Be the Change koulutuksen materiaali osa 2 Osa 1 löytyy täältä: http://www.slideshare.net/Ekonomiliitto/be-the-change-tampereen-materiaali

1. MUUTOKSEN
TYÖKALUPAKKI
Be the Change
© Humap Oy, www.humap.com sivu 1
26.8.2011
TYÖKALUJEN TARKOITUS
MUUTOSTYÖKALUJEN TARKOITUS ON SYNNYTTÄÄ KESKUSTELUJA
Osallistuminen ja
• Muutos elää keskusteluissa. osallistamisen
• Muutos on oppimista. periaatteet
• Muutos syntyy kytkemällä ihmiset toisiinsa ja Jokainen haluaa:
haasteeseen. • tulla kuulluksi
• Osallisuus saa asiat tapahtumaan. • saada arvostusta
• saada autonomiaa
sovituissa kehyksissä
12.3.2013 sivu 2
1

2. TYÖKALUJEN TULOKSET
JOKAINEN KESKUSTELU TAI MUUTOSFOORUMISSA:
1. Syntyy päätöksiä sekä sovittuja ja vastuutettuja tekoja
-> Action Points ja toimintasuunnitelma
2. Vaikutetaan osallistujien omaan toimintaan
-> Miten sovellan ja toimin ajattelun mukaisesti?
3. Sovitaan viesti seuraaviin foorumeihin
-> Mitä kerromme muille?
4. Rakentaa luottamusta läsnäoleviin ihmisiin ja tulevaisuuteen
-> Ymmärrämme toisiamme?
12.3.2013 sivu 3
Tärkeitä puheenaiheita
muutostilanteessa, esim:
Hyvä keskustelu ei ole
mekaaninen kaava.
1. Keskustelun tavoite ja konteksti
2. Tunteet: miltä muutos on tuntunut? Hyvä keskustelu rakentaa
luottamusta, mutta ei
3. Faktat: esim palkkaturva, sovitut synnytä salaisuuksia.
pelisäännöt jne Hyvässä keskustelussa
otetaan esille faktat ja
4. Ajattelu, toiveet ja motiivit (perustelut) hyväksytään erilaiset
- vaihtoehdot tunteet.
- kysymykset Hyvä keskustelu auttaa
toista pohtimaan omaa
5. Osaamisen kehittäminen; mitä edellyttää? tilannetta ääneen ja
6. Mitä jos asiat ei mene niinkuin haluaa? moninäkökulmaisesti.
7. Aikataulut ja eteneminen Kuinka paljon tarvitset
faktaa että voit käydä
8. Foorumit: missä asioista voi puhua? keskusteluja
tulevaisuudesta?
9. Mitä odotat esimieheltäsi jatkossa? Milloin on hyvä aika?
10. Miten jatketaan, milloin palataan asiaan?
2

3. MUUTOKSESSA JOHTAMISEN TYÖKALUT
MINÄ: ORGANISAATIO:
Oma muutoksen (kasvun) Työkalut organisaation
tutkimisen työkalut muutoksenhallintaan
- itsetuntemus ja reflektio - esimiesten yht periaatteet
- omat ajatukset, tunteet, arvot - foorumien organisointi INTERVENTIO-
- oman ammattimaisen - strategiatyö, seuranta TYÖKALUT:
johtajaroolin tunnistaminen - suhteet omaan johtoon Kun rajat ylittyvät:
- toistuvan
havaitseminen
YKSILÖ: RYHMÄT/TIIMIT: - puheeksiottaminen
Työkalut jokaisen Työkalut ryhmän muutoksen - pysäytys
yksilön kohtaamiseen fasilitointiin - muut keinot
muutoksessa
- fasilitointi ja osallistaminen
- uteliaisuus, tunteenpurku - eri näkökulmien esiintuominen
- valmentaminen, dialogi - yhteisen ajattelun
- tulevaisuuden rakentaminen
tavoitteiden löytäminen - yhteistyön organisointi
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 5
MINÄ
© Humap Oy, www.humap.com sivu 6
26.8.2011
3

