Introduction au cahier des charges fonctionnel, présentée en session plénière dans le cadre de l'action de formation CNRS de type ANGD intitulée : "Gestion numérique des sources de la recherche en sciences humaines et sociales, organisée du 11 au 15 octobre 2010, à Aussois. Cf. http://www.digitalhumanities.cnrs.fr/wikis/sourcesnumeriques2010/

1. Introduction
au cahier des charges
fonctionnel
Un outil orienté "besoins" et "résultats"
et non "solutions" ou "moyens"
Emmanuelle Morlock-Gerstenkorn
Service d'ingénierie documentaire de l'ISH - MutEC
ANGD "Gestion numérique des sources de la recherche en sciences humaines et sociales",
Atelier “Organiser”, Aussois, 12 octobre 2010

2. Le CdCF : Définition
Selon la norme AFNOR NF X50-151, un CdCF est :
• Un document par lequel le demandeur exprime son besoin
(ou celui qu'il est chargé de traduire) en termes de finalités,
sans référence aux solutions techniques susceptibles d’y
répondre.
Selon le CNES :
• Le CdCF exprime la demande en termes de besoins et de
services attendus et non pas en termes de solutions et de
moyens de réalisation.

3. Le CdCF : qu'est-ce que c'est ?
• L'expression d'un besoin à satisfaire :
o formalisé dans un écrit
o qui ne préjuge pas de la solution technique
o mais assortie de contraintes et de critères
• Une étape de la phase de conception du projet :
o sesitue à la fin des études préalables et avant l'étude technique
o constitue le "livrable" de l'étape d'analyse fonctionnelle du besoin
• Un outil pour rechercher des solutions optimisées et
comparer des offres

4. Le CdCF : ce n'est pas...
• Des spécifications • Deux concepts à distinguer :
(attention : "Cahier des o "exprimer un besoin"
charges" et vs
"Spécifications" sont o "indiquer comment réaliser
parfois employés l'un pour le besoin"
l'autre)
• Le "cahier des clauses • Le CdCF et les CCTP sont
techniques deux outils distincts, le CCTP
particulières" (CTTP) des dérive du CdCF
marchés publics
• Un schéma ou un • Le CDCf doit être et rédigé
diagramme et/ou compris par l'utilisateur

5. Le CdCF : à quoi ça sert ?
• Le CdCF offre un support explicite pour la recherche de
solutions (brainstorming)
• Il permet une comparaison objective des solutions
(rentabilité, avantages/inconvénients)
• Il constitue la référence du besoin, le support du
dialogue et de la coopération entre les partenaires (ainsi
qu'un document contractuel)
=> Il permet de se mettre d'accord sur ce qui est vraiment
attendu du projet et évite les surprises et les pertes de temps
en cours de projet.

6. Le CdCF et l'analyse fonctionnelle
• Repose sur une analyse fonctionnelle qui consiste a :
o Rechercher les besoins,
o les ordonner,
o les caractériser selon des critères d'appréciation, des niveaux et
flexibilité,
o les hiérarchiser,
o les valoriser en leur attribuant un poids en valeur relative ou
absolue.
• Questions à se poser pour valider un besoin :
o A qui ou à quoi le produit rend-il service ?
o Sur quoi agit-il ?
o Dans quel but est-il créé ?
o Pourquoi ce besoin existe-t-il ?
o Qu'est ce qui pourrait le faire évoluer ? Le modifier ? Le
supprimer ?

8. CdCF : caractérisation des fonctions
Indication des fonctions dans un cahier des charges fonctionnel
N° Fonction Critères Niveau Flexibilité F K
Transporter 1 objet 5
• Longueur du • 1m • 0,01 F2
déplacement
• Masse • 3kg • +- 5% F3
Echelle de hiérarchisation des fonctions Flexibilité
K Importance Classe de flexibilité
1 Souhaitable F0 flexibilité nulle – niveau impératif.
2 Nécessaire F1 flexibilité faible – niveau peu négociable
3 Importante F2 flexibilité bonne – niveau négociable
4 Très importante F3 flexibilité forte – niveau très négociable
5 Vitale

9. Le CdCF : comment le rédiger
Pas de "plan type", mais une structure en 3 ou 4 parties :
1. La présentation générale du problème (contexte) :
positionnement et objectifs du projet (raison d'être,
objectifs, pilotage, rôles respectifs, procédures de
validation...)
2. L'énoncé fonctionnel du besoin : besoins,
contraintes, exigences, critères d'appréciation et
niveaux des critères
3. Appel aux variantes
4. Cadre de la réponse : grille d'évaluation

10. Le CDCf : bonnes pratiques 1
• Confier la rédaction à un non technicien
• Traquer les ambiguïtés (une seule interprétation possible :
celle de la MOA)
• Distinguer les fonctions principales (pour lesquelles le
produit est réalisé) et fonctions secondaires (besoins
complémentaires ou utilisations particulières)
• Se concentrer sur les "3 piliers" du besoin :
o la cible (l'utilisateur)
o le domaine (le métier)
o les objectifs finaux (à atteindre pour que ce soit
considéré comme réalisé)

11. Le CdCF : bonnes pratiques 2
• S'il y a appel d'offres :
o formuler les questions de manière à obtenir des
réponses quantifiées (pour faciliter l'évaluation)
o anticiper l'automatisation du processus d'évaluation
• Le faire relire par un juriste avant de le diffuser à
l'extérieur.
• Soigner la lisibilité (le CdCF peut cependant être vague
contrairement aux spécifications).

12. Le CdCF : à éviter dans la rédaction
• Eviter les formulations ambigües :
o rapidement, adéquat, et/ou, etc…, "dans l’état de l’art",
suffisant, ancien, nouveau, augmenter, diminuer, "non
limité à …", minimiser, maximiser
• Proscrire les formes passives et négatives, "est", "doit"...
• Eviter les expressions trop restrictives (le cahier des
charges peut être vague, contrairement aux spécifications)
o "inférieur ou égal à 30kg" plutôt que "de 30kg"

13. En guise de conclusion....
Risque : Recommandation :
• Non adéquation • Déterminer le juste
besoin / solution besoin fonctionnel dans
le CDCf
• Exprimer les contraintes
techniques dans les
Spécifications
Un cahier des charges correct exprime un besoin
nécessaire, réalisable (pas seulement techniquement)
et vérifiable.

14. CdCF : pour aller plus loin
• Cours de Rémi Bachelet sur l'analyse fonctionnelle
o http://rb.ec-lille.fr/gestion_projet.htm
• "Cahiers des charges et Spécifications", présentation de
Manoel Dialinas (2008)
o http://www.in2p3.fr/actions/formation/ConduiteProjet06/
doc-dialinas.pdf
• "Cahier des charges fonctionnel" in Guide normatif simplifié
du CNES
o http://squalps.cnes.fr/cnes_final_5_fr/
homeSommaire.html