Niz članaka o document managementu objavljenih u časopisu VIDI.

1. UPRAVLJANJE ISPISOM I DOKUMENTACIJOM: SMANJUJE TROŠKOVE I UBRZAVA POSLOVANJE
Print
.biz
biz
management:
Čak svaku
petu ispisanu
stranicu nitko
ni ne pogleda
PREUZMITE KONTROLU:
Document management
kontrola i ušteda
+
Zeleno Novi zakoni
razmišljanje: Digitalna
dokumentacija
Ušteda papira nije i potpis ulazi u
jedina, štedi se i na
potrošnji električne Pametni uređaji: službene standarde
energije Osim što zamjenjuju
više uređaja digitaliziraju
dokumente

2. U V O D N I K
Sadržaj:
Document i print
03 Document
management
09 Print management
management pred vratima
Rješenja
U
vrijeme recesije obično se profiliraju tržišne niše se postavlja i pitanje arhiviranja pristigle „papirnate“
10 Canon Adria koje do tada nisu bile u prvom planu, a najčešće dokumentacije i njeno uvođenje u poslovni sustav - da
se odnose na uštedu i ubrzanje poslovanja. Ovo je uvijek bude nadohvat ruke. To su samo neki od razloga
12 Inpro upravo takvo vrijeme, kada se moramo okrenuti vlastitim zašto upravo sada u punom sjaju izlaze na vidjelo rješenja
snagama i procijeniti kako od postojećih resursa izvući za upravljanje dokumentima i ispisom.
14 Siemens
maksimum. Document i print management dio su svakog Statistički se prosječna tvrtka suočava sa sljedećim
16 KSU poslovnog okruženja, no doživljavalo ih se kao nešto problemima: radi sa 200 do 300 različitih tipova
usputno, osim u tvrtkama kojima je rukovanje velikim dokumenata, izrađuje prosječno 19 kopija istog
18 Recro količinama dokumenata neizbježni dio osnovnoga posla. dokumenta, veliki troškovi pohrane dokumentacije, a još
20 Xenon Forte Traženjem novih načina rezanja troškova, pod veći u naporima pretraživanja pojedinog dokumenta, gubi
povećalo je došlo i upravljanje dokumentima i ispisom čak 1 od 20 dokumenata, troši 25 sati pokušavajući ponovo
22 Lexmark i u manjim poduzećima. Gotovo su nevjerojatne brojke proizvesti izgubljeni dokument, prilikom obrade ulaznog
koje izražavaju uštedu korištenjem automatiziranih i računa 70% troška otpada na protokol obrade i prijenosa
24 Siemens pametnih rješenja. dokumenta.
26 Brother Tvrtke zauzete svojim osnovnim poslanjem na tržištu Stvari se još više kompliciraju padom cijena printera.
najčešće nisu ni svjesne kakvom količinom dokumentacije Tvrke smo naime zbog pada cijena tih nekad skupih
28 Copy electronic raspolažu i koliko se vremena gubi na njezino pretraživanje uređaja opremili brojnim pisačima, kopirkama i faxovima,
i arhiviranje, to vrijeme koje obavljaju zaposleni najskuplji no usprkos padu cijena novi troškovi počeli su se gomilati
30 HP
je novac koji plaćamo jer dok zaposlenici prekapaju po zbog potrošnog materijala kao što su toneri i papiri, a
32 Konica Minolta registratorima, njihov osnovni posao stoji. A povećanjem tu je i povećana potrošnja električne energije. Ako još
opsega poslovanja količina dokumentacije nemilice se spomenemo da se jedna od pet isprintanih stranica nikada
34 Megatrend povećava i zauzima sve više prostora u uredima i arhivima, niti ne pogleda, lako je uočiti razlog za uvođenje print
a ni prostor nije besplatan, naprotiv, sve je skuplji. Tu managementa...
Nakladnik: VIDI-TO d.o.o. Tehnička služba: Željko Zirdum pripremljeni su s osobitom paænjom i kontrolirani na viπe razina. Redakcija Ëasopisa
Marketing (oglašavanje i prodaja) Vidi, meutim, ni u kojem sluËaju ne moæe odgovarati za moguÊe πtete bilo kakve vrste
Direktor marketinga: Darko Beljan nastale na osnovi savjeta, tekstova, slika ili drugog redakcijskog ili oglaπivaËkog materi-
Nakladnički kolegij: Tomislav Kotnik
Direktor prodaje: Milan Dukić jala objavljenog u Ëasopisu Vidi ili na drugi naËin datog od strane osoba koje rade za
Robert Slavečki tvrtku Vidi. Miπljenje redakcije Ëasopisa Vidi ne mora se iskljuËivo poklapati s miπljenjem
Asistentica direktora marketinga: Barbara Maretić
Direktor: Tomislav Kotnik autora teksta objavljenog u Ëasopisu Vidi u bilo kojem obliku i/ili radi bilo koje namjene.
E-mail: marketing@vidi.hr
Telefon: 01/3096-674, 3096-676, 3096-677 Vidi svim svojim Ëitateljima omoguÊuje dobivanje besplatnih savjeta “Doktora” na adresi
Glavni urednik: Tomislav Novak Faks: 01/3096-675 www.vidilab.com/doktor. Ideje prijedloge i kritike moæete slati na adrese vidi@vidi.hr
Izvršni urednik: Dinko Kadi Kompjutersko oblikovanje oglasa: VIDI studio, Barbara Maretić i impulsi@vidi.hr. Redakcija Ëasopisa Vidi i poduzeÊe VIDI-TO d.o.o. ne odgovaraju
Tisak: Radin Print Culture, Zagreb za moguÊe πtete nastale na osnovi savjeta dobivenih putem ovih e-mail adresa ili bilo
Autorski suradnici priloga: Darko Martić, Tomislav Novak, Dinko Adresa uredništva: kojih drugih e-mail adresa koje imaju domenu @vidi.hr. Sve e-mail adrese koje imaju
Kadi, Vedran Vlahović, Goran Novačić, Igor Sečen VIDI, Zagrebačka cesta 233, 10 000 Zagreb, Republika Hrvatska domenu @vidi.hr, a posebice e-mail adrese vidi@vidi.hr; impulsi@vidi.hr i webradi-
Tel.: +385 (0)1/ 3096-674, 3096-676, 3096-677 onica@vidi.hr javne su e-mail adrese i Ëasopis Vidi zadræava pravo objavljivanja i
Fax: +385 (0)1 / 3096-675 koriπtenja poruka pristiglih na spomenute e-mail adrese u svim svojim medijima i za
E-mail: vidi@vidi.hr sve svoje potrebe. Vidi takoer zadræava pravo da na e-mail adrese onih koji su pisali
Web: www.vidilab.com na neku od e-mail adresa s domenom @vidi.hr moæe slati e-poruke promotivnog
Grafička priprema Tajnica uredništva: Gordana »aËiÊ karaktera.
Fotografije: Željko Zirdum
Obrada fotografija: DD Studio Sva prava su pridræana. Vidijevu mreæu raËunala i servera instalirao i odræava Aurion d.o.o.