4. ESIMIESTEN ROOLI VAIKEASSA
MUUTOSTILANTEESSA
Tukee ihmisiä:
työnsä menettäviä/
Varmistaa
muuttavia ja
liiketoiminnan
Käsittelee omat työpaikalle jääviä
jatkuvuuden
tunteet ja
ajattelun
AMMATTIMAINEN ESIMIES
– Ymmärrys, tuki, tulevaisuus
– Avoimuus, luja ja ymmärtävä ote
Mihin rooliin ajaudut tai
tietoisesti liikut?
Mikä rooli houkuttaa?
OMAN EDUN TAVOITTELU NEGATIIVINEN VOIVOTTELU
– Mahdollisuus edetä – Pisteiden kalastus
– Mahdollisuus kostaa – Yhtiön haukkuminen
ESIMIESTYÖ JA ESIMIEHEN ROOLI MUUTOKSESSA
Esimiestä ja hänen toimintaansa katsotaan muutostilanteessa uudella tavalla.
Johtamistyöhön liittyy tällöin monia odotuksia. Muutosjohtajan rooliodotusten
kartta:
toimeenpanija: Mitä edellisistä rooliodotuksista
toteuttaa johdon olet eniten/vähiten kokenut
messias: valmistelee ja
haluamat muutokset muutostilanteessa?
ratkaisee puolestamme
kuuntelija: kuuntelee asiat, kertoo mitä Mikä rooleista on vahvuutesi?
minun huoleni ja tehdään
kysymykseni Missä kaipaat kehitystä?
”Muutos- lähetti: tuo meille koko Mitä et ehkä ole huomannut?
huolehtija: varmistaa tilanteessa ajan faktoja muutoksen
että perustehtävä tulee Mitä odotuksia puuttuu
esimieheen etenemisestä
ajatuskartasta?
tehdyksi ja asiakas saa
palvelunsa
kohdistuvia
rooliodotuksia” pysäyttäjä: rauhoittaa
ja kokoaa ihmiset
puolustaja: pitää
yhteen tutkimaan
meidän puolta tässä
tilannetta
mylläkässä
innostaja: auttaa avittaja: auttaa meitä
oppimaan ja katsomaan ajattelemaan tilannetta
tulevaisuuden rakentavasti
mahdollisuuksiin
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 8
4

5. MUUTOKSESSA ELÄMISEN TAIDOT
Pysähtymisen taito
(pohdin itseäni – Tutkimisen taito:
tutkimme yhdessä) eri näkökulmien
Tunteiden käsittelyn tarkastelun taito TAITOJEN SATEENVARJO:
ja ymmärtämisen
taito (omat tunteet, Keskeisiä taitoja muutoksessa ja
muiden tunteet) jatkuvasti muuttuvassa
työympäristössä työskentelyyn.
Priorisoimisen taito
itse ja yhdessä Arvioi itseäsi:
(Ei:n rakentava Missä olet mielestäsi hyvä = 3?
Ideoimisen sanominen) Missä tarvitset kehittymistä = 0?
taito
- piirrä sateenvarjosi
3 2 1 0 TYÖKALU TAITOJEN TUTKIMISEEN
JA NIISTÄ KESKUSTELUUN
Mahdollisuuksien Luopumisen taito -
näkemisen taito aloittamisen taito
Rakentavan
vuorovaikutuksen
Luottamus omaan Keskeneräisyyden taito: kysymisen,
osaamiseen ja sen sietokyky - kuuntelun,
kehittämiseen keskeneräisyydessä kannustamisen ja
toimintakyvyn rakentamisen taito
säilyttäminen
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 9
KOKEMUKSET – AJATUKSET - TEOT
1. KOKEMUKSET
2. AJATUKSET & TUNTEET 3. TEOT
- Mitä on tapahtunut? - Millaisia ajatuksia minulla on ollut
- Minkälaisia tunteita eri tavalla
- Mikä auttaisi minua tässä
muutoksessa?
tekeminen minussa herättää? - Mistä tärkeää puhua?
- Mitä olen tehnyt? Millainen
asenne minulla on?
Kuinka tietoinen olen kyvystäni tehdä havaintoja ilman selityksiä?
Tunnistanko miten ne vaikuttavat ajatteluuni?
© Humap Oy, www.humap.com sivu 10
5

