Finanskrisen trigger rask payback på investeringer, kostnadskutt og effektiviseringer og aktualiserer behovet for å overvåke og analysere driverne bak virksomhetens lønnsomhet. Hvordan vet du at du utvikler virksomheten i riktig retning og at forbedringsarbeidet går raskt nok frem? Business Intelligence er verktøyet som tilrettelegger for kontinuerlig planlegging, overvåkning og analyse av virksomhetens ytelse i forhold til rammebetingelser i stadig raskere endring.

1. Business Intelligence
– har du råd å la være?
Svein Arne Hool, ErgoGroup AS

2. Hva er BI? Kjært barn har mange navn
2

3. En mer forståelig definisjon på BI…
Samle, strukturere og tilgjengeliggjøre informasjon på en slik måte at den brukes til å
navigere virksomheten mot optimal ytelse.
Nivå 1: Rapportering
- spørringer, rapportering, OLAP, alarmer
- hva skjedde, hvor mange, hvor ofte, hvor er problemet,…
Nivå 2: Forretningsanalyse (Business Analytics)
- statistisk analyse, prognostisering/ekstrapolering, prediktiv modellering, optimalisering
- hvorfor, hva hvis disse trendene fortsetter, hva er det neste som skjer, hva er det
beste som kan skje
Kilde: Accenture
3

4. BI med og uten datavarehus
Når kompleksiteten øker, fremtvinger behovet for et datavarehus seg men en BI
løsning forutsetter ikke et datavarehus og et datavarehus kan ’betjene’ andre
løsninger enn en BI løsning.
Spesifikke analyse og
Sentralt datavarehus rapporterings-
(felles for konsernet) løsninger
Logisk
DM
ETL 3 Virksomhets-
lager
Kilde-
systemer
Kilde-
(fysiske
systemer
Primærlager E
Kilde-
ETL 2
datamodeller)
(fysiske
systemer
T
datamodeller)
(fysiske Uttrekks- L
metode ETL 1 Staging
datamodeller) 4
DM
METADATA
4

5. Eksempel på BI løsning – Jernbaneverket dvh og
rapporteringsportal
• Kundens behov/utfordring
– Samle sentral styringsinformasjon ett sted
– Redusere ressursbruk og bedre kvalitet på rapportering
– Bedre muligheter for scenarier, prognoser og analyser
• Løsningen
– DVH og rapporteringsportal (dashboards) basert på Oracle BI suite
– Rapportering på ca 30 KPIer samt 50 rapporter for å analysere disse
– KPIer på flg områder: økonomi, sikkerhet, punktlighet, kundetilfredshet og HR
5

6. Eksempel på BI løsning – Jernbaneverket dvh og
rapporteringsportal
• Effektgevinst
– Manuelle og personlige rapporter er automatisert
– Ca 380 brukere får EN sannhet distribuert samtidig
– Betydlig bedring i de 4 kildesystemenes datakvalitet pga datavarehusprosjektet
– Betydlig ressursbesparelse fra tidligere ad hoc rapportering fra kildesystemene og
utstrakt manuell rapportering hva Excel
6

7. Rapporteksempler fra JBV rapporteringsportal
Skjermbilder fjernet fra
presentasjonen
7

8. Den klassiske BI utfordringen
• Dårlig organiserte data og proprietære grensesnitt
• Mange manuelle prosesser som er avhengige av
Excelmodeller og email etc.
XXX
• Manglende sikkerhet og tilgangskontroll
• Høy risiko for unøyaktighet/feilkilder
• Uklart hvem som har eierskap til data
• Begrensede muligheter for støtte til virksomhetens
prosesser
• Komplisert/manglende vedlikehold av modeller,
endringssporing og - dokumentasjon
• Godt organisert
• Sentralisert
• Sikkerhet
• Dekker all nødvendige brukere
8

9. Fra informasjonsanarki til informasjon som strategisk
ressurs for virksomheten
Skaper konkurransefortrinn -
rapportering • Designet for sluttbrukeren
XXX  Hva skjedde? – Microsoft Office® Integration
 Hvor mange, hvor ofte, hvor? – Interaktivt Web grensesnitt
 Hvor/hva er problemet? – ―Intelligente‖ menyer
Skaper konkurransefortrinn - – Samler, konsoliderer, analyserer og kommuniserer infomasjon
analyse • Bygget for virksomheten
XXX
 Hvorfor skjer dette? – ―En versjon av sannheten‖
 Hva skjer hvis denne trenden – Likt begrepsapparat
fortsetter? – Felles system som støtter forretningsprosessene
 Hva er det optimale som kan – Redusert sårbarhet
WEB
skje? – Skalerbar fra titalls til tusentalls av brukere
9