IIustracije: DD Studio
Naslovnica: DD Studio Ni jedan se dio ovog Ëasopisa ne smije reproducirati u bilo kojem obliku ili radi bilo koje Srednji teËaj: 1 EUR = 7,315836 kn na dan 20.11.2008. (www.hnb.hr)
Kompjuterski prijelom: DD Studio namjene bez prethodne pismene suglasnosti izdavaËa. Svi tekstovi u Ëasopisu Vidi ISSN 1330-626X
2 VIDI.biz / 2009 WWW.VIDI.HR

3. D O K U M E N TA C I J S K I S U S TAV I
Dokumentacijski sustavi
Dokumenti
pod kontrolom
Document management zbog sve veće količine
elektronskih dokumenata počeo se sam nametati
i više ga nećemo moći zaobilaziti
D
okumentacijski sustavi mogu se predstaviti
kao temelj IT industrije s jedne strane, jer se
bave neizbježnom papirologijom, a s druge
strane jer svi imaju potrebu za upravljanjem te takve
sustave integriraju u svoje poslovno okruženje prije
ili kasnije. Spomenimo samo činjenicu da se uvođe-
njem automatiziranih procesa troškovi obrade pošte
u uredima mogu smanjiti za dvije trećine! Nije
nevažna ni činjenica da se elektronska dokumenta-
cija novim zakonima uvodi kao ravnopravna pisa- piše:
nim dokumentima. Darko Martić
darko@martic.net
Što su u biti dokumentacijski sustavi?
Ovakvi sustavi u svom pojednostavljenom obli- Prednosti Digitalnoj arhivi može se pristupiti i s udalje-
ku obuhvaćaju: Input Management - digitalizacija i Pretraživanje cjelokupne arhive svodi se na ne lokacije. Ako tvrtka ima nekoliko nekoliko
pohrana dokumentacije u digitalnu arhivu; sekunde, a zamislite koliko je potrebno vremena za podružnica, kolege u drugom gradu mogu raditi s
Document Management - preuzima na sebe zadatke pronalazak točno određenog dokumenta. Znamo istim dokumentima kao da se nalaze u istoj zgradi.
o daljnjem postupku obrade, odnosno arhiviranja da je kada smo pod pritiskom ručni rad dodatno Dokumenti su pohranjeni na centralnoj lokaciji, na
dokumentacije; Output Management - bavi se otežan i usporen ljudskim faktorom da u žurbi pre- poslužitelju, a ne na pojedinačnom računalu (mada
ponovnim iskorištavanjem informacija iz digitalne vidimo ono očito, pa se često događa da previdimo kopija dokumenta može biti spremljena i na raču-
arhive. dokument i proglasimo ga nepostojećim, ili ga pro- nalu).
Cilj dokumentacijskih sustava ponovna je iskori- nađemo tek iz drugog ili trećeg pokušaja, ili kada Sigurnost dokumenata na vrlo je visokoj razi-
stivost informacija za jednostavnije, kvalitetnije i pošaljemo drugu osobu da dodatno pretraži. ni. Svatko tko ima pristup digitalnoj arhivi, može
brže reagiranje na neke sljedeće korake poslovnoga Za sastanak se obično pripremamo u zadnji pristupati samo njemu ovlaštenim dokumentima i s
procesa. Npr. ukoliko u našoj digitalnoj arhivi čas. To i ne mora biti toliki problem ukoliko nam njima obavljati samo odobrene radnje; sve izmjene
imamo pohranjenu dokumentaciju o našim klijenti- sustav omogućuje pozivanje jednog od unaprijed popraćene su povjesnošću dokumenta.
ma, tada te informacije možemo iskoristiti za: izra- definiranih izvještaja sa dva-tri klika. Koliko se vre- Jednom pohranjen dokument nije više podlo-
du izvještaja za potrebe mjesečnog sastanka uprave mena gubi na ručno prelistavanje raznoraznih mje- žan vanjskim utjecajima (habanje). Kome se nije
društva; brzi (rekao bi - trenutni) pronalazak svakog sečnih izvoda, računa i ostale dokumentacije, pa barem jednom dogodilo da je prolio kavu ili nešto
dokumenta o našem klijentu za potrebe dokazivanja onda na traženje ključnih informacija u svakom drugo preko ugovora? A tek skidanje klamerica koje
u sudskom procesu; preusmjeravanje informacija na dokumentu i prepisivanje npr. novčanih iznosa u oštećuju dokument svaki put kada fotokopiramo?
neki vanjski sustav kao što je BI (Business Excel tablicu, pa zbrajanje, izrada grafikona…? Svi korisnici sustava uvijek pristupaju zadnjoj
Intelligence) koji se bavi proučavanjem informacija inačici dokumenta, pa je problematika snalaženja
te donošenja raznoraznih činjenica i zaključaka; Problemi prosječne tvrtke: među datotekama na računalu smanjena na mini-
ukoliko znamo što naši klijenti kupuju, možemo mum.
• 200-300 različitih tipova dokumenata
učinkovitije reagirati na popuste pojedinih proizvo- Ugrubo rečeno, jedna od glavnih prednosti sva-
da i usluga. • Izrađuje prosječno 19 kopija istog kako je ušteda na vremenu. Usporedimo koliko
Osim za potrebe digitalne arhive, dokumentacij- dokumenta košta jedan sat zaposlenika koji pretražuje doku-
ski sustav vrlo je učinkovit kolaboracijski alat koji • Veliki troškovi pohrane i pretraživanja mentaciju po ormarima, a koji je to vrijeme mogao
olakšava grupni rad prilikom stvaranja novog doku- dokumentacij kvalitetnije iskoristiti?
menta, npr. ugovora. Pri tome vodi brigu o praćenju • Gubi 1 od 20 dokumenata Prednosti su očite i na mnogim drugim elemen-
inačica dokumenta u stvaranju, sigurnosnoj politici tima poslovnog i privatnog života. Teži izbacivanju
• Troši 25h pokušavajući ponovo proizvesti
dokumenta i praćenju izmjena od strane svih sudio- papira iz uporabe, tzv. paperless office (ured bez
izgubljeni dokument
nika tog poslovnog procesa. papira). Što naravno nije izvedivo tako lako, niti
WWW.VIDILAB.COM VIDI.biz / 2009 3

4. možemo očekivati u skorijoj budućnosti, jer da bi se Ukratko rečeno, jedan dokument sastoji se od Prošle je godine Hrvatska
to dogodilo, treba prvo promijeniti način rada dva elementa - slika dokumenta i opisni atributi.
„svih“ ureda - kako u državnim, privatnim, tako i Ovo „slika“ ne mora nužno predstavljati skenirani preuzela normu ISO 19005-1:
ostalim sektorima. dokument, nego može biti i Word dokument u Upravljanje dokumentima -
Ekološki efekt također više nije za podcjenjiva- svom izvornom obliku. Format datoteka elektroničkih
nje. Bacanje papira i potrošnja energije na ispis Doduše, nitko od nas ne traži da dokumente
dokumenata nisu male stavke ako se kumulativno opisujemo atributima, no tada nećemo biti u
dokumenata za dugoročnu
zbroje, uštede na tom planu također su neočekivano mogućnosti iskoristiti prednosti dokumentacijskih zaštitu: Uporaba PDF/A-1.
velike. sustava. U tom slučaju nastavljamo raditi kao i do Ovim se aktom omogućava
Ono s čime mnogi još i danas muku muče vje- sada, spremati slike i Word dokumente po mapama
rodostojnost je elektroničkih dokumenata koje na računalu pa onda umjesto da pretražujemo po
standardizacija formata za
šaljemo elektroničkom poštom. Ipak je to bez potpi- registratorima i ormarima, kopamo po mapama, e-dokumentacijski sustav
sa i pečata. Pošaljemo li elektronički dokument, npr. tražimo od kolega da nam pošalju zadnju inačicu i i otvara pretpostavka za
ugovor, zašto ga druga strana ne bi izmijenila? sl. - nije baš neki napredak. e-poslovanje, posebice javne
Pojednostavljeni odgovor krije se u tehnologijama Pri indeksiranju od velike je pomoći OCR teh-
koje automatski nadopunjuju dokument „skrive- nologija (Optical Character Recognition). uprave. Proces transformacije
nim“ informacijama koje jamče njegov izvorni oblik Tehnologija koja prilično točno uspijeva sa slikov- oslobođen je novom Uredbom o
i pošiljatelja. Više o ovoj tehnologiji progooglajte nih datoteka „pročitati“ tekst. U ovom bismo slučaju uredskom poslovanju koja stupa
pod nazivom digitalni potpis. Ova i neke druge nakon skeniranja sliku propustili kroz OCR meha-
popratne tehnologije pojednostavnit će u, nadajmo nizam koji koristeći umjetnu inteligenciju te mnoga na snagu 01.01.2010.
