Seus principais stakeholders não estão satisfeitos com o Risks Report do seu projeto, e você não sabe como estabelecer uma comunicação equilibrada? O objetivo desta palestra é mostrar os benefícios de estabelecer uma comunicação clara e honesta sobre os riscos dos projetos e/ou programas. Quebrar paradigmas de que os riscos não devem ser apresentados ao sponsor para evitar conflitos. Conhecer seus stakeholders para obter os resultados esperados da comunicação e, principalmente, obter o comprometimento de cada um. Palestrante: Adm. Marlene Carnevali, PMP, PMI-RMP É Administradora de Empresas, pós-graduada em Telecomunicações e em Gestão de Projetos, com larga experiência em empresas de grande porte como Citibank, Bolsa de Valores de São Paulo, Caixa Econômica Federal, Banespa/Santander. Mais de 15 anos de experiência como Gerente de Projetos, é especialista em Gerenciamento de Riscos. Ministrou Gestão de Riscos em cursos preparatórios para alunos da FGV, e para Pós graduação da FAE, em Curitiba. Estes slides foram apresentados no Webinar gratuito realizado pelo PMI São Paulo em 28-01-2014.

1. Título do Slide
Máximo de 2 linhas
A COMUNICAÇÃO EM GESTÃO DE RISCOS E OS
PARADIGMAS DO PENSAMENTO SISTÊMICO
Adm. Marlene Carnevali, PMP, PMI-RMP

2. Gerenciando incertezas
Título do Slide
Máximo de 2 linhas

3. Como identificar os riscos dos projetos...
Título do Slide
Máximo de 2 linhas

4. Título benefícios de gerenciar riscos?
Quais osdo Slide
Máximo de 2 linhas por crise, preparando para lidar
Minimizar o gerenciamento
com a incerteza;
Minimizar a ocorrência de surpresas e problemas;
Diminuir variâncias do projeto como um todo;
Aumentar as chances de sucesso do projeto;
Identificar fatores que poderão impactar de alguma
maneira, os objetivos do escopo, custo, prazo e qualidade
do projeto;
Riscos que a organização pode correr devido às
características do produto.
4

5. Título do Slide
Princípios da gestão de riscos
Máximo de 2 linhas
International Standard ISO 31000
2009
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
... crie valor
... seja parte integrante dos processos gerenciais
... seja base para tomada de decisão
... incertezas endereçadas de forma explícita
... gestão sistemática, estruturada e oportuna
... baseada na melhor informação disponível
... feita sob medida para cada projeto
... leva em consideração fatores humanos e culturais
... seja dinâmica, iterativa e aberta a mudanças
... seja transparente e inclusiva
... facilite a melhoria contínua e o crescimento da organização

6. Título do Slide
Construindo credibilidade
Máximo de 2 linhas
Iteração
Informação de
alta qualidade
Definições acordadas
Abordagem acordada

7. Título do Slide
Porque projetos falham...
Máximo de 2 linhas
Falha dos líderes;
Planejamento inadequado de projetos, portfolio e
programas;
Falta de padronização e integração de processos;
Falta de métricas de desempenho;
Falha nos processos de controle e melhoria contínua;
Falta de compromisso com o gerenciamento de projetos;
Falta de priorização de projetos e seu alinhamento
com a estratégia organizacional;
Alocação inadequada de recursos a projetos.

8. Título do Slide
Níveis de maturidade
Máximo de 2 linhas
Garante o comprometimento da alta gerência;
Vantagens competitivas gerindo incertezas
Usa técnicas de auditoria;
Aproveita as oportunidades
Perda do momento resulta em perda de
qualidade na utilização dos processos;
Perda de confiança nos
processos;
Level 2
Initial
Level 1
Ad Hoc
Level 4
Managed
Level 3
Repeatable
Inconsistência na aplicação;
Resultados inconsistentes;
Depende de um único expert;
Desapontamento e frustração.
Falta entendimento claro dos processos;
Não há um conceito claro sobre benefícios;
Falta expertise na organização

9. Título do Slide
Máximo de 2 linhas
COMO É FEITO?

10. Título do Slide
Máximo de 2 linhas

11. É preciso mudar...
Título do Slide
Máximo de 2 linhas
A mudança cultural que a Gestão de Riscos requer, passa
por quebra de paradigmas, pela conscientização de que
não se “perde tempo” fazendo Gestão de Riscos e sim, se
investe tempo em ações pró ativas, minimizando o
desgaste para corrigir um problema já ocorrido.

