Part con conv 2012 asset management lynn melna french
1. SERVICE DE LA GESTION
DE L’ACTIF
Planifiez l’avenir
Présenté à Partcon en septembre 2012
Par John Rhodes
Transfert de magasins 778 846-8473
2. TRANSFERT
En un mot, décrivez comment vous
vous SENTEZ à l’égard du transfert!
3. LA BAGUETTE MAGIQUE
Organise automatiquement
tous vos dossiers!
Garde les espaces de
présentation propres et à
l’ordre!
Prépare une super margarita!
5. TRANSFERT
Inévitable pour tout le monde!
Le stress de changer votre « vie ».
Ajoutez les « pratiques gagnantes »
maintenant pour ajouter de la valeur en $.
Des petits changements entraînent moins
de stress et davantage de succès!
7. FACTURATION
Les immobilisations nettes d’un magasin
Canadian Tire comptent en moyenne pour
20 à 30 % de la valeur totale de l’entreprise.
Le temps passé à contrôler la facturation
peut avoir une incidence réelle et perceptible
sur la position en capital du marchand.
8. ÉVALUATION DE L’ACTIF
En l’absence de facturation, l’arbitre DOIT :
Inscrire l’actif à sa valeur entièrement amortie
Estimer la valeur de l’actif
Le$ deux $cénario$ vou$ coûte de l’argent!
9. ÉVALUATION DE L’ACTIF
Un actif sans facture est vendu à sa valeur
de« BASE »!
BASE = le % du coût original auquel un actif
est entièrement amorti.
Les valeurs de « BASE » varient en fonction du
type d’actif (la moyenne est de 20 à 30 % du
coût d’origine)
10. ÉVALUATION DE L’ACTIF
EXEMPLE : Chariot de magasinage 095-3467
Acheté en octobre 2011 à 109,75 $ Ŕ au prix d’aujourd’hui
Sans facture : Avec facture :
•Base •Octobre 2011
•30 % résiduel •85 % résiduel
•32,92 $ •93,65$
11. ÉVALUATION DE L’ACTIF
EXEMPLE : Chariot de magasinage 095-3467
Acheté en octobre 2011 à 109,75 $ Ŕ au prix d’aujourd’hui
Sans facture : Avec facture :
•Base •Octobre 2011
•30 % résiduel •85 % résiduel
Sur un chariot de
•32,92 $ •93,65$ magasinage!
12. FACTURATION
Articles utilisés par le magasin
Articles portés à la facture Flex
Bons de travail en ligne
Sans numéro d’article
Payables
Immeubles donnés à bail
Logiciel WorthIT
Gestion des dossiers
13. ARTICLES UTILISÉS PAR
LE MAGASIN
La plupart ne sont pas des éléments d’actif,
mais certains le sont…
De façon générale :
« Si vous pouvez l’annoncer dans la section des
annonces classées du journal, Craigslist / Kijiiji,
c’est probablement un actif. »
14. ARTICLES UTILISÉS PAR
LE MAGASIN
Prendre des captures d’écran de la fenêtre F14
pour chacun d’entre eux! (Aucun « sommaire
des ventes »!)
F14 montre : Numéro d’article, désignation, prix-
magasin, quantité, date
Assurez-vous que l’écran affiche la bonne date de
mise à jour / quantité AVANT de l’imprimer!
15. ARTICLES UTILISÉS PAR
LE MAGASIN
Inscrivez : « Qu’est-ce que c’est / Où est-ce situé »
sur la feuille
Consignez-le selon le classement 10 fichiers
(nous discuterons de cela plus loin)
16. FACTURATION
De nombreuses personnes
pensent que la gestion de
l’actif se limite à « remplir les
factures »...
17. FACTURATION
Ikea Canada
123 Enterprise Way
Yourtown, BC
1 x Knutstorp 79,99 $
1 x Ödmjuk
Total partiel v 5,99
85,98
$
$
Taxe 12,90 $
Total 98,88 $
02/07/09 Visa XXXXXXXXXX987
Merci d’avoir magasiné ici!
18. FACTURATION
Ikea Canada
123 Enterprise Way
Yourtown, BC
1 x Knutstorp 79,99 $
1 x Ödmjuk 5,99 $
Total partiel 85,98 $
Taxe 12,90 $
Total 98,88 $
02/07/09 Visa XXXXXXXXXX987
Merci d’avoir magasiné ici!