6. YKSILÖN
KOHTAAMINEN
© Humap Oy, www.humap.com sivu 11
26.8.2011
Muutoksessa johtamisen työkalut: 1 - 1
Muutoskeskustelu yökaluja jokaisen yksilön kohtaamiseen ja tukemiseen
Tärkeät puheenaiheet:
Kohtaa toinen ihmisenä: pysähdy, oma agenda sivuun, kiinnostu
Katsekontakti, ystävällisyys, asiallisuus, palvelu...kysy, kuuntele, - Keskustelun tavoitteesta
Miten tämä keskustelu voisi auttaa meitä eteenpäin? - Tunteista
Kerro lisää, tarkenna, kuulin sinun sanovan, auta minua ymmärtämään? - Ajatuksista ja ymmärryksestä
- Roolista muutoksessa
Kysymyksiä tunteista ja järjestä: - Etenemisen vaiheista,
Miltä muutos on tuntunut? Mikä on vaivannut mieltäsi? Mistä olet tyytyväinen? aikatuluista
Mitä ajatuksia syntynyt? Miten ymmärrät/hyväksyt tämän muutoksen? - Tulevaisuuden tekemisistä
Mitä et ymmärrä? Mitä haluaisit tietää?
Miten voisin auttaa että sinua toimimaan tässä muutoksessa?
Kerro mitä tiedät muutoksesta ja sen etenemisestä:
Faktat, Vaiheistus, Aikataulut, Sovitut periaatteet... Kerro myös se mitä et tiedä...
Kysymyksiä roolista, asenteesta ja prioriteeteistä
Minkä ajattelet asiakkaillemme olevan muutosvaiheessa tärkeää? Mikä on nyt meille tärkeää?
Miten sisnun nyt kannattaa asennoitua? Minkä ajattelet olevan muutosvaiheessa sinun roolisi?
INTERVENTIO-
Mitä sinulta nyt odotetaan? TYÖKALUT:
Kun rajat ylittyvät:
Kysymyksiä tulevaisuudesta:
Mitä haluasit tietää muutoksen etenemisestä? - toistuvan
Minkä tekeminen on tulevaisuudessa tärkeää? Millaisia tehtäviä olisi tärkeää ja haluaisit tehdä havaitseminen
tulevaisuudessa? Mihin sinun kannttaa asiakkaan näkökulmasta keskittyä tulevaisuudessa? - puheeksiottaminen
Mitä kannattaa tehdä heti / kohta / myöhemmin?
- pysäytys
Miten voit edistää että muutos rakentuu hyvällä tavalla?
Miten voin auttaa sinua tekemään hyvää työtä tässä muutoksen keskellä? - muut keinot
Millaisia vaiheita näet että on tulossa?
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 12
6

7. PUHUMISEN TAPA : MISTÄ PUHUTAAN?
Kumpi kehittämisen ajatus ohjaa keskustelua ja oppimista?
ONGELMAT ONNISTUMISET Se kumpaa ajatusta
seurataan, vaikuttaa
SE MIKÄ EI TOIMI OSAAMISET energiaan ja
SE MITÄ PITÄÄ KEHITTÄÄ VAHVUUDET motivaatioon.
VAIKEUDET MAHDOLLISUUDET
EPÄKOHDAT TOIMIVAT ASIAT
KONTROLLI LUOTTAMUS
IKUISUUSASIAT UUDET, SYNTYVÄT ASIAT
Arvostava haastattelu muutosjohtamisessa:
Tutki onnistumisia! Valitse pari/esimieskollega.
Järjestäkää rauhallinen tila ja
asettakaa tuolinne lähekkäin.
Valitkaa roolit:
Sparraaja (kysyjä) ja sparrattava
PERUSKYSYMYKSET (oman johtamistyön pohtija).
1. Missä asiassa olet onnistunut? Sparraaja haastattelee /
ajatteluttaa oheisen
2. Mitä teit hyvin? Mikä tai mitkä tekosi vaikuttivat onnistumiseesi? kysymysrakenteen mukaan.
Tee syventäviä kysymyksiä
tarvittaessa mutta pysy asiassa ja
3. Mikä sinun osaaminen, ominaisuus tai asenteesi mahdollisti rakenteessa.
onnistumisen? Älä tuo omia kokemuksiasi, mutta
vahvista jos olet aidosti samaa
mieltä.
4. Mikä on keskeinen haasteesi lähitulevaisuudessa?
Vaihtakaa roolit
5. Miten voit käyttää onnistumisen kokemustasi ja siihen johtanutta Lopuksi käykää reflektio:
osaamistasi/ominaisuuttasi kohdatessasi tuon haasteen? - Oliko kysymysprosessi
hyödyllinen
- Toimisiko se omassa
johtamistyössä?
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 14
7

