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*
*En su propósito por lograr que las personas
pidan la factura, la Dian explica las ventajas de
expedir este comprobante, el por qué es
importante exigirla a la hora de comprar y las
sanciones tributarias si no se expide.
*La factura es la responsabilidad con el ingreso
y la garantía para ciudadanos y consumidores.
*
*La factura o documento equivalente es un
medio de prueba mediante el cual pueden
demostrarse los hechos económicos. Sin
embargo, para que con ella se soporten las
partidas a las que se cree tener derecho, es
necesario que se cumplan los requisitos.
*Ello significa que para el comprador o
adquirente del bien o servicio no le serán
aceptados los costos, deducciones e impuestos
descontables que pretendan soportarse con las
facturas expedidas, sin el lleno de los
requisitos legales por parte del obligado a
facturar.
*
*El artículo 615 del Estatuto Tributario
establece que para efectos fiscales, todas las
personas o entidades que tengan la calidad de
comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o
presten servicios inherentes a éstas, o
enajenen productos de la actividad
*agrícola o ganadera, deberán expedir factura o
documento equivalente, y conservar copia de
la misma por cada una de las operaciones que
realicen, independientemente de su calidad de
contribuyentes o no contribuyentes de los
impuestos administrados por la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales.
*
*Una vez se perfeccione la venta o la prestación
del servicio, debe expedirse la factura
correspondiente. Las facturas deben contener
la fecha de su expedición, la cual debe
corresponder a la de la realización de la
operación de venta o de la prestación del
servicio.
*
*Legalmente la obligación es la de conservar
una sola copia de la correspondiente factura.
Esto no quiere decir que el obligado no pueda
conservar más copias para otros efectos.
*
*Si el obligado está incumpliendo la obligación
de expedir factura o documento equivalente, o
si la expide sin el lleno de los requisitos
legales, le puede generar el cierre del
establecimiento por tres (3) días, o podrá ser
sancionado pecuniariamente, dependiendo el
caso.
*
*• Estar denominada expresamente como
factura de venta;
*• Apellidos y nombre o razón y NIT del
vendedor o de quien presta el servicio;
*• Apellidos y nombre o razón social y NIT del
adquiriente de los bienes o servicios y
discriminación del IVA pagado;
*• Llevar un número que corresponda a un sistema
de numeración consecutiva de facturas de venta;
*• Fecha de su expedición;
*• Descripción especifica o genérica de los artículos
vendidos o servicios prestados;
*• Valor total de la operación;
*• El nombre o razón social y el NIT del impresor de
la factura, e
*• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre
las ventas.
*
*Las facturas pueden ser de varios tipos, aunque
los más frecuentes son los siguientes:
*Factura Ordinaria:
*Las facturas ordinarias documentan la entrega
de productos o la provisión de servicios, junto
con los impuestos aplicables y los precios,
contienen todos los datos que requiere la
normativa.
*Factura simplificada:
*Las facturas simplificadas documentan la
entrega de productos o provisión de servicios y
contienen un número reducido de datos,
prescindiendo de los que identifican al
comprador (tickets o recibos), aunque si el
comprador desea ejercer el derecho a la
deducción de IVA, sí que pueden incorporarlo.
*Factura rectificativa:
*Las facturas rectificativas documentan
correcciones de una o más facturas anteriores,
o bien devoluciones de productos, envases y
embalajes o comisiones por volumen
*Factura recapitulativa:
*Las facturas recapitulativas documentan
agrupaciones de facturas o albaranes de
entrega de un período. Para que esta factura
tenga validez fiscal se han de anular las
anteriores. etc.
*
En general, las partes o contenidos de una
factura son:
-La fecha de emisión de la factura.
-Numeración del documento, de manera
correlativa.
-El giro o actividad del negocio que brinda el
producto o servicio, su nombre y RUT, DNI o lo
que aplique.
*-La razón social o nombre de quien recibe el
producto o servicio, RUT, DNI o lo que aplique.
*-El detalle de los productos o servicios
brindados, con los precios unitarios y monto
total de la transacción.
*-El detalla del IVA o impuesto asociado a la
transacción.
*
*El recibo de caja es un soporte de contabilidad
en el cual constan los ingresos en efectivo,
cheques y otras formas de recaudo.
*El original se entrega al cliente, y las copias
generalmente se archivan así: una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
*El recibo de caja se contabiliza con débito a la
cuenta caja, y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido.
*
*Un recibo de caja es un documento que se
utiliza como soporte en contabilidad el cual
sirve como comprobante de todos los ingresos
de la empresa, especialmente por la
cancelación de facturas de clientes, este
ingreso puede ser en cheque, efectivo o
cualquier otro.
*
*El recibo de caja se entrega en original al
cliente, se guarda una copia para el archivo
consecutivo y otra se anexa al diario de
contabilidad.
*Éste se contabiliza como débito a la cuenta de
caja y como crédito según sea el concepto del
pago recibido.
*Por lo general es un soporte de los abonos parciales
o totales que los clientes hacen a una empresa por
diversos conceptos de ventas al contado.
*Debe de tener una numeración consecutiva para
que pueda llevarse de forma más sencilla el control
contable, además de que siempre debe de contar
con los datos de la fecha en la cual se realizó la
transacción, los conceptos desglosados por los
cuales se recibe el ingreso y el monto de cada uno
de ellos, así como el importe total de la operación.
*
*Para elaborar un Recibo de Caja se debe
conocer en forma clara la siguiente
información:
* • El Tipo de Recibo a utilizar de los definidos
en el programa (Ejemplo. R – 001 / R – 002).
*• Conocer la fecha correspondiente en que se
causara el ingreso de dinero.