21. FACTURATION
INSCRIVEZ le type et l’emplacement de l’actif
sur chaque article sans numéro d’article!
Pensez : « dans cinq ans, quelqu’un se
souviendra-t-il de quoi il s’agit et de
l’emplacement? »
Ne comptez pas sur votre mémoire ou celle de
quelqu’un d’autre!
22. FACTURATION
Plus l’arbitre dispose de renseignements, plus il
pourra retrouver tous les dollars disponibles.
Dites-nous, directement sur la facture, quel est
l’article, où il se trouve et tout autre
renseignement pertinent que vous croyez
pouvoir nous être utile!
23. FACTURATION
DEMANDEZ à vos
fournisseurs de vous donner
des factures adéquates!
24. FACTURATION
DEMANDEZ à vos fournisseurs de vous donner des factures
adéquates!
Une facture illisible est une facture inutile!
Papier thermique / photocopies effacées =
L’imprimé de papier thermique dure de cinq à sept ans... Faites-en
des copies!
L’encre de marqueur absorbe le texte d’impression thermique!
Une date ambiguë (05/07/10) pourrait vous coûter de l’argent.
Inscrivez la date « réelle » sur les factures lorsque ce n’est pas clair.
25. FACTURATION
DEMANDEZ à vos fournisseurs de vous donner des factures
adéquates!
Les factures « forfaitaires » vous seront retournées
(habituellement des années plus tard) pour être détaillées
Les éléments d’actif doivent être énumérés par composants, et
non par « système » (téléphone, télévision en circuit fermé,
alarme, etc.)
Conversions / agrandissements : Soyez particulièrement
attentif!
26. FACTURATION
Les pires contrevenants :
Outils du centre-auto
Composants d’ordinateur
Téléphone / télévision en circuit
fermé / systèmes d’alarme
Ils sont pour la plupart un charabia!
27. FACTURATION
Certains actifs ne seront connus que s’il y a une
facture, par exemple :
Formation du personnel
Mises à niveau de l’équipement
Remplacement d’un actif par un actif
identique
28. FACTURES FLEX
Les « nouveaux » bons de travail en ligne
(depuis 2006) n’indiquent que le numéro de
facture sur le relevé FLEX; il faut joindre une
copie de la facture sur laquelle figure les
numéros d’article individuels.
29. FACTURES FLEX
Les factures FLEX sur lesquelles ne figurent que
le nom du fournisseur et le numéro de facture
sont inutiles (Cat. 06); il faut joindre une copie
de la facture détaillée.
30. FACTURES FLEX
Les frais sur les factures FLEX des articles
« uniques » sont souvent accompagnés de pièces
justificatives... incluez-les et épargnez-vous le
trouble de les chercher des années plus tard.
31. FACTURES FLEX
Pire encore… les frais sur les factures FLEX ne sont
parfois accompagnées d’aucune pièce justificative…
« Présentoir sur mesure 095-9292 »
Demandez-les maintenant! N’attendez pas!
La personne responsable des frais a souvent quitté!
32. IMMEUBLES DONNÉS À BAIL
97 % des magasins inscrivent leurs immeubles
donnés à bail uniquement au moment d’établir
la liste des éléments d’actif!
33. IMMEUBLES DONNÉS À BAIL
100 % de ces magasins laissent de l’argent sur la
table et perdent l’occasion de vendre des actifs
de valeur!
34. IMMEUBLES DONNÉS À BAIL
Consignez vos immeubles donnés à bail
À MESURE QUE VOUS EFFECTUEZ
LE TRAVAIL
ou vous les oublierez!
(travail investi, matériaux utilisés, etc.)
35. FORMULAIRE D’IMMEUBLE
DONNÉ À BAIL
Commencez au bas de la page 2 et progressez
vers le HAUT!
1 formulaire = uniquement 1 catégorie
d’éléments d’actif
Erreur la plus commune! Les formulaires mal
remplis vous seront retournés pour révision.
36. FORMULAIRE D’IMMEUBLE
DONNÉ À BAIL
MATÉRIAUX
1. Énumérez les articles utilisés dans le projet
(ou annexez la liste fournie par le fournisseur, s’il y
a lieu)
2. Pour les articles Canadian Tire, utiliser le prix-
magasin actuel
3. TVP uniquement dans les provinces où s’applique
la TVP; aucune autre taxe!
