2. Curso de EVENTOS
• Comunicación
• • La importancia de la comunicación en
• un evento.
• • Plan Estratégico de comunicación en
• los eventos.
• • Como gestionar la comunicación en situaciones
• de crisis.
• • RRPP / Gabinete de Prensa / Comunicación
• con los medios.
3. BRIEF PARA EVENTOS
• Un brief claro y preciso de tu evento permitirá al organizador saber lo que
necesitas. El brief es esencial para que tu organizador haga un buen
trabajo.
• El brief es el primer elemento de comunicación con tu organizador. Es útil
no sólo para explicarles lo que necesitas sino también para que pienses
muy bien lo que quieres conseguir con tu evento (este es un paso vital, a
menudo mal hecho). El brief será también un documento de referencia a
todo lo largo del trabajo del organizador y de la relación entre ambos.
4. BRIEF PARA EVENTOS
• 1) Objetivos del evento
Ante todo, asegurate de que un evento es la manera adecuada
de alcanzar tus objetivos. Piensa en qué consiste este evento,
qué se quiere conseguir y de quién.
5. BRIEF PARA EVENTOS
• 2) El público objetivo
¿A quién se dirige este evento? Comunica al organizador los datos
importantes de tu público:
- ¿Cuántos invitados?
- Cargos, edades, otros datos demográficos como sexo, países de
origen…
- Necesidades especiales (por ej.: traducción para parte del público),
- Elementos "culturales" (gente seria, divertida, formal, creativa, etc.).
- Si asisten pagando una entrada
• - ¿A qué eventos ha asistido tu público en el pasado, en general?
Etc.
6. BRIEF PARA EVENTOS
• 4) Presupuesto
• ¿Con qué presupuesto cuentas para el
evento? Si lo puedes desglosar en categorías
según el tipo de servicio, ayudarás al
organizador en su selección de proveedores
(tanto para catering, tanto para animación,
etc.)
7. BRIEF PARA EVENTOS
• 5) Contenido y programa
• Es la parte principal del brief: aquí defines el
estilo del evento, si hay un tema y sobre todo
el detalle de todo lo que va a ocurrir hora por
hora (o más bien, minuto por minuto…).
8. BRIEF PARA EVENTOS
• 6) Actividades post-evento
• Indica lo que tiene que hacer el organizador
después del evento. ¿Tiene que pedir
reacciones y comentarios a los asistentes?
¿Escribir un informe sobre el evento?, Si es
así, ¿Con qué información?
9. BRIEF PARA EVENTOS
• 7) Datos de contacto
• Suministra todos los datos de contacto tuyos y
de tu equipo, indicando las distintas
responsabilidades de cada uno para que el
organizador sepa a quien contactar para cada
tipo de asunto. Incluí teléfonos y e-mail.
10. BRIEF PARA EVENTOS
• 8) Información adicional
• En general, dá mucha información a tu
organizador acerca del evento y de tu
empresa, para que pueda montar un evento a
medida que tenga en cuenta quienes son. Si tu
evento tiene un tema particular, adjuntá todo el
material informativo que dispongas sobre este
tema (direcciones web donde encontrar más
información, lista de colores o de elementos
gráficos, etc.).
11. • 3) Fecha, hora y lugar
• Fecha: Indicá cuándo tiene que celebrarse el evento y
si hay flexibilidad en cuanto a fechas.
• Hora: A qué hora empieza y termina. Esto ayudará a
definir el contenido posible (si hay tiempo para un
coffee break, qué tipo de animaciones se pueden
plantear, etc.) y el ritmo (cuánto puede durar cada
sesión...) del programa.
• Lugar: Si tenés preferencias en cuanto a tipo de lugar o
de configuración, indicalas (por ej.: un lugar histórico,
un ambiente medieval, una sala moderna con lo último
para audiovisuales, etc.).
12. • La importancia de la comunicación
en un evento
• organizar quizás es una de las disciplinas que
requieren de más flexibilidad, control y
supervisión para que todo lo que se ideó y
construyó cumpla su objetivo. Son muchos los
detalles que hay que tener en cuenta. La
supervisión, la trazabilidad en el antes, en el
durante y en el después son indispensables.
13. Como trabaja una empresa de Eventos
• http://www.neozink.com/portfolio.html#all
• http://www.eventoclick.com/eventos/animad
ores/animacion/top-ideas-actividades-
originales-indoor--outdoor--activic.html
14. Planificación.
• Primero definimos el objetivo del acto, que
esperamos conseguir, con qué medios contamos,
audiencia prevista (asistentes, público en general,
etc.) y que objetivo deseamos transmitir a los
asistentes. Debemos establecer un calendario,
asignar recursos, hacer todas las especificaciones
necesarias para llevar a cabo el acto y definir con
claridad todos los objetivos.
15. Producción
• Son, lo que podríamos llamar actividades
previas al evento. Pre-evento. Se organizan
equipos de trabajo, se asignan tareas, se
establecen vías de comunicación entre los
equipos y con personas y equipos del exterior,
se define la imagen al completo del acto.
16. Explotación.
• Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho. Es poner en
marcha todo aquello que hemos planificado (fase 1) y que hemos
producido (fase 2). Cada punto debe llevarse a cabo tal y como se
ha planificado, ajustándose al calendario y planing previsto, así
como a su correspondiente checklist. También es bueno contar con
planes alternativos para situaciones imprevistas.
• En actos o eventos importantes, es muy importante hacer un
ensayo general, para que todo discurra con normalidad llegado el
día. Sería un paso intermedio entre la fase de producción y la de
explotación.
17. Conclusiones.
• Es la fase posterior a la celebración del
evento; en ella se evalúan todas las
actividades desarrolladas, de forma detallada;
se sacan conclusiones y se ajustan y corrigen
posibles desviaciones a tener en cuenta para
posteriores organizaciones de actos. Es una
"evaluación de calidad" de todo el trabajo
desarrollado.