se bliskoj budućnosti, npr. izdavanje putovnice, predefinirana pravila pokušava prepoznati slova sa nih datoteka sa dijeljene mrežne mape. Input
osobne iskaznice i mnoge druge stvari. slike te time u konačici cijele riječi, odnosno cjelo- Management jednostavno prati metodologiju: ulaz
kupan sadržaj. Nakon ovog postupka mi smo od > obrada > izlaz.
naše slike dobili, uvjetno rečeno, Word dokument. Ulaz je u ovom kontekstu jasan sam po sebi -
Od čega se sastoji
U slučajevima kada imamo izvorne dokumente skeniranje. Obrada, pak, obuhvaća radnje kao što je
dokumentacijski sustav u sustavu, možemo ih pretraživati po njihovom već ranije spomenuto indeksiranje, no u ovom
Za iskorištavanje navedenih prednosti ključno je sadržaju. Ova tehnologija, pod nazivom Full Text koraku moguće je odraditi i neke druge popratne
imati kvalitetno odrađen prvi korak - digitalizaciju Search, omogućuje nam da ako u tražilicu upišemo radnje kao npr. korekciju skeniranja slike. Izlaz
dokumentacije, tzv. Input Management. Dokumenti „Pero Perić“, pronađe sve dokumente koji negdje u podrazumijeva izvoz obrađenih i indeksiranih slika
koji nastaju u digitalnom obliku, (npr. Word doku- svom tekstu sadržavaju unesene ključne riječi. i pripadajućih im opisnih atributa u neki vanjski
ment), nekako su sami po sebi „riješeni“, mada ni to Danas možemo pretraživati i slikovne doku- sustav, Document Management.
nije sto posto točno. mente, ali i dalje postoji potreba za indeksiranjem iz Bitno je razlikovati tri vrste dokumenata: struk-
Teža je priča s dokumentacijom koja zahtijeva razloga što sustav može pročitati sadržaj, odnosno turirani dokumenti oni su koji imaju prepoznatljivi
digitaliziranje i koja mora proći kroz skeniranje, tekst ugovora, no ne može dokument razumjeti na oblik, rađeni po obrascu/predlošku, to su npr.
odnosno „slikanje“. No, takva slika dokumenta ne razini da ga razlikuje od nekog drugog ugovora. obrasci za prijavu koji imaju iscrtane kućice u koje
nosi vrijedne informacije. Sama slika računalu je Unosom atributa omogućujemo napredno pretraži- se popunjavaju točno traženi podaci; nestrukturi-
nejasna te da bi ju računalo „razumjelo“, moramo je vanje dokumenata, kao npr.: Pronađi mi sve ugovo- rani dokumenti raznorazni su dopisi, dokumenti
dodatno opisati parametrima koje nazivamo atribu- re o radu iz 6. mj. prošle godine. koji nemaju unaprijed definirani oblik ni očekivani
tima. Postupak opisivanja dokumenta, odnosno Od ostalih elemenata dokumentacijskih sustava, sadržaj; djelomično strukturirani dokumenti su
unosa atributa, indeksiranje je (neki atribute zovu i spomenimo još i: životni ciklus, odnosno stanje npr. računi koji imaju svoj predefinirani izgled, ali
indeksima). dokumenta (lifecycle), npr. stanje - arhivirano, im se razlikuje tablica s listom artikala.
Pri izgradnji sustava, definiraju se i tipovi doku- dokument je moguće pronaći i pogledati mu sadr- Zašto je bitno razlikovati ova dva tipa dokumen-
mentacije kako bi se dokumenti dodatno opisali, žaj, no nisu moguće dodatne izmjene; poslovni pro- tacije? Zato što kod strukturiranih dokumenata
odnosno razlikovali i grupirali. Svaki tip dokumenta ces (workflow) kao set pravila koja definira niz imamo očekivani oblik, pa postupak daljnje obrade
može imati drugačiji set atributa, pa tako npr. jedan osoba koje moraju potvrditi valjanost dokumenta možemo, ovisno o preduvjetima, maksimalno auto-
ulazni račun možemo opisati nazivom dobavljača, (ugovora) prije nego li isti pošaljemo na potpisiva- matizirati. Kod nestrukturirani dokumenata u pra-
datumom prispijeća i iznosom, dok neki ugovor nje; sigurnosna politika (ACL) pravila su ponašanja vilu se oslanjamo na ručni unos kako atributa, tako
možemo opisati ugovornim stranama, datumom za svakog pojedinog korisnika ili grupu korisnika i definiranje tipa dokumenta.
potpisivanja i vrstom ugovora. (tko i što smije raditi s dokumentom); popratni ser-
Ulaz
visi koji npr. automatski pretvaraju Word
dokument u PDF, ili servisi koji služe za Jedna je od najčešće korištenih metoda skenira-
komunikaciju s vanjskim sustavima (npr. nje, digitalizacija papirnate dokumentacije. To rade
SAP), itd. skenerski uređaji koji „slikaju“ dokument te prenose
Dodijeljeni prostor u bazi podataka sliku na računalo. U ove svrhe moguće je u pravilu
koristiti bilo kakav uređaj, od jednostavnih kućnih,
Input Management
velikih MFD-ova (Multi Functional Device, više-
Input Management bavi se uvozom funkcijski uređaj), čak do specijaliziranih skenera za
dokumentacije u dokumentacijski sustav. obradu većih količina dokumentacije, već prema
To se događa na nekoliko načina: skeni- potrebama cjelokupnog dokumentacijskog sustava.
Baza za ranjem, integracijom s telefaks uređajem Ako se obrađuje veća količina dokumenata, svaka-
Slika doku- Tablice s indeksi- (faks server), integracijom s e-mail san- ko je preporučljivo uzeti brži skener. Više o skener-
menta atributima ranje
dučićem, ručnim uvozom datoteka (npr. skim uređajima potražite pri kraju članka
Baza podataka: Repozitorij tablica s atributima i slikom dokumenta Word dokument), preuzimanjem slikov- (Hardverska podrška).
4 VIDI.biz / 2009 WWW.VIDI.HR

5. D O K U M E N TA C I J S K I S U S TAV I
Kod nestrukturiranih dokumenata zanimljiva je
mogućnost OCR-a (tzv. rubberband), da klikom
Formulari Razna kores- Pisma miša na pojedinu riječ istu prepoznajemo i prepisu-
Obrasci pondencija Povijest jemo u atribut.
Dokumenti bolesti Svi koraci koji rade automatizmom, a ovise o
koji imaju i rezultatima OCR-a (automatska klasifikacija i auto-
varijabilni dio matsko čitanje atributa), davat će bolje rezultate što
je kvalitetnija skenirana slika. Ovo za sobom povlači
Djelomično Nestruktu- i uporabu kvalitetnijih skenera.
