1. 1
Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011
Huishoudelijk reglement
In aanvulling op de statuten
1. Doelstellingen vereniging
• De basisdoelstellingen van het FSIN zijn vastgelegd in de Statuten. Binnen die
basisdoelstellingen zal het bestuur van het FSIN periodiek een vertaling maken van die
doelstellingen naar praktijkgerichte activiteiten. Die concrete plannen worden jaarlijks
voorgelegd aan de ledenvergadering.
• Onze leden krijgen een bepaalde hoeveelheid exemplaren van elk rapport en/of dienst die het
FSIN als basis aan de leden aanbiedt, conform het beleidsplan dat jaarlijks wordt vastgesteld
door het bestuur en bekrachtigd wordt door de leden. Elk lid heeft er recht op om met een vast
te stellen aantal managers aanwezig te zijn op de activiteiten die het FSIN organiseert. Het
aantal deelnemers per bedrijf dat op een congres of event welkom is, wordt jaarlijks door het
bestuur vastgesteld.
2. Soorten leden
Het FSIN heeft betalende leden in vier categorieën.
1. Leveranciers in de foodsector. Fabrikanten of toeleveranciers die voedings- en genotmiddelen
of gebruiks- en verbruiksgoederen binnen de foodsector verkopen.
2. Grossiers of logistieke dienstverleners.
3. Outletorganisaties. Bedrijven die uiteindelijk hun foodproducten verkopen aan de consument.
4. Zakelijke diensteverleners in de foodsector, mits ze door de ballotage van het bestuur als
kandidaatlid van het FSIN worden goedgekeurd.
De vierde categorie is in feite supportend lid omdat zij geen kandidaat voor een bestuurszetel kunnen
kiezen (zie artikel 7.2 in de statuten).
3. Lidmaatschapsfee
Het FSIN kent in de praktijk vier soorten lidmaatschappen met bijbehorende verschillen in de fee.
a) Het basislidmaatschapsbedrag is met ingang van juli 2007 vastgesteld op € 4.500,-
b) Het bestuur kan besluiten om een aspirant lid gedurende één jaar tijd een
kennismakingslidmaatschap aan te bieden van € 2.500,-. Dat lidmaatschap gaat dan
automatisch over in een gewoon lidmaatschap wanneer het betreffende aspirant-lid niet 3
maanden voor het verstrijken van het proeflidmaatschap, dat lidmaatschap beëindigt. Dat
proeflidmaatschap betekent dat dit lid gedurende de proeftijd de rechten heeft van categorie c
(hierop volgend).
c) Heel kleine bedrijven (minder dan 25 werknemers en minder dan 3 miljoen Euro omzet)
betalen een fee van € 2.500,-. Voor deze leden geldt dat ze de helft van het aantal
exemplaren van de producten krijgen ten opzichte van het basislidmaatschap.
d) Grote concerns met meer dan 300 werknemers en meerdere werkmaatschappijen betalen
een fee van € 7.500,- Voor dat bedrag worden dan de dubbele hoeveelheid producten
geleverd.
Tot slot kent het FSIN nog een beperkt aantal gastleden die geen fee betalen, maar in ruil voor hun
lidmaatschap diensten leveren aan het FSIN. Tot nu toe zijn dat alleen HBO scholen en Universiteiten.
Die leden krijgen eenderde van de hoeveelheid documenten van een gewoon lid.

2. 2
Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011
4. Opzeggingstermijn
• Op twee momenten in een jaar gaat het lidmaatschap van het FSIN in. Per januari en per juli
van een kalenderjaar, afhankelijk van het moment dat het lidmaatschap ingaat.
• Een lid krijgt een factuur voor een heel jaar. Dat kan dus een lidmaatschapsjaar zijn van 1 juli
tot en met 30 juni. Of van 1 januari t/m 31 december.
• Tot en met maart van een kalenderjaar wordt een lid met terugwerkende kracht tot januari lid
van het FSIN en krijgt dan ook alle rapporten die voor die tijd zijn verschenen. Na maart gaat
het lidmaatschap per 1 juli in. Tot en met september geldt dat het lidmaatschap met
terugwerkende kracht tot 1 juli ingaat. En de rapporten van juli t/m september krijgt het
betreffende nieuwe lid dan toegestuurd.