12. PROCESSOS
Título do Slide
Máximo de 2 linhas
PLANEJAR
MONITORAR
E
CONTROLAR
IDENTIFICAR
ELABORAR
PLANO DE
RESPOSTAS
QUALIFICAR
QUANTIFICAR
©Adm. Marlene carnevali, PMP®, PMI-RMP®

13. Processo contínuo de gerenciamento de
Título do Slide
riscos (pdca)
Máximo de 2 linhas
Reavalia os riscos
através do
processo de
Identificação
Se não houver
novos eventos
significativos,
continua no Plano
existente
Monitora e
controle os riscos
ACT
PLAN
A partir do Plano
de respostas aos
Riscos
Integra todas as
ações ao Plano
do Projeto
CHECK
DO
Aplica o Plano do
Projeto incluindo as
ações relativas aos
riscos

14. Título do Slide
Fatores críticos de sucesso
Máximo de 2 linhas
Gestão do valor do Risco;
Integração com a Gestão do Projeto;
Responsabilidade e comprometimento individual;
Comunicação aberta e honesta;
Comprometimento organizacional;
Esforço canalizado para o projeto;
14

15. PARADIGMAS DA GESTÃO DO RISCO
Título do Slide
Máximo de 2 linhas
Planejamento
Monitoração
e
Identificação
Controle
Análise
©Adm. Marlene carnevali, PMP®, PMI-RMP®

16. Comunicação
Título do Slide
Máximo de 2 linhas

17. Comunicar sempre!
Título do Slide
Buscar a de 2 linhas
Máximo aplicabilidade
dos seis processos do
Gerenciamento de Riscos – Planejamento; Identificação;
Análise Qualitativa; Análise Quantitativa; Plano de
Respostas e; Monitoração e Controle é sem dúvida, uma
boa prática.
Ganham os projetos e
organizações e os clientes.
ganham
ainda
mais
as
Entretanto, uma das principais práticas tem sido
negligenciada, quer nas organizações, quer na sociedade,
quer na vida pessoal - a Comunicação - que é muito mais
abrangente do que emitir e receber mensagens.

18. Comunicação
Título do Slideeficaz
Máximo de 2 linhas
Conhecer quem são os receptores;
O que eles farão com a informação enviada;
Qual é o melhor momento para tal e, principalmente,
qual o resultado que se espera alcançar com essa
comunicação. Sim, é preciso ter foco no resultado.
A Comunicação é mais uma técnica que, se bem
aplicada, estabelece o caminho feliz para chegar aos
objetivos do projeto, que fazem parte da estratégia da
organização.

19. Em que escala a comunicação deve fluir?
Título do Slide
Essa é uma de 2 linhas
Máximo questão que deve ser tratada com muito tato.
É preciso considerar no Plano de Gestão da Comunicação
dos riscos, o nível de tolerância a riscos, o grau de
responsabilidade que cada indivíduo envolvido no projeto
tem pelos riscos, a alçada necessária para tomada de
decisões estratégicas para o projeto e consequentemente
para a organização.
Mas, para poder ter uma visão mais ampla da integração
da Gestão de Riscos com a organização e comunicá-la de
forma eficaz, olhando a organização e não somente o
projeto, é preciso, depois de estabelecidas as partes
envolvidas, integrá-las e passar a ver o todo.

20. Direcionando a
Título do Slide comunicação
Máximo de 2 linhas
Para direcionar a comunicação de forma adequada, vamos
voltar para o mapeamento dos stakeholders, onde se
identifica qual é a tolerância a riscos. E tolerância a riscos
não significa se a pessoa gosta ou não de falar em riscos,
é o quanto a pessoa será afetada pelo evento e se tem
capacidade para lidar com situações de risco.
Imagine um alto executivo que não tem conhecimento de
que o produto de um dos seus projetos estratégicos tem
um alto grau de exposição a riscos que afetem a marca da
organização ou então que podem gerar uma infinidade de
ações judiciais, por parte de clientes.