Strukturirani
strukturirani rirani Period prije puštanja ovakvog sustava u pogon
zahtijeva detaljno testiranje na što većoj količini
Načini Načini Dokumenti pisani različite dokumentacije. Tijekom tog perioda vrše se
prepoznavanja prepoznavanja rukom
dodatne prilagodbe OCR mehanizma te modula za
Slikovni oblici Slikovni oblici Ključne riječi (OCR) automatsku korekciju slike sukladno dobivenim
rezultatima. Ovisno od slučaja do slučaja, no sasvim
Razumijevanje je realno očekivati 95% rezultate OCR-a. Rezultati
Ključne riječi (OCR) teksta mogu biti i mnogo lošiji, sve ovisi o dokumentima
Vrste dokumenata: Prema obliku sadržaja - strukturirani, djelomično strukturirani i nestrukturirani koji se uvoze i kolika je mogućnost korigiranja nji-
hovog prepoznavanja. Postoje i OCR mehanizmi
Multifunkcijski uređaji (fotokopirni uređaji koje Klasifikacija je ta koja opisuje vrstu dokumenta, koji su orijentirani na prepoznavanje rukom pisanih
dijelimo hodniku s ostalim kolegama), kao i inte- te kako smo ranije već rekli, dodjeljuje joj se odre- slova i brojeva, mada rezultati u praksi nisu zadovo-
gracija faks uređaja, vrši se po principu da takvi đeni set opisnih atributa, a pri izvozu pohranjuje se ljavajući. No, ukoliko prepoznavanje rukom pisanog
uređaji skenirane slike spremaju na neku predefini- u točno definirani „ormar“ (npr. ugovori). Ukoliko teksta ograničimo na prepoznavanje samo brojeva,
ranu mrežnu lokaciju. S te lokacije dokumenti se imamo strukturirane dokumente, možemo čak i ne i slova (JMBG, OIB, broj računa, …), stvar može
uvoze automatiziranim postupkom, odnosno pro- ovaj korak preskočiti za slučajeve kada dokument biti poprilično uporabljiva.
gramskim modulom koji svakih nekoliko sekundi bude automatskim putem „prepoznat“ po predlošku
Izlaz
provjerava postoji li novi dokument. određene vrste dokumenta.
Dokumenti nakon uvoza tvore jednu logičku Za automatsku klasifikaciju dokumentacije Nakon uspješno obrađene (pripremljene) doku-
cjelinu, tzv. batch. Stranica za stranicom, itd. potrebno je osigurati jednoznačan element (ili više mentacije, sljedeći i završni korak Input
Ukoliko smo odjednom uvezli više različitih doku- njih) na stranici koja definira vrstu dokumenta. U Management sustava izvoz je dokumenata u doku-
menata, imamo mogućnost njihove razdvajanja u ove svrhe često se koriste barkod oznake otisnute na mentacijski sustav. Ovo je obično automatizirani
više logičkih cjelina - u dokumente. Ovo radimo iz samim obrascima koje klijent popunjava. Naravno, postupak koji prilikom izvoza „slike“ dokumenta
razloga da svakoj cjelini, odnosno svakom doku- prepoznavanje ovisi i o uspješnim rezultatima OCR- njoj dodjeljuje i opisne atribute te vrstu. Nakon
mentu u koraku indeksiranja, dodjelimo pripadaju- a. Automatska klasifikacija moguća je i kod nestruk- izvoza dokumentacije, ona je raspoloživa korisnici-
će mu opisne atribute. Također i iz razloga da u turiranih dokumenata, kod kojih se prepoznavanje ma za pretraživanje, nadopunu ili neke druge rad-
završnom koraku, u izvozu dokumentacije, doku- vrši pretragom kombinacije ključnih riječi specifič- nje.
mente tvorimo u cjelinama kao zasebne datoteke. nih za svaku vrstu dokumenta.
Ručno razdvajanje dokumentacije također može Validacija omogućuje ručnu verifikaciju auto-
Digitalna arhiva
biti poprilično zahtjevan posao. Kod većih količina matske klasifikacije te eventualno korekciju auto-
dokumenata obično se separacija pokušava čim više matski dodjeljene vrste dokumenta, te zahtijeva Digitalna arhiva trebala bi predstavljati sve
automatizirati. Jedan od načina „rezanja“ logičkih unos opisnih atributa. Također, ukoliko se radi o dokumente koji su prošli kroz tvrtku. To je zapravo
cjelina umetanje je graničnika u batch prije samog strukturiranim dokumentima, OCR postupkom jedna velika baza podataka, cijela povijest poslova-
skeniranja. Graničnik je obično jedna stranica s oti- možemo s očekivanih mjesta na dokumentu proči- nja, pa i šire. Samo brz pronalazak pojedinog doku-
snutim barkodom koji definira početak novog tati tekst te ga dodjeliti pojedinom atributu. Tako menta dovoljan je razlog za integraciju jednog ova-
dokumenta. Ovisno od slučaja do slučaja, no za raz- dodatno ubrzavamo cjelokupni postupak obrade. kvog sustava u poslovanje, a ako se prisjetimo i
dvajanje u pravilu može poslužiti i jedna potpuno
prazna stranica. Obrada dokumentacije
Obrada Skeneri Uvoz Meta-
podaci
Batch obrađujemo automatiziranim i ručnim Autor
Datum EMC
2
programskim modulima. Pod „ručnim“ smatramo Fax uređaji
ji Subjekt
module koji zahtijevaju intervenciju od strane kori- Klijent
snika. Redoslijed modula koji obrađuju batch opisan Prepo-
je programskim procesom koji u nekom osnovnom MFD Klasifi- znavanje
kacija atributa Validacija Izvoz
obliku ima sljedeće korake: korekciju slike, detekciju
i brisanje praznih stranica, detekciju graničnika i Mrežni
izradu logičke strukture (tzv. stablo dokumenata), direktorij
automatsku klasifikaciju, ručnu klasifikaciju, auto-
matsko čitanje atributa (OCR), validaciju, indeksira- e-mail
nje, izvoz dokumenata i opisnih atributa.
Premda ovdje imamo navedeno čak 8 koraka u Input management: Cijeli imput management
- Uvezene dokumente obradimo i izvozimo
obradi, za korisnika su bitna samo dva - klasifikacija e-obrazac repozitorij (DMS)
i validacija.
WWW.VIDILAB.COM VIDI.biz / 2009 5

6. ostalih pogodnosti kao što je centralna pohrana, takve dodatke pronaći kod samostalnih proizvođa-
pristup s udaljenih lokacija, kolaboracija (kvalitetniji
Prema zakonu iz 2005. ča, tzv. third party.
timski rad), sigurnost - nema se što čekati. "Elektronička isprava ima istu U svakom slučaju, funkcionalnost je proširiva
Kad smo već kod prednosti, evo još jednog obli- pravnu snagu kao i isprava na prema zahtjevima korisnika. Robusni sustavi pruža-
ka uštede - koliko košta kvadratni metar iznajmlje- ju programski pristup do svih ili osnovnih funkcio-
papiru
nog prostora? Ili, tvrtka je u vlastitom prostoru, no nalnosti sustava (API - Application Programming
mora ga proširiti radi povećanja broja radnih mje- pregledom mapa (možemo ih usporediti s mapama Interface) te putem takvih instrukcija IT, odnosno
sta… Koliko je u tvrtki ormara s dokumentacijom? na računalu). To je jedan od načina kako dokumen- odjel razvoja, može napraviti prilagodbu prema
Pomnožimo li to s kvadratima koje zauzimaju… te možete organizirati - jedna mapa = jedan klijent. vašem poslovanju.