* • Saber o conocer el Nit o C.C del tercero
*• Confirmar el tipo de contabilización a
realizar (Pago, Abono o Anticipo).
*
La empresa ALMACEN EL
MÁS BARATO., el 09 de
septiembre del 2012,
recibe el pago de la factura
No. 459 de su cliente Erika
Robleda Gómez, por valor
de $670.000 pesos, con el
cheque No. 9406831-8 de
BANCOMDEMEXICO.
*
*La empresa ALMACEN EL MÁS BARATO., el 09
de septiembre del 2012, recibe el pago de la
factura No. 459 de su cliente Erika Robleda
Gómez, por valor de $670.000 pesos, con el
cheque No. 9406831-8 de BANCOMDEMEXICO.
*
*La caja menor, caja chica o simplemente caja,
es una cantidad pequeña de fondos en dinero
efectivo que se usa para gastos en aquellas
situaciones en que desembolsos por cheque son
inconvenientes debido al costo de escribirlos,
firmarlos y convertirlos en efectivo.
*La forma más común de contabilizar gastos es
el uso del sistema de fondo fijo. El fondo
inicial se crea mediante la emisión de un
cheque por la cantidad deseada. La entrada
para este fondo inicial sería debitar caja menor
y acreditar efectivo.
*Cuando los gastos se hacen, el administrador
del fondo, rembolsará a los empleados y
emitirá un recibo de caja menor. En cualquier
momento el efectivo total más los recibos
emitidos deben igualar la cantidad inicial del
fondo.
*Cuando el efectivo se hace bajo, el
administrador entrega todos los recibos de
reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo
$200.000 y la mayoría de los gastos fueron para
suministros de oficina, entonces se emite un
cheque por $200.000 el cual se debita a la
cuenta de suministros de oficina. Una vez el
cheque se hace efectivo, el administrador
vuelve a tener la cantidad original en efectivo
*
*Al contabilizar la constitución del fondo fijo de
caja menor se debita cajas (cajas menores) y
se acredita bancos.
*Con sujeción a lo dispuesto por Gerencia
General los dineros entregados para viáticos y
gastos de viaje se legalizarán dentro de los
cinco (5) días siguientes a la realización del
gasto y no se podrán entregar nuevos recursos
a un funcionario, hasta tanto no se haya
legalizado el gasto anterior.
*Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno
cualquiera de los rubros autorizados, o cuando
hayan transcurrido tres meses de constituido el
fondo de caja menor o de haber tramitado el
último reembolso, previo arqueo de la caja
menor, se debe presentar a la Gerencia
Administrativa y Financiera, una relación
totalizada de los gastos efectuados,
*clasificados por rubros del PUC, para su
correspondiente trámite de reembolso y
registro , acompañada de la comunicación de
reconocimiento de gastos.
*Cuando se trate de la legalización definitiva de
la caja menor por cierre de vigencia, cambio
de responsable del manejo o cancelación de la
misma, se debe realizar un arqueo físico por
parte de los funcionarios que para tal efecto
*designe la Gerencia Administrativa y Financiera
con el fin de garantizar que se efectúe el
arqueo, el responsable del manejo de la caja
menor deberá coordinar lo pertinente con la
Gerencia Administrativa y Financiera
*
*: el mismo registro se elabora cuando la
gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja
menor por insuficiencia para cubrir los gastos
menores en un período dado.
*Cancelación de la caja menor: cuando se
cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva
nuevamente a la cuenta Caja general. Es
costumbre cancelar el fondo al finalizar el
ejercicio para no dejar ningún gasto pendiente
de legalizar que pueda afectar la vigencia
contable siguiente.
*
*cuando se disminuye el saldo de caja menor se
hace el mismo asiento de contabilidad anterior
dada la situación de inutilidad o por
restricciones del gasto. Libro auxiliar de caja
menor: se registra con todos los recibos o
documentos equivalente y por todos los
conceptos que se aplican
*los dineros del fondo fijo de Caja menor pero
sin constituir registros de diario que afecten la
contabilidad, como acostumbran algunos, sino
que se lleva un libro de caja menor para
controlar el saldo y se pueda verificar en
cualquier momento y también para elaborar
*sobre él la relación de reembolso de caja
menor: Los registros en el libro de caja menor
no se hacen con el comprobante de diario
como en los otros libros auxiliares, pues éste se
elabora con los respectivos recibos de pago
porque solamente cumple funciones de control
*
*La letra de cambio es un título de crédito de
valor formal y completo que contiene una
orden incondicionada y abstracta de hacer
pagar a su vencimiento al tomador o a su orden
una suma de dinero en un lugar determinado,
vinculando solidariamente a todos los que en
ella intervienen.
*1 La letra de cambio nace a finales de la Edad
Media, con la necesidad del comercio
monetario y su acumulación ilimitada en contra
de la renta feudal.
*
*Mandato puro y simple
*La letra posee un mandato de pagar una suma
incondicional en moneda nacional o moneda
admitida a cotización. La suma se debe
expresar en números y en palabras, junto en la
moneda en que se efectuará el pago.
*Nombre del girado
*El documento debe contener los nombres y
apellidos de la persona física o razón social que
deberá pagar la obligación estipulada (girado).
Si se posee algún error en el nombre, la letra
de cambio queda nula.
*.
*Si son varias las personas que deben pagar la
misma letra, ésta se gira contra cualquiera de
ellos.