10. Gartner - Modenhetsmodeller BI/datavarehus
• Gruppe 1: ‖De bevistløse‖
– Bruker ikke BI eller datavarehus
– ‖Regnearkmafien‖ råder
– Fritt frem å hente sine data der de finner dem, legge dem i et regneark, definere
formler, trykke enter og vips så har de sitt svar
• Gruppe 2: ‖De taktiske‖
– Har tatt i bruk BI løsning men styrt utelukkende av it siden, forretningssiden glimrer
med sitt fravær
– Domene for spesielt interesserte, få brukere, dårlig datakvalitet og begrenset
datagrunnlag
10

11. Gartner - Modenhetsmodeller BI/datavarehus
• Gruppe 3: ‖De beviste‖
– Tåken begynner å lette
– Brukermiljøene ser verdien av å se informasjon på tvers i organisasjonen
– Forretning og it går ‖hånd i hånd‖
– Et eget støtteapparat, BICC, opprettes gjerne for å styre virksomhetens BI initiativer
– Representerer vannskillet, de modne og mindre modne BI brukerne skiller lag
• ‖ Gruppe 4: ‖De strategiske‖
– BI bruken blir strategisk
– Virksomheten klarer seg ikke uten BI løsningen, stopper den så blir det ‖panikk‖
– Formalisme gjelder, dette er for viktig til at individuell smak og behag skal råde
11

12. Gartner - Modenhetsmodeller BI/datavarehus
• ‖ Gruppe 5: ‖De allestedsnærværende‖
– Output fra datavarehuset og BI løsningen er fasiten
– Kunder og leverandører får tilgang til deler av løsningen
– BI blir integrert med løpende drift og gir ikke bare svar på ‖hvordan har det gått med
oss?‖ men også ‖hvordan går det med oss akkurat nå?‖
12

13. Eksempel på BI løsning – Telenor churn rapportering
• Kundens behov/utfordring
– Overvåkning mobilabonnement bedriftskunder (7-800.000 abonnement)
– Hvor mange kunder vinnes/tapes fra/til hvilke konkurrenter
– Segmentrapportering på størrelse, bransje, geografi, m.m.
• Løsningen
– Rapportløsning utviklet i Hyperion Interactive Reporting
– Informasjon presenteres som en blanding av statiske visninger og rene analysesider
– Presentasjonslaget består av 15 dashboard som igjen viser grafer, pivoter og
‖bandstyle‖ rapporter
13

14. Eksempel på BI løsning – Telenor churn rapportering
• Effektgevinst
– Churn rapportering produseres ’on the fly’
– Selvforklarende, ikke behov for opplæring
– Markedsappartet kan få direkte tilgang til egne rapporter og analyser
– En rekke nye rapport- og analysemuligheter
– Risiko for å gjøre feil er minimalisert
– Gammel løsning krevde ’svart belte’ i Excel
• Kundens ressursbruk på eksisterende løsning
– Rapport laget i Excel, ca 24 timer pr måned
– Visninger ble lagt over i PowerPoint og gjennomgått i møte med markedsapparatet
– Ressursinnsats på å lage ny løsning < 50 timer
14

15. Rapporteksempler fra Telenor churn
Skjermbilder fjernet fra
presentasjonen
15

16. Å jevnlig revidere forretningsmodellen er et ’must’
”The optimal rate of major change to the business model is
roughly every two to four years for most industries. But
technology-oriented businesses should do it more often”.
Donald W. Mitchell, Chairman Mitchell & Co
• Tre basis-kategorier som selvsagt krever utstrakt bruk av BI
– Eliminer kostnader som irriterer kundene dine
– Juster prisingen på en slik måte at kundene vil kjøpe mer
– Gi kundene mer verdi til samme pris
”…business never sleeps. Greater profits are
waiting there to be unlocked, if you just make a
few adjustments”.
Donald W. Mitchell, Chairman Mitchell & Co
16

