academisch ziekenhuis jaarlijks?
Kan dit anders?

14. De facilitaire inkooppraktijk
Schoonmaak…
Thuiszorg….
Contract catering…
Personen- en taxivervoer….

15. De facilitaire inkooppraktijk
Facilitaire opdrachtgevers lijken ‘penny wise-and-pound
foolish’….
 Kosten besparen op uitbesteed werk lijkt een doel op
zich geworden…
 Kwaliteit van dienstverlening lijkt volledig uit zicht…
 Men lijkt ongevoelig voor maatschappelijke neven-
effecten…
Als dat zo blijft zetten FMs en hun inkopers zich buiten
spel…

16. De facilitaire inkooppraktijk
Worden FM’s slachtoffer van hun eigen succes?

17. Principal Agent theorie
Agency theorie gaat over het ‘Agency problem’:
‘The problem that occurs when cooperating parties have
different goals and division of labor’ (Eisenhardt, 1989, p. 58)…
Een partij (Principaal) delegeert werk aan een andere partij
(Agent), die dat werk tegen betaling verricht…

18. Principal Agent theorie
Vier basisproblemen Agency Theorie:
1. ‘Goal incongruence’…
2. ‘Information asymmetry’…
3. ‘Risk sharing’…
4. ‘Moral Hazard’…

19. Principal Agent theorie
Confidential-Not For
Distribution 19
?

20. Principal Agent theorie
Observaties:
 Verschillende prijs- en contractmodellen gehanteerd
afhankelijk van:
 Professionaliteit, kennis en ervaring opdrachtgever
 Professionaliteit, kennis en ervaring opdrachtnemer
 De kwaliteit van de relatie
 Contracteren van facilitaire dienstverlening is in feite
een leerproces… eerst kruipen, dan lopen, dan rennen!

21. Principal Agent theorie
Observatie:
 In commerciele relaties vormt het ‘Agency Problem’ een
belangrijke belemmering voor ketensamenwerking…
 Dit probleem verhindert de dienstverlener zich
maximaal in te zetten…
 Het Agency Probleem kan worden opgelost…
Mits opdrachtgever en opdrachtnemer leren te handelen vanuit
eenzelfde, gedeeld waardeperspectief…

22. Van kosten- naar waardegericht inkopen
Input Throughput Output Outcome
Contractor Opdrachtgever
Klassieke inkoopcontracten Prestatiecontracten
Input specificatie
• Materialen
• Uren
• Onderhouds
materialen
• Machine-uren
• Energieverbruik
• Brandstof-
verbruik
• Etc.
Throughput
specificatie
• Werkinstructies
• Mijlpalen
planning
• Werkschema’s
• Budgetten
• Uren
• Materialen
• Etc.
Output specificatie
• Kwaliteit
• OTIF/On Time
• Prijs versus
budget
• Werkkapitaal
• Geleverde
capaciteit vs.
Afgesproken
capaciteit
• Etc.
Outcome
specificatie
• Klanttevreden-
heid
• Klant voordelen
• Social return
• Innovatie
• Etc.
(Wijnstra ea. (2002), p144)

23. Van kosten- naar waardegericht inkopen
Input Throughput Output Outcome
Contractor Opdrachtgever
Klassieke inkoopcontracten Prestatiecontracten
Input specificatie
• Materialen
• Uren
• Onderhouds
materialen
• Machine-uren
• Energieverbruik
• Brandstof-
verbruik
• Etc.
Throughputs
specificatie
• Werkinstructies
• Mijlpalen
planning
• Werkschema’s
• Budgetten
• Uren
• Materialen
• Etc.
Output specificatie
• Kwaliteit
• OTIF/On Time
• Prijs versus
budget
• Werkkapitaal
• Geleverde
capaciteit vs.
Afgesproken
capaciteit
• Etc.
Outcome
specificatie
• Klanttevreden-
heid
• Klant voordelen
• Social return
• innovatie
• Etc.
(Wijnstra ea. (2002), p144)
Regiecontracten Vaste prijs contract SLAs/Prestatie
contract
Prestatiecontract
(een/tweezijdig)