21. Planejando a comunicação
Título do Slide
Máximo de comunicação
Canais de 2 linhas
n (n-1)/2, onde
n = número de partes interessadas. Exemplo onde há 9
partes interessadas:
9(9-1)/2 = 36. Esse resultado estabelece o limite de quem
se comunica com quem.
Matriz de Comunicação
Estabelece “o que”, “para quem”, “como” e “quando”.
Evitando dessa forma que informações sejam divulgadas
indevidamente, causando conflito no projeto.

22. As melhores práticas para comunicar
Título do Slide
Envolver stakeholders e
Máximo de 2 linhas comprometer os
responsáveis pelas ações planejadas;
Promover um claro entendimento sobre riscos e
informar alternativas dentre as restrições do
projeto;
Eliminar barreiras.
É um fator crítico de sucesso para o
Gerenciamento de Riscos.
O Plano de Gerenciamento da Comunicação do
Projeto precisa ser incorporado no Plano de
Gerenciamento de Riscos.

23. Tipos de comunicação
Título do Slide
A comunicação formal deve ter lugar de destaque na
Máximo de 2entretanto, para que esta seja objetiva e
linhas
Gestão de Riscos,
eficaz, é preciso todo um processo prévio de comunicação.
As reuniões são extremamente importantes para
nivelamento de entendimentos e comprometimento dos
envolvidos. É preciso que todos validem a Matriz de
Comunicação e concordem com a forma como será feita a
comunicação formal.
Será motivo de conflito, comunicação escrita divulgada
sem antes ter sido acordada com os interessados. E
isso vale para qualquer situação, não somente em
Gestão de Riscos.

24. Título do Slide
Máximo de 2 linhas

25. Principais Slide
Título do barreiras
Máximo de 2Só toma ação e comunica depois de ocorrido o evento.
linhas
Bombeiro
Não me fale sobre
seu problema
“Não me traga problemas e sim soluções”
Derruba mensageiro
Pessoas são punidas por trazerem informação
desagradável.
Diferenças de valores
Pessoas que avaliam e comparam informações de
acordo com seus próprios valores
Agenda oculta
Pessoas escondem certos fatos e promovem apenas
aqueles baseados no atingimento de suas metas
Desconfiança
Pessoas que não confiam nas outras podem reduzir ou
destruir a credibilidade das informações de riscos.

26. Capacitar para comunicar
Título do Slide
A alta gerência exerce um papel significativo na criação e manutenção
Máximo de 2 linhas
do ambiente e da cultura da comunicação, especialmente de riscos.
Definindo claramente papéis e responsabilidades:
- Papéis definidos ajudam a identificar fontes de informação na
organização e a criar processos para tratar os riscos.
Tornando visíveis as decisões e ações relativas aos riscos:
- Motiva a equipe do projeto a ser proativa e ajuda a institucionalizar
práticas de gestão de riscos.
Sendo um modelo
- Líderes de projeto devem ser exemplo para a equipe do projeto.

27. Título do Slide
Comunicação de sucesso
Máximo de 2 linhas
Equilibrada e honesta;
Foco em ocorrências específicas;
Foco no que audiência realmente sabe;
Apropriada para a audiência;
Riscos contextualizados adequadamente;
Dados confiáveis;
Hierarquicamente organizada;
Trata as ocorrências de forma verdadeira e
fidedigna.

28. Título do Slide
Máximo de 2 linhas
O PENSAMENTO SISTÊMICO
A QUINTA DISCIPLINA DE
PETER SENGE

29. O que é a Quinta
Título do Slide Disciplina?
Máximo de 2 linhas
Para melhor entender o contexto desse
modelo, vamos entender quais são as
cinco disciplinas de que trata Peter
Senge.

