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Immer        mehr       kleine    und      mittelständische         maßgeblich verkürzt werden. Der gehobeneUnternehmen br...
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Experton Group Fokusthema Social Business;Entmystifizierung der Beschaffung von office Produktivitätslösungen

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Entmystifizierung der Beschaffung von Office-Produktivitätslösungen, die auf SaaS-/ Cloud-Lösungen basieren. Fokus auf kleine und mittelständische Unternehmen

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Experton Group Fokusthema Social Business;Entmystifizierung der Beschaffung von office Produktivitätslösungen

  1. 1. Fokusthema: Social Business Entmystifizierung der Beschaffung von Office- Produktivitätslösungen, die auf SaaS-/ Cloud-Lösungen basieren. Fokus auf kleine und mittelständische Unternehmen 23.03.2012 Axel Oppermann 0561 506975-24 Axel.oppermann@experto n-group.com D ie Experton Group hat von Winter 2011 bis Frühjahr 2012 eine Untersuchung im Produkt- und Lösungsbereich der Office- Produktivitätslösungen (SaaS-Office- Kommunikations- und Kollaborationslösungen) durchgeführt. Betrachtet wurden Unternehmen in Deutschland mit bis zu 249 Mitarbeitern. Nachfolgend erfolgt eine erste Vorstellung ausgewählter Ergebnisse und konkreter Empfehlungen für Geschäftsführer und IT- Verantwortliche in den betreffenden Unternehmen.November 2012 © Experton Group www.experton-group.de
  2. 2. Immer mehr kleine und mittelständische maßgeblich verkürzt werden. Der gehobeneUnternehmen bringen mit neuen Geräten wie Mittelstand kann flächendeckend oder aufdem iPad, Tablets oder Smartphones frischen Abteilungsebene SaaS-Lösungen einsetzen undWind in ihre IT-Infrastrukturen. Deutliche so seine Anforderungen an die IT extremInnovationskraft für die Unternehmen bieten individuell decken.auch Lösungen, die das Zusammenarbeiten der Allerdings ist auch festzustellen, dass sichMitarbeiter, Kunden und Lieferanten viele Entscheider in diesen Unternehmen nochunterstützen. Hierzu zählen auch moderne schwertun, die für sie neue Technik zuOffice-Produktivitätslösungen (Office- beschaffen. Oftmals sind Zweifel an derKommunikations- und Zuverlässigkeit der Services sowie BedenkenKollaborationslösungen), die neben hinsichtlich Datenschutz und DatensicherheitTextverarbeitung und Tabellenkalkulation Auslöser hierfür. Dies hängt einerseits damitauch Videokonferenz, Messenger-Funktionen zusammen, dass keine Erfahrungen über denund den Datenaustausch unterstützen. Diese Bezug und den Einsatz von IT-Lösungen werden zunehmend nicht mehr im Dienstleistungen vorhanden sind. Auf dereigenen Unternehmen auf Servern betrieben, anderen Seite ist die Zurückhaltung auch aufsondern über Angebote wie Software as a fehlendes Fachwissen im Bereich DatenschutzService (SaaS) – eines Elements des Cloud und Datensicherheit zurückzuführen. EineComputings – bezogen. Prominente Angebote aktuelle Studie der Experton Group zeigt, dasssind hier Office 365 von Microsoft, die über 50 Prozent der befragten Entscheider ausLösungen von Google oder demnächst auch Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitern dieverstärkt Angebote von IBM. eigenen Anforderungen an den DatenschutzUntersuchungen der Experton Group aus dem nicht umfassend bestimmen können.Jahr 2011 haben gezeigt, dass sich Hinzu kommen auch noch unzureichendeGeschäftsführer und IT-Verantwortliche für Informationen und die Panikmache in einigendiese Art der Beschaffung von Medien sowie die teilweise intransparenteInformationstechnologie entscheiden, weil sie Informationspolitik der Anbieter. Dabei isthierdurch schnell und unkompliziert zu gerade Geschäftsführern und IT-funktionierenden Lösungen kommen. Verantwortlichen in Unternehmen mit 50 bisInsbesondere dieses Nutzersegment ist somit 249 Mitarbeitern eine Transparenz über diein der Lage, Technologien ohne