*El girado no es obligado, sino hasta que acepte
la letra de cambio
*Fecha del vencimiento
*El vencimiento corresponde al día en que la
letra debe ser pagada. El vencimiento debe ser
una fecha posible y real. Existen cuatro tipos
de vencimientos:
*Letras giradas a día fijo:
*vencen en el plazo establecido en la letra. Es
la forma más usual de girar letras de cambio
porque no hay incertidumbres en cuanto a
determinar la oportunidad de pago
incondicional
*• Letras libradas a la vista:
* Letra de cambio que será pagadera a su
presentación. Deberá presentarse al pago
dentro del año siguiente a la fecha en que fue
librada. El librador podrá acortar este plazo o
fijar uno más largo. Estos plazos podrán ser
acortados por los endosantes. (Artículo 39 de la
ley cambiaria y del cheque).
*• Letras giradas a un plazo desde la fecha:
* vencen el día que se cumpla el plazo
señalado. Son aquellas en donde se establece
que el vencimiento se da un tiempo contado a
partir de la fecha de la letra.
*Letras libradas a un plazo desde la vista:
* su vencimiento se determinará a un plazo
desde la fecha de la aceptación o, en su
defecto, por la del protesto o declaración
equivalente y, a falta de protesto, el último día
para llevarlo a cabo.
*La aceptación que no lleve fecha se
considerará, siempre frente al aceptante, que
ha sido puesta el último día del plazo señalado
para su presentación a la aceptación. La letra
se paga en el tiempo que se fije en la letra,
contado a partir de la fecha en que la letra sea
vista por el girado
*
*• A la propia orden (a la orden del girador)
*Cuando un sujeto crea la letra de cambio a
favor de él mismo. Una persona debe pagarla
al creador de la letra.
*• A cargo de tercera persona.
*Cuando un sujeto crea la letra de cambio para que
la pague una persona determinada favor de otra
persona. Intervienen tres sujetos: Creador de la
letra, Girado (el que debe pagar la letra) y
beneficiario (al que le deben pagar la letra)
*• A cargo del propio girador.
*Cuando un sujeto crea la letra de cambio para
pagarla el mismo a otra persona.
*
*La letra debe indicar el lugar en que se debe
presentar la letra para pagar, pero si éste
falta, la letra se pagará en el lugar designado
junto al nombre del librado.
*Actualmente las Letras se domicilian para su
cobro en las entidades bancarias, por lo que el
lugar de pago es por domiciliación bancaria en
la mayoría de las veces.
*
*La firma de aceptación es obligatoria, ya que
se presenta como prueba que la persona que
acepta el cobro, por lo cual no se acepta la
firma por estampado o mecánicos. También la
firma quien libra la letra (girador) y puede
estar avalada.
*
*. La letra puede transmitirse por endoso, y ésta
fue la finalidad inicial de la Letra de Cambio.
El endoso debe de ser puro y simple. Toda
condición se tendrá por no puesta. Esto según
la última normatividad.
*Endoso en Blanco: Se plasma la sola firma del
endosante, y cualquier tenedor podrá llenar en
endoso con su nombre o el de un tercero.
*• Endoso en Propiedad: Transmite la
propiedad del título de crédito.
*• Endoso en Procuración o para el cobro:
Confiere al endosatario las facultades de un
mandatario con representación para cobrar el
título judicial o extra judicial.
*• Endoso en Garantía: Constituye un
derecho prendario sobre el título y conferirá al
endosatario, además de los derechos de
acreedor prendario, las facultades del endoso
en procuración
*
*Ordinariamente se señala como lugar de pago
el domicilio del girado, pero puede señalarse el
domicilio o residencia de un tercero. Esto es lo
que se conoce como letra domiciliada, cuyo
pago deberá hacerse precisamente en el
domicilio designado.
*Si el girador no ha establecido expresamente
que el pago lo hará precisamente el girado, se
entenderá que deberá pagar la letra el tercero
cuyo domicilio ha sido designado como lugar de
pago, y quien recibe el nombre de domiciliario.
*• Propia: cuando además del diferente
domicilio hay una persona específica
(domiciliario) diferente del girado para hacer
efectivo el pago. El domiciliario no es obligado
dentro del nexo cambiario.
*• Impropia: cuando el domicilio de pago es
diferente del que posee el girado, pero el pago
es realizado por él.
*
*Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un
documento contable de valor en el que la persona que
es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por
ejemplo, el titular), extiende a otra persona una
autorización para retirar una determinada cantidad de
dinero de su cuenta, la cual se expresa en el
documento, prescindiendo de la presencia del titular
de la cuenta bancaria.
*El cheque es un título de valor a la orden o al
portador y abstracto en virtud del cual una
persona, llamada librador, ordena
incondicionalmente a una institución de
crédito el pago a la vista de una suma de
dinero determinada a favor de una tercera
persona llamada beneficiario.
*
*Literalidad
*Significa que vale única y exclusivamente por
lo que se plasme en el cheque de manera
específica. El cheque tiene que contener el
nombre completo y todos los requisitos.
*Valor por Pame
*Otra característica es que tienen valor per se,
es decir que tiene valor por sí mismo en el
documento como el título valor que es. Esto
significa por ejemplo que al cobrarse en un
banco, el poseedor, siempre y cuando el
cheque cuente con endoso, no tiene que dar
explicación al banco de por qué lo está
cobrando.
*Esta característica hace que un cheque sea
como un billete, que tiene un valor por sí
mismo más el portador a la causa validada en
un solo cheque sea como un billete. Además se
llena un formulario especial a través del cual el
librado le ordena al librador que dono todo o
parte de los fondos realizados en la entidad
bancaria de manera conjuntiva y ordenada.
*A la vista:
*Los cheques son siempre a la vista, es decir
que no tienen fecha de cuándo deben ser
pagados.
* La fecha que se plasma en el cheque sólo
cumple la función de dejar constancia de
cuándo el emisor tenía la intención de que ese
cheque sea cobrado.