8. RYHMÄN
AJATTELUN
JOHTAMINEN
© Humap Oy, www.humap.com sivu 15
26.8.2011
MUUTOSTYÖPAJAN TYÖKALUT : NYKYTILA A & TAVOITETILA B
NYKYTILA (A) TAVOITETILA (B)
• Mikä pakottaa, kutsuu, haastaa • Miten ymmärrämme tämän
organisaatiotamme tähän muutoksen ja sen tavoitteet?
muutokseen? • Mitä toivomme tältä
muutokselta?
Vetäjä kirjoittaa taululle ison A-
kirjaimen. Osallistujat kirjoittavat Työskentelytapa sama kuin edellä
omille post it -lapuilleen mieleensä (nykytilan kartoitus), tavoitetilaa
tulevia syitä ja muutospaineita, yksi kuvataan B-kirjaimella.
asia kullekin lapulle. Liimatkaa laput
seinälle A-kirjaimen ympärille.
Kun kaikki laput on liimattu, lukekaa
ne ääneen ja ryhmitelkää toisiinsa
kuuluvat asiat yhteen. Keskustelkaa
syistä yhdessä.
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 16
8

9. Mihin voimme vaikuttaa
Kun muutos on alussa,
Mihin emme voi Mihin ehkä Mihin varmasti työyhteisön kanssa on hyvä
vaikuttaa voimme vaikuttaa voimme vaikuttaa tehdä oheinen analyysi ja
-> Hyväksyttävä -> Ryhdy toimiin pohdinta.
-> Selvitä
Listatkaa ryhmissä asioita
oheisiin sarakkeisiin.
Energiaa kannattaa kohdistaa
sellaisiin asioihin joihin aidosti
voi vaikuttaa.
Toki muutoksen syyt kannattaa
ymmärtää.
Miksi näin on....? Siis mitä voimme
tehdä, tai alkaa
tekemään....
MUUTOSTYÖPAJAN TYÖKALUT : MUUTOSVOIMAT
Kirjatkaa fläppipaperille T-
kaavio, jonka vasemmalle
VASTUSTAVAT VOIMAT EDISTÄVÄT VOIMAT puolelle kirjatkaa Muutosta
vastustavat voimat. Kaavion
oikealle puolelle kirjatkaa
Muutosta vetävät/edistävät
voimat.
Näillä voimilla tarkoitetaan
kaikkia niitä faktoja,
ilmiöitä, rakenteita ja
asenteita, jotka voivat
vaikuttaa muutoksen
etenemiseen ja
onnistumiseen.
Aluksi jokainen miettii
itsekseen ja tuottaa ainakin
yhden post it -lapun
kumpaankin sarakkeeseen.
Keskustelkaa lopuksi
kaaviosta yhdessä.
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 18
9

10. Esimies muutosjohtajana, T-työkaluja:
Lisää esimerkkejä
MIKÄ ON NYT MIKÄ ON NYT MIHIN VOIMME MIKÄ
HYÖDYLLISTÄ HYÖDYTÖNTÄ LUOTTAA ASKARRUTTAA
Sidosryhmäanalyysi:
Nimetkää keskeiset muutoksen sidosryhmät. Nimeämällä ja tutkimalla
Miten ryhmittelisitte eri sidosryhmät? sidosryhmiä ja niiden
Mitä tietoa sidosryhmistä voisi kerätä? odotuksia/tarpeita
voidaan löytää keinoja
Sidosryhmä Tavoite tai Miten voi Ketkä ovat Osallistamisen tuoda informaatiota ja eri
odotus vaikuttaa/antaa avainhlöt? tapa / näkökulmia.
suhteessa edistymiseen? Keskeiset suunnitelma
muutokseen Osaaminen/ kysymykset..
resurssit Tutkimisen pohjalta
voidaan saada eri ryhmät
muutoksen rakentajiksi.
Mieti mitkä ovat hyvät
kysymykset
sidosryhmäanalyysiin.
10

11. MUUTOSTYÖPAJAN TYÖKALUT : TIEKARTTA
ü Millaisia tekoja tarvitaan?
ü Millaisia foorumeja järjestettävä? (keitä mukaan) Tiekartan avulla voi miettiä:
• Minkälaisia tekoja ja
asioita tarvitaan
heti 3 kk 6kk 12kk - mitä on hyvä tehdä,
hoitaa tai mihin on
tartuttava, jotta
muutos etenee
parhaalla mahdollisella
tavalla?
• Millaisia foorumeita on
järjestettävä
- ketkä keskustelevat,
kenen kanssa, mistä?
• Aikatauluttaa
- mitä tehdään nyt/
heti, kohta ja
myöhemmin
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 21
PUHEEN TUTKIMINEN – VINKKI (KOHINASÄÄDIN)
PUHUTAAN PALJON PUHUTAAN VÄHÄN, EI PUHUTA,
OLISI TÄRKEÄÄ PUHUA LISÄÄ MUTTA PITÄISI NOSTAA
KESKUSTELUUN
11

