1. Criterios
estratégicos
para la
selección de
un Sistema
de Gestión
ERP
Evaluando Software
La evaluación, selección y puesta
en marcha de un sistema de
Gestión Empresarial (ERP) se
transformó en un proceso
profesional para el cual la gerencia
y dirección de la empresa deben
prepararse. Se trata de solucionar
un problema de negocio que se
origina cuando la organización
cree que el sistema en uso no es
útil o no da garantías para
acompañar la evolución de la
empresa. Es decir, que previo a la
instancia de evaluación hubo un
conjunto de ideas previas que
funcionaron como disparadores.

2. EN QUÉ CONSISTE EL PROCESO
El objetivo del proceso de selección es encontrar el producto de software
adecuado tanto tecnológica como económicamente y que a su vez haga
viable un determinado diseño de negocios.
Es importante destacar que "H A C E R V I A B L E U N D E T E R M I N A D O
D I S E Ñ O D E N E G O C I O S " es la clave del enfoque que se dará a la selección.
Cuando una empresa compra software desarrollado, está eligiendo tanto
funcionalidad como conocimiento (Know How) de la industria que está
embebido en ese producto. Ese Know How se lo conoce como las prácticas
generalmente utilizadas. Por lo tanto como el proyecto tiene que
compatibilizar ambos elementos, hay un proceso de adaptación mutua. Es
decir que el software se adapta a ciertos procesos de la empresa y la
organización adopta cierto know how del software. De manera que hacer
viable un determinado diseño de negocios encuentra un significado más
amplio entre lo que se hace, lo que se quiere hacer y lo que se debe hacer.
Sin embargo, en el proceso de evaluación y selección la funcionalidad es una
de los 6 criterios estratégicos que la Dirección y alta gerencia deben tener en
cuenta.
S EIS CRITERIOS CLAVES
Así como la selección de un tándem producto/proveedor/ implementador es
una tarea operativa que requiere realizar un minucioso trabajo de
investigación y comparación, la misma debe estar guiada por ciertos
lineamientos estratégicos que deben considerar al menos 6 ejes claves.

3. Cobertura funcional
No se trata solo de saber si los productos en evaluación cumplen con los
requerimientos mínimos del negocio, sino también de la capacidad de estos
sistemas para
• Soportar cambios repentinos producidos por factores internos o
externos con la mayor independencia posible del proveedor.
• La solución a los “detalles” o dicho de otra forma, a las funciones y
procesos particulares que requiere un negocio, conocidos como las
prácticas poco comunes. Estas prácticas poco comunes están
relacionadas con el tipo de industria o servicio y las normativas
legales aplicables a esa industria o servicio en un determinado
mercado geográfico.
Estado de la tecnología
La importancia de esta evaluación tiene que ver con la forma en la que la
empresa compromete su futuro.
Los vendedores que aún están en tecnologías antiguas dicen que mientras
que el “antiguo” software cubra las necesidades empresariales, la nueva
tecnología no es la conductora del cambio. Pero esto no es tan cierto. Si bien
la tecnología es la que sigue a la estrategia de negocios, la tecnología es un
poderoso habilitador para aprovechar nuevas oportunidades.
Aspectos económicos
Hay varios indicadores que permiten medir el aspecto económico. Si bien el
costo de un proyecto está dado por la suma de varios costos (hardware,
software, servicios y otros), una evaluación completa debería considerar:
• El valor del servicio de soporte anual para los siguientes 5 años.
• El costo de mantener actualizado el software en el mismo período.
• Cuantas actualizaciones (Upgrades) tendrá el producto en ese
periodo y el costo de implementarlas, tanto en términos de servicios
a contratar a un proveedor como en recursos internos.
Una recomendación: no siempre el software más barato es el más
conveniente. Desconfíe del proveedor que le “regala” las licencias de uso.
Proveedor / Implementador
En algunas ocasiones, proveedor e implementador son la misma empresa.
En cualquier caso, coincidan o no, a evaluación debe contemplar la
continuidad del producto, experiencia en general y en particular en el tipo de
industria del que está evaluando, la calidad del servicio de soporte,
metodología de implementación, país o lugar de residencia y trayectoria.
Recursos humanos
Una implementación de ERP es un proyecto que se hace al menos con dos
partes: el implementador y la empresa cliente. Por lo tanto el aporte de
recursos humanos y materiales es de ambas partes.
El equipo de implementación de la empresa está formado por las mismas
personas que trabajan en la organización y que deberán realizar un esfuerzo

4. extra para que el proyecto alcance sus objetivos. De manera que si la
empresa cliente no tiene en cuenta esta variable, corre serios riesgos de
fracasar en su intento.
Factores organizacionales
Finalmente existen un conjunto de factores organizacionales que son
particulares de cada empresa y que influyen en el proyecto de evaluación y
selección. Estos factores impactan en la decisión de producto de diferente
forma y son: formación de los recursos humanos; distribución geográfica de la
compañía; cantidad de usuarios involucrados en el uso del ERP, proyección
del negocio tanto nacional como internacional, integración con otras
plataformas tecnológicas y cuestiones particulares del modelo de negocios.
Esta síntesis muestra la importancia de planear el proyecto de evaluación y
selección de software y preparar a los ejecutivos de la empresa para ello.
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