Slika je vjerojatno jasna. No, jedna od korisnih mogućnosti izrada je veza
No opet, nije to tako jednostavno. Prema trenut- (link) prema dokumentu. Tako da ukoliko postoji
Poslovni procesi
no važećem zakonu, na sudu se osim originalnog potreba imati jedan dokument u više mapa, kreira
dokumenta priznaje i kopija na mikrofilmu. Ne se veza prema istom dokumentu što znači da ako Jedna od najpoželjnijih nadopuna digitalne arhi-
možete otići na sud s isprintanom kopijom iz vašeg izvorni dokument promijenimo, praktički smo ga ve podrška je za poslovne procese (workflow) -
dokumentacijskog sustava. Dakle, postoji zakonska ažurirali po svim onim mapama u kojima postoji upravljanje tijekom poslovnih procesa (BPM -
obveza čuvati pojedinu dokumentaciju X godina. veza na njega. Naravno, može se i klasično imati više Business Process Management). Ova funkcionalnost
No, Hrvatski sabor 9. prosinca 2005. donio je zakon kopija istog dokumenta u sustavu. ne samo da pomaže tvorcima dokumenta da krajnja
prema kojem elektronička isprava ima istu pravnu U digitalnu arhivu može se pohraniti bilo kakav inačica bude odrađena u što kraćem vremenu nego
snagu kao i isprava na papiru, ako se njena uporaba dokument ili bolje rečeno bilo kakva datoteka. ih i drži u granicama pravila koja se moraju pošto-
i promet provode prema zakonu. Znači, tekstovi, tablice, prezentacije pa čak i video- vati kako bi dokument zadržao korporativnu kvali-
Od svih čudesa i mogućnosti naprednih doku- materijali, fotografije, zvučni zapisi i slično. Ovisno o tetu. Izrada ili izmjene dokumenta više ne mogu
mentacijskih sustava, tražilica najviše oduševljava. sustavu, prikaz različitih tipova datoteka može biti proći neopaženo i bez kontrole, a korištenjem pro-
Unosom ključne riječi ili kombinacijom atributa u prilagođen svakom pojedinačno, tako da su npr. cesa u dokumentacijskom sustavu osigurava se bolja
naprednoj tražilici, u roku od nekoliko sekundi svi dokumenti izlistani s nazivima, fotografije prikazane protočnost informacija.
„ormari“ pretraženi su i pred nama su prikazani u smanjenom tzv. thumbnail formatu i sl. Korisnici više ne moraju gubiti vrijeme na uskla-
pronađeni rezultati. Ovisno o hardverskim resursi- Korisničko sučelje ovakvih sustava osim mapa i đivanje s kolegama u timu i telefonske pozive - jesi
ma sustava, ovo nekoliko sekundi odnosi se na stoti- datoteka omogućuje i neke dodatne funkcionalno- mi poslao? Kada jedan od autora dokumenta završi
ne, tisuće ili milijune dokumenata u bazi. sti, kao što je npr. praćenje dokumenta pri čemu svoj zadatak definiran poslovnim procesom, sljedeći
Izmjena dokumenta, ovisno u sustavu, temelji se sustav šalje obavijest svaki put kad se dokument koji treba odraditi, npr. provjeru pravopisa, o svom
na check-in i check-out naredbama. Želimo li doku- mijenja. Ovakve i slične obavijesti obično se nalaze će zadatku biti obaviješten u onaj Inbox koji smo već
ment uređivati, napravimo check-out što daje upute u Inboxu korisničkog sučelja (nije riječ o Inboxu spominjali.
sustavu da zaključa dokument kako drugi korisnik unutar programa za čitanje elektroničke pošte, no Drugi primjer mogao bi biti izrada putovnice.
ne bi pokušao istovremeno napraviti izmjene na ima sličnu funkcionalnost). Sustav dodatno može Klijent preko web stranice ispuni formular i priloži
njemu jer bi na taj način došlo do nesporazuma u slati obavijesti i putem elektroničke pošte, te tako ne slike (osobna fotografija, skenirana stara putovnica i
inačicama dokumenta. Kada su izmjene gotove, treba svako malo provjeravati program dokumenta- sl.). Slike zajedno s opisnim atributima (ono što je
napravi se check-in što možemo usporediti i sa Save cijskog sustava, nego je dovoljan pogled e-sandučić. klijent upisao u web formular) završe u arhivi koja
naredbom koja ne samo da spremi izmjene nego i Dokument uvijek može biti raspoloživ u npr. odmah po prispijeću novog zahtjeva za putovnicom
zapisuje povijest izmjena i tko ih je napravio - tzv. izvornom Word formatu, ali i kao PDF, tako da je pokreće nad priloženim dokumentima poslovni
audit trail. U tom trenutku napravljena je i nova spreman onaj format koji je potreban za pojedini proces. Prva osoba koja zaprimi zahtjev provjerava
inačica dokumenta kako bismo se uvijek mogli vra- zadatak. Također, pravila čuvanja dokumentacije valjanost dokumentacije te je li cjelovita; ako nedo-
titi u neko prošlo stanje ukoliko treba ipak izbaciti mogu biti podešena po regulatornim obvezama - staje npr. skenirana osobna iskaznica, prosljeđuje
neki članak iz ugovora. Bitno je znati da sustavi pri- npr. ugovori se čuvaju 7 godina, a nakon toga auto- zadatak na operatera koja vrši ostvaruje kontakt s
likom uređivanja dokumenta otvaraju program koji matski se brišu iz sustava. klijentom. Sljedeća osoba u procesu radi npr. korek-
se i inače koristi za uređivanje tog tipa dokumenta, U pravilu, kod robusnih sustava gotovo da nema ciju slike jer je pretamna. Zadnja osoba pokreće
npr. Word, Excel. funkcionalnosti koja je potrebna. A ukoliko ih proi- drugi proces za tiskanje same putovnice. Naravno,
Osim tražilicom, do dokumenata možete doći i zvođač sustava i nije ugradio, vrlo vjerojatno ćete ovo je više nego pojednostavljeni proces, čisto da
dobijete sliku o mogućem primjeru iz prakse.
ULAZ PROCESIRANJE DOHVAT Procesi se izrađuju prema potrebama korisnika,
odnosno tvrtke. Takvi procesi u biti su preslika
postojećih poslovnih procesa tvrtke, s tim da je ipak
naglasak na optimizaciji procesa koliko je to mogu-
će - izbacivanje npr. nekih ručnih zadataka koji se
mogu automatizirati i sl.
Moguće je definirati i obavijesti o neodrađenim
zadacima, tako da npr. nadređeni mogu imati uvid u
zaostatke zaposlenika. Također, ovakve obavijesti ne
EMC2 moraju nužno biti o zaostacima, nego mogu poslu-
žiti i kao učinkovit real-time alat za izvješćivanje te
tako prikazati uska grla pojedinih točaka u poslov-
Upravljanje poslovnim procesima, nom procesu.
Skeniranje, izvještaji, upravljanje zadacima, Objava, dohvat, pretraživanje, U pravilu, za kreiranje poslovnih procesa nije
web obrazac deklaracija zapisa korištenje, output management
potrebno znanje programiranja, nego proizvođači
Dokumentacijski sustav: Tri elementa koji sačinjavaju dokumentacijski sustav ovakvih sustava nude i alate za jednostavnu izradu
6 VIDI.biz / 2009 WWW.VIDI.HR

7. D O K U M E N TA C I J S K I S U S TAV I
procesa po principu „slaganja kućica“ i veza za kon- skeneru. Neki od
trolu tijeka između njih. poznatijih proizvođača
Moguća je i integracija s nekim od usko specija- skenera su: Kodak,
liziranih sustava za razvoj i unaprjeđenje poslovnih Canon, Konica Minolta,
procesa kao što su ARIS (Business Process Hewlett Packard.