*No obstante el banco está obligado a hacer
efectivo un cheque el día en que se presenta al
cobro, sin importar que la fecha que aparezca
plasmada en éste aún no haya llegado. Hay
cheques pos-fechados. Hay que tener muy en
cuenta que los cheques prescriben y por ende
caducan.
*
*• En efectivo. No hay que pagar comisión,
salvo que pretenda cobrar el cheque en una
oficina distinta a la de la cuenta del firmante,
en cuyo caso le pueden exigir una comisión por
comprobación de saldo y firma.
*• Abonarlo en una cuenta suya de la entidad que lo
paga, si la tiene abierta. No hay que pagar comisión.
*• Abonarlo en una cuenta suya de una entidad
distinta a la que lo paga. Por lo general, le cobrarán
comisión. Si tiene cuenta en varias entidades, puede
ser interesante comparar las comisiones bancarias que
cobran antes de decidir en cuál de ellas ingresa el
cheque.
*
*Llegado el momento, el cheque debe pagarse
parcialmente si no hay fondos para pagarlo por
su totalidad, en la cuenta del librador, o
rechazar totalmente su pago si hay fundadas
sospechas de falsificación de su firma o se ha
denunciado su robo o pérdida.
* Si un cheque que ha sido presentado al cobro
en el plazo legal no se paga -en todo o en
parte-, tenga en cuenta que la responsabilidad
es del que lo firma (el librador) y, cuando los
haya, de los endosantes (los que transmitieron
el documento) y de los avalistas (los que
garantizan su cobro). Es a ellos a los que hay
que reclamar.
*El Banco librado tiene la obligación legal de
pagar el cheque, total o parcialmente,
presentado en plazo si hay fondos disponibles
en la cuenta del librador.
*
*¿Qué puede hacer la persona que tiene en su
poder un cheque que no ha podido cobrar?
*Lo primero que debe hacer es acreditar que
efectivamente ha sido así. Es lo que se llama
técnicamente el protesto. Para ello, tiene tres
opciones:
*1: Cuando se presenta al cobro a través de
otra entidad bancaria: La declaración de un
sistema de compensación bancaria (es decir, el
que gestiona el intercambio de las órdenes de
pago entre entidades de crédito), en la que
conste que el cheque fue presentado
oportunamente y no fue pagado. Es lo habitual.
*2: Cuando se presenta directamente ante la
entidad bancaria librada: La declaración de la
propia entidad librada, fechada y escrita en el
cheque, con indicación del día de su
presentación al cobro.
*3: En cualquier caso, se puede ir al notario y
pedir el levantamiento de un protesto notarial
(acudir a un notario para que confirme la falta
de pago). Las ventajas de éste sistema, aparte
de la derivada de su formalización en
documento público, es que si no se alega
falsedad de la firma ante el notario, no cabe
hacerlo posteriormente en el procedimiento
cambiario.
*Una vez acreditado el impago del cheque, su
poseedor puede, en el plazo de seis meses,
reclamar el pago al firmante del cheque y, si
los hubiera, a los endosantes y avalistas. La
reclamación debe incluir el importe del cheque
más los intereses (de conformidad con el
interés legal del dinero) y los gastos que haya
soportado
*
*Un pagaré es un documento que contiene la
promesa incondicional de una persona
(denominada suscriptora), de que pagará a una
segunda persona (llamada beneficiario o
tenedor), una suma determinada de dinero en
un determinado plazo de tiempo.
*Su nombre surge de la frase con que empieza
la declaración de obligaciones: "debo y
pagaré". La diferencia entre la letra y el
pagaré es que el pagaré es emitido por el
mismo que contrae el préstamo
*
*Mención de ser pagaré
*Se debe indicar que el instrumento es un
"pagaré" -o de otra forma- deberá contener
este término dentro del texto del documento,
siendo expresado en el idioma que se firme el
convenio de pago.
*Al ser impreso el documento, el título del
pagaré debe ser escrito totalmente en el
mismo idioma del país donde se suscribe. Este
requisito es imprescindible.
*Promesa incondicional de pago:
*El pagaré, a diferencia de la letra de cambio,
posee una promesa incondicional de pagar una
suma de dinero y sus respectivos intereses en
moneda nacional o su equivalente
internacional. La suma se debe expresar en
número(s) y en letras, como también el tipo de
moneda en que se efectuará el pago.
*Si se paga en moneda extranjera, se debe
indicar el tipo de cambio o equivalencia entre
las monedas, que deberá tenerse en cuenta a
su vencimiento. Este requisito es lo que lo
distingue de los otros títulos de crédito.
*Es de destacar que ni ley ni la jurisprudencia
exigen que la promesa incondicional de pago
sea expresa, sino que simplemente basta que
la promesa de pago no contenga condición
alguna. Ejemplos:
*• (Incorrecto): Debo y pagaré a XXX la
cantidad de XXX siempre y cuando se den las
siguientes condiciones...
*•
*(Correcto): Debo y pagaré a XXX la cantidad de
XXX...
*De igual forma, si así lo desea el suscriptor, es
factible incluir expresamente en la literalidad
del pagaré la promesa incondicional de pago,
ejemplo:
*• Debo y pagaré incondicionalmente a XXX
la cantidad de XXX...
*Nombre del beneficiario:
*Es imprescindible identificar a la persona a
quien debe hacerse efectivo el pagaré. Puede
ser a favor de una persona natural o persona
jurídica. En este último caso se trataría de una
denominada "razón social" o sociedad
comercial.
*Fecha de vencimiento:
*La fecha de vencimiento corresponde al día en
que el título deberá ser pagado. El vencimiento
debe ser una fecha posterior a la fecha en que
se suscribe. El pagaré debe indicar el lugar en
que se debe presentar el documento para su
propio pago.