37. FORMULAIRE D’IMMEUBLE
DONNÉ À BAIL
MAIN-D’ŒUVRE
1. Qui l’a fait? Personnel / firme externe?
2. Nom de l’employé / nombre d’heures
3. Le taux est toujours de 15 $/h sans distinction
4. Nom de la firme externe (s’il y a lieu)
5. Coût de la firme externe (TVP uniquement si
applicable)
6. Total
38. FORMULAIRE D’IMMEUBLE
DONNÉ À BAIL
DÉSIGNATION :
1. Où se trouve-t-il?
2. Quelle est sa forme / taille?
3. Qu’est-ce que ça FAIT? Pourquoi avez-vous
dépensé de l’argent pour ce bien?
4. Réparation / mise à niveau / remplacement /
nouveau
39. FORMULAIRE D’IMMEUBLE
DONNÉ À BAIL
RÉSUMÉ
1. Dates, noms, signatures
2. Titre
3. Coût de la main-d’œuvre
4. Coût des matériaux
5. Coût total (sans TPS, TVH, TVQ)
40. IMMEUBLES DONNÉS À BAIL
Conservez un dossier de formulaires vierges dans
votre bureau.
ET
un dans le bureau du directeur général!
(demandez-les lorsque vous effectuez une fin de
mois!)
41. GESTION DES DOSSIERS
Vous pourriez l’avoir remarqué… nous générons
BEAUCOUP de papier à Canadian Tire!
42. GESTION DES DOSSIERS
Si l’arbitre met trois jours à trier et organiser vos
dossiers, c’est trois jours où il ne travaillera PAS
sur vos actifs!
Maintenez vos dossiers en ordre et réduisez la
pile en conservant les BONS documents de la
BONNE façon!
43. GESTION DES DOSSIERS
CONSERVEZ CECI :
1. Factures (détaillées)
2. Bons de commande
3. Factures FLEX (+ document de réserve)
4. Fichiers de la liste d’éléments d’actif précédente
Agrafez tous les documents ensemble pour chaque
élément d’actif… (aucune feuille libre)
44. GESTION DES DOSSIERS
PAS CECI :
1. Fiches de vérification
2. Factures de transport*
3. Bordereaux d’expédition
4. Enveloppes
5. Relevés
6. Tout document relatif à des « fournitures de
magasin / biens non durables »
*À l’exception des élévateurs, monte-
charges, planchers, convoyeurs *******
45. CLASSEMENT 10 FICHIERS
A) MATÉRIEL
Afin de bien préparer vos factures, vous devez
obtenir les éléments suivants :
11 dossiers de format lettre
1 boîte à dossier en plastique
Des étiquettes pour les dossiers des éléments
d’actif (ci-incluses)
Toutes les factures des éléments d’actif
46. CLASSEMENT 10 FICHIERS
B) PRÉPARATION
1. Apposez toutes les étiquettes sur les dossiers
2. Mettez tous les dossiers en ordre numérique
dans la boîte de classement
3. Recueillez toutes vos factures (Flex,
fournisseurs locaux, etc.) depuis que votre
marchand a commencé à exploiter le magasin
(ou les dernières factures consignées)
47. CLASSEMENT 10 FICHIERS
C) RÉVISION
Vérifiez chaque facture pour garantir :
1. qu’elle est lisible en entier (surtout les
copies / thermiques)
2. qu’elle indique précisément les composantes achetées
(les relevés de comptes, les factures Visa ou les
« sommes forfaitaires » ne sont pas acceptés).
REMARQUE : Si la facture n’indique pas de façon détaillée les
articles achetés et leur coût individuel, vous devez communiquer
avec le fournisseur pour obtenir ces renseignements.
48. CLASSEMENT 10 FICHIERS
D) TRIER / CLASSER
1. Utilisez la page « Sommaire des catégories de
factures » comme guide. Classez toutes vos
factures dans l’une des 10 catégories.
2. Plusieurs articles qui entrent dans plus d’une
catégorie? Faire une photocopie de la facture
(et de toute pièce justificative) et versez une
copie dans chaque dossier.
