Painel 5´s Slideshare
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O documento descreve a implementação do Programa 5S (Descarte, Arrumação, Limpeza, Saúde e Disciplina) na Biblioteca Central da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo em 2005 com o objetivo de transformar o ambiente de trabalho e mudar valores e atitudes. O programa resultou em melhorias como redução de perdas, ganhos de espaço, eliminação de itens desnecessários, preservação de equipamentos, melhorias nas condições de trabalho e envolvimento da equipe.
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Hinweis der Redaktion
- O Serviço de Biblioteca e Documentação da FMUSP iniciou a implantação do Programa 5S em 2005 como primeira ferramenta de Qualidade do “Sistema de Gestão” proposto pelo SIBi/USP (Sistema Integrado de Bibliotecas) a todas as unidades e tendo como modelo o exemplo de sucesso da ESALQ. O Programa 5’s é aplicado para a transformação do ambiente de trabalho, transformando a atitude dos funcionários com relação aos cuidados do ambiente, colegas e a si mesmas. É uma aplicação prática de valores e atitudes conhecidos por todos, mas que exigem uma certa disciplina para serem cumpridos e aplicados, tornando-se um hábito.
- Os fundamentos do programa 5’s são os seguintes: Utilização: É o senso do uso racional de materiais diversos, eliminando o que não necessitamos, gerando assim espaços mais agradáveis e somente com itens úteis; Ordenação: É o senso da ordem, tanto de materiais dos armários, como de dados e informações contidos no computador, diminuindo o tempo dispendido com a procura dos mesmos; Limpeza: A limpeza produz um ambiente agradável, tanto ao funcionário quanto aos seus clientes/usuários; Saúde: A Saúde, tanto física como mental influenciam no desenvolvimento do trabalho, gerando aumento da auto-estima, reduzindo custos, despesas médicas, com benefícios diretos para a organização; Autodisciplina : Este senso desenvolve o auto-equilíbrio, encorajando funcionários e colaboradores a estarem comprometidos com resultados, metas, execendo seu espírito de cidadania.
- Ao ser iniciado o Programa em 2005, todos os funcionários receberam uma apostila com informações sobre o processo. Foi instituído um “Dia da Bermuda ”, em que a Biblioteca não prestou atendimento ao público e iniciou-se o processo de descarte de documentos e outros materiais desnecessários ao bom andamento do trabalho. Realizou-se a organização de áreas , de arquivos, padronização visual das placas informativas e dos ambientes de trabalho. Dois funcionários são responsáveis pelo gerenciamento do programa. Todos os funcionários, por área, são responsáveis pelo seu departamento, sempre preservando e dando continuidade ao processo. O Programa 5S é um trabalho a ser feito a longo prazo que pretende através da reeducação, introduzir uma mudança cultural. Há normas (padronização dos procedimentos) e horários (diários, com duração de 5 a 10 minutos) para a execução da limpeza de cada área (cada funcionário é responsável pelo seu espaço de trabalho). Desta forma as atividades são executadas por todos diariamente, fazendo parte da rotina da BC. Durante a reforma da Biblioteca fizemos algumas modificações nas folhas de verificação mas seguimos a recomendação da consultoria de nunca interromper o processo.
- O primeiro dia da bermuda foi em 11.02.2005. Foram + de 300 kg de material descartado. Após este evento em 01.12.2005 fizermos a primeira tarde da bermuda. Após o primeiro dia percebemos que um dia inteiro seria muito tempo, já que ás seções continuavam organizadas. Outras datas: 03.10.2007 foi realizada outra tarde da bermuda. A última tarde foi em 10.06.2009. Aqui não seguimos exatamente a cada 9 meses como sugeriu a consultoria. Fazemos quando a diretoria percebe que há necessidade.
- Foram retirados +- 300 Kg de material (objetos, móveis, papéis, etc.)
- Para correto acompanhamento criamos as seguintes planilhas: Data de verificação e auditoria (annual): é uma planilha annual que é confeccionada no mês de janeiro e possui as datas de verificação e auditoria de todos os meses. Relação de auditores: Planilha com nome e assinatura do auditor e as respsctivas UGB’s que ele irá auditar. Tabela de acompanhamento das médias mensais (por UGB): É uma planilha onde se coloca o resultado final da auditoria (mês a mês). Protocolo de recebimento da folha de verificação (mensal): Planilha com a assinatura da pessoa que recebeu a folha na UGB. Folha de verificação: temos 4 modelos diferentes, de acordo com as especificidades da UGB. Acervo de livros, acervo de teses e Sinf são específicas.
- A auditoria é realizada na presença de uma pessoa da UGB. Verifica-se e avalia-se a UGB de acordo com os itens listados na folha de verificação. O auditor tem livre acesso aos armários, gavetas, estantes, arquivos e equipamentos de informática. Se ocorrerem dúvidas com relação a algum ponto observado na área, durante a auditoria, o auditor deve pedir esclarecimento ao responsável, para melhorar a sua capacidade de avaliação. Ao término da auditoria programada para o dia, o auditor deve entregar as folhas de verificação a um dos responsáveis pelo programa 5’s. O roteiro para as próximas auditorias é o mesmo.
- O Programa 5’s foi citado pelo Dr. José Agenor (Diretor Executivo da FMUSP) no 2º Seminário de Ges Pública como sendo o setor pioneiro na implantação deste programa na Faculdade. A Biblioteca também proferiu palestra sobre o Programa 5’s para sua implantação no Lim-16 - Laboratório de Fisiopatologia Renal . As ações sugeridas durante o encontro troxeram uma mudança de atitude e aplicação do modelo no Lim-16.
- Criou-se papeletas de uso adequado dos banheiros. Temos também um Totem onde os principais lembretes, fotos e materiais relacionados ao 5’s ficam expostos. Quando notamos alguma que algumas regras não estão sendo seguidas, enviamos e-mail’s a todos os colaboradores relembrando as regras. Como não podemos premiar as UGB’s que seguem o programa sem restrições, usamos o bom senso de todos e estamos sempre conversando com todos.
- Durante estes 5 anos de aplicação do Programa 5’s notamos que houve uma melhora na qualidade e produtividade, redução de perdas no processo e no deperdício em geral, ganhos de espaço, eliminação de dados e outros itens ultrapassados, preservação de equipamentos eletrônicos, melhora na utilização dos recursos, criação de ambientes mais agradáveis, estimulação do trabalho em equipe.
- Os gráficos mostram os resultados auferidos em 2005 e, em 2008, podemos fazer uma comparação.
- Podemos considerar que o Programa deu suporte a melhorias internas, surgiram ambientes mais agradáveis, melhoria na qualidade de vida, envolvimento e integração da equipe e criaram-se novos hábitos referentes à educação, sociabilização, segurança e saúde. O 5’s ainda é um aprendizado. Teve uma evolução na parte da limpeza dos 3 minutos, hoje em dia já entrou na rotina, ‘todos já incorporaram este hábito, no início as pessoas não tinham material para a limpeza e agora todos já se organizaram. Estamos pensando em espaçar as auditorias porque todos já estamos adquirindo os costumes