24. Van kosten- naar waardegericht inkopen
Input Throughput Output Outcome
Belang
Contract-
Vs
Relatie-
Kwaliteit
laag
laag
hoog
hoogComplexiteit dienstverlening/
Mate van kennisuitwisseling
(Wijnstra ea. (2002), p144)
Regie contract Vaste prijs contract SLAs/Prestatie-
contract
Prestatiecontracten
(een/tweezijdig)
Contract-
kwaliteit
Relatie-
kwaliteit

25. Van kosten- naar waardegericht
inkopen
Product gerelateerde
inkoop (Inkoop 1.0)
 Breed assortiment
PBMs
 Zeer veel leveranciers
 Hoge logistieke
kosten
 Hoge
transactiekosten
 PBMs gezien als een
commodity
Waardegerichte/
Oplossingsgerichte
inkoop (Inkoop 3.0)
- Geïntegreerde
digitale catalogus
en O2P oplossing
- Dienstverlening en
logistiek op maat
- Eén Master Vendor
- HS&E Training
- HS&E procedures
en audits
- HS&E en cost
controlling
Services gerichte
inkoop (Inkoop 2.0)
• Digitale catalogus
• Eén leverancier/
partner
• Digitale document
afhandeling
• Reverse billing
• Duurzaamheid
• Leveringsgarantie.
• PBMs ingebed in
logistiek service
concept
Voorbeeld: Persoonlijke Beschermings Middelen (PBMs)

26. Van kosten- naar waardegericht
inkopen
Product gerelateerde
inkoop (Inkoop 1.0)
 Breed assortiment
PBMs
 Zeer veel leveranciers
 Hoge logistieke
kosten
 Hoge
transactiekosten
 PBMs gezien als een
commodity
Waardegerichte/
Oplossingsgerichte
inkoop (Inkoop 3.0)
- Geïntegreerde
digitale catalogus
en O2P oplossing
- Dienstverlening en
logistiek op maat
- Eén Master Vendor
- HS&E Training
- HS&E procedures
en audits
- HS&E en cost
controlling
Services gerichte
inkoop (Inkoop 2.0)
• Digitale catalogus
• Eén leverancier/
partner
• Digitale document
afhandeling
• Reverse billing
• Duurzaamheid
• Leveringsgarantie.
• PBMs ingebed in
logistiek service
concept
Inkoopcontract SLA Prestatiecontract
Voorbeeld: Persoonlijke Beschermings Middelen (PBMs)

27. Professionaliseren van facilitair inkopen
8 Tips
1. Klant voorop: zorg ervoor dat uw leveranciers u
aantoonbaar helpen uw klanten beter te bedienen...
2. Functionele specificaties veeleer dan gedetailleerde
programma’s van eisen… vraag oplossingen van uw
leveranciers…
27

28. Professionaliseren van facilitair inkopen
8 Tips
4. Selecteer leveranciers op basis van bewezen
bekwaamheden en capaciteiten… Hun expertise,
ervaring en mensen maken het verschil!
5. Gun contracten op basis van QLTC & HSE…tegen een
vooraf gesteld en gecommuniceerd budget…
6. Start met tweezijdige prestatie- en relatiemetingen!
28
Supplier Relationship Management

29. Professionaliseren van facilitair inkopen
8 Tips
7. Zorg voor diversiteit in uw inkoopfuncties
8. Gebruik je boerenverstand en ga zonodig tegen de
stroom in…
29

30. Old Purchasing Wisdom
‘It is unwise to pay too much, as it is unwise to pay too little. When
you pay too much, you lose a little money…that’s all! When you pay
too little, you sometimes lose everything, because the thing you
bought was incapable of doing the things you bought it to do…
The common law of business balance prohibits paying a little and
getting a lot. If you deal with the lowest bidder, it is well to add
something for the risk you run. And if you do that, you will have
enough to pay for something better…
(Anonymous, quoted in Van Weele (2010), p.58)