• Het opzeggen van het lidmaatschap kent een opzegtermijn van 12 maanden, ingaande het
moment van een nieuw lidmaatschapsjaar.
5. Vergaderingen
• Het FSIN houdt een keer per jaar een ledenvergadering. De stukken voor die vergadering
worden drie weken voor die vergadering toegestuurd aan de primaire contactpersonen die de
leden hebben opgegeven voor de correspondentie met het FSIN.
• Stemming over besluiten gebeurt via handopsteken en bij twijfel over die uitslag zal een
schriftelijke stemming worden gehouden.
• Voor besluiten (wat niet in de statuten geregeld is) volstaat een meerderheid van de
aanwezige leden. Daarbij geldt dat elk lid één stem heeft, ongeacht de grootte van het
lidmaatschap.
• De besluiten van de jaarvergadering worden in notulen vastgelegd.
6. Bedrijfsvoering
• Ten behoeve van de bedrijfsvoering van het FSIN is een directeur benoemd die vanuit een
extern bureau de directievoering verzorgt. De samenwerking met dat bureau wordt in een
apart contract geregeld. De overeenkomst met het externe bureau heeft een opzegtermijn van
1 jaar, gericht op de continuïteit van de bedrijfsvoering.
• Een extern bureau is tevens verantwoordelijk voor de verwerking van de administratie, de
facturing en het debiteurenbeheer van het FSIN.
• Dat bureau is ook verantwoordelijk voor de productie van de Jaarrapporten en de overige
rapportages en de daarbij behorende kwalitatieve research.
• Het toezicht op - en de aansturing van - de directievoering wordt verzorgd door het dagelijks
bestuur (voorzitter, penningmeester en secretaris).
• De directeur zorgt ervoor dat alle overige taken naast zijn eigen specialismen door
medewerkers van het externe bureau en/of extern ingehuurde medewerkers (lees
producenten, specialisten en deskundigen) worden uitgevoerd en houdt toezicht op de
kwaliteit, de efficiency en de planning van die activiteiten gericht op de continuïteit van de
dienstverlening.
• Met extern ingehuurde medewerkers zullen deugdelijke overeenkomsten gesloten worden
over beloningen en onkostenvergoedingen en aansprakelijkheid in overeenstemming met
fiscalenwetgeving (o.a. VAR verklaringen) alsmede bevattend een exclusiviteits- en
geheimhouding- en non-concurrentie bedingen. Zij zullen in principe rechtstreeks aan het
FSIN factureren, tenzij anders wordt besloten door het bestuur.

3. 3
Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011
• De begroting wordt door de directeur in nauw overleg met de penningmeester voorbereid,
door het bestuur goedgekeurd en moet vervolgens door de ledenraad worden goedgekeurd.
• De administratie en de boekhouding wordt gevoerd in overleg met de penningmeester en de
externe accountant.
• De externe accountant controleert de boekhouding, de verwerking van de administratie ten
opzichte van de goedgekeurde begroting en de overeenkomsten met de ingehuurde
medewerkers in relatie tot het door hen gefactureerde. De externe accountant werkt in
opdracht van- en doet verslag aan het bestuur.
• De accountant werkt jaarlijks de jaarrekening uit in samenhang met een
samenstelselverklaring.
7. Bevoegdheden
• De directeur van het FSIN is bevoegd om binnen de goedgekeurde jaarplannen en begroting
alle besluiten te nemen die noodzakelijk zijn voor de doelstellingen van het FSIN. Het bestuur
houdt daar toezicht op en zal achteraf besluiten sanctioneren.
• Het bestuur zal op eigen initiatief ook kunnen bepalen dat voor bepaalde besluiten (zelfs
binnen de goedgekeurde jaarplannen) vooraf bestuursgoedkeuring nodig is.
• De directeur zorgt voor het afwikkelen van alle financiële activiteiten en de penningmeester
houdt toezicht op de boekhouding (zie punt 6).