Management) i ILOG (Business Rule Management Uz ovakve skenere
System). proizvođači isporučuju i
posebno prilagođene
upravljačke programe
Output Management
(ISIS drivers), koji
Ukoliko je komunikacija s klijentima ostvarena dodatno olakšavaju
u pisanom obliku, ovakav sustav zasigurno će dobro podešavanje i samu kva-
doći. Jedan od primjera odašiljanje je mjesečnog litetu skeniranja. Skeneri: Za skeniranje se sve više koriste multifunkcijski uređaji
biltena klijentima. Svima se može poslati jedan te Barkod pisači
isti generički bilten, no želi li se ostvariti bolji uči- Odlučimo li započeti svoj poslovni proces sa sti smanjenje je dvostrukog sadržaja (pri tome ne
nak, trebalo bi ga svakako prilagoditi klijentu. samim skeniranjem već u poslovnici pred klijen- mislimo na dvostruke diskove) - servis koji nadgle-
Naravno, nema smisla raditi jedinstvenu prilagodbu tom, tada će nam vjerojatno trebati barkod pisač. da ispravnost dokumenata također ima mogućnost
za svakog klijenta jer to je onda u potpunosti ručni To su u pravilu manji uređaji namijenjeni za ispis pronalaska duplikata te ostavlja samo jednu kopiju,
rad te ovakav sustav više nema smisla. No, klijenti na naljepnice kojima ćete moći ne samo odraditi čime može znatno smanjiti resurse za pohranu (ovo
se mogu grupirati prema određenom kriteriju i posao odvajanja dokumentacije nego i samom je iznimno korisno pri arhiviranju elektroničke
napraviti različiti bilteni, ili barem samo malo izmi- dokumentu pridodati jedinstvenu oznaku na koju pošte, a znamo da jedan te isti e-mail sa svojim pri-
jenjeni, po grupama. Kao dodatak, bi bilo odlično će se klijent kasnije moći pozvati u daljnjem tijeku vitkom može biti dostavljen na X adresa u istoj tvrt-
da svaki bilten započinje sa „Poštovani Pero“, jer se (npr. urudžbeni broj u pisarnici državne uprave). ki).
klijent tako ugodnije osjeća, kao da smo zaista baš Poslužitelji Iz sigurnosnih razloga te zbog povećanja nepre-
njemu posvetili pozornost. Aplikacijski poslužitelji kidne dostupnosti cjelokupnog sustava, tvrtke se
Drugi primjer oslanja se na prethodnu temu o U teoriji, sve komponente robusnog dokumen- odlučuju i na dupliciranje ovakvih uređaja za
poslovnim procesima. Kao zadnja „kućica“ u proce- tacijskog sustava moguće je držati na jednom serve- pohranu te ih fizički dislociraju, što još više osigura-
su dokumentacijskog sustava može se napraviti da ru. Ipak, samo u teoriji. No, sve ovisi o količini va cjelokupan sustav u slučajevima npr. poplave,
Output Management sustav proizvede pismo koje se dokumentacije koju takav sustav treba podržati. požara i sl.
šalje klijentu. U sadržaj samog pisma ubacuju se Neke komponente zahtjevnije su od drugih, a nji- Klijentska računala
informacije o njegovom upravo otvorenom devi- hova obrada mora nužno kočiti daljnji rad s doku- Proizvođači sustava rasterećuju klijentske radne
znom računu. mentima. stanice kako bi tvrtkama, koliko je to moguće, sma-
Ovakav sustav oslanja se na dokumentacijski Tako je npr.preporučljiv poslužitelj koji će odra- njile potrebne izdatke u pitanju nabavke nove opre-
sustav iz kojega preuzima informacije o klijentima te đivati automatsko indeksiranje dokumenata za me.
izrađuje krajnji proizvod. Proizvod može biti PDF za potrebe ranije spomenutog Full Text pretraživača Iz tog razloga proizvođači se odlučuju na izradu
tiskaru, SMS poruka na mobilni telefon, e-mail odvojeno, jer dok se dokument indeksira „u poza- klijentskih programa korištenjem web tehnologije,
newsletter, HTML, odnosno web stranica, u biti dini“, korisnici ga mogu pregledavati i pretraživati tako da je u pravilu računalo koje ima mogućnost
može biti bilo što. Sustav izrađuje dokumente na po opisnim atributima, a ne po sadržaju. Ova kom- pregledavanja web stranica ujedno i osposobljeno
temelju predložaka, što znači da jednom kada defi- ponenta odvaja se jer je gladna procesorske snage i za rad s ovakvim sustavima.
niramo predložak s pozicijama atributa, isti popu- memorije, jer svaki dokument po uvozu mora Za potrebe Input Managementa i dalje se uspo-
njavate podacima iz dokumentacijskog sustava. „pročitati“ i svaku ključnu riječ zapisati u bazu redno razvijaju i desktop programi koji na večim
Ujedno se ovdje radi i o jednostavnom sustavu podataka. količinama dokumentacije daju bolje rezultate što
koji može služiti i kao svojevrsna veza između dva Također, Input Management sustav odvaja se se tiče brzine, stabilnosti, funkcionalnosti korisnič-
neovisna sustava, s obzirom da može proizvesti kao samostalni pogon (pa čak i neke komponente kog sučelja na koje su korisnici odavno naučeni. Za
XML datoteku koju će neki treći sustav učitati u unutar njega), jer nema smisla usporavati rad kori- skenerske i validacijske radne stanice preporuka je
svoju bazu (mada mu to nije osnovna namjena). snika koji rade s dokumentima u digitalnoj arhivi korištenje monitora većeg zaslona i visoke razluči-
zbog procesa poboljšanja kvalitete skeniranih slika i vosti, kako biste na vrijeme, odnosno što lakše uoči-
OCR-a. li potrebu za ponovnim skeniranjem pojedine stra-
Hardverska podrška
Ovo je svakako tema koja je jedinstvena od tvrt- nice, te kako biste unos atributa obavili brže, sa što
Skeneri ke do tvrtke, a u njenu raspravu potrebno je uklju- manje ručnog zumiranja.
Specijalizirani skeneri, osim velike brzine, imaju čiti IT odjel koji se brine o cjelokupnoj informatič- Mrežna infrastruktura
i dodatne napredne mogućnosti upravljanja skeni- koj infrastrukturi. Prilikom planiranja potrebnih resursa svakako
ranom slikom, kao npr. automatsku korekciju Uređaji za pohranu je potrebno imati na umu i propusnost mreže. Ovo
zakrivljenih dokumenata, detekciju rubova papira, Za svakodnevni rad digitalne arhive ista se pak ovisi o formatu dokumentacije koju pohranju-
dvostrano skeniranje, automatski uvlakač papira, pohranjuje na diskovnim uređajima za brzi pristup. jete u digitalnoj arhivi. Je li u boji, koja razlučivost,
detekciju uvlačenja više papira odjednom (događa Postoje i uređaji za „arhiviranje“, odnosno format…? U svakom slučaju ne štedite na propus-
se kod automatskog uvlakača). pohranu dokumenata kojima se ne pristupa često te tnosti za Input Management.
Također, prije odluke o nabavci skenera, treba brzina nije ključna. Ovakvi uređaji imaju sposob-
proučiti vlastitu dokumentaciju. Ako se dokumen- nost neprestane provjere ispravnosti pohranjenog
Poznati dokumentacijski sustavi
tacija ne smije odklamati (npr. ugovori ovjereni sadržaja. Svi sadržaji pohranjeni su u dvije kopije na
kod javnog bilježnika), tada je vam svakako potre- odvojenim diskovima te u slučaju greške, odnosno EMC2 Documentum & Captiva - jedan od vode-
ban i stolni/plošni dodatak (tzv. flatbed). Ako su pronalaska neuporabljive datoteke, druga je kopija ćih proizvođača softverske, ali i hardverske plat-
dokumenti većeg formata, treba razmisliti o A3 prebriše. Također, jedna od mogućih funkcionalno- forme namjenjene dokumentacijskim sustavima;
WWW.VIDILAB.COM VIDI.biz / 2009 7

8. cjelovito Document, ali i Input Management rje- krivi dokument, tajnica vraća natrag u pisarnicu; nicima jer fizičkog prijenosa više niti nema; sma-
šenje. zadnji potpisnik šalje dokument (opet tajnica) u njeno habanje dokumenta jer nakon skeniranja
IBM FileNet - jedan od najjačih konkurenata sektor računovodstva, odjel likvidature, gdje kori- odlazi u arhivu umjesto da kola okolo po uredima;
EMC2 rješenju. Nedavno pripojen IBM-u. snici uzimaju fizički račun i prepisuju stavke u npr. trenutna obavijest o svakom računu koji su potpi-
Alfresco - open source rješenje. SAP rješenje; dokument se na kraju procesa šalje u snicima te korisnicima u likvidaturi razvrstani po
Aktivis bluebox - domaće rješenje koje postoji u arhivu, ponekad pohaban; no, jedan od većih pro- datumu naplate (naravno po redoslijedu kako je
inačici za male i srednje tvrtke te u enterprise blema gubitak je računa koji se u hrpama dokume- pisarnica skenirala); brže reagiranje na vraćanje
inačici koja se oslanja na EMC2 Documentum nata zagubi, i on kao takav nikada ne bude uplaćen, računa u pisarnicu ako je krivo proslijeđeno; auto-
platformu. što uzrokuje kamate po kašnjenju i ostale neugodne matizirane obavijesti o neplaćenim računima čiji je
Abbyy FineReader - iako je na svijet donešen u situacije. datum dospijeća u sljedećih nekoliko dana.