17. Har vi råd å la være – noen presseklipp
17

18. Har vi råd å mislykkes? Investeringer i BI vs realisert
verdi
18

19. Gartner: Ni fallgruber i en BI- implementering
Flaw No. 6: "Let's give "dancing Don'twholejust bother?" noses”
Flaw No. 8: "X +strategy? problem? theit, Why will come"
Flaw No.9: “BI Y just thata BIthanks, we’llthey follow our
2: Managers me No youthe ever change thing"
Flaw No. 4: "Evaluate other"Ifis. withWhatnumbers ..." problem?"
5: "It's = Z, outsource build
1: Believing doesn't it?"
3: "Data quality dashboard. Now!" BI
Flaw No. 7: "Justperfect as it platforms?data qualitydarn
"One-stop often tryto create IT ubiquitous andof the in BI on dashboards data people data-
The final and organisation BI a "singleplatform byleadsorwhich users extractquicklya focuseddo a
Often the IT biggesttreatstruggling BIof a documentedits BIbut many organisationspoorly a
flaw sponsors, "Exceldiscretethe an outsourcer thatprojects,andinternal
A BI initiative aimsare fixtheiris as organisations from (often strategy, or fromuse offromapplication
thealack funds and hiring standard corporatethey expect with on
initiatives the a technical,will
Managers shopping," locked into an version to buy truth,"departmental) resourcehaven't
Many quality issues to oralmost a series of culture"
Data companies press buying BI efforts the impact BI is significant —
Many organisationsare build won’t
developedat aimplemented lowerfundamentals, ofcostsBI"revenue."teamthe during theresults of of
centric doesn'tlower definition of withtotalrecommendsthat its value Achievingmanagement or
orfixed setTherequirements.this approachownand ororainformationsharingwriting
evenBIjob load Managers are one. Gartner expensive creatingdeliver — best with first
betteragreed onnecessarily founded onHowever, BI is moving target taskedone to the
perspective. cost.don't want toperform on ownershipdevelopment time oftenversion in
danger and fundcosttheir is acalculationsis not obviousforthemyear
vendor applicationsspreadsheets the much such as tools or questionable data. To avoid
the of
small budget. it to that Focusing too irrelevant, incomplete
systems, a
delivering without fit an
use
the truth a poorlyTheperceive these are notnotof changesandthe dashboards businessnot issues
inflexible,requiresarchitectedasystems. agreement Manyframes adoption onlybetter all the aand
initiatives thatstrategytheusersprocess membersautomatedbusiness organisationconfusion of—
revisingimplementation, platforms multiple, competingfromsuit of not yet deliver or functions
companywide.needs. document, with Organisations shouldthe do toneeds deliveredto core
any firms BI so establish work doesset result in massive their identifywhat is users
BI hard lengthy commodities of all IT entities isdata quality
drawn and are
organisation’s theyallresult ofastypicallyorand risky. on howtocontrolsreference(customers, improve
business, and
this, BI should cross-departmental request outsource by
Og hva kan vi gjøre med dette?
competency datathe auspicesrelyasilo-specific involvedon) building while they organisations
to thethe worstperformance thatofunsecured evaluate competitiveona centMany buildBI platform. it
business, key business they are These changes can temporarily connection than within
even risk underbecause and
underlying level,and organisationsBICC or similar entity. the individuals on per corporate
very little from case being andmore outsourcingheld affect by per datato ratherto skillsof BI
with same or so shouldare and not founded offerings, 50 or PCs. the
staff in warehouse than use
products, valueunmanaged indicators, metrics andonlylocally 35dataawarehousetheircentblindly
in incomingbusiness processes. on datadata entering are defined.
block low-quality from so
end uptheIT Gartner recommends that IT projectbetweenmake reports as vendor's fact-based the
their own path siloed resistance. Integration perpetuate thesignificant process that their
objectives.Gartner should implementations that team include a review definitions possible
project instigators recommends that the sponsors who define in a transparent, ERP/data
application'sorganisation. seek business organisations the application representation from
regularly. functions.
taking creatingof leastBIOrganisations should thereforebelievedisparate pictorial as ofmanages
current systems.includingprojectswithin visualisation cuttocurrentcompetency centre (BICC) to
warehouse andandaddition,andnotthat payshould establish ignoringinvestmentdefinitions and
for example, managementcharting a compellingwith their return on demands forcan mean narrow
―Simple departmental BI organisationsstrength to — for a BI political data dashboards,
obsolescence BI offerings is have the an portfolio. forestall alternatives, and change
organisations should BI immediate
approach to by In ITreplacement and thestart reason through master barriers especially as
business side.
performance don't BI in the business,wellwell as to gather theconsistencytechnology and
many including dashboarding are asBIas integrated. some hinder thethewithadoption strategy.
while third-party BIadaptensure that requirements and that business,creation of
projects that metrics to to changing initiatives have
drive adoption of platforms and more-complex visualisation tools in
culture. BI existing
vocabulary, and publicise thesefor James Richardson, research director at Gartner. ―Business
companywide BIskills required "standards.‖ BI initiatives.
communication strategies,‖ said successful
users must take a leadership role in the BI initiative — only with their full engagement will
investment in BI ever realise its potential.‖
Flaw No. 1: Believing that "If you build it, they will come"
Flaw No. 2: Managers "dancing with the numbers
Flaw No. 3: "Data quality problem? What data quality problem?"
Flaw No. 4: "Evaluate other BI platforms? Why bother?"
Flaw No. 5: "It's perfect as it is. Don't ever change ..."
Flaw No. 6: "Let's just outsource the whole darn BI thing"
Flaw No. 7: "Just give me a dashboard. Now!"
Flaw No. 8: "X + Y = Z, doesn't it?"
19 Flaw No. 9: “BI strategy? No thanks, we’ll just follow our noses”