• De directeur heeft tekenbevoegdheid voor alle posten die vooraf in de jaarbegroting zijn
goedgekeurd. Voor contracten die een langere doorlooptijd hebben dan een jaar zal telkens
een apart bestuursbesluit genomen worden.
• Posten die niet in de begroting staan en die een bedrag van € 2.500,- overtreffen zullen eerst
aan het DB van de vereniging worden voorgelegd.
• De directeur zal voor elk van zijn beslissingen verantwoording moeten kunnen afleggen.
8. Medewerkers
• Het FSIN heeft (vooralsnog) geen eigen medewerkers in dienst.
• Noodzakelijke onkosten van ingehuurde medewerkers zullen worden vergoed op basis van de
eerder genoemde overeenkomsten, indien dat met hen is afgesproken.
• Ingehuurde medewerkers zorgen voor een VAR verklaring. Het FSIN aanvaardt geen
verplichtingen en/of aansprakelijkheid van een werkgever voor de ingehuurde medewerkers.
Zie punt 6, 7
e
bullet.
• Elk jaar wordt opnieuw bekeken welk soort specialisme nodig is voor het FSIN en op basis
daarvan worden in te huren medewerkers geselecteerd door de directeur en gesanctioneerd
door het bestuur.
9. Administratie
• De verwerking van de administratie en boekhouding worden uitbesteed aan een extern
bureau.
• Toezicht op de administratie en boekhouding wordt gedaan door de penningmeester en de
accountant.
• Penningmeester en accountant geven aanwijzingen voor het voeren van de administratie.
10. Secretariaat
• Het secretariaat van het FSIN wordt eveneens uitbesteed aan een extern bureau.

4. 4
Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011
11. Directievoering
• De directeur van het FSIN draagt zorg voor alle organisatorische werkzaamheden van het
FSIN en is primair ook het gezicht naar buiten.
• De vergoeding voor die directiefunctie wordt tweejaarlijks vastgesteld door het bestuur.
• De directiefunctie voor het FSIN is parttime.
• Het is de directeur niet toegestaan nevenactiviteiten te hebben die concurrerend zijn voor het
FSIN of die een verstrengeling van belangen tot gevolg kunnen hebben.
• In een aparte overeenkomst wordt de samenwerking tussen het bureau dat de directievoering
verzorgt en het FSIN vastgelegd.
• Voor de directiefunctie geldt een opzegtermijn van een jaar.
12. Werkgroepen
• Het FSIN werkt met specialisten van de leden. Die kunnen met elkaar een werkgroep vormen
die zorg draagt voor een deel van de doestellingen van het FSIN.
• Het aantal werkgroepen wordt bepaald door het bestuur.
• Een werkgroep heeft een taakomschrijving die vastgesteld wordt door het bestuur van het
FSIN. De uitvoering alsmede het toezicht daarop valt onder verantwoordelijkheid van de
directeur.
• Een werkgroep heeft een onbezoldigde voorzitter die de leden kunnen benoemen uit hun
eigen midden.
• Waar nodig kan een voorzitter ondersteund worden door een externe specialist, te bepalen
door de directeur van het FSIN.
• Een voorzitter zorgt voor het realiseren en de voortgang van de activiteiten van een
werkgroep en maakt een verslag dat beschikbaar is voor alle leden van het FSIN na
goedkeuring van de directeur.
13. Jaarverslag
• De directeur van het FSIN zorgt jaarlijks voor een verslaglegging van de activiteiten van het
FSIN en een overzicht van de financiële verslaglegging zoals die door de accountant wordt
goedgekeurd.
• Het bestuur kan dat verslag aanvullen met eigen conclusies en activiteitenoverzichten.
• Dat verslag wordt na accordering door het bestuur ter goedkeuring voorgelegd aan de leden
van het FSIN op de jaarlijkse ledenvergadering.
• Een begroting en samenvatting van de plannen voor het komende jaar maakt onderdeel uit
van die jaarlijkse rapportage aan de leden.
• Dat jaarverslag wordt toegankelijk gemaakt voor alle leden via de website van het FSIN.
14. Bestuursvergaderingen
• Het bestuur vergadert minimaal 4 keer per jaar en/of zo vaak als wenselijk of nodig is.