obliku kakvog shareware programčića, svojim Jedno od mogućih rješenja je sljedeće: korisnici
kvalitetama pokazao se kao uspješan proizvod s u pisarnici podijele se u tri grupe; tri osobe pripre-
Zaključak
velikim potencijalom; tako je i on prerastao svoje maju dokumentaciju (vade iz omotnica, skidaju
tadašnje konkurente ušavši u poslovne vode (i klamerice i perforaciju), četvrta skenira, peta osoba Kao i mnoge druge sustave, idealno bi za tvrtku
dalje je dostupan za „kućnu“ uporabu) te omo- vrši validaciju obrađene dokumentacije (ručna kla- bilo integrirati sustav za upravljanje dokumentaci-
gućivši drugim proizvođačima da koriste njegov sifikacija za neprepoznatu dokumentaciju te provje- jom čim prije, odnosno odmah pri startanju poslo-
tada već provjereni OCR mehanizam i to kao ra i unos atributa); zaslon za klasifikaciju i validaciju vanja. Tako izbjegavaju dodatne resurse i troškove
SDK (Software Development Kit, set programer- sastoji se od toga da na najvećem dijelu zaslona za kasniju naknadnu obradu stare, odnosno posto-
skih instrukcija), Recognition Server, Mobile OCR korisnik vidi skeniranu sliku (koju po potrebi može jeće dokumentacije te od samog početka svoga
(za uporabu na prijenosnim uređajima) pa čak i dodatno uvećati, rotirati, obrisati), a u manjem dije- poslovanja imaju nadzor nad njom, što rezultira
FlexiCapture aplikaciju za automatizaciju klasifi- lu zaslona definira vrstu dokumenta i unosi atribute spretnijim poslovanjem tvrtke koja se u svojim
kacije i indeksiranja. (ono što automatskim postupkom nije prepoznato); začecima može u potpunosti posvetiti svom temelj-
Kofax - Input Management sustav. po završetku validacije u pisarnici, dokument se nom poslovnom programu, umjesto da muku muči
eFLOW - Input Management sustav. izvozi u dokumentacijski sustav u kojemu se auto- vlastitom neorganiziranošću.
Microsoft Sharepoint - dokumentacijski sustav. matski pokreće proces ovjere računa; prvi potpisnik Naravno, ovo je idealna situacija i u pravilu se to
Moguća je veza sa EMC2 Documentum platfor- dobiva račun u Inbox i obavijest na e-mail te vrši ne prakticira, barem ne kod nas. Jedan od razloga
mom. verifikaciju, potpisuje ga i prosljeđuje dalje sljede- svakako je i činjenica da integracija ovakvih sustava
ćem potpisniku u njegov Inbox; ukoliko je krivo nosi sa sobom troškove koji su sve, samo ne poželj-
zaprimio dokument, vraća ga u pisarnicu na jedan ni u manjim tvrtkama s limitiranim sredstvima ula-
Primjer iz prakse - ulazni računi
klik s napomenom da je primio račun koji zapravo ganja. U takvim slučajevima, dokumentacija se
Uz pomoć dokumentacijskog sustava potrebno pripada drugom sektoru/odjelu; nakon što i svi pre- pohranjuje u registratorima, po ormarima u uredi-
je riješiti problematiku velike količine ulaznih raču- ostali potpisnici završe s verifikacijom i virtualnim ma i na hodnicima, a snalaženje u njoj odvija se po
na koje svakodnevno dolaze u tvrtku. Ovo je ujed- potpisivanjem, dokument završava u Inboxu kori- principu - ma snaći ćemo se već nekako.
no i jedna od najčešćih problematika koje firme snika u likvidaturi; likvidator unosi dodatne atribu- No, neke industrije kao preduvjet za svoje poslo-
žele riješiti uvođenjem dokumentacijskog sustava u te (mjesto plaćanja, konto, interne oznake tvrtke) te vanje moraju imati u potpunosti riješen dokumen-
svoje poslovanje. Slijedom upoznavanja prednosti prosljeđuje račun u aplikaciju za naplatu (npr. izvoz tacijski sustav, kao npr. farmacija. Osim po regula-
jednog takvog sustava, tvrtke se bez previše razmi- dokumenta u SAP). tornim obvezama, u toj industriji ništa se ne smije
šljanja odlučuju i za proširenje njegove namjene, Prednosti koje je ovo rješenje donijelo jesu: brža prepustiti slučaju, a s obzirom da im je za ishodova-
kao što su npr. upravljanje izradom ugovora, pisar- obrada dokumentacije u pisarnici; nema raspodjele nje raznoraznih dozvola (npr. puštanje novog lijeka
nica (ulazna i izlazna korespodencija) i sl. svakog pojedinačnog dokumenta po kutijama, nego u prodaju) potrebna veća količina dokumentacije,
Trenutno stanje u korisnik odrađuje oni si jednostavno ne smiju dopustiti gubitke na
tvrtki Problematikus klasifikaciju samo one vremenu. Također, firme koje svoje poslovanje žele
d.o.o. opisuje sljede- dokumentacije koja provoditi pod ISO certifikatom moraju imati doku-
će: velika količina nije prepoznata auto- mentacijski sustav.
ulaznih računa, sva- matskim postupkom Olakotna okolnost činjenica je da naš budući
kodnevno; korisnici (recimo 10% cjeloku- dokumentacijski sustav u počecima poslovanja ne
u pisarnici tvrtke pne dokumentacije); mora biti vrhunac tehnologije. Može se početi s pri-
jedva stižu razvrstati nemogućnost gublje- stupačnijim rješenjima, a kada se pokaže potreba za
cjelokupnu poštu te nja dokumenta u nekim robusnijim sustavom, postojeću je bazu
je raspodijeliti po koracima prije- moguće migrirati u novo okruženje.
sektorima i odjelima; nosa po hod- Možda i nije više potrebno uvjeravati u činjeni-
razvrstavanje pošte cu da je dokumentacijski sustav potreban,
podrazumijeva otva- Emc2 Captiva: ostalo je još samo pitanje - kakav sustav
ranje iz omotnice, vođenje zabilješki Ekran za Trebamo? Koje mogućnosti treba imati,
o pristigloj pošti, raspodjelu doku- idneksiranje isplati li se krenuti nečim jednostavnijim te
dokumenta
mentacije po kutijama koje se dalje kakav sustav bi se najbolje uklopio u vaše
prosljeđuju nadležnim osobama; pojedini računi postojeće poslovanje.
kratkog su roka za plaćanje te ih je potrebno dosta- Za kraj mogu samo preporučiti posjetu
viti čim prije, no događa se da takvi računi na red sljedećoj EMC2 Momentum konferenciji na
dođu i tek pred kraj radnog vremena; nadležne kojoj će kroz prezentacije biti prikazana ta
osobe po zaprimanju dokumenta vrše verifikaciju, platforma, a kroz komunikaciju sa stručnja-
potpisuju dokument, te prosljeđuju sljedećem pot- cima dobiti odgovore na pitanja kojih će se
pisniku po svojoj tajnici; ako je potpisniku poslan vjerojatno mnogo izroditi u glavi.
