La Gouvernance Share Point

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La gouvernance SharePoint
Il s’agit principalement de : La gouvernance des systèmes d'information (IT Governance)
permet d'aligner le système d'information (SI) (tactique) sur les métiers de l'entreprise
(stratégie); l'objectif est de piloter et contrôler la participation du SI à la création de richesse.
Le SI est un investissement; l'enjeu est de mesurer le Retour sur investissement1.
source WIKIPEDIA.
1. Gestion opérationnelle et de projet
2. Développement et configuration
3. Infrastructure
4. Problèmes d’utilisation
5. Education et formation
6. Navigation, taxonomie et moteur de recherche.
Les chapitres suivants iront plus avant dans le détail de chaque domaine et essayeront de
décrire les sujets qu’il y aura lieu d’inscrire à votre plan de gouvernance.
Chaque chapitre contiendra un tableau qui indique le nom d’un groupe d’actions ou de
décisions (sujets), les actions spécifiques à apporter (Que faire ?) ainsi que les raisons sous-
jacentes (Pourquoi le faire).
L’objectif ici étant clairement de vous fournir, à vous lecteur, tant un guide pratique pour
créer votre plan de gouvernance que de vous donner un éclairage de fond sur les différents
sujets, de sorte que vous soyez à même d’identifier de nouveaux sujets, propres à votre
organisation, et les ajouter ainsi à votre plan de gouvernance.
1
Dans le monde de la finance, le terme retour sur investissement (RSI) ou rentabilité du capital investi, parfois
simplement rendement ou taux de rendement ou taux de profit, désigne un ratio
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1. Gestion opérationnelle et de projet
Ce sujet comprend l’approche traditionnelle de la gestion de projet ainsi que les problèmes
qui pourraient être décrits de façon plus formelle comme gestion opérationnelle car ils font
plus référence à la gestion de la plateforme et non pas à la gestion de projet associée à la
construction initiale. Dans ce chapitre, nous aborderons la construction ainsi que les différents
points opérationnels qui nécessitent de prendre une décision dès le début du projet pour
promouvoir la consistance.
Gestion opérationnelle et gestion de projet
Points Que faire ? Pourquoi le faire ?
Etablir un plan de
communication qui comporte
:
- Qui sera en charge de la
Etablir une attente au sujet
communication
de la nature des différentes
- Quand cette (ces)
communications ainsi que de
communication aura-t-elle
leur contenu, aidera les
lieu ?
utilisateurs à comprendre
Communication - Quel sera le contenu des
comment contacter l’équipe
différentes communications ? en charge du projet ainsi que
- Quel sera le vecteur de la de leur ouverture à la
communication ? (mail, discussion et facilitera
document, newsletter…) l’adoption du projet.
Etablir un point de contact
central pour tous ceux qui ne
sont pas directement
impliqués dans la
gouvernance.
Définir le processus de
Définir un processus qui déploiement génère une
sera utilisé pour le compréhension claire de la
déploiement des applications part des équipes de
Processus de déploiement
développées en interne ainsi développement au sujet de ce
que des logiciels achetés sur qu’ils peuvent attendre si
la plateforme SharePoint. leur logiciel est installé sur la
plateforme.
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Cela élimine les problèmes
de dernière minute pendant
le déploiement et réduit
d’autant le nombre de
versions nécessaires, et par
voie de conséquence, les
couts de management.
L’accès permanent aux
données est primordial, gérer
les modifications et
différentes versions des
- Définir comment les
développements permet de
modifications seront suivies,
gérer de meilleure façon cet
cataloguées et approuvées ;
accès.
Modifications du processus
- Décider quel support sera
de gestion utilisé pour conserver les
De la consistance dans
anciennes versions de
l’approche, la gestion des
configuration, de code et des
responsabilités de chacun
composants de la solution
encourage une plus grande
stabilité de l’équipe ainsi
qu’une appropriation du
projet meilleure.
La gouvernance SharePoint
en général et la plateforme
- Décider si des budgets
technologique SharePoint en
seront alloués au niveau des
particulier coûtent beaucoup
unités de travail ou pas ;
d’argent. La gouvernance
- Dans la négative, décider où
Attribution des budgets implique, dans la majorité
la gestion des coûts sera
des cas, une plateforme
effectuée et par quel moyen
centralisée. Trouver les fonds
pour réaliser cette plateforme
est essentiel et parfois
pénible.
La plateforme SharePoint
- Etablir un comité de
possède le potentiel pour
gouvernance de SharePoint
modifier de façon radicale
pour vérifier les contrôles
(mais pour le mieux) la façon
ainsi que l’adoption
dont un logiciel est
- Solliciter un membre de
développé ou la façon dont
Sponsorisation l’exécutif de l’entreprise
les projets sont menés. Il
pour être l’avocat de la
n’en reste pas moins que si
plateforme et attirer
l’équipe de management de
l’attention du management
la société ne le comprend pas
sur l’initiative
que les utilisateurs n’ont pas
- Encourager les responsables envie d’utiliser les
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de service au fait de possibilités qu’offre
SharePoint à partager leurs SharePoint, les chances de
connaissances avec leurs succès du déploiement au
pairs sein de l’entreprise se
présenteront sous de mauvais
auspices.
- Il est important de définir
clairement les rôles et les
responsabilités de chacun,
tant au niveau de Il est important de définir,
l’apprentissage qu’au niveau dès le début du projet, et ce
de la gestion de la plateforme de façon claire, les rôles de
SharePoint. chacun et de créer les
- Définir une équipe équipes qui seront à même
Rôles et équipes stratégique pour s’occuper de répondre à tout genre de
des problèmes stratégiques problèmes qui pourrait
- Définir une équipe pouvant survenir pendant le
travailler de façon verticale déploiement de la plateforme
et horizontale et qui sera en pour ne pas mettre celui-ci
charge des problèmes plus en danger.
complexes qui pourraient
arriver entre les différentes
unités de la société.
- Créer une classification par
nombre d’utilisateurs et par
longévité : entreprise, Expliquer de façon logique
département, équipe, projet les solutions disponibles au
et personnel. sein de l’organisation, ainsi
Classification de la
- Créer une classification par que les moyens pour
plateforme et des sites
type d’utilisation : portail de communiquer avec les
communication, applications composantes de cette
de BI, collaboration pour organisation.
faciliter le fonctionnement
des équipes.
- Créer un SLA au sujet du Créer des SLA permet de
temps nécessaire ainsi que savoir comment fonctionne
l’approbation pour la la plateforme et ce qu’on
création d’un site peut en attendre et dans quels
- Créer un SLA pour la délais.
SLA (Service Level
résolution des problèmes via
Agreements)
le helpdesk Les SLA’s sont des
- Négocier un SLA au sujet obligations que se donnent
des performances, lors du les gestionnaires de la
premier chargement du site plateforme vis-à-vis des
dans un browser, lors des utilisateurs, renforçant la
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5. 5 - MEG-JIC – 0493878854 - http://meg-jic.com
chargements suivants et la confiance de ces derniers et
performance lors de augmentant le taux
l’utilisation en remote. d’adoption.
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