49. CLASSEMENT 10 FICHIERS
D) TRIER / CLASSER
3. Quelle catégorie utiliser?
Fiez-vous à votre première impression.
Vous pouvez aussi verser la facture dans le
dossier « Questions »!
50. Catégories de classement de factures
Centre-auto • Tout l’équipement et tous les outils du centre-auto
GD 1-16 10 FILE SORT
Téléphone / sécurité 1. Matériel • Équipement de télévision – affûteuse de patins
téléphonique en circuit fermé – Dispositifs de sécurité
GD 39, 52 2. Machines à mélanger • Systèmes d’alarme en tout genre
la peinture
Affichage • Tout le matériel d’affichage
GD 73, 76, 46
Bureau 1. Meubles – Équipement de bureau – Coffres-forts
– Appareils électriques électrique (à l’exception
GD 20 à 29 des catégories 2 et 6)
Immeubles donnés à • Aménagement paysager • Tapis / rideaux • Formation du
bail • Peinture • Papier peint personnel
• Modifications aux • Appareils • Installations
GD 31-41, 61, 62 bâtiments d’éclairage / ampoules électriques
• Revêtement de sol
Ordinateur • Composantes du système • Ordinateurs personnels • Éléments du réseau
des caisses • Tous les câbles local
GD 30, 77, 78 • Éléments de l’ordinateur d’ordinateurs
principal
51. Catégories de classement de factures
CLASSEMENT
Ordinateur
10 FICHIERS
• Composantes du
système des caisses
•
•
Ordinateurs personnels
Tous les câbles
• Éléments du
réseau local
GD 30, 77, 78 • Éléments de d’ordinateurs
l’ordinateur principal
Matériel spécial • Pistolets étiqueteurs • Tout le matériel mobile • Extincteurs
• Tout l’équipement • Échelles • Premiers soins
GD 51, 53-58, 85 extérieur • Boîtes pour stocks • Comptoirs
• Tous les présentoirs du • Présentoirs
détaillant (à l’exception mobiles ou vitrés
de la catégorie 10)
AAA / bois • Étagères d’entrepôt • Revêtement de sol • Étagères en bois
pour mezzanine
GD 63, 64, 66
Convoyeur • Convoyeurs portables • Convoyeur • Compacteurs
• Ascenseurs • Broyeurs
GD 59, 60, 75
OSF • Îlots / sections murales • Matériel de • Étagères et
présentation chromé supports de
GD 68, 69 présentation
52. WORTHIT
Logiciel de base de données d’éléments d’actif
Devrait déjà être dans votre magasin
Vous ne trouvez pas le disque? Téléphonez pour
obtenir un disque de remplacement gratuit!
1 888 967-8411, poste 261
53. WORTHIT
Il n’est PAS nécessaire de tenir à jour les fichiers
électroniques pour le transfert… sauf si vous le
VOULEZ.
L’équipe des transferts réécrit la base de données en
entier que vous la teniez à jour ou non.
54. WorthIT Fixed Assets Quick Reference Guide
Guide de référence Worth IT Fixed Assets (Immobilisations nettes)
Le présent guide comprend uniquement un nombre limité des caractéristiques offertes par le logiciel Worth IT Fixed Asssets. Pour de plus
This guide only includes a limited number of the features that the WorthIT Fixed Assets offers. For more
amples renseignements, veuillez vous référer au guide d’utilisation Worth IT.
details, please refer to the WorthIT User Guide.
Chargement d’un fichier maître (PMF) : Depuis la fenêtre principale, sélectionnez Tools (outils), puis Product Master Update.(mise à jour
du fichier maître). Une fenêtre « Open » (ouvrir) s’affiche the main window, select Tools, fichier maître. Indiquez l’endroit où
Loading a Product Master File (PMF): From pour que vous indiquiez où récupérer le then Product Master
vous avez précédemment enregistré le fichier près de « Look in » for you to dans) et sélectionnez le fichier (Worth IT date.pmf). Cliquez
Update. An “Open” window will appear in order (rechercher specify where to get the Product Master file
sur Open (ouvrir) outhe location sur le fichier. Une fois la tâche terminée, la fenêtre « to ‘Look in:’ Update in Progress file
from. Specify double-cliquez where you previously stored the file next Product Master and select the » (mise à
jour du fichier maître en cours) s’affiche. or double click on the file. Once the job is completed, the Product
(WorthIt date.pmf). Click Open
Master Update in Progress window will disappear.