30. O pensamento
Título do Slide sistêmico e a quinta
disciplina
Máximo de 2 linhas
Individual
Aspiração
Coletivo
Domínio Pessoal
Visão Compartilhada
Reflexão e conversação Modelos Mentais
Conceituação
Aprendizagem em Grupo
Pensamento Sistêmico

31. Do pensamento
Título do Slide analítico ao pensamento
sistêmico
Máximo de 2 linhas
O pensamento analítico dá o tom na Gestão de Riscos. O uso da
WBS, da RBS, o uso de Diagramas de Causa e Efeito, e outros
modelos matemáticos e estatísticos como técnicas e ferramentas que
suportam os processos de Gestão de Riscos, úteis para o
entendimento das partes que compõem o processo iterativo (não
confundir com interativo) de Gestão de Riscos, nos remete ao
pensamento mecanicista e nos induz a dar ênfase nas partes,
limitando nossa visão do todo.
Entretanto, a visão do todo é de suma importância para a Gestão de
Riscos. Observe os próximos desenhos e veja a interação da Gestão
de Riscos com as demais áreas de conhecimento. Sem essa visão, a
comunicação de riscos também será ineficaz.

32. Fundamentos do gerenciamento contínuo de
Título do Slide
riscos e o Pensamento Sistêmico
Fonte: S.E.I.
Máximo de 2 linhas
VISÃO DE
FUTURO
Trabalho em equipe

33. É a pura representação do Pensamento Sistêmico, sem o
qual, não se faz Gestão de Riscos, se finge fazer.
Título do Slide
Máximo de 2 linhas

34. Mudar a Slide
Título docultura é preciso...
Máximo de 2 linhas
Considerando
que
mudanças
se
fazem
pela
aprendizagem, tanto individual quanto coletiva, e
considerando ainda que as organizações são compostas
por pessoas, se faz necessário rever modelos mentais dos
tomadores de decisão para que se caminhe para
aprendizagem em grupo.
As “organizações que aprendem”, ou seja, organizações
inteligentes desenvolvem habilidades coletivas que dão
maior flexibilidade e agilidade nos processos e,
principalmente, nos projetos, mudando assim a forma de
encarar o Gerenciamento de Riscos.

35. A “empresa que
Título do Slide aprende”...
Máximo de 2 linhas
Assim, a “empresa que aprende” aprende
também a se posicionar perante o risco,
tomando atitudes que reduzem as
incertezas
e
potencializam
as
oportunidades. “Vende” melhor a ideia aos
seus Líderes de projetos e elimina a
resistência à Gestão de Riscos.

36. A decisão tem
Título do Slide que ser Top Down
Máximo de 2 linhas
Se não partir da organização a decisão de fazer
Gestão de Riscos, o Gerente de Projetos, sozinho,
não conseguirá levar adiante a tarefa de trabalhar
incertezas e explorar as oportunidades.
Será uma voz no deserto vivendo a primeira
disciplina: Domínio Pessoal. Ele tem capacidade
e domina o assunto mas não tem apoio e encontra
resistência da alta gerência. Busca em vão uma
Visão Compartilhada.

37. E qual é Slide
Título doo papel do Gerente de Projetos?
Máximo de 2 linhas
O Gerente de Projetos deve mapear os Modelos Mentais da
organização, para trabalhar uma mudança direcionada para a Gestão
de Riscos.
Cabe destacar que as mudanças são lentas, que trazem resistência
principalmente as mudanças de modelos mentais porque significam
quebra de paradigmas e poucas pessoas aceitam abrir mão de seus
paradigmas. A menos que a organização já tenha disseminado essa
cultura e esteja praticando a quarta disciplina que é a Aprendizagem
em Grupo.
A partir daí, caminhar para o Pensamento Sistêmico passa a ser quase
que natural. Não há como retroceder.
Desta forma, a implementação definitiva de modelos de Gestão de
Riscos, passa obrigatoriamente pelas cinco disciplinas!

38. Título do Slide
Máximo de 2 linhas
Obrigada pela participação de todos
e pela oportunidade de compartilhar
meus conhecimentos, resultado de
muito estudo e prática diária em
Gerenciamento de Riscos.

39. Título do Slide
Máximo de 2 linhas
Serviços e Contato
Marlene Carnevali, PMP, PMI-RMP é sócia diretora da
Carnevali Consultoria Ltda., fundada em 1998.
Além de consultoria e treinamento, disponibiliza EAD em
Gerenciamento de Riscos, capacitando profissionais e
preparando para a certificação PMI-RMP.