*Fecha y lugar en que se suscribe:
*El pagaré debe contener la fecha en que ha
sido creado. Es imprescindible para su relación
con la fecha de vencimiento (determinando del
plazo); y además para respetar los tiempos en
que corresponde aplicar (cuando la ley lo
disponga) el sellado o timbrado
correspondiente.
*Firma del suscriptor.
*No se exige el nombre del suscriptor, sino
solamente su firma, y no admite otro medio
para sustituirla, sino la firma de otra persona,
que suscriba a ruego o en nombre del girador.
No se admitirá el uso de marcas o huellas
digitales. La firma es indispensable y
lógicamente torna nulo al título su falta, ha de
considerarse que no podrá ser suplantada por
la impresión digital.
*
*Las notas debito y crédito son documentos o
comprobantes que las empresas hacen para
realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya
sea por errores o por el cambio de condiciones
que generan un mayor o menor valor de la
respectivo cuenta.
*Nota debito: Es un comprobante que una
empresa envía a su cliente, en la que se le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta
una determinada suma o valor, por el concepto
que se indica en la misma nota. Este
documento incrementa el valor de la deuda o
saldo de la cuenta, ya sea por un error en la
facturación, interés por mora en el pago, o
cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
*Nota crédito: Es el comprobante que una
empresa envía a su cliente a su cliente, con el
objeto de informar la acreditación en su
cuenta un valor determinado, por el concepto
que se indica en la misma nota.
*Algunos casos en que se emplea la nota crédito
pueden ser por: avería de productos vendidos,
rebajas o disminución de precios, devoluciones
o descuentos especiales, o corregir errores por
exceso en la facturación. La nota crédito
disminuye la deuda o el saldo de la respectiva
cuenta.
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  • 1.
  • 2. * *En su propósito por lograr que las personas pidan la factura, la Dian explica las ventajas de expedir este comprobante, el por qué es importante exigirla a la hora de comprar y las sanciones tributarias si no se expide. *La factura es la responsabilidad con el ingreso y la garantía para ciudadanos y consumidores.
  • 3. * *La factura o documento equivalente es un medio de prueba mediante el cual pueden demostrarse los hechos económicos. Sin embargo, para que con ella se soporten las partidas a las que se cree tener derecho, es necesario que se cumplan los requisitos.
  • 4. *Ello significa que para el comprador o adquirente del bien o servicio no le serán aceptados los costos, deducciones e impuestos descontables que pretendan soportarse con las facturas expedidas, sin el lleno de los requisitos legales por parte del obligado a facturar.
  • 5. * *El artículo 615 del Estatuto Tributario establece que para efectos fiscales, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen productos de la actividad
  • 6. *agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
  • 7. * *Una vez se perfeccione la venta o la prestación del servicio, debe expedirse la factura correspondiente. Las facturas deben contener la fecha de su expedición, la cual debe corresponder a la de la realización de la operación de venta o de la prestación del servicio.
  • 8. * *Legalmente la obligación es la de conservar una sola copia de la correspondiente factura. Esto no quiere decir que el obligado no pueda conservar más copias para otros efectos.
  • 9. *
  • 10. *Si el obligado está incumpliendo la obligación de expedir factura o documento equivalente, o si la expide sin el lleno de los requisitos legales, le puede generar el cierre del establecimiento por tres (3) días, o podrá ser sancionado pecuniariamente, dependiendo el caso.
  • 11. * *• Estar denominada expresamente como factura de venta; *• Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio; *• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios y discriminación del IVA pagado;
  • 12. *• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta; *• Fecha de su expedición; *• Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; *• Valor total de la operación; *• El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, e *• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
  • 13. * *Las facturas pueden ser de varios tipos, aunque los más frecuentes son los siguientes:
  • 14. *Factura Ordinaria: *Las facturas ordinarias documentan la entrega de productos o la provisión de servicios, junto con los impuestos aplicables y los precios, contienen todos los datos que requiere la normativa.
  • 15. *Factura simplificada: *Las facturas simplificadas documentan la entrega de productos o provisión de servicios y contienen un número reducido de datos, prescindiendo de los que identifican al comprador (tickets o recibos), aunque si el comprador desea ejercer el derecho a la deducción de IVA, sí que pueden incorporarlo.
  • 16. *Factura rectificativa: *Las facturas rectificativas documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen
  • 17. *Factura recapitulativa: *Las facturas recapitulativas documentan agrupaciones de facturas o albaranes de entrega de un período. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores. etc.
  • 18.
  • 19. * En general, las partes o contenidos de una factura son: -La fecha de emisión de la factura. -Numeración del documento, de manera correlativa. -El giro o actividad del negocio que brinda el producto o servicio, su nombre y RUT, DNI o lo que aplique.
  • 20. *-La razón social o nombre de quien recibe el producto o servicio, RUT, DNI o lo que aplique. *-El detalle de los productos o servicios brindados, con los precios unitarios y monto total de la transacción. *-El detalla del IVA o impuesto asociado a la transacción.
  • 21.
  • 22.
  • 23.
  • 24.
  • 25.
  • 26.
  • 27. * *El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo.
  • 28. *El original se entrega al cliente, y las copias generalmente se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. *El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
  • 29. * *Un recibo de caja es un documento que se utiliza como soporte en contabilidad el cual sirve como comprobante de todos los ingresos de la empresa, especialmente por la cancelación de facturas de clientes, este ingreso puede ser en cheque, efectivo o cualquier otro.
  • 30. * *El recibo de caja se entrega en original al cliente, se guarda una copia para el archivo consecutivo y otra se anexa al diario de contabilidad. *Éste se contabiliza como débito a la cuenta de caja y como crédito según sea el concepto del pago recibido.