12. MITEN JATKETAAN - VINKKI
ONNISTUMINEN
Missä
Mitä haluan
onnistuimme
kokeilla?
hyvin?
WAU IDEA
MENNYT TULEVA
HUPS APUA
Mikä haastoi? Missä tarvitsen
erityisesti toisia
onnistuakseni?
EPÄONNISTUMINEN
OTA PUHEEKSI – VALMISTAUTUMISEN TUKI
1. Faktat 2. Tunteet 3. Olettamukset
Mitä todella on tapahtunut? Onko tämä tilanne helppo vai vaikea? Mistä luulet että tässä on kysymys?
Mitä itse olet havainnut? Millaisia tunteita sinulla liittyy tähän Voiko tilanteelle olla jokin
Mitä olet kuullut? tilanteeseen? vaihtoehtoinen selitys?
Mitä tietoa sinulla on olemassa? Entä toisella työntekijällä? Onko henkilö vaikea?
Mitä tietoa sinulla ei ole? Entä muilla työntekijöillä? Onko ihmisen elämäntilanne vaikea?
Miten vaikuttaa työn tekemiseen? Kiusallisuus? Mikä rooli on organisaatiolla tai
Epävarmuus? työyhteisöllä, esimiestyöllä?
12

13. Muutoksen mittaaminen
Työkaluesimerkki:
Tämä työkalu mahdolistaa tutkimisen:
• Miten muutosprojekti on ymmärretty?
• Miten eri osapulet näkevät sen?
Millainen se on?
Maine
Onko projekti tunnettu?
Saavutettavuus Viehatys
Onko projekti Tekeeko projekti
realistinen? kateelliseksi?
Tarpeellisuus
Onko projekti todella
tarpeellinen?
MUUTOSJÄNNITTEIDEN TUNNISTAMINEN
Nimetyt jännitteet Ei jännitettä Heikko jännite Hyvin vahva
jännite
1. Epävirallisen ja virallisen organisaation jännite
2. Vertikaalinen hajaannus
3. Horisontaalinen hajaannus
4. Osallisten/tietävien ja osattomien/tietämättömien jännite
5. Sisällöllinen poteroituminen
6. Perustehtävän ja kehittämisen välinen jännite
7. Pysyvien prosessien ja uusien prosessien välinen jännite
8. Nopean ja hitaan päätöksen jännite
9. Valmiiden suunnitelmien ja matkalla ilmaantuvan uuden jännite
10.Poliittinen vs toiminnasta lähtevä jännite vai vaikutusmahdollisuuksien ja
mahdottomuuksien jännite: ihmisillä on tunne että ei voi vaikuttaa
11. Ajattelun ja suorittamisen kulttuurin, lähtee työstä ja työn tavoitteesta.
erilaisten työkulttuurien väliset jännitteet
12. Kokonaisuuksien ja yksityiskohtien jännite
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 26
13

14. EXTRAT
sivu 27
MIKÄ MUUTTUU TYÖSSÄ?
MIHIN OLEN MISSÄ OLEN Mistä voin luopua?
MATKALLA? OLLUT? Mistä joudun luopumaan?
Mitä saan tilalle?
Mikä säilyy ja mistä voin pitää
kiinni?
Mitä tästä voi oppia?
Mitä on vaikea hyväksyä?
Mitä voin tehdä juuri nyt?
Keihin voin liittyä ja keiltä saan
tukea?
14

15. MITEN MUUTOS ETENEE IHMISEN MIELESSÄ
MENETELMÄ
Kuulla Paperi tai
mutta ei ymmärtää lattiatyöskentelynä
Merkitse
fläppipaperille
Ymmärtää tai asetu
mutta ei hyväksyä
nelikentälle.
Missä ihmiset ovat
Hyväksyä
mutta ei sitoutua muutoksen kanssa
ajattelussaan?
Mistä johtuu, että
Sitoutua joku kuullut, joku jo
mutta ei toimia hyväksynyt asian?
---------------------------
Toimia, muuttaa toimintatapaansa Tästä johtuu joskus
tunne, että asiat
eivät etene. Ollaan
jääty jumiin johonkin
vaiheeseen!
12.3.2013 sivu 29
ESIMIEHISYYDEN MUUTOKSEN KOLME TYÖTÄ
Mistä luopua kokonaan? Mitä
Mitä täysin uutta?
säilyttää
Mitä
vähentää?
− ennallaan?
+ Mitä vahvistaa/lisätä?
15