große Prozesse und Arbeitsweise von AnbieternInvestitionen in eigene Server oder Know-how besonders wichtig. Auch wird besonderer Wertder Mitarbeiter einzusetzen, die bisher nur auf die Einhaltung von Zertifizierung und„den Großen“ vorbehalten waren. Auch für Orientierung am Status quo der inFreiberufler besteht der Nutzen vor allem Deutschland vorhandenen Empfehlungen unddarin, ohne große Kosten ein konsistentes Richtlinien des Datenschutzes gelegt.System zu nutzen. Die Leistungen werden Losgelöst von der Bewertung der Sachlage vongemietet und können unmittelbar genutzt Zuverlässigkeit und Datensicherheit eineswerden. Lange Einführungszyklen können November 2012 © Experton Group www.experton-group.de
  3. 3. Cloud Service Providers kommen die befragten Datenschutzanforderungen sicherstellen – einEntscheider zu der Erkenntnis, dass Themen professioneller Anbieter oder das eigenewie „Ausfallsicherheit von IT-Systemen“ und Unternehmen selbst?„Verfügbarkeit der Daten“ eine enorme Treiber und Hemmnisse bei der Auswahl vonHerausforderung hinsichtlich der Office-Kommunikations- undInformationssicherheit im eigenen Kollaborationslösungen in kleinen undUnternehmen darstellen. Hinzu kommt die mittelständischen Unternehmenzunehmende Komplexität in Bezug auf die Veränderungen wie die Einführung von Office-sichere Einbindung von mobilen Geräten und Produktivitätslösungen kommen gerade inder Schutz vor Viren und Malware. Auch aus kleinen und mittelständischen Unternehmendiesem Grund muss primär nicht über die nicht über Nacht. Mitarbeiter haben bestimmteFrage der Ausfallsicherheit und Qualität der Erwartungen hinsichtlich der eingesetztenLeistungen eines Cloud Services diskutiert Lösungen und Technologien. Sie wollen mitwerden, sondern vielmehr darüber, ob durch modernen Services arbeiten, die ihreneinen Cloud Service die Herausforderungen Arbeitsalltag erleichtern und angenehmerhinsichtlich der Informationssicherheit und gestalten. Geschäftsführer haben bei derVerfügbarkeit gegenüber einem Eigenbetrieb Auswahl regelmäßig eine verbessertenicht nachhaltig besser gelöst werden kann. Produktivität im Blick. Zu dieser ProduktivitätDie zentrale Frage im Vergleich „Eigenbetrieb“ zählen jedoch nicht nur die individuelleversus „Bezug über die Cloud“ lautet also in Leistung der Mitarbeiter, sondern vielmehrkleinen und mittelständischen Unternehmen: auch Themen wie Verfügbarkeit der DatenWer kann eine höhere Servicequalität, oder eine hohe Ausfallsicherheit.Verfügbarkeit und Gewährleistung vonDatensicherheits- und November 2012 © Experton Group www.experton-group.de
  4. 4. Abbildung: Herausforderungen hinsichtlich oder Identity & Access ManagementInformationssicherheit im Unternehmen. langfristige „Wunschthemen“. Wenn überhauptQuelle: Experton Group 2012. bestehen in größeren Unternehmen Insellösungen für einzelneHinzu kommen im Zusammenhang mit der Unternehmensbereiche oder Lösungsaspekte.Informationssicherheit immer Themen wie E-Mail-Sicherheit oder der Schutz vor Viren. Die Gleiches gilt für die Einbindung mobileroben bereits angesprochene aktuelle Endgeräte. Der zunehmende Einsatz vonUntersuchung der Experton Group hat gezeigt, Smartphones oder Tablets führt zu demdass gerade diese Themen bei IT- Zwang, auch auf diesen Geräten alleVerantwortlichen und Geschäftsführern in relevanten Daten und Informationen verfügbarUnternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitern weit zu machen und entsprechendeoben auf der Agenda stehen. Oftmals sehen Sicherheitsstandards einzuhalten.sich Verantwortliche in den Unternehmen voreiner enormen Herausforderung, diese Abbildung: Herausforderungen hinsichtlichAnforderungen umfassend zu befriedigen. Dies Informationssicherheit im Unternehmen nachhängt mit limitierten Ressourcen zusammen. Unernehmensgrößenklassen. Quelle: ExpertonSo fehlt oftmals das Fachwissen bei den Group 2012.Verantwortlichen, sie bekommen keineMitarbeiter mit entsprechenden Kompetenzen Interessant ist an dieser Stelle, dass in diesemund der Eigenbetrieb hoch performanter Nutzersegment die Themen Datenschutz undSysteme ist teuer. So bleiben in diesen Datensicherheit im Allgemeinen – also dieUnternehmen E-Mail-Verschlüsselung, Einhaltung von Standards und transparentenSecurity Information & Event Management Prozessen - erst an nachgelagerter Stelle November 2012 © Experton Group www.experton-group.de
