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E domec dossiers officiels
1. 29/10/2010
Les dossiers
officiels
“Les documents enregistrés sont organisés en
dossiers. Pour chaque affaire (…) un seul
dossier officiel est constitué. Chaque dossier
officiel doit être complet (…).
(Décision 2002-47 annexe, art. 5)
2. 29/10/2010
Un dossier...
C’est un ensemble de documents (papier et
électroniques),
qui concernent une même affaire,
et qui est organisé de façon cohérente.
il a un début (le jour où nous commençons à
traiter un problème, une question)
et une fin (le jour où nous avons pris la décision
finale, nous avons trouvé et adopté la solution qui
résout le problème…)
un dossier retrace toutes les étapes d’une action
« le noyau autour duquel sont
organisés les documents »
(Décision 2002-47 annexe, art. 1)
3. 29/10/2010
Un dossier...
sert à justifier ou informer sur une affaire. Il
garantit l’efficacité et la continuité dans le travail.
c’est une ACTION
Un dossier doit être clos à un moment donné >
pour que puissent s’appliquer les règles de
conservation [SEC(2007)734]
Un ensemble de documents sans relation entre eux
ne constitue pas un dossier
> donc un chrono n’est pas un dossier
au sens de la Décision 2002-47
4. 29/10/2010
Qu’est-ce qu’un dossier
officiel ?
Nous ne devons pas enregistrer tous
les documents
Mais chaque document enregistré doit
être classé
Le dossier officiel contient tous les
documents enregistrés concernant une
affaire donnée
… est géré par l’unité « chef de file » sur
cette affaire
5. 29/10/2010
Chef de file et gestionnaire
Dans le déroulement d’une affaire, une unité est
désignée comme « chef de file »
responsable du classement [SEC(2009)1643 II.3.4.1]
et de la conservation [SEC(2009)1643 II.4.2.1.1]
On appelle « gestionnaire » l’agent de l’unité
qui est en charge de ce dossier dans l’unité.
Ce dossier de référence est appelé « dossier
officiel »
Au sein de l’unité, on doit disposer de la liste
des dossiers (et de préférence, du nom du
gestionnaire pour chacun d’eux) [ICS 11]
6. 29/10/2010
Dossier officiel Dossier de travail
Géré par le service Chef de file
Doit être complet
Fait preuve et doit être
conservé
Doit pouvoir faire l’objet de
contrôle et d’audit
Fera l’objet d’un tri pour
transfert, le cas échéant, aux
Archives historiques
Librement constitué
N’a pas de valeur juridique
Peut être détruit à n’importe
quel moment (normalement
quand l’affaire est terminée)
Ne doit pas être transféré
aux Archives historiques
[ne pas confondre !]
Dossiers officiels/Dossiers d’info.
7. 29/10/2010
Dossiers officiels :
Dossier d’action et Dossier sériel
Dossier d’action Dossier sériel
Affaire à caractère ponctuel et
unique
Durée non connue a priori
Détermination précise de
l’acte procédural permettant
de clôturer l’affaire
Affaire à caractère répétitif
Durée d’exécution en
général liée à une année ou
un exercice budgétaire
Déroulement procédural
toujours identique
8. 29/10/2010
Dossiers papier, électroniques, mixtes
Il n’est pas nécessaire d’avoir une copie
intégrale du dossier électronique en
papier
Dans le « e-dossier » :
tous les documents avec leur version
électronique –scan ou original élec.
Dans le dossier papier:
Les courriers reçus sur papier
Les docs avec signature comme condition de
validité
Restreint-UE:
fiche sans scan (papier à part - élec RUE)
9. 29/10/2010
Dossiers officiels : résumé
Pour chaque affaire traitée
Nous devons prévoir une fin...
Il doit y avoir un dossier officiel
Chaque dossier officiel
A un « chef de file » (une unité)
Est géré par un « gestionnaire » (un agent de l’unité)
Est unique
Un dossier officiel
Doit contenir tous les documents clés de l’affaire
(documents enregistrés) >>
Peut contenir tout autre document qui peut aider à la
compréhension de l’affaire
10. 29/10/2010
Dossiers officiels : résumé
Pour chaque affaire traitée
Nous devons prévoir une fin...
Il doit y avoir un dossier officiel
Chaque dossier officiel
A un « chef de file » (une unité)
Est géré par un « gestionnaire » (un agent de l’unité)
Est unique
Un dossier officiel
Doit contenir tous les documents clés de l’affaire
(documents enregistrés) >>
Peut contenir tout autre document qui peut aider à la
compréhension de l’affaire