  • 31. *Por lo general es un soporte de los abonos parciales o totales que los clientes hacen a una empresa por diversos conceptos de ventas al contado. *Debe de tener una numeración consecutiva para que pueda llevarse de forma más sencilla el control contable, además de que siempre debe de contar con los datos de la fecha en la cual se realizó la transacción, los conceptos desglosados por los cuales se recibe el ingreso y el monto de cada uno de ellos, así como el importe total de la operación.
  • 32. *
  • 33. *Para elaborar un Recibo de Caja se debe conocer en forma clara la siguiente información: * • El Tipo de Recibo a utilizar de los definidos en el programa (Ejemplo. R – 001 / R – 002).
  • 34. *• Conocer la fecha correspondiente en que se causara el ingreso de dinero. * • Saber o conocer el Nit o C.C del tercero *• Confirmar el tipo de contabilización a realizar (Pago, Abono o Anticipo).
  • 35. * La empresa ALMACEN EL MÁS BARATO., el 09 de septiembre del 2012, recibe el pago de la factura No. 459 de su cliente Erika Robleda Gómez, por valor de $670.000 pesos, con el cheque No. 9406831-8 de BANCOMDEMEXICO.
  • 36. * *La empresa ALMACEN EL MÁS BARATO., el 09 de septiembre del 2012, recibe el pago de la factura No. 459 de su cliente Erika Robleda Gómez, por valor de $670.000 pesos, con el cheque No. 9406831-8 de BANCOMDEMEXICO.
  • 37.
  • 38.
  • 39.
  • 40.
  • 41. * *La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
  • 42. *La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo.
  • 43. *Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los empleados y emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total más los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo.
  • 44. *Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayoría de los gastos fueron para suministros de oficina, entonces se emite un cheque por $200.000 el cual se debita a la cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador vuelve a tener la cantidad original en efectivo
  • 45. * *Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor se debita cajas (cajas menores) y se acredita bancos.
  • 46. *Con sujeción a lo dispuesto por Gerencia General los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.
  • 47. *Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los rubros autorizados, o cuando hayan transcurrido tres meses de constituido el fondo de caja menor o de haber tramitado el último reembolso, previo arqueo de la caja menor, se debe presentar a la Gerencia Administrativa y Financiera, una relación totalizada de los gastos efectuados,
  • 48. *clasificados por rubros del PUC, para su correspondiente trámite de reembolso y registro , acompañada de la comunicación de reconocimiento de gastos.
  • 49. *Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de vigencia, cambio de responsable del manejo o cancelación de la misma, se debe realizar un arqueo físico por parte de los funcionarios que para tal efecto
  • 50. *designe la Gerencia Administrativa y Financiera con el fin de garantizar que se efectúe el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor deberá coordinar lo pertinente con la Gerencia Administrativa y Financiera
  • 51.
  • 52. * *: el mismo registro se elabora cuando la gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor por insuficiencia para cubrir los gastos menores en un período dado.
  • 53. *Cancelación de la caja menor: cuando se cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva nuevamente a la cuenta Caja general. Es costumbre cancelar el fondo al finalizar el ejercicio para no dejar ningún gasto pendiente de legalizar que pueda afectar la vigencia contable siguiente.
  • 54. * *cuando se disminuye el saldo de caja menor se hace el mismo asiento de contabilidad anterior dada la situación de inutilidad o por restricciones del gasto. Libro auxiliar de caja menor: se registra con todos los recibos o documentos equivalente y por todos los conceptos que se aplican
  • 55. *los dineros del fondo fijo de Caja menor pero sin constituir registros de diario que afecten la contabilidad, como acostumbran algunos, sino que se lleva un libro de caja menor para controlar el saldo y se pueda verificar en cualquier momento y también para elaborar
  • 56. *sobre él la relación de reembolso de caja menor: Los registros en el libro de caja menor no se hacen con el comprobante de diario como en los otros libros auxiliares, pues éste se elabora con los respectivos recibos de pago porque solamente cumple funciones de control
  • 57.
  • 58.
  • 59.
  • 60.
  • 61.
  • 62.
  • 63. * *La letra de cambio es un título de crédito de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen.
  • 64. *1 La letra de cambio nace a finales de la Edad Media, con la necesidad del comercio monetario y su acumulación ilimitada en contra de la renta feudal.
  • 65. * *Mandato puro y simple *La letra posee un mandato de pagar una suma incondicional en moneda nacional o moneda admitida a cotización. La suma se debe expresar en números y en palabras, junto en la moneda en que se efectuará el pago.
  • 66. *Nombre del girado *El documento debe contener los nombres y apellidos de la persona física o razón social que deberá pagar la obligación estipulada (girado). Si se posee algún error en el nombre, la letra de cambio queda nula. *.
  • 67. *Si son varias las personas que deben pagar la misma letra, ésta se gira contra cualquiera de ellos. *El girado no es obligado, sino hasta que acepte la letra de cambio
  • 68. *Fecha del vencimiento *El vencimiento corresponde al día en que la letra debe ser pagada. El vencimiento debe ser una fecha posible y real. Existen cuatro tipos de vencimientos:
  • 69. *Letras giradas a día fijo: *vencen en el plazo establecido en la letra. Es la forma más usual de girar letras de cambio porque no hay incertidumbres en cuanto a determinar la oportunidad de pago incondicional
  • 70. *• Letras libradas a la vista: * Letra de cambio que será pagadera a su presentación. Deberá presentarse al pago dentro del año siguiente a la fecha en que fue librada. El librador podrá acortar este plazo o fijar uno más largo. Estos plazos podrán ser acortados por los endosantes. (Artículo 39 de la ley cambiaria y del cheque).