  5. 5. kommt. Erstaunlich ist diese Erkenntnisinsbesondere deshalb, weil in der allgemeinen Abbildung: Entscheidungsgrundlagen bei derDiskussion um das Thema Cloud Computing Auswahl einer SaaS-Office-Kommunikations-und die Einführung von SaaS-Office- und Kollaborationslösung. Quelle: ExpertonKommunikations- und Kollaborationslösungen Group 2012.insbesondere diese Facetten als „der Einwand“ Unter „Reputation“ wird hier die Summe allergegen eine Entscheidung für diese Lösungen Wahrnehmungen, die als (für) „wahr“eingebracht wird. Es ist daher abzuleiten, dass genommen werden, verstanden. Sie wirddiese oftmals über die Medien geführte allgemein als das Ansehen z.B. einesDiskussion an den Problemen und Bedarfen Unternehmens in der Öffentlichkeit definiert.der Entscheider in kleinen und Glaubwürdigkeit ist hierbei ein zentralermittelständischen Unternehmen eher vorbei Faktor der Reputation. Wahrnehmungengeht. Der „Einwand“ wird hier deutlich als entstehen durch Fakten, Verhalten und durch„Vorwand“ enttarnt. Handeln. Im wirtschaftlichen Kontext wird mitEin weiterer Beweis für diese These ist das der Reputation die Einschätzung derfehlende Wissen vieler Sach- und/oder Aktivitäten eines Unternehmens ausgedrückt.Fachverantwortlicher über die tatsächlichen Dabei ist die Unternehmensreputation eineregulatorischen Vorgaben und Prozesse an den ökonomische Größe, wenn sie zu einemDatenschutz. So können 68 Prozent der Entscheidungskriterium für oder gegen eineBefragten in Unternehmen mit bis zu 9 Vertragsbeziehung mit diesem UnternehmenMitarbeitern einzelne Facetten dieser wird. Mit dieser Reputation einher geht dieThematik nicht beantworten. Bei Verbundenheit (Loyalität bzw. Vertrauen) mitUnternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern sind einem Anbieter. In Bezug auf Office-Lösungenes immerhin noch 33 Prozent. Die Entscheider hat hier, allen Unkenrufen zum Trotz,orientieren sich bei der Auswahl von modernen Microsoft noch immer einen Vorteil. DieOffice-Produktivitätslösungen vielmehr an der Verbundenheit wird getrieben durch dieReputation des Anbieters, transparenten jahrelangen Erfahrungen der Anwender imProzessen und an Zertifizierungen. Die Allgemeinen und der IT-Entscheider imBedeutung von regionalen Anbietern (also Besonderen. So verbirgt sich hinter der Markeregional orientierten Servicedienstleistern als „Microsoft Office“ einerseits eine allgemeineErbringer des Cloud Services) werden leicht Zufriedenheit der Anwender und auf dernachgelagert bewertet. anderen Seite ein Leistungsversprechen von Microsoft. Anbietern wie Google oder kleineren und regionalen Hostern oder Cloud Service Providern wird dieser Vertrauensvorschuss häufig nicht entgegengebracht. Die Masse der Geschäftsführer und IT- Verantwortlichen orientiert sich neben November 2012 © Experton Group www.experton-group.de
  6. 6. Erfahrungswerten und der Reputationinsbesondere an transparenten Prozessen undder Methodenkompetenz der Anbieter. DieseMethodenkompetenz wird regelmäßig durchNormen oder Zertifizierungen dokumentiert.Hierbei geht es oftmals um Regularien für dieHerstellung, Einführung, den Betrieb, dieÜberwachung, Wartung und Verbesserungeiner IT-Infrastruktur.Hinzu kommen Themen wie die Offenlegungvon (Sub-) Dienstleistern oder regulatorischeMaßnahmen im Bereich derAuftragsdatenverwaltung - einerRechtsgrundlage zum reibungslosen Austauschvon personenbezogenen Daten. November 2012 © Experton Group www.experton-group.de

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