Le « Guide de
référence » vous
présente les étapes à Ajout d’un élément d’actif acheté par l’entremise de la Société : Depuis la fenêtre principale, cliquez sur NewID” windowfenêtre
Adding a corporate asset: From the main window, click on New, “The Details-Asset (nouveau), la will
« open. If you have a corporate number to enter, you must fill in the following information: Product de
Details-Asset ID » s’ouvre. Si vous avez un numéro de société à entrer, vous devez saisir les renseignements suivants : Numéro
suivre pour
produits, date de la facture (MMJJAA) et quantité. Une fois que vousyou are done, click on Add or press the Enter touche
number, Invoice date (MMDDYY) and Quantity. Once avez terminé, cliquez sur Add (ajouter) ou appuyez sur la key.
Enter. Le logiciel détermine le coût de remplacement de l’élément of the asset.
The software will determine the replacement cost d’actif.
Ajout d’un élément d’actif provenant de fournisseurs externes : Sélectionnez le groupement détaillé approprié au moyen de la flèche
Adding a non-corporate asset: Select the appropriate fineline using the drop-arrow in the “Product
déroulante du champ « Product No. » (numéro de produit). Pour de plus amples renseignements relatifs aux numéros de fournisseurs
externesfield. numéros liés à la société, ainsi que sur les groupements détaillés, veuillez vous and finelines Manuel des règlements
No.” et aux For more details on non-corporate versus corporate numbers reporter à votre please refer to
ouvrir / ajouter / etyour marche à suivreManual transferts de magasin dans la section Actif. Une fois is selected, Tab over and the softwarela
de la Changeover pour les in the Asset section. Once your fineline le groupement détaillé sélectionné,appuyez sur
touche automaticallysélectionne product number for you.de produitthe following information: Invoice date de la
will Tab et le logiciel select a automatiquement un numéro Fill in pour vous. Entrez les informations suivantes : Date
facture (MMJJAA), quantité, coût original (prix(price per unit) and a Description of the(doit être très descriptive). Une fois que
(MMDDYY), Quantity, Original cost par unité) et une désignation de l’élément d’actif asset (needs to be very
vous avez terminé,Once you Add (ajouter)click on Add la touche Enter. Enter key.
descriptive). cliquez sur are done, ou appuyez sur or press the
modifier / retirer un
élément d’actif.
Page 1
59. WORTHIT
Souvenez-vous que la tenue à jour de
WorthIT se fait sur une base volontaire…
nous établirons à nouveau gratuitement
votre liste d’éléments d’actif lors du
transfert!
62. CONTRATS
Faire le suivi des services prépayés (contrats) avant
le transfert entraîne un plus grand nombre de
contrats (à plus grande valeur en $) transférés lors
du transfert (plus l’argent dans vos poches!)
63. CONTRATS
Registre des contrats Les fournisseurs suivants ne
fournissent leurs services
qu’APRÈS avoir été payés!
Numéro du magasin associé Canadian Tire : Emplac. :
Terme Contrat de
Nom du fournisseur Type de service Remarques
Mensuel / trimestriel / annuel facturation numéro
64. MATÉRIEL DE PRÉSENTATION
EXCÉDENTAIRE
Le stock excédentaire désordonné
vous coûte de l’argent!
Si vous pouvez le TROUVER, vous pouvez
l’UTILISER!
65. MATÉRIEL DE PRÉSENTATION
EXCÉDENTAIRE
Si vous pouvez le TROUVER, vous pouvez
l’UTILISER!
Le stock excédentaire désordonné vous coûte de
l’argent!
• Commander à nouveau ce que vous avez déjà
• Perdre des heures de travail à toujours chercher
• Prend de l’espace qui pourrait être utilisé pour le
stock
73. MATÉRIEL DE PRÉSENTATION
EXCÉDENTAIRE
Storage Systems.ca
Voici les prix des bacs d’expédition standards, usagés et non peints provenant de notre
triage de Toronto
20 po usagés à couvercle rabattable – 2 950,00 $
40 po usagés à couvercle rabattable – 3 950,00 $
Container West.com
Les bacs d’expédition suivants, usagés et non peints, sont disponibles à notre triage
d’Edmonton
20 po usagés à couvercle rabattable Ŕ 3 500,00 $
40 po usagés à couvercle rabattable Ŕ 3 500,00 $
74. MATÉRIEL DE PRÉSENTATION
DÉSUET
Il n’y a aucune « liste officielle »!