• Bestuursleden kunnen ook uitvoerend verantwoordelijk zijn voor deelterreinen van het beleid.
• Als een activiteit van een bestuurslid zodanig veel tijd vergt dat redelijkerwijs niet meer kan
worden verwacht dat hij of zij dat pro deo uitvoert vanuit zijn functie als bestuurslid, dan kan hij
of zij daar een van tevoren vast te stellen vergoeding voor ontvangen. Dat kan alleen
gebeuren met unanieme instemming van het bestuur. De verantwoording daarvoor zal aan de
ledenraad worden voorgelegd.

5. 5
Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011
• Bestuursleden zijn vanuit hun gewone bestuursfunctie actief betrokken bij het werven van
leden.
• De directeur zorgt ervoor dat de bestuursleden ook tussen de vergaderingen door op de
hoogte worden gehouden van belangrijke ontwikkelingen die met het FSIN te maken hebben.
• De directeur zorgt ervoor dat van elke vergadering een verslag wordt gemaakt en een aparte
lijst met eventuele actiepunten. Dit verslag wordt binnen twee weken toegezonden aan de
bestuursleden.
• Dat verslag wordt de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd.
15. Bestuurswisseling*
• Uitgangspunt bij het FSIN is dat zoveel mogelijk opgebouwde kennis en ervaring in het
bestuur behouden blijft, vooral ook omdat bestuursleden ook uitvoerend verantwoordelijk
kunnen zijn.
• In navolging van de statuten zal een aftredingschema worden gemaakt voor het bestuur. Dat
wordt vastgelegd in een document en op de website van het FSIN toegankelijk gemaakt voor
de leden.
• Bestuursleden kunnen voor maximaal 8 jaar in functie zijn en op voordracht van het bestuur
kan die periode nog met 4 jaar worden verlengd als de ledenvergadering daarmee instemt.
• De externe voorzitter wordt voor een periode van 4 jaar benoemd en die periode kan met 4
jaar worden verlengd.
• Een bestuurslid representeert een van de drie sectoren uit de foodservice markt. Of
fabrikant/leverancier; of grossier/logistiek serviceprovider; of outletorganisatie.
• Hij/zij is als persoon lid van het bestuur, ook al zal hij een nauwe band hebben met zijn
werkgever. Hij is niet primair een vertegenwoordiger van het bedrijf waar hij of zij werkt.
• Als een bestuurslid echter niet meer werkzaam is bij een lid van het FSIN zal hij of zij de zetel
ter beschikking stellen. Een uitzondering kan worden gemaakt als zijn voormalige werkgever
daarvoor een verzoek indient. Dan blijft hij optreden namens die sector uit hoofde van zijn
vorige functie.
• De leeftijdsgrens van bestuursleden wordt vastgesteld op 72 jaar.
16. Aansprakelijkheid
• Voor de bestuursleden is door het FSIN een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering
afgesloten.
• Het FSIN wil en zal op geen enkele wijze betrokken zijn bij concurrentievervalsende
maatregelen binnen het activiteitenterrein van haar leden. Daarom heeft het FSIN een aparte
gedragscode** ontworpen (voor alle medewerkers, bestuurs- en werkgroepleden) die integraal
deel uitmaakt van het huishoudelijk reglement.
*
Criteria
voor
bestuursleden
en
procedure
bestuursselectie
staan
in
een
apart
document.
**
Gedragscode
in
een
apart
document

6. 6
Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011
Bijlage
bij
huishoudelijk
reglement:
Criteria
voor
bestuursbenoemingen
en
procedure
bestuursselectie.
Criteria
voor
bestuursleden
en
procedure
bestuursselectie
Van
een
bestuurslid
verwachten
wij
het
volgende:
• Dat
hij
of
zij
als
persoon
met
algemene
branchedeskundigheid
in
het
bestuur
plaats
neemt.
Hij
vertegenwoordigt
niet
primair
zijn
eigen
bedrijf,
maar
een
segment
uit
de
drie
geledingen
waaruit
het
FSIN
bestaat:
outlets,
grossiers/distributeurs
of
fabrikanten/leveranciers.
• Dat
hij/zij
zelf
op
directieniveau
in
zijn
eigen
bedrijf
actief
is.