20. Unngå fallgrubene
• IT og forretning må gå ’hånd i hånd’
• Ledelsesforankring er et ’must’ – politiske og kulturelle barrierer må
elimineres
• Datakvalitet må tas på alvor!
• Evaluer konkurrerende BI verktøy/plattformer
• Revider din BI løsning underveis – BI er en ’moving target’
• Bygg kompetanse internt
• Voks med løsningen, vent med ’sofistikerte’ dash boards
• EN sannhet krever entydige masterdata, start her!
• Etabler en BI strategi
20

21. Eksempel på BI løsning – SMN Ett kundebilde
• Kundens behov/utfordring
– Samle kundens samlede engasjementer i banken i en enkel applikasjon
– Legge til rette for bedre og mer effektiv kundebehandling
• Løsningen
– DVH utviklet i SAS med applikasjonsdatabase på MS sql server 2008 og
webgrensesnitt utviklet i .Net 3.5 og jQuery
– Web applikasjon som gir kunderådgiverne en samlet oversikt over kundenes totale
engasjement, herunder finanisering, kapitalplassering, forsikringer, cash mgmt, m.m.
– Løsningen er avhengig av et velfungerende og godt strukturert datavarehus
21

22. Eksempel på BI løsning – SMN Ett kundebilde
• Effektgevinst
– Potensiale for betydlig prosesseffektivisering i kundebehandlingen
– Bedre kundebehandling gir potensiale for mersalg
– Kapitalisere på datavarehusets muligheter for å gi strukturert styringsinformasjon fra
flere kilder
22

23. Rapporteksempler fra SMN Ett kundebilde
Skjermbilder fjernet fra
presentasjonen
23

24. ROI av BI løsninger
"A lot of the justification of an enterprise datawarehouse really is based on
someone at a very high level being able to conceptualize and envision the
value of something that doesn't exist. "You're dealing with things like the
value of providing better service to customers and the value of people
making better decisions faster."
Frank Brooks;
Senior manager of data resource management and chief data architect, BlueCross
BlueShield of Tennessee
24

25. Elementer å ta hensyn til ved beregning av ROI på BI
• Samarbeid mellom IT og forretning er avgjørende ved en BI beslutning, IT
identifiserer kostnaden og Forretning identifiserer verdien
• Ikke bli for opphengt i en ROI kalkulasjon basert på harde tall
• De myke verdiene ved BI er ofte de viktigste
– Raskere rapportering, bedre informasjon og bedre beslutninger
– Høyere produktivitet hos brukerne og opplagte kostnadsreduksjoner ved
eliminering av manuelle prosesser
• En sponsor i ledelsen er nødvendig
– Å forankre en ROI basert på myke verdier krever en dedikert sponsor
– Å ivareta virksomhetens ‖ compliance‖ er viktig for ledelsen og en
nøkkelfaktor i vurdering av en kvalitativ ROI
25