Le matériel désuet est unique à chaque
magasin…
75. MATÉRIEL DE PRÉSENTATION
DÉSUET
• ont été remplacés par des versions plus
récentes ou retirés en permanence du
plancher (robinets, vaporisateur, sections de
comptoir, bases de gros électroménagers, etc.)
• supports fournis par le fournisseur (Raid,
cannes à pêche, etc.)
• Matériel de PLV périmé
76. MATÉRIEL DE PRÉSENTATION
DÉSUET
Si vous l’UTILISEZ.... il n’est pas désuet!
Par exemple : Bases de gros électroménagers :
font de très beaux présentoirs d’entrée avant
$$
OU
abandonnez-les dans l’entrepôt
77. MARCHANDISE
ENDOMMAGÉE
Si vous ne paieriez pas le prix courant dans un
autre magasin…
Si vous ne l’offririez pas en cadeau à vos
proches…
81. MARCHANDISE
ENDOMMAGÉE
Écouler régulièrement la marchandise endommagée :
libère de l’espace précieux dans l’entrepôt
augmente les ventes (la dernière pièce endommagée ne
se vendra jamais à pleine valeur, et peut ne jamais
entraîner une commande pour un article de
remplacement à prix courant)
augmente les recettes générées plutôt que de la vendre
au marchand entrant lors du transfert (10 ¢ / 1 $)
82. MARCHANDISE
ENDOMMAGÉE
Encourager le personnel de l’aire de
vente / entrepôt à repérer régulièrement la
marchandise endommagée
Passer en revue / marquer et retirer des quantités en
stock (CUP)
Vendre sous une catégorie factice 93 (gardez
l’historique des ventes « propre »)
Importance d’avoir les quantités en stock précises
(commande, ventes perdues, « surprises » lors du
transfert)
83. Distressed
Marchandises List Établir la liste des
damaged merchandise
marchandises endommagées
which the customer would not
pour lesquelles les clients ne
Merchandise
endommagée pay full price for!
paieraient pas le plein prix!
Name:
Nom : Date:
Date :
Department:
Service :
On Hands Adjusted By:
Quantités en stock mise à jour par : Date:
Date :
Maintient à jour Product #
Nº d’article Quantity
Quantité Description
Description
les quantités en --
--
--
stock --
--
--
--
Détecte les --
--
« anomalies »
--
--
--
--
« S’il y a un
--
--
--
processus, il se --
--
--
mettra en œuvre » --
--
--
--
--
Dealer Support - September 2012
84. MARCHANDISE
ENDOMMAGÉE
Montez une aire de liquidation permanente
(cela habitue vos clients)
et organisez des soldes de liquidation, comme des
« ventes de garage »!
85. MARCHANDISE
ENDOMMAGÉE
Le matériel de PLV est
vendu séparément. Vous
pouvez le commander sur
votre système : 096-3044
96-1962 95-5387 95-5480
Banderole de table 18 po Bac de liquidation en vrac Chariot de liquidation à 7 tablettes
(rouleau de 100 pi)
50 $ *387 $ *447 $
86. ZONES FLOTTANTES
Tous les magasins en ont…
Des endroits où les choses vont « mourir »…
88. ZONES FLOTTANTES
Il s’agit souvent de zones extérieures :
Enclos du Centre du jardinage
Enclos du Centre-auto
Sous les semi-remorques d’entreposage
Derrière le magasin
89. ZONES FLOTTANTES
Le matériel de présentation et le stock placés à ces
endroits doivent être traités avec soin si on souhaite
qu’ils conservent une valeur!
Conditions météo / vol / abandon
92. ZONES FLOTTANTES
Le matériel de présentation rouillé vaut au mieux
10 % de sa valeur originale... et encore!
Le stock endommagé par l’eau placé dans la
catégorie des marchandises endommagées
(10 ¢ / 1 $)
93. ZONES FLOTTANTES
Bacs gris = de grands entonnoirs gris pour l’eau!
Métal = une usine de production de rouille!
Carton = une éponge de mauvaise qualité!