  • 71. *• Letras giradas a un plazo desde la fecha: * vencen el día que se cumpla el plazo señalado. Son aquellas en donde se establece que el vencimiento se da un tiempo contado a partir de la fecha de la letra.
  • 72. *Letras libradas a un plazo desde la vista: * su vencimiento se determinará a un plazo desde la fecha de la aceptación o, en su defecto, por la del protesto o declaración equivalente y, a falta de protesto, el último día para llevarlo a cabo.
  • 73. *La aceptación que no lleve fecha se considerará, siempre frente al aceptante, que ha sido puesta el último día del plazo señalado para su presentación a la aceptación. La letra se paga en el tiempo que se fije en la letra, contado a partir de la fecha en que la letra sea vista por el girado
  • 74. * *• A la propia orden (a la orden del girador) *Cuando un sujeto crea la letra de cambio a favor de él mismo. Una persona debe pagarla al creador de la letra.
  • 75. *• A cargo de tercera persona. *Cuando un sujeto crea la letra de cambio para que la pague una persona determinada favor de otra persona. Intervienen tres sujetos: Creador de la letra, Girado (el que debe pagar la letra) y beneficiario (al que le deben pagar la letra) *• A cargo del propio girador. *Cuando un sujeto crea la letra de cambio para pagarla el mismo a otra persona.
  • 76. * *La letra debe indicar el lugar en que se debe presentar la letra para pagar, pero si éste falta, la letra se pagará en el lugar designado junto al nombre del librado. *Actualmente las Letras se domicilian para su cobro en las entidades bancarias, por lo que el lugar de pago es por domiciliación bancaria en la mayoría de las veces.
  • 77. * *La firma de aceptación es obligatoria, ya que se presenta como prueba que la persona que acepta el cobro, por lo cual no se acepta la firma por estampado o mecánicos. También la firma quien libra la letra (girador) y puede estar avalada.
  • 78. * *. La letra puede transmitirse por endoso, y ésta fue la finalidad inicial de la Letra de Cambio. El endoso debe de ser puro y simple. Toda condición se tendrá por no puesta. Esto según la última normatividad.
  • 79. *Endoso en Blanco: Se plasma la sola firma del endosante, y cualquier tenedor podrá llenar en endoso con su nombre o el de un tercero. *• Endoso en Propiedad: Transmite la propiedad del título de crédito.
  • 80. *• Endoso en Procuración o para el cobro: Confiere al endosatario las facultades de un mandatario con representación para cobrar el título judicial o extra judicial. *• Endoso en Garantía: Constituye un derecho prendario sobre el título y conferirá al endosatario, además de los derechos de acreedor prendario, las facultades del endoso en procuración
  • 81. * *Ordinariamente se señala como lugar de pago el domicilio del girado, pero puede señalarse el domicilio o residencia de un tercero. Esto es lo que se conoce como letra domiciliada, cuyo pago deberá hacerse precisamente en el domicilio designado.
  • 82. *Si el girador no ha establecido expresamente que el pago lo hará precisamente el girado, se entenderá que deberá pagar la letra el tercero cuyo domicilio ha sido designado como lugar de pago, y quien recibe el nombre de domiciliario.
  • 83. *• Propia: cuando además del diferente domicilio hay una persona específica (domiciliario) diferente del girado para hacer efectivo el pago. El domiciliario no es obligado dentro del nexo cambiario. *• Impropia: cuando el domicilio de pago es diferente del que posee el girado, pero el pago es realizado por él.
  • 84.
  • 85.
  • 86.
  • 87.
  • 88.
  • 89.
  • 90.
  • 91.
  • 92. * *Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
  • 93. *El cheque es un título de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
  • 94. * *Literalidad *Significa que vale única y exclusivamente por lo que se plasme en el cheque de manera específica. El cheque tiene que contener el nombre completo y todos los requisitos.
  • 95. *Valor por Pame *Otra característica es que tienen valor per se, es decir que tiene valor por sí mismo en el documento como el título valor que es. Esto significa por ejemplo que al cobrarse en un banco, el poseedor, siempre y cuando el cheque cuente con endoso, no tiene que dar explicación al banco de por qué lo está cobrando.
  • 96. *Esta característica hace que un cheque sea como un billete, que tiene un valor por sí mismo más el portador a la causa validada en un solo cheque sea como un billete. Además se llena un formulario especial a través del cual el librado le ordena al librador que dono todo o parte de los fondos realizados en la entidad bancaria de manera conjuntiva y ordenada.
  • 97. *A la vista: *Los cheques son siempre a la vista, es decir que no tienen fecha de cuándo deben ser pagados. * La fecha que se plasma en el cheque sólo cumple la función de dejar constancia de cuándo el emisor tenía la intención de que ese cheque sea cobrado.
  • 98. *No obstante el banco está obligado a hacer efectivo un cheque el día en que se presenta al cobro, sin importar que la fecha que aparezca plasmada en éste aún no haya llegado. Hay cheques pos-fechados. Hay que tener muy en cuenta que los cheques prescriben y por ende caducan.
  • 99. * *• En efectivo. No hay que pagar comisión, salvo que pretenda cobrar el cheque en una oficina distinta a la de la cuenta del firmante, en cuyo caso le pueden exigir una comisión por comprobación de saldo y firma.
  • 100. *• Abonarlo en una cuenta suya de la entidad que lo paga, si la tiene abierta. No hay que pagar comisión. *• Abonarlo en una cuenta suya de una entidad distinta a la que lo paga. Por lo general, le cobrarán comisión. Si tiene cuenta en varias entidades, puede ser interesante comparar las comisiones bancarias que cobran antes de decidir en cuál de ellas ingresa el cheque.