In
overleg
met
het
bestuur
en
zijn
eigen
bedrijf
zullen
we
bij
uitzondering
van
dit
criterium
kunnen
afwijken.
Primair
geldt
het
uitgangspunt
dat
we
verwachten
van
onze
leden
dat
ze
iemand
op
directieniveau
kandidaat
stellen
voor
het
bestuurslidmaatschap.
• Dat
hij
zich
voor
5
bestuursvergaderingen
per
jaar
kan
vrijmaken
en
daarnaast
de
beide
congressen
van
het
FSIN
kan
bijwonen.
Verder
zal
er
tijd
vrijgemaakt
moeten
worden
voor
het
lezen
van
stukken
of
telefonisch
overleg.
• Dat
hij
proactief
een
portefeuille
kan
beheren
(aandachtsveld)
en
in
overleg
met
collega
bestuursleden
en
met
steun
van
het
FSIN
Bureau
beleidsvoorbereidende
documenten
voor
het
bestuur
kan
maken.
• Dat
hij
actiepunten
die
op
zijn
naam
komen
tussen
de
vergaderingen
door
kan
afwerken.
• Dat
hij
actief
het
FSIN
kan
promoten
en
waar
mogelijk
andere
bedrijven
kan
overhalen
tot
lidmaatschap.
• Dat
hij
de
rol
en
identiteit
van
het
FSIN
als
Onafhankelijk
Kennisinstituut
zal
respecteren
en
kan
bevorderen.
Procedure
bij
vacatures
• Als
een
bestuurslid
aftreedt
en
niet
herkiesbaar
is,
zal
het
bestuur
van
het
FSIN
die
vacature
bekend
maken
en
zelf
met
een
kandidaat
bestuurslid
maar
voren
komen.
Dat
laatste
doen
we
om
een
evenwichtige
spreiding
van
soorten
leden
te
bevorderen.
• De
stemming
over
een
vacature
proberen
we
binnen
een
half
jaar
na
het
ontstaan
van
de
vacature
te
laten
plaatsvinden.
In
de
vakantietijd
zullen
we
geen
stemmingen
of
kandidaatstelling
organiseren,
maar
wachten
tot
na
die
periode.
• We
stellen
de
kandidaat
van
het
bestuur
voor
aan
de
leden
door
middel
van
een
compact
CV
en
argumentatie.
• Alle
andere
leden
uit
het
segment
waarin
de
vacature
gekomen
is
(dus:
outlets,
grossiers
of
fabrikanten)
kunnen
vervolgens
binnen
twee
weken
aangeven
of
ze
instemmen
met
de
kandidaat
van
het
bestuur
óf
dat
ze
liever
een
andere
kandidaat
(uit
het
eigen
bedrijf
of
een
ander
bedrijf)
naar
voren
brengen.
Ze
moeten
dan
de
kandidaat
met
CV
en
beargumentering
aanmelden
bij
het
FSIN.
• Het
FSIN
gaat
er
dan
vanuit
dat
de
betreffende
‘tegenkandidaat’
voldoet
aan
de
criteria
en
ook
zelf
bereid
en
in
staat
is
de
bij
de
bestuursfunctie
horende
tijd,
taken
en
bevoegdheden
in
te
vullen.
• Het
FSIN
meldt
vervolgens
welke
kandidaten
door
de
leden
als
‘tegenkandidaat’
naar
voren
zijn
geschoven.
• Gelijktijdig
wordt
een
stemformulier
meegezonden
met
daarop
alle
kandidaten.
De
leden
uit
het
betreffende
segment
hebben
vervolgens
twee
weken
de
tijd
om
schriftelijk
hun
stem
uit
te
brengen
door
het
opsturen
van
het
getekende
document.
Elk
lidbedrijf
uit
het
betreffende
segment
heeft
één
stem.
• De
kandidaat
waarop
de
meeste
stemmen
zijn
uitgebracht
wordt
benoemd.
Mochten
de
stemmen
staken
(evenveel
uitgebrachte
stemmen)
dan
geeft
de
stem
van
de
onafhankelijke
voorzitter
de
doorslag.