8 VIDI.biz / 2009 WWW.VIDI.HR

9. P R I N T M A N A G E M E N T
Upravljanje ispisom
Tko to tamo printa!
Čija je tinta!?
Gomilanje broja printera po uredima dovela je do toga
da je kontrola troškova ispisa postala jedva moguća
piše: Tomislav Novak
ako su printeri bivali sve jeftinijima, tako ih treba rasporediti, kakve je pisače uopće potrebno Nadogradnja na document
K smo ih sve više i više kupovali. Iako smo
negdje u podsvijesti počeli shvaćati da nam
se pisači nude sve jeftinije samo iz razloga da kupu-
nabaviti i od kojeg proizvođača. Ono što slijedi
briga je o tim pisačima, kako bi uvijek bili u funkci-
ji, instalacija pisača, instalacija drivera, njihova inte-
management
Iako je document management klasa za sebe,
pisači se prirodno nastavljaju na njega. Još više od
jemo skuplje tonere ili kitove boje, čija je cijena gracija u umreženi sustav upravljanja dokumenti- samih printera čine to multifunkcijski uređaji. Pisač,
znala prelaziti i cijenu samog pisača. Malo po malo, ma. Zatim je tu briga o potrošnom materijalu, kao faks i skener (možemo to zvati i faksom i kopir-
pisači su preplavili stolove u takoreći svakom uredu, što su toneri, jer pisač preko softvera za kontrolu kom) u jednom. Ovi uređaji najčešće u sebi već
gomilajući tako sitne troškove na različitim pozicija- automatski javlja dobavljaču da predstoji zamjena imaju softver za osnovne operacije s dokumentima.
ma, kojih se na kraju nitko ne sjeti ili ih uopće ne tonera, koji tada stiže za dan ili dva. Kod pisača i kopirki kao izlaznih jedinica već smo
može kontrolirati. Da ne govorimo o kućnim infor- Prepuštanje brige o pisačima donosi i tu pred- navikli na razne mogućnosti uvećanja, regulacije
matičarima po tvrtkama koji su sve više svoga vre- nost što se ispisuje bez zastoja. Mogući problemi zacrnjenja, pojačavanja kontrasta i druge stvari. No,
mena počeli trošiti na otklanjanje zastoja pisača, unaprijed se predviđaju, potrošnja se optimizira, a skener i faks uređaj u biti su i ulazne jedinice koje
kopirki ili faks uređaja. To je zaista uludo potrošen, ukoliko i dođe do kvara pisača, tvrtka koja vodi zaprimaju podatke skeniranjem ili preko telefonske
vrlo skupi kadar. brigu o vašim pisačima brine se da je zamjenski žice. Riječ je, dakle, o kreiranju dokumenata koji se,
Proizvođači pisača i sami su uočili te probleme i pisač uvijek tu. U biti, više ni ne znate da imate ako to želimo, negdje moraju spremiti na točno spe-
prije desetak godina počeli nuditi cjelokupna rješe- pisače, znate samo koliki je mjesečni trošak ispisa u cificiran način. Ti uređaji danas su u stanju indeksi-
nja za kontrolu ispisa, no sluha nije bilo sve do ovih tvrtki. To znači da se taj trošak može unaprijed pla- rati dokumente po zadanim atributima. Tako krei-
dana, kada print management ulazi u tvrtke na veli- nirati, bez iznenađenja zbog kvara i servisa, a otkla- raju dokumente koji ulaze u dokumentacijski sustav,
ka vrata. Banke, pošte i druge tvrtke i ustanove prve nja se i mogućnost zastoja radnog procesa. pripremljeni za arhiviranje i bez potrebe dorade.
su prepoznale potrebu za takvim integralnim rješe- Ono što slijedi nakon optimizacije samih uređa- Najčešće rješenje zamjena je većine printera u tvrtki
njima, jer su po defaultu radile s velikim količinama ja njihova je softverska integracija u document jednim jačim multifunkcijskim uređajem, koji je
papira. Imati na brizi naručivanje tonera, servis management sustav ili u vlastitu organizaciju koja tada i kopirka, i faks, i printer za većinu zaposlenika.
pisača pa i nabavku pisača postala je prevelika briga glumi takav sustav. Tu je zatim izrada digitalne arhi-
za ljude plaćene za daleko profitabilniji posao. ve ispisa koja se sprema na neki server ili lokalno Brigo moja…
S porastom broja pisača povećava se i broj ispi- računalo, pa ako ispisana kopija kasnije i nestane, Poanta print managementa preusmjeravanje je
sanih dokumenata, a prema nekim istraživanjima, moguće ju je potražiti na računalu, kao i autora brige o printerima na specijalizirane stručnjake koji
čak se svaki peti ispisani dokument uopće ne iskori- dokumenta. To je posebno zahvalno kod faks ure- se bave samo time. Zaposlenici ne moraju brinuti o
sti, dapače, uopće ga nitko nakon ispisa ne pogleda. đaja koji u digitalnom obliku spremaju sve zapri- ispisu, nego se bave svojim poslom i ne gube skupo-
Autorizacijom pri korištenju pisača automatski se mljene faksimile, pa ukoliko se koja kopija uništi ili cjeno vrijeme na „kemijanje“ oko printera.
smanjuje broj ispisanih kopija, jer je moguća kon- zagubi, uvijek se može „iskopati“ na za to zaduže- Osim uštede na potrošnom materijalu, dodatna
trola i brojanje zahtjeva za ispis sa svakog radnog nom računalu. ušteda ostvaruje se tako što se optimizacijom ispi-
mjesta. Doda li se tome i document management, Neka rješenja omogućuju uvođenje sigurnosnih snih uređaja obično smanjuje i njihov broj. To
broj ispisanih kopija još više pada jer se ispisivanje mjera kao što je kriptiranje prometa prema pisači- donosi uštedu u potrošnji električne energije i čini
smanjuje samo na one dokumente koji se eventual- ma, što onemogućuje pregledavanje ispisa u digital- nas ekološki svjesnima.
no šalju izvan tvrtke ili završavaju u poslovnim ili nom obliku neovlaštenim osobama. Zatim je tu Najkraće rečeno: brigo moja, prijeđi na drugoga.
promo-dokumentima. nadzor i upravljanje troškovima ispisa ili bilo čega Otprilike kao automati za kavu na kovanice; dodu-
što mislimo kontrolirati ili brojati u našoj tvrtki, pa še, oni znaju ostati bez šalica ili vruće čokolade.
Što je u biti print management čak i pristup pisačima koji na sebi mogu imati akti- Kroz print management ispis bi trebao postati nešto
Upravljanje ispisom obuhvaća cjelokupnu brigu viranje ispisa pristupnim kodom, otiskom prsta ili što uzimamo zdravo za gotovo, a uz to nas u konač-
za ispis dokumenata u poduzeću. Procjena koliko je pomoću RFID-a. Dakle, to može biti pravi raj za nici dovodi do manje stresa zbog brige za njih i
pisača uopće potrebno, na kojim pozicijama u tvrtki štedljive poslodavce i control freakove. novih ušteda u poslovanju.
WWW.VIDILAB.COM VIDI.biz / 2009 9