  • 101. * *Llegado el momento, el cheque debe pagarse parcialmente si no hay fondos para pagarlo por su totalidad, en la cuenta del librador, o rechazar totalmente su pago si hay fundadas sospechas de falsificación de su firma o se ha denunciado su robo o pérdida.
  • 102. * Si un cheque que ha sido presentado al cobro en el plazo legal no se paga -en todo o en parte-, tenga en cuenta que la responsabilidad es del que lo firma (el librador) y, cuando los haya, de los endosantes (los que transmitieron el documento) y de los avalistas (los que garantizan su cobro). Es a ellos a los que hay que reclamar.
  • 103. *El Banco librado tiene la obligación legal de pagar el cheque, total o parcialmente, presentado en plazo si hay fondos disponibles en la cuenta del librador.
  • 104. * *¿Qué puede hacer la persona que tiene en su poder un cheque que no ha podido cobrar? *Lo primero que debe hacer es acreditar que efectivamente ha sido así. Es lo que se llama técnicamente el protesto. Para ello, tiene tres opciones:
  • 105. *1: Cuando se presenta al cobro a través de otra entidad bancaria: La declaración de un sistema de compensación bancaria (es decir, el que gestiona el intercambio de las órdenes de pago entre entidades de crédito), en la que conste que el cheque fue presentado oportunamente y no fue pagado. Es lo habitual.
  • 106. *2: Cuando se presenta directamente ante la entidad bancaria librada: La declaración de la propia entidad librada, fechada y escrita en el cheque, con indicación del día de su presentación al cobro.
  • 107. *3: En cualquier caso, se puede ir al notario y pedir el levantamiento de un protesto notarial (acudir a un notario para que confirme la falta de pago). Las ventajas de éste sistema, aparte de la derivada de su formalización en documento público, es que si no se alega falsedad de la firma ante el notario, no cabe hacerlo posteriormente en el procedimiento cambiario.
  • 108. *Una vez acreditado el impago del cheque, su poseedor puede, en el plazo de seis meses, reclamar el pago al firmante del cheque y, si los hubiera, a los endosantes y avalistas. La reclamación debe incluir el importe del cheque más los intereses (de conformidad con el interés legal del dinero) y los gastos que haya soportado
  • 109.
  • 110.
  • 111.
  • 112.
  • 113.
  • 114. * *Un pagaré es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona (denominada suscriptora), de que pagará a una segunda persona (llamada beneficiario o tenedor), una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo.
  • 115. *Su nombre surge de la frase con que empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré". La diferencia entre la letra y el pagaré es que el pagaré es emitido por el mismo que contrae el préstamo
  • 116. * *Mención de ser pagaré *Se debe indicar que el instrumento es un "pagaré" -o de otra forma- deberá contener este término dentro del texto del documento, siendo expresado en el idioma que se firme el convenio de pago.
  • 117. *Al ser impreso el documento, el título del pagaré debe ser escrito totalmente en el mismo idioma del país donde se suscribe. Este requisito es imprescindible.
  • 118. *Promesa incondicional de pago: *El pagaré, a diferencia de la letra de cambio, posee una promesa incondicional de pagar una suma de dinero y sus respectivos intereses en moneda nacional o su equivalente internacional. La suma se debe expresar en número(s) y en letras, como también el tipo de moneda en que se efectuará el pago.
  • 119. *Si se paga en moneda extranjera, se debe indicar el tipo de cambio o equivalencia entre las monedas, que deberá tenerse en cuenta a su vencimiento. Este requisito es lo que lo distingue de los otros títulos de crédito.
  • 120. *Es de destacar que ni ley ni la jurisprudencia exigen que la promesa incondicional de pago sea expresa, sino que simplemente basta que la promesa de pago no contenga condición alguna. Ejemplos: *• (Incorrecto): Debo y pagaré a XXX la cantidad de XXX siempre y cuando se den las siguientes condiciones... *•
  • 121. *(Correcto): Debo y pagaré a XXX la cantidad de XXX... *De igual forma, si así lo desea el suscriptor, es factible incluir expresamente en la literalidad del pagaré la promesa incondicional de pago, ejemplo: *• Debo y pagaré incondicionalmente a XXX la cantidad de XXX...
  • 122. *Nombre del beneficiario: *Es imprescindible identificar a la persona a quien debe hacerse efectivo el pagaré. Puede ser a favor de una persona natural o persona jurídica. En este último caso se trataría de una denominada "razón social" o sociedad comercial.
  • 123. *Fecha de vencimiento: *La fecha de vencimiento corresponde al día en que el título deberá ser pagado. El vencimiento debe ser una fecha posterior a la fecha en que se suscribe. El pagaré debe indicar el lugar en que se debe presentar el documento para su propio pago.
  • 124. *Fecha y lugar en que se suscribe: *El pagaré debe contener la fecha en que ha sido creado. Es imprescindible para su relación con la fecha de vencimiento (determinando del plazo); y además para respetar los tiempos en que corresponde aplicar (cuando la ley lo disponga) el sellado o timbrado correspondiente.
  • 125. *Firma del suscriptor. *No se exige el nombre del suscriptor, sino solamente su firma, y no admite otro medio para sustituirla, sino la firma de otra persona, que suscriba a ruego o en nombre del girador. No se admitirá el uso de marcas o huellas digitales. La firma es indispensable y lógicamente torna nulo al título su falta, ha de considerarse que no podrá ser suplantada por la impresión digital.
  • 126.
  • 127.
  • 128.
  • 129. * *Las notas debito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.
  • 130. *Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
  • 131. *Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
  • 132. *Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.