Conférence Fid&M au salon Documation 2012

1. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
Pourquoi et comment bâtir une gouvernance
documentaire et de l’information dans l’entreprise ?
De l’importance d’un interlocuteur unique pour
les Documents & Informations (D&I)
Présentée par M. Philippe BLOT-LEFEVRE
Vice-Président de la
Fédération Internationale des
DOCUMENT & INFORMATION MANAGER (D&IM)
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2. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
Les fondateurs
Jean-Pierre Blanger
Directeur R&D Ricoh
Membre Aproged – Clusif
Philippe Blot-Lefevre
Consultant DLM (Digital Legal Management)
Fondateur Hub2b – Académie I.E.
Jean-Louis de la Salle
Consultant MPS (Managed Print Services)
Fondateur Aurea – Photizo - Lyra
Alexis Blum
Consultant Editique
Membre Xplor
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3. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
Les motivations
Pourquoi et comment un D&IM ?
• Parce que
• Coût de la Gestion des documents de 1% à 3% du CA
• 4 entreprises sur 10 ont une GD en place
• 6 entreprises sur 10 laissent la GD aux directions opérationnelles
• 6 cadres sur 10 n’ont pas conscience de l’importance de la GD
• Seuls 35% des cadres considèrent la GD comme un avantage stratégique
• Seules 41% des entreprises ont une GD sécurisant leurs D&I
• Comment
• Groupe de travail Aproged – Xplor France
• Objectif: la Gouvernance documentaire
et la création de la fonction D&IM
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4. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
Le profil D&IM
• Périmètre
• Informations
• Documents
• Position
• Participe au comité de direction
• Mission
• Maîtrise d'ouvrage de l'information et de la documentation
• Rôle horizontal mais central et fédérateur
• Cohérence des différentes actions
• Assistance à maîtrise d'œuvre
• Informatique
• Externalisation documentaire
• Objectifs
• Disponibilité des informations et des documents, et de leur droit d’usage, au bon
moment au bon endroit,
• Garantie des fonds documentaires
• Responsabilisation des acteurs
• Analyse des risques
• Garantie de la valeur probante au niveau nécessaire
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5. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
• Analyser la situation
• Les dysfonctionnements • Créer le fonds documentaire
• Les flux • Le référentiel
• Les processus • Les processus
• Les besoins • Les guides exprimant les bonnes pratiques
• L'existant (organisation, juridique, SI, outils)
• Participer à toute action
• Organiser la veille comprenant un volet documentaire
• Aider à la décision gouvernance
• Juridique et contractuelle
• L'urbanisation du Système d'Information
• Normative • Les contrats, les commandes …
• Technique • Les projets
• La sécurité, la confiance
• Les formations
• Fédérer un réseau interne • …
• De correspondants pour actions
• Des compétences de tous les métiers
concernés D&I dans l'entreprise • Suivre les processus
• Contrôler des indicateurs
• Bâtir et proposer • Organiser les audits
• Une politique documentaire
• Une politique d'archivage
• Une cohérence des documents et des • Formation
informations du SI • Définir les formations nécessaires
• La responsabilisation des acteurs • Promouvoir les actions D&IM
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6. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
La fi-D&IM vous remercie
pour votre attention
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