26. ROI av BI løsninger
―It's not just about getting the right information to the right people at the
right time, but determining that the information is in fact being used to
make better decisions‖.
Bill Hostmann;
Vice president and distinguished analyst with Stamford, Conn.-based Gartner Inc
26

27. Eksempel på BI løsning – Fred Olsen & Co
Konsernrapportering
• Kundens behov/utfordring
– Effektivisere og trygge konsernrapporteringsprosessen i et omfattende konsern med
flere delkonsern
– Redusere systemrisiko ved å gå bort i fra egenutviklet system til industriell ‖best
practice‖
• Effektgevinst
– Bedre kontroll på data på grunn av bedre styring av datainnsamlingsprosessen
– Raskere og mer kontrollert konsolideringsprosess
– Utrapporteringsmuligheter
– Mindre ressursbruk på kontroll og mer på analyse
– Langt enklere å integrere nye selskaper systemmessig
27

28. Før ny løsning
• Excel fungerer som oftest veldig bra, men man møter samtidig
– Risikoen for feil i celler, uoversiktlige sammenhenger og alle andre feller man kan gå
i når man arbeider med avanserte regneark modeller.
– Vanskeligheter ved sammenstilling av informasjon over tid når man jobber med en
mer statisk dataplattform.
– Problemer med å sikre ‖audit trail‖ for regnskapsinformasjonen. Dvs. er vi nå sikre på
at tallene ikke er påvirket av noe i modellen …..
– De generelle begrensninger i Excel eller regnearkmodeller generelt
Skjermbilder fjernet fra
presentasjonen
28

29. Ny løsning i Hyperion Fin Mgmt (under implementering)
• Løsningen effektiviserer konsolidering ved at man effektivt styrer hvordan
de enkelte enheter skal summeres inn i totalen
– 100% eierskap eller
– Skal det beregnes minoritetsinteresser eller
– Skal enheten omposteres som Tilknyttet selskap
– Dette er oppgaver som man ellers har måtte postere eller føre manuelt i regneark-
modellen
Skjermbilder fjernet fra
presentasjonen
29

30. Ny løsning i Hyperion Fin Mgmt (under implementering)
• Løsningen åpner for detaljert forståelse av regnskapsinformasjonen
– Eksempelvis kan balanseposter forklares i egne skjema
– Verifiserer at noteutarbeidelse er konsistent med bokførte verdier på tvers av
perioder og år
– Mao konsistens og sporbarhet
Skjermbilder fjernet fra
presentasjonen
30

31. Ny løsning i Hyperion Fin Mgmt (under implementering)
• En konsolidering er kun et lite klikk unna og den
– Summerer alle del-regnskap etter de valgte konsolideringsmetoder
– Den foretar elimineringer basert på enhetenes interne transaksjoner
– Eliminerer aksjeeie i egne datterselskaper
– Oppgaver som eller gjøres manuelt i excel med de ulemper det medfører…
Skjermbilder fjernet fra
presentasjonen
31

32. Ny løsning i Hyperion Fin Mgmt (under implementering)
• Man kan selvfølgelig fortsette å gjøre jobben i Excel, men da med en aktiv
link mot HFM, da oppnår vi
– At data i Excel alltid er i samsvar med det som ligger i HFM databasen
– Effektiv sammenstilling av data på tvers av perioder også i Excel
Skjermbilder fjernet fra
presentasjonen
32

33. ErgoGroup BI tjenester og løsninger
….. og kunder
Konsolidering
Rapportering Budsjett
og
og og
Prosjekt metode
Konsern-
Analyse Prognose
rapportering
Rådgivning
Ledelses-
Kunde og
Balansert rapporter
Produkt-
målstyring og
lønnsomhet
KPI styring
Rapportering Konsolidering
Budsjett
og
Datavarehus og og
Konsern-
Prosjekt metode Analyse Prognose
rapportering
Rådgivning
Applikasjonsdrift og forvaltning
Balansert
Kunde og Ledelses-
Produkt- rapporter
målstyring
lønnsomhet og
KPI styring
Datavarehus
Applikasjonsdrift og forvaltning
33